Thông tin về khách, đặt phòng được Smile quản lý một cách khoa học, chi tiết và thuận tiện. Smile quản lý đặt phòng khách lẻ, khách đoàn, seri- booking, allotment và quản lý tình trạng của từng phòng. Đặt phòng đoàn, một công việc nặng nhọc của nhân viên đặt phòng sẽ trở nên nhẹ nhàng với sự bố trí khoa học của Smile PMS. Rooming list được nhập dưới dạng bảng hoặc có thể cắt dán trực tiếp từ file excel làm cho việc nhập danh sách đoàn hàng trăm phòng nhanh chóng và dễ dàng như một trò chơi. Show
 Công cụ tìm kiếm hiệu quả, chính xácTrong hoạt động hàng ngày, tìm kiếm khách hàng là một công việc được sử dụng thường xuyên. Smile đã làm cho công việc này dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng nhờ vào công cụ tìm kiếm đa năng. Ô guest info nhận bất cứ thông tin nào mà người dùng có được về khách như số Account, số confirm, số phòng hay một phần bất kỳ trong họ hay tên khách. Chỉ với một trong số những thông tin trên, Smile PMS sẽ nhanh chóng đưa ra khách bạn cần tìm. Quản lý tài khoản chặt chẽ, chóng thất thoátCác khoản dịch vụ khách sử dụng, các khoản thanh toán được ghi nhận và quản lý theo từng tài khoản của khách. Các khoản dịch vụ khi đã được nhập vào hệ thống sẽ không cho phép nhân viên lễ tân xóa đi. Để điều chỉnh, dùng các giao dịch ngược dấu để cân bằng. Bất cứ lúc nào, kế toán doanh thu có thể in ra chi tiết các giao dịch để kiểm tra, kiểm soát. Khi check out, các thông tin về dịch vụ khách sử dụng được tập hợp sẵn sàng, đầy đủ giúp cho việc Check out nhanh chóng, loại trừ các sai sót, nhầm lẫn. Khi check out hệ thống sẽ luôn kiểm tra số dư trong tài khoản của từng khách để nhắc nhở nhân viên thu ngân nếu nhân viên chưa thanh toán hết. In hóa đơn với nhiều lựa chọn, nhiều loại tiền tệSmile PMS cho phép nhiều lựa chọn khi in hóa đơn cho khách. – In chi tiết – In theo ngày – In theo loại giao dịch – In theo loại giao dịch theo ngày. – In tổng hợp. Các khoản dịch vụ có thể được tách ra thành các hóa đơn rất dễ dàng, nhanh chóng để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của khách như công ty thanh toán, khách tự thanh toán…. Các thông tin về hóa đơn như số Seri, số hóa đơn được tập hợp ngay khi in để phục vụ báo cáo thuế hàng tháng theo yêu cầu của cơ quan thuế Việt Nam. Mẫu hóa đơn sẽ được thiết kế phù hợp với yêu cầu của khách sạn, SMILE đảm bảo các thông tin được in vào đúng mẫu do khách sạn quy định. Mã phân tích hỗ trợ S & MHệ thống mã phân tích của Smile với 13 hệ mã mở là một công cụ đắc lực giúp cho việc phân tích dữ liệu về khách. Các hệ mã có thể được định nghĩa theo yêu cầu phân tích của từng khách sạn, có thể hoạt động độc lập hoặc liên kết với nhau theo phương thức hệ mã này điều khiển hệ mã khác với quy tắc do người dùng đặt ra. Quản lý khách hàng đồng nhất, toàn diệnHệ thống quản lý khách hàng của Smile giúp khách sạn luôn có đầy đủ các thông tin về từng khách hàng, doanh số, lượng phòng sử dụng đến công nợ. Sơ đồ phòng trực quan, dễ sử dụngSmile PMS cung cấp sơ đồ phòng dưới dạng đồ họa cho phép truy cập trực quan từng phòng trong khách sạn. Mỗi phòng thể hiện được tất cả các thông tin cần thiết như trạng thái sạch/ bẩn, tình trạng có khách/ không có khách, số lượng khách trong phòng, các tin nhắn cho khách…. Từ sơ đồ phòng có thể di chuyển khách từ phòng này sang phòng khác một cách đơn giản bằng động tác kéo và thả. Sơ đồ phòng thể hiện tình trạng phòng cho ngày hiện tại và tương lai. Với sơ đồ hiển thị các loại phòng trực quan giúp người quản lý có thể kiểm soát từ xa thông qua hệ thống mạng ở khắp đâu trên toàn thế giới thông qua 4G, Wifi Chuyên Dụng, Hay mạng dây internet ở đâu đó. Biểu đồ chiếm dụng phòng trực quanBiểu đồ dạng đồ họa giúp nhân viên đặt phòng có ngay cái nhìn tổng quan về tình trạng chiếm dụng phòng của khách sạn trong một ngày bất kì. Mỗi ngày được thể hiện trong một cột. Số lượng đặt phòng được thể hiện từ dưới lên trên theo trật tự tình trạng: Chắc chắn, chưa chắc chắn, Allotment, Seri và Waiting và ở trên đỉnh là phòng hỏng nếu có. Mỗi loại sẽ có màu riêng để dễ dàng phân biệt. Đường chỉ đỏ được đặt để chỉ ra tổng số phòng của khách sạn. Trong trường hợp cột cao hơn đường chỉ đỏ, đó là dấu hiệu của tình trạng đặt phòng quá số lượng phòng. Vì vậy sơ đồ chiếm dụng phòng không chỉ là thông báo công suất mà còn chỉ ra số phòng trống để so sánh với đường chỉ đỏ chỉ giới hạn tổng số phòng. Người quản lý sẽ thông qua sơ đồ này có thể trực tiếp chiếm quyền điều chỉnh thay cho nhân viên hoặc khi cần giải quyết gấp thông qua internet. Biểu đồ phòng chi tiếtTrên biểu đồ thể hiện tình trạng chi tiết của mỗi phòng theo ngày gồm khách đang ở, khách đặt phòng sẽ đến. Để thay đổi ngày của đặt phòng và thời gian khách ở, phòng hỏng chỉ cần kéo tăng giảm thanh màu tương ứng với phòng đó. Có thể đặt phòng mới, hủy đặt phòng trực tiếp trên biểu dồ. Dải màu tương ứng với tình trạng của folio như sau: Xanh = Khách đang ở Xanh đậm = Đặt phòng Nâu = Phòng hỏng Biểu đồ này rất thuận tiện cho việc bố trí, sắp xếp phòng cho khách trong những ngày kín phòng. Và còn rất nhiều tính năng vượt trội khác…. Quản lý Nhà hàng, Bar, Massage, KioskPhân hệ Smile POS quản lý đồng thời nhiều nhà hàng, quầy bar, các trung tâm chăm sóc sức khỏe, cửa hàng lưu niệm, ….. Smile POS được thiết kế hoạt động trên các máy bán hàng chuyên dụng với màn hình cảm ứng. Người sử dụng không cần đến bàn phím, chuột trong lúc thao tác, chỉ cần dùng ngón tay nhấn trực tiếp lên màn hình, giúp cho công việc được nhanh chóng, rút ngắn thời gian khách phải chờ, làm cho các nhà hàng có dáng vẻ chuyên nghiệp. Smile POS cũng có thể sử dụng trên những máy tính thông thường với chuột và bàn phím nhằm tiết kiệm chi phí. Smile POS có thể quản lý đặt bàn trước. Khách đặt bàn sẽ được đăng ký vào hệ thống và thể hiện ra khi đến giờ. Smile POS quản lý đồng thời nhiều loại tiền tệ, phương thức thanh toán, phương thức giảm giá, nhiều loại thuế suất. Khách sử dụng dịch vụ khách sạn có thể thanh toán bằng tiền mặt, thẻ hoặc đưa vào tài khoản phòng khi check out Sơ đồ gọi Món trực tiếp trên TablesSau khi gọi món xong có thể cất Tables đi, khi nào khách gọi thêm hay thanh toán thì lại mở lên chỉ cần vài Click để phục vụ khách ngay. Các món ăn sau khi gọi được in ngay ra máy in tại bếp giúp cho việc phục vụ món nhanh chóng, chính xác, dễ kiểm soát. Smile POS cho phép kết nối trực tiếp đến dữ liệu hàng tồn kho hoặc thông qua định mức suất ăn. Từ đó có thể đưa ra các báo cáo so sánh về tiêu hao định mức với tiêu hao thực tế giúp cho công tác quản lý hiệu quả hơn, chính xác hơn và chặt chẽ hơn. Smile POS quản lý thẻ hội viên (Khách hàng VIP). Hội viên được cấp thẻ có thể được giảm giá tự động theo các thông tin ghi sẵn trên thẻ. Có thể thống kê các chỉ tiêu về doanh số theo thẻ. Có thể phát hành thẻ trả tiền trước, khi hội viên sử dụng dịch vụ sẽ trừ dần vào thẻ. Smile POS liên kết trực tiếp với SMILE FO, SMILE BO tạo nên giải pháp tổng thể không thể tách rời Smile PMS. Smile BO là một hệ thống quản lý tài chính – kế toán được thiết kế theo đặc thù của quản lý khách sạn. Smile BO có đầy đủ các tính năng của một hệ quản lý tài chính theo tiêu chuẩn, bên cạnh đó được trang bị thêm nhiều tính năng đặc thù của khách sạn. Smile BO cho phép hạch toán vừa tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đảm bảo tính quản trị theo tiêu chuẩn quản lý khách sạn 5 sao quốc tế. Tuân thủ tuyệt đối chuẩn mực kế toán Việt namLà hệ thống thiết kế cho các khách sạn hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, SMILE BO tuân thủ chặt chẽ các chuẩn mực kế toán Việt Nam. Chính sách hỗ trợ của SMILE luôn đảm bảo hệ thống được cập nhật với những thay đổi mới nhất trong chính sách. Phương pháp quản lý tài chính chuẩn Quốc tếSmile PMS hỗ trợ hạch toán phù hợp với các tiêu chuẩn quản trị khách sạn quốc tế. SMILE hoạt động trên sự kết hợp giữa hệ thống tài khoản, hệ thống mã phòng ban và 4 hệ thống mã phân tích. Tất cả hệ thống đều mở, mang lại sự thích hợp của hệ thống đối với mọi đối tượng khách sạn, mọi mô hình quản lý. Tình hình hoạt động của khách sạn được phân tích tổng hợp, theo từng bộ phận, theo loại hình kinh doanh….. Hệ thống báo cáo động cho phép dễ dàng thiết lập các báo cáo theo yêu cầu đặc thù của từng khách sạn mà không ảnh hưởng đến chương trình. Các chức đặc thù của khách sạnSMILE tích hợp nhiều tính năng đặc thù của khách sạn giúp cho công việc kế toán nhẹ nhàng, dễ dàng, ít sai sót hơn. SMILE BO liên kết trực tiếp với SMILE FO, SMILE POS tạo thành một giải pháp tổng thể cho việc quản lý. SMILE BO có các giải pháp chuyên dụng cho quản lý hàng tồn kho, giá vốn, định lượng… đáp ứng hoạt động khách sạn. Tính năng đầy đủ, liên kết linh hoạtSMILE BO có đầy đủ các tính năng quản lý tài chính kế toán như là:
Các tính năng này được liên kết chặt chẽ với nhau tạo nên hệ thống hoàn chỉnh. Dữ liệu trong hệ thống chỉ cần nhập một lần và được luân chuyển sử dụng lại ở các khâu sau. Hạch toán Doanh thu theo phương pháp đặc biệtPhương pháp hạch toán doanh thu kết hợp giữa phương pháp truyền thống của kế toán Việt Nam và phương pháp ghi nhận doanh thu theo tiêu chuẩn quốc tế về quản lý khách sạn cao cấp cho phép: • Vừa dễ dàng xác định được doanh thu chịu thuế và số thuế phải nộp trong từng kỳ (Doanh thu thể hiện trên hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra). Việc này hết sức quan trọng đối với cơ quan thuế nhất là tại các địa phương. • Vừa xác định được chính xác doanh thu thực sự của khách sạn phát sinh trong tháng. Việc này hết sức quan trọng trong việc tính ra lỗ, lãi của khách sạn trong từng tháng từ đó có các chính sách thích hợp về quản lý chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động. Định khoản tự động hạn chế sai sótSMILE BO hỗ trợ tối đa phương thức hạch toán tự động nhằm giúp tự động hóa cao công việc kế toán, tăng cường độ làm việ, giảm sai sót. Công việc định khoản được thực hiện một lần trong quá trình cài đặt phù hợp với quy trình của từng khách sạn, sau đó khi hạch toán không cần định khoản nữa. Định khoản tự động hiện diện ở các chức năng: • Hạch toán doanh thu • Hàng tồn kho • Phải thu • Phải trả • Tài sản cố định, tài sản lưu động • Phân bổ chi phí Giao tiếp dễ dàng với ExcelCác chức năng của SMILE đều có lệnh chuyển dữ liệu ra Execel. 100% báo cáo SMILE có khả năng xuất dữ liệu ra Execel. Tính năng này vô cùng tiện lợi cho ngừoi làm kế toán. In chứng từ ngay khi hạch toánCác loại chứng từ được in ran gay khi hạch toán làm chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất… Mẫu chứng từ đa dạng và có thể sửa đổi theo ý muốn của từng đơn vị nhờ khả năng báo cáo động của SMILE. Phần mềm quản lý Nhân Sự – SMILE HR cung cấp một giải pháp tổng thể không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ thông thường trong việc quản lý nhân sự như chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân viên… mà còn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu thay đổi chính sách nhân sự từ chính phủ. Ưu điểm của phần mềm SMILE HR:
Các chức năng chính của SMILE HR:
SMILE HR – A MODULE OF SMILE PMS SYSTEMSmile PUR – Mua HàngKhi các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp có nhu cầu thì lập các PR (Purchase request), các PR này được trưởng bộ phận duyệt. Sau đó mới chuyển lên phòng phụ trách Tài chính hoặc phòng Kế hoạch để trưởng bộ phận của phòng này duyệt. Những PR nào được duyệt thì chuyển xuống bộ phận mua, tại đây các PR được lọc – chọn lựa tạo thành các PO (Purchase order) khác nhau sau khi tham khảo giá cả – bảng báo giá để tiến hành mua. Có 2 cách để mua hàng:
Kết quả là các hoá đơn mua hàng được chuyển sang phần Nhận hàng, với 2 loại:
Chức năng: Về cơ bản Mua hàng trong Smile nhằm phục vụ cho công tác quản lý và lên kế hoạch hoạch định cho những kế hoạch trong tương lai như: kế hoạch mua hàng, quản lý các order của các bộ phận (kế toán, kỹ thuật, bếp,…), nhà cung cấp – giá cả, quản lý việc nhận hàng (có PO hoặc không PO), quản lý các mặt hàng đã mua – đã order….mang tính thống kê, liệt kê các mặt hàng thường xuyên mua, phải mua từ đó lên kế hoạch mua theo chu kỳ hợp lý,…. Kết quả: với chức năng Mua hàng giúp cho quá trình Nhận hàng được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện (do các PO trong Mua hàng kết nối sang Nhận hàng). SMILE IPS kết nối hai chiều với tất cả các hệ thống điện tử trong khách sạn như tổng đài điện thoại, hệ thống khóa từ, hệ thống điều khiển tòa nhà thông minh, hệ thống điều khiển điều hòa…. |
