Chuyên đề 24: Show KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN Thsĩ. Hồ Thị Hằng Vụ Pháp chế – Bộ Tài chính Thông tin có tầm quan trọng đặc biệt trong việc giải quyết mọi vấn đề của cuộc sống, công việc. Về vai trò quan trọng của thông tin, V.I.Lênin đã khẳng định: “Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất”. Muốn ra được quyết định đúng, nhất thiết phải có đủ thông tin cần thiết, chính xác. Đối với hoạt động công vụ nói chung cũng như hoạt động công vụ trong lĩnh vực tài chính nói riêng cũng vậy, chỉ khi có đầy đủ thông tin chính xác, khách quan cần thiết, công việc mới có thể giải quyết được đúng quy định, hợp lý và hiệu quả. Ngày nay, việc thu thập và xử lý thông tin với sự trợ giúp của phương tiện công nghệ thông tin ngày càng thuận lợi hơn. Tuy nhiên, việc không nắm vững được các kỹ năng cơ bản cần thiết để thực hiện thu thập, xử lý thông tin phục vụ hoạt động công vụ khiến nhiều cán bộ, công chức không thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, chức trách được giao ảnh hưởng đến tiến độ chất lượng công việc chung. Trong vị trí của công chức ngành tài chính, việc trang bị cho mình kiến thức, kỹ năng về thu thập và xử lý thông tin là rất cần thiết, là công cụ hữu hiệu để có phương án giải quyết công việc, sáng kiến đề xuất thực hiện và hoàn thiện thành nhiệm vụ được giao. Mục lục
24.1. Một số vấn đề chung về thông tin, thu thập thông tin và xử lý thông tin24.1.1. Thông tin 24.1.1.1. Khái niệm về thông tin Thuật ngữ “Thông tin” (gốc Latinh là Informatio – có nghĩa là diễn giải, thông báo, lý giải) là thuật ngữ thông dụng nhất, được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong đời sống hàng ngày, thông tin được hiểu là tin tức về các sự kiện diễn ra trong thế giới xung quanh. Trong các lĩnh vực khoa học khác như triết học, toán học, vật lý học, điều khiển học, di truyền học…khái niệm thông tin được sử dụng nhưng có nội dung rất khác nhau, không giống như cách hiểu trong đời sống hàng ngày: Theo quan điểm điều khiển học: Thông tin là tính trật tự của các đối tượng vật chất có những mối liên hệ biện chứng. Theo quan điểm hệ thống: Thông tin là sự hạn chế tính đa dạng của mỗi hệ thống sự vật đối với môi trường. Theo quan điểm triết học: Thông tin là một phạm trù triết học phản ánh sự vận động và tương tác của các hiện tượng, sự vật của thế giới tự nhiên, xã hội và tư duy. Theo tiêu chuẩn Việt Nam 5453 – 1991: Thông tin là các dữ liệu, tin tức được xem xét trong quá trình tồn tại và vận động trong không gian và thời gian. Tuy nhiên, tựu trung lại thông tin chính là tất cả những gì mang lại hiểu biết cho con người. Thông tin làm tăng hiểu biết của con người, là nguồn gốc của nhận thức và là cơ sở của quyết định. Trong hoạt động quản lý, thông tin là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý. Thông tin quản lý nhà nước rất đa dạng, trong đó thông tin pháp lý chiếm vị trí đặc biệt bên cạnh những thông tin phản ánh việc triển khai và kết quả của quá trình quản lý xã hội. Thông tin pháp lý tạo điều kiện để các cơ quan hoạt động đúng pháp luật hiện hành, còn thông tin thực tiễn cho phép các cơ quan tiếp cận được thường xuyên các nhu cầu về xã hội, với đời sống chính trị – kinh tế của đất nước. 24.1.1.2. Phân loại thông tin Trong quản lý nhà nước, có nhiều loại thông tin khác nhau, mỗi loại thông tin đều có biểu hiện riêng, đều mang những đặc thù riêng và yêu cầu riêng về phạm vi, hiệu quả, cách thức sử dụng, và khai thác cũng như vai trò, tác dụng nhất định trong thực tiễn. Tùy theo căn cứ, mục đích phân loại thông tin có thể chia thông tin trong quản lý nhà nước các nhóm như sau: Theo yêu cầu sử dụng, có thể phân loại thành: – Thông tin chỉ đạo: thể hiện qua những quyết định nhằm tác động, điều chỉnh hoạt động của một hoặc một số lĩnh vực theo yêu cầu của quản lý. Thường là những mệnh lệnh văn bản quy định về một hoặc nhiều vấn đề cụ thể trong quản lý. – Thông tin báo cáo: thể hiện qua những số liệu phân tích, tổng hợp mô tả diễn biến, đặc điểm của một lĩnh vực hoạt động. – Thông tin lưu trữ: thông tin lưu trữ là những văn bản, bảng biểu, số liệu, hình ảnh, băng đĩa…có ghi nội dung lưu trữ làm cơ sở phục vụ cho hoạt động tương lai. Theo chức năng của thông tin, có thể phân loại thành: – Thông tin pháp lý: bao gồm những thông tin thuộc quy phạm pháp lý của nhà nước quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nghĩa vụ và các vấn đề liên quan đến đối tượng chịu sự chỉ đạo của cơ quan có thẩm quyền. Thông tin pháp lý mang tính cố định hoặc tương đối cố định có giá trị trong một thời gian xác định. – Thông tin thực tiễn: bao gồm những thông tin phản ánh về hiện trạng hoạt động của đối tượng quản lý, những thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động và những thông tin khách quan nảy sinh trong quá trình hoạt động của quản lý nhà nước. Về nguyên tắc thông tin thực tiễn phải thể hiện khách quan, phù hợp với quy luật phát triển, bảo đảm tính chính xác đầy đủ kịp thời ảnh hưởng tới quá trình vận động, phát triển của đối tượng quản lý. Theo vị trí của thông tin, có thể phân loại thành:: – Thông tin gốc: là thông tin vốn có thể hiện bản chất của đối tượng quản lý hoặc những thông tin xuất hiện do nhu cầu của quá trình quản lý có giá trị nền tảng, cơ sở cho sự hoạt động của những thông tin khác. – Thông tin phát sinh: là thông tin xuất hiện trong quá trình hoạt động của hệ thống, là sản phẩm của quá trình thực tiễn nầy sinh từ hệ thống thừa hành trong hệ thống quản lý. – Thông tin kết quả: là những thông tin phản ánh kết quả của quá trình xử lý thông tin, thể hiện dưới dạng số liệu tổng hợp, thống kê, dự báo, … – Thông tin tra cứu: là những thông tin liên quan đến quá trình hoạt động của hệ thống, được cất giữ (lưu trữ) và khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống. Theo đặc điểm, tính chất của thông tin, có thể phân loại thành: Thông tin kinh tế; Thông tin văn hóa – tư tưởng; Thông tin khoa học – kỹ thuật và công nghệ; Thông tin chính trị; Thông tin tài chính; Thông tin an ninh quốc phòng; Thông tin ngoại giao và quốc tế… Theo mức độ xử lý thông tin, có thể phân loại thành: – Thông tin ban đầu: Thông tin ban đầu là những thông tin chưa được xử lý để phục vụ cho hoạt động quản lý, nhưng nó có thể là một thông tin đã được xử lý ở phương diện khác với mục đích khác. – Thông tin trung gian: Thông tin trung gian là loại thông tin đã được xử lý nhưng mới ở mức sơ cấp. Vì vậy, các nhà quản lý phải cẩn trọng trong việc xử lý các thông tin này để phục vụ cho hoạt động quản lý. – Thông tin cuối cùng: Thông tin cuối cùng là thông tin đã được xử lý một cách triệt để và có thể được sử dụng cho hoạt động quản lý. Theo tính chất định dạng của thông tin có thể phân loại thông tin thành: Thông tin định tính, thông tin định lượng. Theo nguồn thông tin có thể phân loại thành: Thông tin chính thống, thông tin không chính thống. Một số loại thông tin mà hoạt động công vụ thường xuyên có yêu cầu: – Các thông tin về chủ trương, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. – Thông tin về các văn bản quy phạm pháp luật trực tiếp, gián tiếp có liên quan vấn đề phải giải quyết và trách nhiệm công vụ. – Ý kiến chỉ đạo của cấp trên có thẩm quyền; các trường hợp tương tự đã được cấp có thẩm quyền giải quyết – Thông tin về ý kiến đóng góp của các cơ quan đơn vị, các cấp các ngành, các thông tin đã được phản ánh qua báo chí… – Thông tin khác có liên quan đến vấn đề giải quyết. Trong hoạt động công vụ công chức thường xuyên có điều kiện tiếp xúc các nguồn thông tin sau: – Các tài liệu, văn bản được gửi tới đơn vị theo quy định quy chế làm việc như: công báo, các văn bản luật, các báo cáo đánh giá, các văn bản chỉ đạo… – Các tài liệu, văn bản đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Chính phủ, Bộ Tài chính… (trong đó có trang pháp luật tài chính), các Bộ, ngành địa phương khác – Các văn bản, quyết định hành chính, ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn trong nội bộ, ngành. – Các nguồn khác như tài liệu điều tra, khảo sát kinh nghiệm, báo cáo tổng kết hàng năm… 24.1.1.3. Tầm quan trọng của thông tin trong hoạt động công vụ, quản lý nhà nước Thông tin có tầm quan trọng đặc biệt quan trọng trong hoạt động công vụ, quản lý nhà nước. Trong mỗi tổ chức, để các hoạt động được quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng hệ thống thông tin tối ưu. Thông tin giúp cho cán bộ công chức nắm bắt được vấn đề, tạo điều kiện để thực hiện nhiệm vụ được giao. Thông tin đầy đủ, đảm bảo khách quan, trung thực, chính xác có ảnh hưởng lớn đến phương thức tiến hành hoạt động công vụ. Đồng thời, việc có thông tin kịp thời, cập nhật đầy đủ đảm bảo tiết kiệm thời gian làm việc, chi phí bỏ ra. Vai trò, tầm quan trọng của thông tin thể hiện ở những khía cạnh cơ bản như sau: a. Trong việc lập kế hoạch và ra quyết định: Lập kế hoạch và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối với các cán bộ công chức. Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng đắn, các cán bộ công chức cần rất nhiều thông tin. Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả các vấn đề sau: – Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định; – Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức; – Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu; – Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý. b. Trong công tác tổ chức: thông tin có vai trò quan trọng ở các phương diện sau: – Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công phân nhiệm và giao quyền; – Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực; – Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ các nguồn lực khác; – Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức. c. Trong công tác lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyết đúng đắn và hiệu quả các nội dung sau: – Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên; – Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ chức; – Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả. d. Trong công tác kiểm tra, thông tin có vai trò quan trọng trên các phương diện: – Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra; – Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn; – Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm của chủ thể. Như vậy, có thể thấy rằng thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chức năng của quy trình quản lý, là thành tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thực hiện và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý. Thông tin là cầu nối giữa tổ chức với môi trường xung quanh. 24.1.2. Thu thập thông tin 24.1.2.1. Khái niệm về thu thập thông tin Thu thập thông tin là hoạt động tìm kiếm các thông tin nhằm mang lại hiểu biết cho con người. Đặt trong bối cảnh cụ thể là thông tin trong hoạt động quản lý hành chính, thu thập thông tin có thể được hiểu là việc tập hợp các nguồn thông tin phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của công chức. Trong hoạt động công vụ, thu thập thông tin là việc tập hợp các nguồn thông tin phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của công chức. Tuy nhiên, việc thu thập thông tin trong hoạt động công vụ cần lưu ý tới những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề/nội dung liên quan cần nghiên cứu, đánh giá. Do vậy, việc thu thập thông tin phải chú ý tới mục đích của công việc để có hướng thu thập những thông tin tổng hợp và những thông tin cụ thể có thể kết nối được với nhau minh họa cho những nhận định quan trọng mà yêu cầu công việc đặt ra. 24.1.2.2. Vai trò của thu thập thông tin trong quản lý hành chính Thu thập thông tin đóng vai trò quan trọng mang tính chất khởi đầu trong cả quy trình từ thu thập, xử lý thông tin đến khi ra quyết định vì chỉ có thu thập đầy đủ các thông tin cần thì mới đảm bảo điều kiện cần, cung cấp được số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của một hiện tượng xã hội để người ra quyết định có quyết định xử lý chính xác, hợp lý. Thu thập thông tin, bên cạnh đó còn giữ vai trò định hướng giải quyết công việc. Thu thập thông tin chính xác sẽ giúp cho việc xử lý thông tin hiệu quả vừa bao quát, vừa có trọng tâm, trọng điểm, đúng, trúng, sát thực tiễn, đáp ứng yêu cầu của công việc. Ngược lại nếu không có thông tin hoặc thông tin không đầy đủ, thiếu chính xác sẽ có những tác động, ảnh hưởng đến việc đánh giá kết quả, dẫn đến việc xử lý công việc thiếu tính thuyết phục và không đáp ứng yêu cầu. 24.1.2.3. Yêu cầu của tổ chức thu thập thông tin Việc thu thập thông tin phải pải xác định rõ ràng thông tin cần thu thập; phân công rõ ràng người chịu trách nhiệm thu thập, duy trì tính trọn vẹn của thông tin, đồng thời, phải tính toán được lợi ích – chi phí cẩn thận đối với mỗi trường hợp để chọn ra những phương thức quản lý chi phí hiệu quả, nhất là các giai đoạn khác nhau của thu thập và quản lý thông tin. Theo đó, các yêu cầu cơ bản đối với việc thu thập thông tin như sau: Thông tin phải chính xác Thông tin cần phản ánh một cách khách quan, trung thực tình hình hoạt động của tổ chức. Tính chính xác của thông tin trước hết nói lên mức độ xấp xỉ của nó so với nguyên bản mà nó biểu hiện. Điều đó đòi hỏi việc thu thập và chỉnh lý thông tin phải cụ thể, rõ ràng làm căn cứ cho việc ra quyết định. Thông tin phải kịp thời Thông tin kịp thời đòi hỏi phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin, nhanh chóng gia công, điều chỉnh và truyền thông tin. Giá trị của thông tin thường trực tiếp gắn với thời gian cung cấp thông tin. Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề (cung cấp thông tin quá sớm sẽ không có mục đích, vì vấn đề chưa chín muồi và tình hình thay đổi sẽ làm cho thông tin trở nên vô dụng; cung cấp thông tin quá muộn dấn đến việc ra quyết định không kịp thời). Mâu thuẫn giữa tính chính xác và tính kịp thời cần được khắc phục bằng cách hoàn thiện kỹ thuật và công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm công tác thông tin. Thông tin phải đầy đủ, toàn diện Thông tin đầy đủ đòi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần và đủ để có thể ra quyết định quản lý có cơ sở khoa học và tác động hữu hiệu đến đối tượng quản lý. Tính toàn diện của thông tin bảo đảm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, để điều chỉnh sự hoạt động của mình cho phù hợp với tình huống cụ thể. Thông tin phải cô đọng, dễ hiểu Thông tin cô đọng, dễ hiểu đòi hỏi phải sắp xếp, tóm tắt, chỉnh lý trình bày những nội dung phong phú, đa dạng, phức tạp của thông tin trong những lập luận rõ ràng, súc tích dễ hiểu. Tính cô đọng, dễ hiểu phải thống nhất với nhau, nhưng không mâu thuẫn nhau, vì tính cô đọng đòi hỏi sự súc tích, còn tính dễ hiểu thì lại đòi hỏi phải phân tích, giải thích, lập luận rõ ràng. Tính cô đọng, dễ hiểu đòi hỏi thông tin cần có tính đơn nghĩa, tránh cách hiểu khác nhau, vì vậy nội dung của các khái niệm và thuật ngữ cần phải được thống nhất hóa, chính xác hóa. Thông tin phải đảm bảo tính kinh tế Tính kinh tế đòi hỏi thông tin phải giúp ích cho việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra của tổ chức bằng chi phí nhỏ nhất, hiệu quả nhất. Điều đó yêu cầu việc cung cấp thông tin phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, thiết thực, thông tin phải mới và cần thiết cho người sử dụng để thực hiện nhiệm vụ được giao với chất lượng và hiệu quả cao. Thông tin phải đảm bảo tính bảo mật theo yêu cầu quản lý Đây là một yêu cầu quan trọng đối với thông tin trong quản lý hành chính nhà nước mà các cán bộ, công chức cần rất lưu tâm. Tùy theo yêu cầu công việc, nếu hoạt động có liên quan đến bí mật nhà nước thì cần đảm bảo tính bảo mật của thông tin thu thập được. Trong lĩnh vực tài chính, căn cứ vào quy định Danh mục Bí mật ngành tài chính để thực hiện. 24.1.3. Xử lý thông tin 24.1.3.1. Khái niệm về xử lý thông tin Thông tin thu thập được tuy là rất quý, nhưng không phải mọi vấn đề cần biết hay cần làm sáng tỏ đều có sẵn từ những thông tin đã thu thập được. Theo đó, thông tin cần phải thực hiện qua một bước nữa trước khi đưa ra quyết định quản lý là xử lý thông tin. Xử lý thông tin trong quản lý hành chính là việc công chức căn cứ các thông tin tập hợp được thực hiện các phương pháp theo trình tự tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới cần thiết cho quá trình quản trị. Thực tế chỉ ra rằng, thông tin thu thập được cần được sàng lọc xử lý thì lúc đó giá trị của thông tin sẽ tăng lên rất nhiều. Thông qua xử lý thông tin giúp công chức lựa chọn được thông tin đảm bảo yêu cầu đầy đủ, chính xác, cập nhật, đồng bộ và từ đó có điều kiện để giải quyết công việc tốt nhất. Như vậy, xử lý thông tin là việc công chức căn cứ các thông tin tập hợp được phân tích, phân loại, lựa chọn phục vụ trực tiếp cho mục đích, nhiệm vụ được giao. Xử lý thông tin giúp công chức lựa chọn được thông tin đảm bảo yêu cầu đầy đủ, chính xác, cập nhật, đồng bộ và từ đó có điều kiện để giải quyết công việc tốt nhất 24.1.3.2. Các nguyên tắc trong xử lý thông tin – Thứ nhất, việc xử lý thông tin phải tuân theo quy trình, quy định thống nhất. – Thứ hai, phải đảm bảo tính đồng bộ, tính thời sự trong xử lý thông tin. – Thứ ba, phải thận trọng khi tham khảo, sử dụng đối với thông tin dự báo, thông tin từ nước ngoài, thông tin có sai biệt với thông tin chính thức. Trong hoạt động quản lý nhà nước, việc xử lý thông tin phải lưu ý đến nguồn thông tin thu thập được để có thể có định hướng xử lý đúng đắn, cụ thể là xác định được nguồn thông tin để có cơ sở cho việc xử lý thông tin: Đối với nguồn thông tin chính thống, việc thu thập thông tin được thu thập qua các tài liệu, văn bản được gửi tới đơn vị theo quy định quy chế làm việc như: công báo, các văn bản luật, các báo cáo đánh giá, các văn bản chỉ đạo; các tài liệu, văn bản đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Chính phủ, Bộ Tài chính… (trong đó có trang pháp luật tài chính), các Bộ, ngành địa phương khác; Các văn bản, quyết định hành chính, ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn trong nội bộ ngành; các báo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Báo cáo ở đây có thể là báo cáo định kỳ công tác hàng năm, báo cáo theo chuyên để, báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền); báo cáo kết quả của các cuộc thanh tra, kiểm tra… Đối với nguồn thông tin này, người thu thập thông tin có thể sử dụng, trích dẫn các thông tin đã được nêu trong báo cáo. Đối với nguồn thông tin không chính thống: đó là các thông tin thu được qua phản ánh của các phương tiện thông tin đại chúng, qua phản ánh của các cơ quan, tổ chức cá nhân. Đây là nguồn thông tin mở, phản ánh đa chiều, có nhiều ý kiến, quan điểm khác nhau, vì vậy, khi tiếp nhận thông tin, người thu thập cần phải kiểm tra độ tin cậy của thông tin, tính khoa học, tính chính xác của thông tin. Khi thông tin đã được kiểm tra, kiểm chứng và khẳng định được tính chính xác của thông tin thì mới được sử dụng thông tin để phục vụ việc xử lý công việc. 24.2. Kỹ năng thu thập thông tin 24.2.1. Xác định mục đích, yêu cầu của thu thập thông tin Xác định mục đích, yêu cầu của việc thu thập thông tin là công việc rất quan trọng bởi lẽ, mỗi cấp, mỗi khâu quản lý có phạm vi hoạt động nhất định và chỉ cần những thông tin có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đã được quy định. Theo đó, tùy theo mục đích, yêu cầu mà chọn lọc những thông tin thiết yếu cho từng cấp, từng khâu quản lý, tránh tình trạng các nhà quản lý phải làm việc trong điều kiện quá thiếu hoặc quá tải thông tin. Trong hoạt động quản lý nhà nước, việc thu thập thông tin để phục vụ cho các mục đích, yêu cầu cơ bản như sau: (i) Xây dựng chương trình kế hoạch công tác; (ii) Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật, xây dựng đề án, dự án; (iii) Lập các báo cáo công tác, chuyên đề; (iv) Giải đáp chế độ chính sách pháp luật; (v) Hướng dẫn chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ; (vi) Tham gia đóng góp ý kiến đối những vẫn đề thuộc phạm vi chức năng được giao; (vii) Các mục đích khác liên quan đến hoạt động công vụ. 24.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin Trong hoạt động công vụ, quản lý nhà nước, công chức có thể sử dụng các phương pháp sau để thu thập thông tin: a. Phương pháp nghiên cứu các nguồn thông tin đã có Đây là nguồn thông tin mà việc thu thập thông tin là dễ dàng, tiết kiệm chi phí và thời gian, có tính đảm bảo, tính kịp thời, đảm bảo yêu cầu quản lý. Vì vậy trong quá trình thu thập thông tin việc thu thập thông tin qua nguồn này sẽ ưu tiên. Tuy nhiên, thông tin qua nguồn này cũng có những nhược điểm là không phải lúc nào nội dung thông tin sẵn có cũng phù hợp với nhu cầu, mục đích tìm hiểu thông tin; số lượng thông tin không phải lúc nào cũng được đảm bảo. Việc thu thập thông tin theo phương pháp này trên các nguồn thông tin sau: Các tài liệu, văn bản được gửi tới đơn vị theo quy định quy chế làm việc như: công báo, các văn bản luật, các báo cáo đánh giá, các văn bản chỉ đạo; Các tài liệu, văn bản đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Chính phủ, Bộ Tài chính… (trong đó có trang pháp luật tài chính), các Bộ, ngành địa phương khác; Các văn bản, quyết định hành chính, ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn trong nội bộ ngành; Các nguồn khác như tài liệu điều tra, khảo sát kinh nghiệm, báo cáo tổng kết hàng năm… b. Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế Phương pháp này áp dụng trong các trường hợp nguồn thông tin sẵn có không đủ để phục vụ xử lý thông tin; thông tin sẵn có cần được kiểm chứng thực tế hoặc cần thu thập thông tin diện rộng trước khi ra quyết định xử lý. Để thực hiện phương pháp này cần tổ chức chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch triển khai đến tổ chức triển khai để thu thập thông tin. Trong đó, việc xây dựng phương án điều tra, khảo sát cần phải xác định: Mục đích, yêu cầu thu thập thông tin; Nội dung thông tin cần thu thập; Xác định về niên độ thông tin cần thu thập (theo khoảng thời gian cần thiết: quý, năm…) Xác định địa bàn cần điều tra, khảo sát; Xác định đối tượng cần thu thập thông tin; Xác định thời gian hoạt động điều tra, khảo sát; Xác định trách nhiệm tổ chức thực hiện. Trên cơ sở đó, thực hiện điều tra, khảo sát thực tế để thu thập các thông tin theo mục đích, yêu cầu đặt ra. Phương pháp này thường không được sử dụng đơn lẻ mà đòi hỏi phải được sự tổ chức chặt chẽ theo quy trình, cán bộ, công chức thực hiện cũng phải được tập huấn nghiệp vụ về hoạt động này. Thông tin thu thập qua phương pháp này có tính thực tiễn cao, đảm bảo được tính mới. c. Phương pháp chuyên gia Phương pháp sẽ giúp cho việc thu thập được thông tin có tính chất đa dạng, đa chiều, chuyên sâu vào mục đích dự kiến thu thập thông tin. Phương pháp này phù hợp với việc thông tin cần xử lý có nhiều ý kiến khác nhau và cần được kiểm chứng, đánh giá lại. Để triển khai thực hiện phương pháp này cần có nguồn kinh phí đảm bảo để có thể có được thông tin rộng. Việc thu thập thông tin theo phương pháp này được tổ chức theo các hình thức như: + Phỏng vấn những người có am hiểu hoặc có liên quan đến những thông tin về khoa học sự kiện; + Gửi văn bản xin ý kiến; + Hội họp trao đổi; + Thảo luận dưới các hình thức hội nghị khoa học. 24.3. Kỹ năng xử lý thông tina. Phương pháp xử lý thông tin Việc xử lý thông tin ngày nay được trợ giúp bởi rất nhiều phương tiện hiện đại. Tuy nhiên, áp dụng những phương pháp khoa học nào để xử lý thông tin cũng không phải là một việc dễ dàng. Vai trò quan trọng của phương pháp xử lý thể hiện ở việc nhờ nó mà các nhà quản trị hiểu sâu sắc và đầy đủ hơn so với những thông tin hiện có khi chưa xử lý. Ngày nay người ta thường sử dụng các phương pháp xử lý thông tin sau: phương pháp thủ công, phương pháp bằng máy tính điện tử, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp xử lý logic, phương pháp toán xác suất thống kê, phương pháp giám định v.v….Mỗi phương pháp xử lý thông tin đều có những ưu nhược điểm riêng của chúng. Việc áp dụng các phương pháp có thể sử dụng đơn lẻ hay đồng thời nhiều phương pháp. Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp xử lý thông tin cần thỏa mãn những yêu cầu sau: khoa học, kinh tế, hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế ở mỗi đơn vị. b. Quy trình xử lý thông tin Việc xử lý thông tin cần tuân thủ những quy trình, quy định thống nhất tùy từng trường hợp cụ thể để có quy trình 3 bước 4 bước hay nhiều hơn. Dưới đây giới thiệu một quy trình cơ bản gồm 3 bước sau: Bước 1: Tổng hợp, phân loại thông tin Sau khi thu thập một số lượng lớn thông tin, bước đầu cán bộ, công chức cần tổng hợp, phân loại thông tin theo các lĩnh vực, mục tiêu quản lý. Tùy thuộc vào thông tin thu được là thông tin định tính hay định lượng để có những biện pháp tổng hợp thích hợp. – Đối với thông tin định tính: Xử lý thông tin định tính thường dùng để nghiên cứu về hành vi, sự kiện, chức năng tổ chức, môi trường xã hội, phản ứng và các quan hệ kinh tế…, mục đích của thông tin định tính là để xây dựng giả thuyết và chứng minh cho giả thuyết đó từ những sự kiện rời rạc đã thu thập đuợc. Xử lý logic đối với các thông tin định tính là việc đưa ra những phán đoán về bản chất các sự kiện đồng thời thể hiện những logic của các sự kiện, các phân hệ trong hệ thống các sự kiện được xem xét. Việc xử lý những thông tin có được qua việc nghiên cứu các tài liệu, văn bản pháp luật, các báo cáo đánh giá phục vụ cho nhiệm vụ công vụ được giao. Trong xử lý thông tin định tính cần loại bỏ những thông tin không đủ tính đại diện, không khách quan từ những nguồn chưa đủ độ tin cậy cao. – Đối với thông tin định luợng thu thập được từ các tài liệu thống kê hoặc kết quả điều tra, khảo sát, kết quả của hoạt động thanh tra, kiểm tra. Trên cơ sở các nguồn thông tin này, người tổng hợp không chỉ đơn thuần là việc tổng hợp, ghi chép các số liệu thu được mà cần mà phải sắp xếp chúng để làm bộc lộ ra các mối liên hệ, từ đó rút ra được nhận xét, làm nổi bật được bản chất của sự việc. Bước đầu, khi thu thập, các số liệu có thể được trình bày dưới nhiều dạng, từ thấp đến cao: những con số rời rạc; bảng số liệu; biểu đồ; đồ thị; phân tích chỉ số trung bình… Đối với thông tin định lượng, việc xử lý những số liệu, bảng số liệu, biểu đồ, đồ thị phân tích chỉ số trung bình mà trong quá trình thu thập thông tin có được để đáp ứng mục tiêu thực hiện nhiệm vụ. Trong xử lý thông tin định lượng cần lựa chọn những thông tin có tính đại diện cao, phổ biến, đáp ứng đúng mục đích đặt ra… Bước 2: Phân tích, sàng lọc thông tin Trên cơ sở thông tin đã được tổng hợp, phân loại cần tiến hành phân tích sàng lọc thông tin để loại bỏ đi những thông tin không cần thiết, không phù hợp. Quá trình này được thực hiện trên cơ sở so sánh, đối chiếu với những thông tin hiện có để phát hiện thông tin mới có mâu thuẫn với những thông tin đã được chứng hay không hoặc những thông tin mới có điều gì chưa phù hợp đường lối chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước hay không. Qua đó, loại bỏ đi những thông tin không cần thiết, không phù hợp, không đảm bảo tính trung thực, khách quan, không đáp ứng được mục đích thu thập. Bước 3: Chuyển thông tin đã được xử lý sang khâu tiếp theo (lưu trữ, đưa ra quyết định…) Thông tin sau quá trình được phân tích tổng hợp sàng lọc phải là thông tin có giá trị, có khả năng sử dụng. Và tùy theo mục đích, tính chất của thông tin mà người thu thập đưa ra quyết định phân nhóm lưu trữ thông tin phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu, xây dựng văn bản… Như vậy, về cơ bản thông tin sau khi thu thập được cần xử lý theo đúng quy trình. Tuy nhiên, đối với một số loại thông tin hoặc trong một số trường hợp nhất định thông tin có thể được xử lý ngay để đáp ứng yêu cầu về thời gian. Những thông tin có thể được xử lý ở dạng này thường là những thông tin đơn giản, thông tin có tính lặp đi lặp lại nhiều lần. Theo đó, quy trình xử lý sẽ được rút gọn dưới dạng xử lý thông tin tức thời. Căn cứ vào tính chất thông tin, kinh nghiệm xử lý, người xử lý cần chủ động lựa chọn việc rút gọn quy trình để đảm bảo được có thông tin xử lý chính xác phục vụ yêu cầu công việc. c. Ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động xử lý thông tin là hoạt động cần thiết để đảm bao việc xử lý thông tin được nhanh chóng, mang tính thời sự. Những ưu điểm của công nghệ thông tin là điều có thể dễ dàng nhận thấy. Tuy nhiên, việc quản lý sử dụng công nghệ thông tin như thế nào để phù hợp với mục đích mong muốn sử dụng thông tin là điều cần được quan tâm bởi thông tin không thể thay thế được con người do đó trước những sự thay đổi phát sinh trong thực tế mà chưa được cập nhật vào hệ thống xử lý thông tin dễ dẫn đến sai sót trong việc xử lý. Không chỉ vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin còn phải đảm bảo tính khả thi phù hợp với trình độ của cán bộ công chức trực tiếp sử dụng. 24.4. Những trở ngại trong quá trình xử lý thông tina. Tình trạng quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích Do thông tin là tiền đề, cơ sở để đưa ra quyết định cho nên số lượng thông tin nhiều hay ít có ảnh hưởng tới việc ra quyết định (tính chính xác, phù hợp, đầy đủ…). Đối với trường hợp số lượng thông tin hữu ích quá ít, cơ sở để đưa ra quyết định của nhà quản lý bị hạn chế đi rất nhiều. Theo đó, nhà quản lý không thể có được cái nhìn toàn diện dẫn đến việc đôi khi quyết định được đưa ra là phiến diện không chính xác, thiếu tính đầy đủ, không khả thi. Và đi kèm theo đó là không có đủ thông tin để thực hiện công tác kiểm tra, giám sát hoạt động đưa ra quyết định của mình. Đối với trường hợp có quá nhiều thông tin, mặc dù có ưu điểm là có thông tin nhiều chiều, cơ sở phục vụ cho việc đưa ra quyết định. Tuy nhiên, thực tế cho thấy tình trạng quá thừa thông tin cũng gây ra những khó khăn, trở ngại nhất định cho cán bộ, công chức trong quá trình thu thập và xử lý thông tin. Thứ nhất, do số lượng thông tin hữu ích quá lớn đòi hỏi mất nhiều thời gian, công sức, chi phí để thực hiện phân loại sàng loại. Cùng với đó là sự khó khăn trong công tác tập hợp, lưu trữ các thông tin thu thập được. Thứ hai, việc có số lượng thông tin quá nhiều rất dễ dẫn đến hiện tượng thông tin bị nhiễu, ảnh hưởng tới việc đưa ra quyết định chính xác, phù hợp. b. Hạn chế về năng lực và kỹ năng xử lý thông tin Thực tế, hoạt động công vụ hiện nay có thể thấy số lượng cán bộ, công chức được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng về xử lý thông tin còn chưa được đảm bảo. Ngày 29/11/2007 Thủ tướng Chính phủ đã có Chỉ thị số 27/2007/CT-TTg về chấn chỉnh việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong hoạt động của cơ quan hành chính, nhà nước trong đó cũng nêu rõ “đội ngũ cán bộ chuyên trách công tác thông tin, báo cáo ít được quan tâm đào tạo, bồi dưỡng, kỹ năng thu thập, xử lý thông tin và trình độ biên tập báo cáo còn nhiều hạn chế”. Chính sự hạn chế về kỹ năng xử lý thông tin của một bộ phận cán bộ, công chức hiện nay dẫn đến nhiều ảnh hưởng xấu đến nền hành chính quốc gia. Cụ thể: thông tin chậm, chưa đầy đủ; việc phối hợp trao đổi thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà nước còn hình thức; nội dung báo cáo còn sơ sài, chất lượng thấp, thiếu tính tổng hợp; việc gửi báo cáo còn chậm và chưa đúng thẩm quyền; phương thức gửi và nhận báo cáo còn lạc hậu, phụ thuộc nhiều vào giấy tờ hành chính… c. Những trở ngại trong cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý, văn hoá tổ chức Đề cập tới văn hoá tổ chức là đề cập đến các đặc trưng sau: – Sự tự quản cá nhân: Là mức độ về trách nhiệm, sự độc lập và cơ hội mà mỗi cá nhân trong tổ chức có được để thực hiện sự khởi xướng của mình. – Cơ chế: Là mức độ các quy tắc, điều lệ và sự theo dõi trực tiếp được sử dụng để trông coi và kiểm soát hành vi của nhân viên. – Sự hỗ trợ: Là mức độ nhiệt tình công tác, sự hợp tác giữa các thành viên và sự ủng hộ của nhà quản trị đối với nhân viên. – Sự đồng nhất hoá với tổ chức: Là mức độ mà nhân viên gắn bó với tổ chức (tính tập thể). – Phần thưởng thực hiện: Là mức độ khen thưởng được căn cứ trên những tiêu chuẩn nhất định. – Sự chịu đựng những xung đột: Là chấp nhận sự khác biệt giữa các cá nhân và giữa những bộ phận ở mức độ nhất định. – Sự chấp nhận những may rủi: Là mức độ khuyến khích nhân viên đổi mới và chấp nhận may rủi trước khi thực hiện các sáng kiến, cải tiến. Ngoài ra văn hóa của một tổ chức còn có những đặc tính như: tính tập thể, tính gây xúc động, nền tảng của quá khứ, tính năng động v.v… Như vậy, văn hoá của tổ chức là một hình ảnh tập hợp những đặc tính ở các mức độ pha trộn khác nhau. Đó là nét khác biệt về văn hoá của các tổ chức khác nhau. Theo đó, có thể dễ nhận thấy những trở ngại trong cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý, văn hóa tổ chức có ảnh hưởng tới việc thu thập và xử lý thông tin ở nhiều góc độ khác nhau. Ví dụ: – Việc xử lý thông tin luôn đòi hỏi tính đổi mới gắn với sự phát triển của khoa học công nghệ. Theo đó mếu lãnh đạo đơn vị không phải người quan tâm, mạnh dạn đổi mới trong việc áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến thì việc thu thập, xử lý thông tin tất yêu bị trì trệ. – Cơ cấu tổ chức của đơn vị không phù hợp sẽ dẫn đến việc thu thập và xử lý thông tin cũng không phù hợp do chức năng nhiệm vụ thu thập xử lý thông tin bị chồng chéo, số lượng cán bộ tham gia không thích hợp. – Trong một đơn vị nếu lãnh đạo không tạo được không khí làm việc hay khích lệ nhân viên làm việc thì chất lượng công việc (bao gồm cả hoạt động thu thập và xử lý thông tin) cũng bị giảm sút theo. Theo đó, việc nhận diện các trở ngại nêu trên sẽ giúp cho người quản lý, cán bộ công chức nhìn nhận được yêu cầu và có biện pháp khắc phục, đảm bảo việc xử lý thông tin đáp ứng với yêu cầu của công việc. Thông tin là yếu tố quan trọng giúp công chức hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tùy theo nhiệm vụ và kết quả đầu ra, công chức phải xác định được nguồn thông tin, phương pháp thu thập thông tin, các bước xử lý thông tin thích hợp. Yêu cầu cơ bản trong việc thu thập, xử lý thông tin là phải đảm bảo sự đầy đủ, chính xác, trung thực, khách quan, đảm bảo tính pháp lý, giá trị thực tiễn của các thông tin. Cần thu thập và xử lý thông tin nhiều chiều, không nên tuyệt đối hóa bất kỳ một nguồn thông tin nào; cần đối chiếu, sàng lọc kỹ càng để loại bỏ những thông tin không chính xác, việc xử lý thông tin cần quan tâm, xem xét đến những vấn đề bức xúc, các vấn đề còn nhiều khó khăn, bất cập đồng thời phải quan tâm đến những ưu điểm, những sáng kiến để nhân rộng và thực hiện trên phạm vi rộng hơn. Trong quá trình thực thi công vụ, công chức phải thường xuyên tích lũy nguồn thông tin cơ bản nhất, chung nhất và thường xuyên cập nhật các thông tin này; khi được giao nhiệm vụ cụ thể phải bổ sung những thông tin liên quan cần thiết khác. TÀI LIỆU THAM KHẢO1. Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng Lãnh đạo cấp phòng và tương đương – Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính, 2013; 2. Tiến sỹ Huỳnh Ngọc Đáng – Bài giảng kỹ năng thu thập và xử lý thông tin phục vụ hoạt động giám sát; 3. Luật cán bộ, công chức số 22/2008/QH12 ngày 13/11/2008. 4. Chỉ thị số 27/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 29/11/2007 về chấn chỉnh việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. 5. Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5453: 1991 về hoạt động thông tin và tư liệu. |
