1. Tin học văn phòng là gì? Tin học văn phòng là một nhánh trong ngành CÔNG NGHỆ THÔNG TIN, chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như: thao tác với văn bản, bảng tính, trình chiếu. Tin học văn phòng gồm bộ công cụ Microsoft Office liên quan như Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Power Point, Microsoft Office Access, … với rất nhiều các phiên bản khác nhau nhưng về cơ bản là phục vụ cho công việc văn phòng nói chung. 2. Bạn đã bao giờ nghĩ mình hoặc ai đó là kẻ “khuyết tật IT” chưa? Trong thời đại công nghệ thông tin (IT – Information Technology) phát triển đến mức không thể tin nổi như thế này thì đã phát sinh một khái niệm “KHUYẾT TẬT IT” -> để chỉ về những người mù tịt về công nghệ thông tin. Thực chất, Tin học văn phòng cũng chỉ là một nhánh nhỏ trong ngành công nghệ thông tin vô cùng bao la rộng lớn. Thành thạo về Tin học văn phòng cũng giống như “xóa mù chữ” cho mọi người trong lĩnh vực công nghệ thông tin vậy. Khi có ai đó nhắc tới các cụm từ “Tin học văn phòng”, “Tin học văn phòng cơ bản“, chắc ai cũng sẽ nghĩ tới bộ sản phẩm ứng dụng Word – Excel – Powerpoint, chúng mang những tính năng ứng dụng rất rộng rãi và được áp dụng phổ biến trong việc thực hiện các công việc văn phòng, giấy tờ hiện nay. Đứng trước những tính năng đa dạng của bộ 3 ứng dụng này, không ít người lần đầu tiên tiếp cận đã bị CHOÁNG và loay hoay không biết mình phải tìm hiểu và nắm vững những điều gì trước tiên.  3. Đôi nét về Tin học văn phòng – kỹ năng KHÔNG THỂ THIẾU – 90% các nhà quản lý trên thế giới đều sử dụng excel hàng ngày để quản trị. – Phần lớn mọi người không nhận thức được tầm quan trọng của Microsoft Office Word – Excel -Powerpoint vì chỉ sử dụng được 5 – 10% công dụng thật sự của bộ ứng dụng này. – Theo một cuộc điều tra nổi tiếng ở Mỹ, hơn 80% ứng viên tham gia cho rằng kỹ năng Tin học văn phòng Word Excel Powerpoint là một KỸ NĂNG KHÔNG THỂ THIẾU nơi công sở. 4. Các kỹ năng cơ bản sử dụng vi tính văn phòng, làm quen bàn phím máy tính + Làm quen với thao tác đánh mười ngón,, đặt vị trí ngón tay, vị trí các dấu trong văn bản (,.:’?~^@!-+ …..) + Công dụng của các phím chức năng : Enter, Backspce, Ins,… + Sử dụng các phím tắt (shortcut keys) trên bàn phím máy tính: Copy – Ctrl + C, paste – Crtl + V, print – Ctrl + P, auto correct – Alt + T + A,… 4.1. Kỹ năng Word trong Tin học văn phòng Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphic) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng. Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi là .doc với các bản Office trước bản 2007 hay .docx đối với Office 2007, 2010 trở đi. Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang web. + Nhập liệu văn bản, đinh dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ + Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng… + Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art + Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote) + Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản + Trộn văn bản: Mail merge + Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word ……………….. Rapper Bill Gates :)) 4.2. Kỹ năng Excel trong Tin học văn phòng Là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm. + Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)…. + Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…) + Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now…. + Sử dụng lọc dữ liệu (Filter) : lọc theo yêu cầu + Vẽ Biểu đồ: Chart + Tạo Link: Hyperlink + Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file + Và còn rất nhiều ứng dụng khác. Ví dụ như thế này chẳng hạn: 4.3. Kỹ năng PowerPoint trong Tin học văn phòng Gồm bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu + Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart + Tạo link: Hyperlink + Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design +Tạo hiệu ứng amination + Sử dụng slide master + Bảo mật file + Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF Kỹ năng tin học văn phòng là những kỹ năng sử dụng thiết bị máy tính, phần mềm hỗ trợ trong công việc tại văn phòng cơ bản. Để hiểu rõ hơn về các kỹ năng tin học văn phòng chúng ta hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé! Tin học văn phòng là một trong những nhóm ngành thuộc công nghệ thông tin luôn quan tâm tới khả năng xử lý công việc trong văn phòng như: soạn thảo văn bản, trình chiếu, bảng tính,… Tin học văn phòng sẽ bao gồm những công vụ cơ bản như: Microsoft Office Access, Microsoft Office Word, Microsoft Office Power Point, Microsoft Office Excel,… Và nhiều phần mềm cơ bản theo chuyên ngành phục vụ cho công việc hành chính văn phòng. Hiện nay, theo như thống kê của các nhà quản lý trên thế giới, các chuyên gia đầu ngành đều sử dụng Excel để quản lý công việc hàng ngày. Phần lớn mọi người thường xuyên sử dụng Microsoft Office Word – Excel – Powerpoint. Đặc biệt những ứng viên tham gia ứng tuyển các vị trí trong văn phòng luôn bắt buộc cần phải có kỹ năng tin học văn phòng cơ bản để hỗ trợ cho quá trình làm việc hiệu quả hơn. Kỹ năng phần cứng hỗ trợ bạn vận hành máy tính, các thiết bị liên quan tới kết nối Internet. Trên thực thế nhiều công ty thường tuyển dụng thêm nhân viên kỹ thuật để thực hiện những thao tác phức tạp yêu cầu chuyên môn cao hơn. Kỹ năng phần mềm giúp bạn sử dụng được những ứng dụng đây được coi là một trong những điều kiện để bạn trở nên nổi trội hơn trong nhóm ứng viên khác. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào từng vị trí, chuyên ngành bạn ứng tuyển sẽ cần trang bị kỹ năng phần mềm khác nhau. Hầu hết công việc hiện nay đều cần sử dụng đến máy tính và các thiết bị di động, phần mềm. Một số nhà tuyển dụng luôn yêu cầu những kỹ năng văn phòng cơ bản này để đáp ứng được công việc. Nếu bạn đã có những kiến thức làm việc về các phần mềm có thể sử dụng thành thạo thì chắc chắn bạn luôn gây ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng. Trong trường hợp, bạn làm việc trong ngành sản xuất, dịch vụ khách hàng, dịch vụ thực phẩm hay công nghệ thì nhà tuyển dụng vẫn yêu cầu về kỹ năng sử dụng máy tính để có thể tự động hóa các tác vụ một cách nhất định, hợp lý hóa giao tiếp và còn nhiều công việc nữa. Kỹ năng tin học văn phòng có ảnh hưởng đến chính tương lai của bạn dù bạn theo đuổi bất kỳ ngành nghề nào. Nếu bạn đang xin làm việc tại các văn phòng chắc chắn bạn cần phải có những kiến thức cơ bản về xử lý văn bản, tính toán, email và một số công vụ khác. Tuy nhiên, vẫn còn một số kỹ năng máy tính văn phòng cơ bản cần phải nắm rõ như: Các phương tiện truyền thông xã hội cũng là một trong những kỹ năng rất quan trọng trong thời đại công nghệ số hiện nay đối với những vị trí quan hệ công chúng, quảng cáo, truyền thông, tiếp thị và Marketing,.. Nếu bạn ứng tuyển việc làm kế toán trong bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào bạn cũng cần phải có kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán cơ bản. Đây là một trong những yêu cầu bắt buộc cần phải có ở một kế toán viên. Hiện nay, có nhiều doanh sử dụng phần mềm để thực hiện hiện quá trình giao tiếp để tăng thêm hiệu suất của công việc. Bạn có thể xem xét một số những liệt kê khác liên quan tới quá trình sử dụng làm CV xin việc. Để xử lý thông tin dữ liệu bạn cần phải sử dụng đến bảng tính. Với bản tính bạn sẽ nhanh chóng tạo được bản tính toán chính xác và không mất thời gian. Không những khả năng tính toán nhanh mà quá trình phân tích dữ liệu cũng được đánh giá cao.
Trong những ngành nghề yêu cầu phải thuyết trình những dự án, ý tưởng thì bạn chắc chắn phải sử dụng tới PowerPoint hoặc Keynote đây là một trong những kỹ năng cơ bản cần thiết trong công việc. Bạn nên biết cách sắp xếp và trình bày các ý tưởng, chiến dịch trên cần phần mềm bằng PowerPoint. Office (Microsoft Office, G Suite) Phần mềm Office sẽ bao gồm nhiều công cụ cơ bản khác nhau như: Excel, Microsoft Word, Outlook. Biết được cách sử dụng cho những phần mềm này bạn sẽ dễ dàng đạt được hiệu quả tối ưu trong công việc. Trong đó không thể bỏ qua là bộ xử lý các kỹ năng word văn phòng như: Google Docs, Microsoft Word ,.. một trong những công cụ phần mềm khá thông dụng. Nếu bạn biết xử lý văn bản nhanh chóng thì bạn sẽ dễ dàng được nhà tuyển dụng ưu ái. Windows và MacOS một trong những hệ điều hành hỗ trợ quản lý những chức năng cơ bản trên máy tính. Hệ điều hành này đều được các nhà tuyển dụng sử dụng. Bạn hãy dành thời gian tìm hiểu về hai hệ điều hành này trước khi ứng tuyển nhé. Những kiến thức về bảng tính, trực quan hóa dữ liệu cũng là một trong những kỹ năng tin học văn phòng không thể bỏ qua. Hiện nay, có nhiều công việc cần đến kỹ năng trực quan hóa dữ liệu, hỗ trợ tích hợp những chương trình trong bản tính của phần mềm Microsoft Excel, Tableau hoặc Data wrapper luôn hỗ trợ phân tích, hiển thị nâng cao rất quan trọng trong doanh nghiệp. Dù bạn ứng tuyển vào bất kỳ công việc, chuyên ngành nào thì kỹ năng tin học văn phòng luôn là một trong những kỹ năng được nhiều nhà tuyển dụng quan tâm. News Timviec hy vọng rằng những chia sẻ trên đây có thể giúp bạn nắm được thêm một số những kỹ năng cơ bản, trau dồi thêm những kỹ năng cần thiết để ứng tuyển nhiều vị trí mong muốn nhé! |
