Tại sao phải thay đổi cách quản lý lãnh đạo

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.

Trao đổi về lãnh đạo và quản lý trong doanh nghiệp

ThS. Trần Thị Lan Hương - Viện Đào tạo và Nghiên cứu BIDV

Nhiều quan điểm cho rằng, lãnh đạo và quản lý là hai vị trí khác nhau, chỉ những người đứng đầu doanh nghiệp như chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc là người lãnh đạo, còn các vị trí thấp hơn là người quản lý. Vậy nên hiểu và vận dụng thế nào cho đúng về lãnh đạo và quản lý trong doanh? Bài viết này trao đổi, làm rõ các nội dung, khái niệm về vấn đề này.

Quản lý kinh doanh thực phẩm bán online: Luật chưa theo kịp thực tế

Quản lý rủi ro kinh doanh thông qua Hệ thống Quản lý kinh doanh liên tục

Phân cấp quản lý kinh doanh và chỉ tiêu đánh giá các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp

Quản lý kinh doanh bán hàng đa cấp: Vẫn lo biến tướng

Khái quát về lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp

Có nhiều định nghĩa khác nhau về lãnh đạo. Theo Ken Blanchard (1961) “Lãnh đạo là quá trình tạo ảnh hưởng đối với những người cùng làm việc và thông qua họ đạt được các mục tiêu đặt ra trong môi trường làm việc tốt. Kreiner và Kinicki (2001) định nghĩa “Quản lý là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả và đạo đức, trong môi trường biến động”. Vậy sự khác nhau giữa quản lý và lãnh đạo là gì?

Cách thức đạt mục tiêu khác nhau

Lãnh đạo và quản lý đều hướng đến việc đạt mục tiêu thông qua người khác nhưng lãnh đạo đạt được kết quả bằng cách tạo ảnh hưởng lên nhân viên trong phòng/ban để nhân viên tự nguyện tự giác thực hiện công việc được giao theo mục tiêu đã đề ra; còn quản lý đạt được mục tiêu bằng cách tác động vào công việc bằng vị trí quyền lực của mình. Nói cách khác, lãnh đạo tác động và đánh thức sự nhiệt huyết, trách nhiệm trong mỗi con người nhân viên, còn quản lý tác động và kiểm soát thông qua công việc.

Hai vai trò riêng biệt?

Trong cuốn sách What Leaders Really Do?, John Kotter nhận định “Lãnh đạo và quản lý là hai hệ thống hành động khác biệt và tương hỗ… Cả hai đều cần thiết cho sự thành công trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và không ổn định”. Trên thực tế, cả lãnh đạo và quản lý đều quan trọng, mặc dù là hai phương thức hành động khác biệt nhưng đều cần thiết trong một công việc, tác động tương hỗ lẫn nhau không tách rời.

Có thể nhận thấy, khi được giao nhiệm vụ là trưởng nhóm, trưởng phòng, muốn hoàn thành chỉ tiêu cần phải tạo ảnh hưởng, niềm tin với nhân viên, vừa quản lý, giám sát bằng quy trình, quy định, chính sách, nội quy cơ quan. Nghĩa là thực hiện cả vai trò lãnh đạo và quản lý. Nếu làm tốt vai trò lãnh đạo, việc quản lý sẽ dễ dàng và chuyên nghiệp, vì nhân viên chủ động làm việc.

Công việc của người lãnh đạo

Định hướng

Doanh nghiệp (DN) muốn phát triển phải có một chiến lược phù hợp, dài hạn xác định tầm nhìn trong tương lai. Nếu không có chiến lược, DN chỉ là một bộ tổng hợp các mục tiêu cá nhân riêng lẻ. Chiến lược này không nhất thiết phải quá mới mẻ hay quá vĩ mô. Có rất nhiều chiến lược kinh doanh hiệu quả là ý tưởng đơn giản kết hợp thêm với một vài điều mới lạ về nội dung hoặc hình thức.

Để xác định đúng định hướng chiến lược, nhà lãnh đạo cần trả lời được các câu hỏi: DN đang ở đâu? Muốn đạt được điều gì trong tương lai? Làm thế nào để thực hiện được điều đó? Với vai trò là lãnh đạo phòng/ban, cần định rõ mục tiêu, dẫn dắt phòng, ban đi theo đúng định hướng của đơn vị theo từng quý/năm; Không chỉ là định hướng cho công việc chung của phòng/ban mà định hướng mục tiêu của cho các cá nhân gắn với định hướng chung, bởi chính sự hoàn thành các mục tiêu cá nhân sẽ đóng góp vào việc thực hiện mục đích của DN.

Đặc biệt, trong bối cảnh thế giới không ngừng biến đổi trước sự tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và dịch Covid 19, hiện nay, các nhà lãnh đạo cần quản trị và ứng phó được với sự thay đổi để có thể dẫn dắt DN đi đúng hướng.

Tạo ảnh hưởng

Tạo ảnh hưởng là quá trình thuyết phục, tác động lên người khác để tạo ra những phản hồi mong đợi (làm đúng ý mình). Sự ảnh hưởng đến từ uy tín, uy tín đến từ niềm tin; do đó, trước tiên cần xây dựng niềm tin với nhân viên. Đây là quá trình lâu dài, nhân viên cảm nhận được thông qua cách quản trị điều hành, giao tiếp ứng xử và hành động hàng ngày của lãnh đạo. Khi tạo được ảnh hưởng, nhân viên sẽ sẵn sàng và tự nguyện làm theo.

Tuy nhiên, muốn tạo được ảnh hưởng cần phải nắm vững chuyên môn, xây dựng được mạng lưới quan hệ rộng và uy tín, bày tỏ các quan điểm dưới danh nghĩa quyền lợi đơn vị, sẵn sàng ứng dụng công nghệ mới; chia sẻ các thông tin tin cậy phù hợp, xây dựng hình ảnh cá nhân; tạo môi trường làm việc tích cực, sẵn sàng hỗ trợ mọi người khi cần thiết. Mặt khác, với vai trò lãnh đạo, cần phải rèn luyện để trở thành tấm gương cho nhân viên học hỏi từ trang phục đến cách xử lý công việc.

Trong cư xử giao tiếp với đồng nghiệp hay ngoài xã hội cần duy trì thái độ tích cực, tập trung vào giải quyết công việc, không chỉ trích bản thân hay tính cách nhân viên để tránh xảy ra ức chế và xung đột ngầm. Từ những hành động và lời nói hàng ngày nhân viên sẽ cảm nhận và xây dựng được lòng tin với người lãnh đạo, xây dựng nên văn hóa đơn vị, tự nguyện hợp tác và nghe theo chỉ đạo điều hành của bạn để làm tốt công việc của mình.

Truyền cảm hứng

Bên cạnh việc định hướng và tạo ảnh hưởng, một yếu tố quan trọng nữa là động viên, dẫn dắt và truyền cảm hứng để nhân viên tự nguyện đi theo; đồng thời, đề cao những nỗ lực họ đạt được và chỉ cho nhân viên thấy lộ trình công danh, tạo điều kiện để nhân viên phấn đấu. Sự khen ngợi, khích lệ tinh thần cho nhân viên đúng lúc sẽ tạo động lực to lớn cho nhân viên hoàn thành tốt công việc và cùng nhau giải quyết những khó khăn.

Richard Branson-Chủ tịch kiêm CEO của Tập đoàn Virgin cho rằng. Khen ngợi là cách đơn giản nhất để kết nối với mọi người xung quanh. Khi con người nhận được lời khen ngợi chân thành, mối nghi ngờ của họ sẽ tan biến và tinh thần của họ được nâng lên. Hơn nữa, nó còn giúp mọi người làm việc vì mục tiêu chung tạo nên khối đoàn kết thống nhất, nâng cao năng suất thúc đẩy DN phát triển và thích ứng với thay đổi của thị trường.

Người lãnh đạo muốn truyền được cảm hứng cho nhân viên, trước tiên phải là người luôn tràn đầy năng lượng tích cực và nhiệt huyết, đam mê với công việc, nhìn nhận đánh giá khách quan mọi vấn đề, biết cách thuyết phục người khác và biết minh họa ý tưởng bằng những câu chuyện hẫp dẫn hoặc hình ảnh sống động. Chính từ những đức tính này sẽ lan tỏa chạm đến cảm xúc, thuyết phục nhân viên đi theo những mục tiêu dài hạn, giúp DN sẵn sàng đương đầu và vượt qua khó khăn.

Công việc của quản lý

Lập kế hoạch

Thực hiện vai trò quản lý, là lập kế hoạch cụ thể bằng cách đưa ra mục tiêu và các giải pháp thực hiện theo đúng định hướng. Kế hoạch này sẽ được lập cho tháng/quý/năm… Sau khi lập kế hoạch, cần chia nhỏ theo từng phòng và cá nhân. Một kế hoạch khả thi khi nó được định rõ mục tiêu.

Có thể có nhiều mục tiêu cần sắp xếp theo các thứ tự ưu tiên quan trọng nhất để tập trung nguồn lực thực hiện. Ngay cả trong các mục tiêu ưu tiên này, người quản lý phân chia thành các mục tiêu nhỏ hơn để sắp xếp xem cái nào là mục tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ và mục tiêu nên có. Sau khi xác định mục tiêu, người quản lý tiếp tục lên danh sách công việc cần làm, sắp xếp công việc ưu tiên, phân bổ thời gian và nhân lực phù hợp.

Lập kế hoạch là kỹ năng quan trọng của người quản lý để triển khai công việc, biết cần làm gì trong thời điểm nào cho đúng mục tiêu ban đầu đề ra. Bất cứ công việc gì dù nhỏ hay to nếu không lập kế hoạch đầy đủ có nghĩa bạn đã chuẩn bị sẵn cho kế hoạch thất bại. Bên cạnh đó, một bản kế hoạch dự phòng được lập cùng với kế hoạch chính thức cũng chính là công cụ giúp bạn chủ động vượt qua các thay đổi mà không có quá nhiều xáo trộn.

Tổ chức thực hiện

Sau khi lập kế hoạch, khâu tiếp theo là tổ chức thực hiện công việc. Để đạt hiệu quả cao nhất, người quản lý cần đảm bảo các điều kiện nguồn lực tốt nhất trước khi phân giao chi tiết công việc cho nhân viên, gồm:

- Công việc này đòi hỏi kiến thức kỹ năng, phẩm chất gì khi thực hiện, cần phân tích về năng lực, trình độ của nhân sự, tính toán nhân sự chính, nhân sự hỗ trợ và dự phòng đủ điều kiện để thực hiện, mô hình tổ chức hiện tại có phù hợp không?

- Thời gian hoàn thành công việc là bao lâu?

- Cơ sở vật chất thực hiện công việc yêu cầu gồm những gì, công nghệ hỗ trợ gì, tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?

- Nhân viên có cần trao quyền gì để chủ động thực hiện công việc không?

- Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Các thủ tục để giải ngân như thế nào?

- Phương pháp làm việc, cần phân tích các phương pháp đang sử dụng xem có phù hợp, đáp ứng nhu cầu công việc không? Các quy trình, sự phối hợp, việc thông tin và lưu trữ dữ liệu ra sao...

- Các tiêu chuẩn đo lường cho các mục tiêu, xây dựng các công việc để nhân viên chủ động thực hiện.

Giám sát và đánh giá

Không phải ai cũng có tinh thần tự giác thực hiện nếu công việc cứ hàng ngày lặp đi lặp lại và khô cứng. Để đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu hoặc điều chỉnh hỗ trợ nhân viên kịp thời, người quản lý phải có kỹ năng giám sát, đánh giá công việc. Theo đó, ngay khi phân giao kế hoạch, cần mô tả rõ công cụ, dụng cụ đo lường, tiêu chuẩn hoàn thành công việc, người chịu trách nhiệm chính, người hỗ trợ, mốc thời gian quan trọng. Theo nguyên tắc Pareto: chỉ cần kiểm ra 20% số lượng nhưng người quản lý có thể tìm ra 80% khối lượng sai sót nếu thiết lập được các chốt chặn quan trọng.

Bên cạnh đó, camera, băng ghi âm, ghi hình… là cách giúp cho nhân viên tự nguyện tự giác làm đúng trách nhiệm và giúp quản lý có bằng chứng rõ ràng hơn khi cần dữ liệu; Văn hóa đơn vị hay chính là niềm tin giữa nhân viên và người quản lý.

Cần lưu ý rằng, trong quá trình giám sát, phải luôn duy trì thái độ tích cực để nhân viên hiểu rằng người quản lý đang giúp cho nhân viên thay đổi tốt lên và tạo ra những thói quen lành mạnh, tăng năng suất hiệu quả công việc. Trong quá trình giám sát, nếu nhân viên mắc lỗi, người quản lý nên khen ngợi những nỗ lực nhân viên đã đạt được trước khi chỉ ra rõ ràng những vấn đề cần khắc.

Ứng dụng trong doanh nghiệp

Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và dịch Covid-19 đã và đang làm thay đổi phương thức sản xuất, phương pháp quản trị dựa trên nền tảng công nghệ, yêu cầu về năng lực của đội ngũ lãnh đạo DN ngày càng cao. Do đó, để tồn tại, nâng cao năng lực cạnh tranh cho DN, các nhà lãnh đạo cần tập trung giải quyết các thách thức trước mắt đối với nhân viên, khách hàng, đối tác và thị trường, trên cơ sở đó xây dựng chi tiết kế hoạch phục hồi; thực hiện cải tổ và sắp xếp lại mô hình tổ chức cho phù hợp để có thể thích ứng nhanh nhất với thay đổi.

Bên cạnh đó, cần linh hoạt trong lãnh đạo, điều hành, rèn luyện tư duy phản biện, kỹ năng ứng dụng công nghệ, quản trị sự thay đổi, phân tích dữ liệu. Đồng thời, phải là người khởi sướng và là người tạo ra những chuyển biến tích cực trong DN thông qua việc lấy khách hàng làm trung tâm; tạo điều kiện cho người lao động triển khai ý tưởng mới.

Thực tế tại các DN, có những người giỏi quản lý nhưng chưa hẳn đã lãnh đạo giỏi và ngược lại. Vì vậy, DN cần có cách sắp xếp, bố trí nhân lực phù hợp, nên ưu tiên vào công việc quản lý nội bộ, hay các công việc mang tính nguyên tắc như kế toán, kiểm tra giám sát, còn những người có tư duy lãnh đạo nên ưu tiên sắp xếp các vị trí quản lý phải tiếp xúc trực tiếp với khách hàng để có khả năng thích ứng linh hoạt hơn. Đồng thời, với các vị trí then chốt, DN cần tạo điều kiện cho cán bộ được tham gia đào tạo các kỹ năng lãnh đạo và quản lý, xây dựng môi trường làm việc khuyến khích nhân viên phát triển tư duy phản biện, đưa ra sáng kiến cải tiến, sẵn sàng đối mặt với xung đột để tìm cách giải quyết cũng như sẵn sẵng cho sự thay đổi của đơn vị.

Tài liệu tham khảo:
1. Trần Thị Vân Hoa (2012) Các kỹ năng quản trị dành cho lãnh đạo doanh nghiệp;
2. Jim Collins (2017), Từ tốt đến vĩ đại;
3. Howard Gardner (1995), "Leading minds”;
4. John P. Kotter (1990), What Leaders Really Do?;
5. Ken Blanchard (1961), Management of Organizational Behavior.

Bài viết đăng trên Tạp chí Tài chính Kỳ 1 - Tháng 6/2020