Po dự án là gì

Chủ sở hữu sản phẩm(PO – Product Owner) là ai? Sự khác biệt giữa Chủ sở hữu sản phẩm và Quản lý dự án(PM – Project Manager) là gì? Có phải chủ sở hữu sản phẩm một là một dạng của quản lý dự án Agile? Đây là một số các câu hỏi mà chúng tôi thường nhận được từ những học viên trong các lớp Scrum.org của chúng tôi. Trước khi chúng ta đi sâu vào tổng quan về sự khác biệt giữa Chủ sở hữu sản phẩm và Người quản lý dự án, hãy bắt đầu với kết luận trước đó là: Chủ sở hữu sản phẩm không phải là Quản lý dự án Agile. Mặc dù có một số sự chồng chéo giữa hai vai trò này nhưng bên cạnh đó cũng tồn tại những điểm khác biệt nhất định. Trong bài viết này, chúng tôi chủ yếu sẽ đi sâu vào chủ đề: Chủ sở hữu sản phẩm(PO) và quản lý dự án(PM).

Chủ sở hữu sản phẩm(PO) là ai?

Trách nhiệm chính, hoặc mục đích của Chủ sở hữu sản phẩm là để tối đa hóa giá trị của sản phẩm. Chủ sở hữu sản phẩm là một người (không phải là một nhóm người) chịu trách nhiệm trong nhóm Scrum để tối đa hóa giá trị. Chủ sở hữu sản phẩm tối đa hóa giá trị bằng cách liên tục đưa ra các quyết định về việc những gì sẽ được làm và những gì sẽ không được làm trong quá trình phát triển sản phẩm. Và để làm được việc đó, Chủ sở hữu sản phẩm cũng là người sẽ chịu trách nhiệm về tầm nhìn sản phẩm, quản lý Product Backlog và quản lý các bên liên quan.

Chủ sở hữu sản phẩm làm những gì?

Một vài ví dụ về những việc Chủ sở hữu sản phẩm nên làm như:

• Chịu trách nhiệm cho sự thành công hay thất bại của sản phẩm;
• Cung cấp một hướng đi thống nhất cho sản phẩm;
• Cung cấp nguồn lực và ủy quyền duyệt kinh phí cho sản phẩm;
• Cung cấp sự hỗ trợ hiện hữu và liên tục cho sản phẩm;
• Tối đa hóa giá trị của sản phẩm cho khách hàng, người dùng và tổ chức. Điều này có nghĩa là Chủ sở hữu sản phẩm thực sự sở hữu sản phẩm. Chủ sản phẩm là người chịu trách nhiệm đảm bảo rằng sản phẩm mang lại nhiều giá trị nhất có thể. Điều này cũng có nghĩa là chịu trách nhiệm về tỉ số lợi nhuận trên doanh thu(ROI), ngân sách, tổng chi phí sở hữu(TCO) và việc xác định, duy trì và chia sẻ tầm nhìn sản phẩm.
• Quản lý Product Backlog. Việc này bao gồm các hoạt động như mô tả rõ ràng các hạng mục Product Backlog, sắp xếp các hạng mục trong Product Backlog sao cho đạt được mục đích và hoàn thành các nhiệm vụ một cách tốt nhất. Đảm bảo cho Product Backlog luôn luôn rõ ràng/hiện hữu, minh bạch với tất cả mọi người, và chỉ ra những gì mà Nhóm Scrum sẽ làm; 
• Chịu trách nhiệm quản lý các bên liên quan. Để hướng mọi người đến tầm nhìn sản phẩm, mục tiêu (kinh doanh) và mục đích cần đạt được. Điều này cũng bao gồm việc mời đúng thành viên chủ chốt của  bên liên quan tham gia vào buổi Sprint Review, thảo luận về trạng thái hiện tại của Product Backlog, các mục tiêu và mục đích tiếp theo, có thể là ngày delivery và tiến độ được thực hiện trong buổi Sprint Review cũng như theo dõi tổng số công việc còn lại (tại ít nhất  trong mỗi buổi Sprint Review).  Tạo dự báo và làm cho thông tin này minh bạch đối với tất cả các bên liên quan.

Những gì chủ sở hữu sản phẩm không làm?

Vậy, những điều mà Chủ sở hữu sản phẩm không nên làm là:

• Là một thư ký. Có nghĩa là Chủ sở hữu sản phẩm không phải là người mà đi gặp tất cả các bên liên quan và hỏi mọi người là họ muốn gì. Chủ sở hữu sản phẩm nên có một tầm nhìn rõ ràng về sản phẩm, thu thập phản hồi về tầm nhìn đó thay vì thu thập tất cả yêu cầu của các bên liên quan.
• Là một người viết truyện(mọi lúc). Nghĩa là cả ngày chỉ ngồi viết User Story, acceptance test hoặc Product Backlog Item (PBI).Tất nhiên những việc đó công việc của Chủ sở hữu sản phẩm nhưng chỉ là một phần chứ không phải là tất cả.
• Là một ông hay bà quản lý dự án (PM). Chủ sở hữu sản phẩm không phải là một nhà quản lý dự án Agile, họ không tạo ra và quản lý(trên phạm vi rộng) các kế hoạch dự án như Project Initiation Document, Project Plan, Gantt Charts…Chủ sở hữu sản phẩm cũng không nên theo dõi và đo lường tiến độ của nhóm. Và họ cũng không nên quản lý con người, tài nguyên hay năng lực của nhóm phát triển. Có thể Chủ sở hữu sản phẩm sẽ quan tâm đến chỉ số velocity, nhưng họ sẽ không quan tâm đến việc cải thiện chỉ số đó. 
• Là một Subject Matter Expert(SME). Chủ sở hữu sản phẩm không phải là người có nhiều kinh nghiệm nhất, người kiến thức sâu rộng về chủ đề nghiệp vụ hay một chuyên gia hệ thống thống ở công ty. Họ là một doanh nhân, người mà dám mạo hiểm, phạm sai lầm và nắm quyền sở hữu. Tất nhiên việc có kiến thức về các mảng như sản phẩm, thị trường, khách hàng hay kiến thức nghiệp vụ thì rất là giá trị nhưng không nhất thiết phải là chuyên gia, biết tất cả cho đến từng chi tiết nhỏ. Đó cũng là lý do tại sao mà Chủ sở hữu sản phẩm làm việc với các chuyên gia, hay còn được gọi là nhóm phát triển.
• Là một người gác cổng. Chủ sở hữu sản phẩm không phải là điểm liên lạc duy nhất giữa Nhóm phát triển và thế giới bên ngoài. Sẽ là có lợi cho sự phát triển của sản phẩm và dịch vụ khi Nhóm phát triển tương tác trực tiếp với khách hàng và người dùng. Không cần một người nào ở giữa họ. Vì thế Chủ sở hữu sản phẩm không nên là người vận chuyển, hay người chuyển tiếp.
• Là một người quản lý. Chủ sở hữu sản phẩm không chịu trách nhiệm về hiệu suất của nhóm hoặc quy trình nhân sự, chẳng hạn như quản lý hiệu suất. Tất nhiên, Chủ sở hữu sản phẩm có thể chia sẻ phản hồi với các thành viên trong nhóm nhưng một Chủ sở hữu sản phẩm không phải là một “ông chủ”,  một người “quản lý” hay là người chịu trách nhiệm về vấn đề nhân sự.

Quản lý dự án(PM) là ai?

Ở phần trên chúng ta đã cùng nhau làm rõ Chủ sản phẩm là ai và vai trò của Chủ sở hữu sản phẩm là gì. Để tiếp tục phần còn lại của bài viết so sánh “Chủ sở hữu sản phẩm và Quản lý dự án” chúng ta cùng nhau đi tìm hiểu về Quản lý dự án. Vậy Quản lý dự án là gì? Và họ có những trách nhiệm nào? Nhìn vào một số phương pháp quản lý dự án nổi tiếng, chẳng hạn như PM-Bok hoặc PRINCE2, chúng tôi thấy như sau:

The Project Manager manages a project on a day-to-day basis and is the only one with this day-to-day focus on the project. As a result, this role can never be shared. The Project Manager runs the project on behalf of the Project Board within specified constraints and liaises throughout the project with the Project Board and Project Assurance . The Project Manager usually (preferred by PRINCE2) comes from the customer. They are responsible for all of the PRINCE2 processes except for the Directing a Project and Managing Product Delivery process.
Source: https://prince2.wiki/roles/project-manager/

Ngoài định nghĩa trên, Quản lý dự án cũng chịu trách nhiệm hỗ trợ dự án và quản lý nhóm, trong trường hợp không có người quản lý nhóm trong tổ chức. Điều này có nghĩa là Quản lý dự án sẽ quản lý (công việc và hiệu suất) của các thành viên nhóm hàng ngày.

Quản lý dự án làm những gì?

Vai trò, công việc của quản lý dự án là rất rộng. Có nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến vai trò Quản lý dự án. Một trong số đó bao gồm:

• Tạo và quản lý Đề án kinh doanh(Business case);
• Quản lý các thay đổi và yêu cầu thay đổi (Phạm vi, Thời gian và Ngân sách);
• Quản lý tổ chức dự án;
• Tạo và quản lý các kế hoạch dự án, bao gồm Project Initiation Document, Project Plan, Gantt Charts… 
• Theo dõi và đo lường tiến độ dự án / nhóm;
• Quản lý chất lượng;
• Quản lý rủi ro;
• Cung cấp dịch vụ hành chính cho dự án;
• Tư vấn và hướng dẫn về các công cụ quản lý dự án hoặc quản lý cấu hình(configuration management);
• Quản lý các quy trình quản lý cấu hình của Phương pháp kiểm soát thay đổi.

Những gì Quản lý dự án không làm?

Ngoài trách nhiệm, những công việc phải làm, thì điều gì mà người quản lý dự án không nên làm:

• Chịu trách nhiệm cho sự thành công hay thất bại của dự án (được thực hiện bởi Ban dự án);
• Cung cấp hướng thống nhất cho dự án (được thực hiện bởi Ban dự án);
• Cung cấp nguồn lực và ủy quyền duyệt kinh phí cho dự án (được thực hiện bởi Ban dự án);
• Cung cấp sự hỗ trợ hiện hữu và liên tục cho người quản lý dự án (được thực hiện bởi Ban dự án);
• Đảm bảo giao tiếp hiệu quả trong nhóm dự án và với external stakeholders (được thực hiện bởi Ban dự án);
• Xác định điều gì là cần thiết cho người dùng (được thực hiện bởi Senior User);
• Liên lạc giữa Nhóm quản lý dự án và người dùng (được thực hiện bởi Senior User);
• Đảm bảo đưa ra giải pháp đáp ứng được cái mà người dùng thực sự cần, đặc biệt là đảm bảo chất lượng, tính dễ sử dụng và phản ánh đúng requirements (được thực hiện bởi Senior User);
• Cung cấp các thông tin về lợi ích của dự án phục vụ cho việc cho quản lý lợi ích-Benefits Management Approach (được thực hiện bởi Senior User);

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về vai trò của quản lý dự án, thì có rất nhiều sách và bài viết bạn có thể đọc. Dựa trên những gì chúng tôi đề cập cho đến nay, chúng tôi hy vọng rằng bạn đã có thể phát hiện ra một số khác biệt lớn trong vai trò của Chủ sở hữu sản phẩm so với Quản lý dự án. Và ở phần tiếp theo chúng tôi muốn nói về những đặc điểm, kỹ năng dành cho cả hai vai trò trên. 

Những đặc điểm và kỹ năng mà chủ sở hữu sản phẩm lẫn quản lý dự án đều nên có

Một chủ sử hữu giỏi thì có rất nhiều đặc điểm và kỹ năng liên quan. Tương tự như vậy đối với một quản lý dự án giỏi. Vậy điểm chung của cả hai là gì?

• Giao tiếp(Communication) – Cả Chủ sở hữu sản phẩm và Người quản lý dự án đều cần giao tiếp tốt với tất cả các bên liên quan như với khách hàng, quản lý, thành viên nhóm, người dùng, nhà cung cấp và nhiều người khác.
• Lãnh đạo(Leadership) – Lãnh đạo là một kỹ năng quan trọng cho cả hai vai trò, tuy nhiên, ở mỗi vai trò lại mang phong cách lãnh đạo khác nhau. Ở chủ sở hữu sản phẩm có thể là mang phong cách lãnh đạo truyền cảm hứng, động lực hơn. Sử dụng tầm nhìn sản phẩm, chiến lược và cách thức kể chuyện để truyền cảm hứng cho đội và các bên liên quan. Thông thường, chủ sở hữu sản phẩm sẽ dẫn dắt và truyền cảm hứng cho mọi người về kết quả kinh doanh.Còn đối với một nhà quản lý dự án, có kỹ năng lãnh đạo tuyệt vời cũng rất quan trọng. Ví dụ để thúc đẩy các nhóm, thuyết phục mọi người về cách tiếp cận dự án, dẫn dắt mọi người trong quá trình dự án, v.v. Người quản lý dự án thường sẽ dẫn dắt và truyền cảm hứng cho mọi người để cung cấp đầu ra.
• Tổ chức(Organization) – Cả chủ sở hữu sản phẩm và người quản lý dự án nên là những người có kỹ năng tổ chức tốt. Họ nên là người thành thạo trong việc tự tổ chức công việc, cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng tư. Ngoài ra, cả hai cũng nên có khả năng thấy được hoàn cảnh hiện tại đang ở đâu, đích đến mong muốn là gì và để đạt được mong muốn đó thì mục tiêu và công việc cần làm là gì?

Những đặc điểm hoặc kỹ năng của chủ sở hữu sản phẩm

Ở đây chúng tôi sẽ không chia sẻ tất cả những đặc điểm và kỹ năng của một Chủ sở hữu sản phẩm giỏi. Thay vào đó chúng tôi sẽ chỉ chia sẻ tốp 3 kỹ năng / đặc điểm trong bài viết này.

• Doanh nhân(Entrepreneurial) – Chủ sở hữu sản phẩm giỏi nhất là những doanh nhân. Người luôn có rất nhiều ý tưởng, nhìn thấy nhiều cơ hội, chịu trách nhiệm và luôn ý thức được việc đưa ra các quyết định để giảm thiểu rủi ro và nắm bắt cơ hội.
• Nhìn xa trông rộng(Visionary) – Chủ sở hữu sản phẩm giỏi có một tầm nhìn rõ ràng. Họ biết những gì họ muốn cho khách hàng và người dùng của họ và quan trọng hơn, tại sao họ muốn nó! Họ luôn tập trung vào sự thành công và tầm nhìn dài hạn của sản phẩm.
• Quyết đoán(Decisive) – Chủ sở hữu sản phẩm cần phải quyết đoán. Họ phải đưa ra rất nhiều sự lựa chọn, thường sẽ bao gồm việc nói “KHÔNG” với mọi người điều mà sẽ làm họ thất vọng. Họ phải đảm bảo làm những việc quan trọng nhất, có giá trị nhất cho Sản phẩm.

Những đặc điểm hoặc kỹ năng của nhà quản lý

Giống như chủ sở hữu sản phẩm chúng tôi cũng chỉ chia sẻ tốp 3 kỹ năng / đặc điểm của nhà quản lý trong bài viết này.

• Quản lý thời gian(Time management) – Quản lý thời gian là một kỹ năng rất quan trọng mang tính sống còn của nhà quản lý dự án. Họ nên là người có thể đưa dự án kết thúc đúng thời hạn. Họ cần quản lý các mốc thời gian của dự án. Do đó, họ cần đảm bảo rằng không có phần nào của quá trình mất nhiều thời gian hơn bình thường. Bên cạnh việc quản lý thời gian riêng, với tư cách là người quản lý dự án, họ cần giúp nhóm của họ quản lý ngày của họ và tận dụng tối đa giờ làm việc hành chính.
• Đàm phán(Negotiation) – Người quản lý dự án cần có kỹ năng đàm phán mạnh mẽ, điều này sẽ giúp họ giữ cho dự án đi đúng hướng và loại bỏ đáng kể các rào cản. Ví dụ họ nên là người có thể đàm phán hiệu quả với Ban dự án(Project Board), các nhóm, người dùng, khách hàng và nhà cung cấp.
• Quản lý rủi ro(Risk management) – Người quản lý dự án nên là người giỏi trong việc quản lý rủi ro. Họ cần khả năng xác định, quản lý và giải quyết rủi ro một cách hiệu quả.

Tốp 3 trách nhiệm bị chồng chéo giữa Chủ sở hữu sản phẩm và Quản lý dự án

• Cả Chủ sở hữu sản phẩm và Quản lý dự án đều quan tâm đến những gì cần xây dựng. Cả hai đều xác định nhu cầu của khách hàng và người dùng. Cả hai đều quản lý và tham gia với các bên liên quan để xem những gì cần xây dựng và những gì không xây dựng cho sản phẩm. Quản lý dự án quản lý WBS(work breakdown structure) và các kế hoạch dự án(project plans), còn Chủ sở hữu sản phẩm quản lý các hạng mục Product backlog. Tất cả đều mô tả các hạng mục mà sản phẩm cần xây dựng, do đó khá giống nhau. Một sự khác biệt lớn ở đây là trong khi Quản lý dự án quản lý danh sách các mong muốn của người khác thì Chủ sở hữu sản phẩm quản lý danh sách mong muốn của riêng mình. Điều này có nghĩa là Chủ sở hữu sản phẩm có toàn quyền kiểm soát Product backlog, trong khi Quản lý dự án thường được cho biết phải thêm gì hoặc xóa gì khỏi danh sách mong muốn.
• Cả Chủ sở hữu sản phẩm và Quản lý dự án đều phải đối mặt với Tam giác sắt trong quản lý dự án (Iron Triangle) là Thời gian, Ngân sách và Phạm vi. Quản lý dự án theo lý thuyết phải quản lý một phạm vi cố định, (phần lớn) Ngân sách cố định và (phần lớn) Thời gian cố định. Trong khi đó Chủ sở hữu sản phẩm thường có Ngân sách cố định, Thời gian cố định và Phạm vi linh hoạt. Ngoài ra, do Chủ sở hữu sản phẩm sở hữu Ngân sách và có quyền quyết định về mặt Thời gian (quyết định khi nào sẽ phát hành), nên Chủ sở hữu sản phẩm có nhiều quyền kiểm soát và khả năng điều khiển hơn.
• Cả Chủ sở hữu sản phẩm và Quản lý dự án đều quan tâm đến Tỷ suất hoàn vốn(Return on Investment-ROI). Quản lý dự án thường hoạt động trong việc tạo Đề án kinh doanh(Business case) cho Nhà tài trợ dự án khi bắt đầu dự án. Quản lý dự án nên thường xuyên đánh giá Đề án kinh doanh cùng với Ban chỉ đạo(Steering Committee) và xem liệu nó có còn ý nghĩa để tiếp tục với dự án hay không. Chủ sở hữu sản phẩm cũng có thể tạo Đề án kinh doanh. Tuy nhiên, Chủ sở hữu sản phẩm không chỉ chịu trách nhiệm quản lý Đề án kinh doanh, mà còn phải chịu trách nhiệm đối với việc đảm bảo Đề án kinh doanh tạo ra đủ giá trị. Do đó, Chủ sở hữu sản phẩm có thể quyết định dừng sản phẩm (hoặc dự án) nếu điều đó có ý nghĩa với họ.

Tốp 3 khác biệt về trách nhiệm giữa Chủ sở hữu sản phẩm và Quản lý dự án

• Nhà quản lý dự án không chịu trách nhiệm cho sự thành công hay thất bại của sản phẩm. Thay vào đó họ có thể phải chịu trách nhiệm cho sự thất bại của dự án, liên quan đến Phạm vi, Ngân sách và Thời gian. Trong khi đó trong Scrum, Chủ sở hữu sản phẩm sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho thành công của Sản phẩm. Không những thế họ cũng là người chịu trách nhiệm về giá trị và kết quả đạt được từ việc thực hiện dự án.
• Người quản lý dự án tạo, quản lý, phân chia và phân phối công việc đến các thành viên trong nhóm. Quản lý dự án cũng quản lý phạm vi cho các bên liên quan., do đó Quản lý dự án có trách nhiệm về requirements và các nội dung liên quan. Trong khi Chủ sở hữu sản phẩm không quản lý những chi tiết đó. Họ không quản lý các gói công việc, con người, tài nguyên, vật liệu… thay vào đó họ chỉ đảm bảo có một danh sách công việc có sắp xếp độ ưu tiên và có thể hiểu được một cách dễ dàng (Product Backlog), những thứ mà Nhóm phát triển tự tổ chức có thể sử dụng.
• Như đã đề cập ở trên cả Chủ sở hữu sản phẩm và Quản lý dự án đều chịu trách nhiệm về Tam giác sắt trong quản lý dự án là Thời gian, Ngân sách và Phạm vi. Đây là sự thật. Mặc dù vậy, một sự khác biệt lớn mà chúng ta thấy là Quản lý dự án chủ yếu quan tâm đến việc quản lý các yếu tố này trong hoạt động hàng ngày của họ. Điều này khá khác biệt với Chủ sở hữu sản phẩm, bởi vì họ tập trung nhiều hơn vào việc cung cấp giá trị. Chủ sở hữu sản phẩm thường đo lường mức độ hài lòng của khách hàng, doanh thu, mức sử dụng sản phẩm, tổng chi phí sở hữu, v.v … Vì vậy, một sự khác biệt lớn giữa Chủ sở hữu sản phẩm và Quản lý dự án là Chủ sở hữu sản phẩm tập trung vào việc cung cấp giá trị, trong khi Quản lý dự án tập trung vào kiểm soát Thời gian, Ngân sách và Phạm vi .

Nguồn bài viết: https://www.scrum.org/resources/blog/product-owner-vs-project-manager#disqus_thread