Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thực hiện Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 của UBND Thành phố về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội; Căn cứ tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố, UBND thành phố Hà Nội ban hành Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 như sau:
1. Mục đích
2. Yêu cầu
II. NỘI DUNG 1. Nhiệm vụ thường xuyên 1.1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
Tiếp tục tuyên truyền để nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; phổ biến kịp thời các văn bản, quy định của Trung ương, ngành, Thành phố về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý bằng nhiều hình thức như: qua các phương tiện thông tin báo, đài, Cổng thông tin điện tử Thành phố, trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức; hội nghị giao ban, tập huấn, sơ kết, tổng kết.
- Sở Nội vụ: xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn chỉ đạo, hướng dẫn quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; - Các cơ quan, tổ chức: tiếp tục rà soát, sửa đổi bổ sung, ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành, phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thời gian hoàn thành trong quý I năm 2023.
Tổ chức tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trong đó tập trung vào các nội dung: hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật; quản lý văn bản mật. - Sở Nội vụ: + Xây dựng Kế hoạch, chương trình tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Thời gian hoàn thành trong quý I năm 2023; + Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Thời gian hoàn thành trong quý II năm 2023. - Các Cơ quan, tổ chức: + Xây dựng Kế hoạch, chương trình tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền. Thời gian hoàn thành trong quý I/2023. + Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền; gửi kế hoạch, nội dung tập huấn về Sở Nội vụ để theo dõi, hướng dẫn trước khi tổ chức tập huấn. Thời gian hoàn thành trong quý III/2023; + Rà soát và cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc.
Đẩy mạnh công tác kiểm tra kết hợp hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố. - Sở Nội vụ: + Xây dựng Kế hoạch và thực hiện kiểm tra thường xuyên, đột xuất việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ trong đó tập trung vào các nội dung: kiểm tra việc thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND của UBND Thành phố; Kế hoạch số 67/KH-UBND của UBND Thành phố; kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội; kiểm tra chất lượng hô so, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan; + Kiến nghị Thanh tra Sở Nội vụ, Thanh tra Thành phố tiến hành thanh tra các cơ quan, tổ chức khi có dấu hiệu vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ (nếu có). - Các cơ quan, tổ chức: 100% các cơ quan, tổ chức xây dựng Kế hoạch tự kiểm tra; thực hiện kiểm tra tối thiểu 50% đơn vị trực thuộc (nếu có). Thời gian hoàn thành trong quý IV/2023. 1.2. Thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
- Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đến và quản lý văn bản đi; lập Danh mục hồ sơ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; - Đẩy mạnh việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử; sử dụng chữ ký số cho văn bản; triển khai thực hiện việc lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành, sử dụng thư điện tử phục vụ công việc.
- Các cơ quan, tổ chức quản lý lý tập trung, thống nhất hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; - Thực hiện thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; thực hiện hủy tài liệu hết giá trị theo quy định. 1.3. Quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử Thành phố
1.4. Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Đẩy mạnh công tác quản lý nhà nước nhằm đưa hoạt động hành nghề lưu trữ đảm bảo theo quy định của pháp luật; nâng cao hiệu quả chất lượng của các dịch vụ: - Tiếp tục thực hiện tiếp nhận đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ đối với các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn Thành phố; cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với cá nhân theo quy định; - Các tổ chức, cá nhân đang hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn Thành phố đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, báo cáo việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ (nếu có).
1.5. Công tác tổ chức cán bộ Tiếp tục kiện toàn tổ chức, bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế đảm bảo chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành.
- Tại Phòng Nội vụ quận, huyện, thị xã phân công công chức thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; - Tại các phòng, ban, đơn vị bố trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định. 1.6. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ
1.7. Kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Thực hiện theo Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ đối với kinh phí về công tác văn thư; Điều 39 của Luật Lưu trữ đối với kinh phí về công tác lưu trữ. 2. Nhiệm vụ trọng tâm
đ) Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, đôn đốc các cơ quan thực hiện Kế hoạch số 67/KH-UBND của UBND Thành phố. III. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức. 2. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. 3. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu hiện nay. 4. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
2. Sở Thông tin và Truyền thông
3. Sở Tài chính Căn cứ vào các quy định, thẩm định dự toán kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, trình UBND Thành phố phê duyệt theo quy định. 4. Sở Nội vụ
đ) Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND Thành phố đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ.
Yêu cầu các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh, vướng mắc phản ánh về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để tổng hợp, báo cáo UBND Thành phố xem xét, giải quyết./. |