Hóa đơn điện tử có bảng kê đính kèm năm 2024

Từ ngày 1/7/2022, hóa đơn điện tử (HĐĐT) được sử dụng thống nhất trên toàn quốc. Việc sử dụng HĐĐT mang lại nhiều lợi ích cho cả người nộp thuế (NNT) và các cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng HĐĐT, cơ quan Thuế nhận được một số ý kiến của NNT, trong đó có vấn đề xuất HĐĐT trong trường hợp số lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp quá nhiều thì có thể sử dụng bảng kê kèm HĐĐT được không? Để thực hiện đúng các quy định về sử dụng HĐĐT, NNT cần lưu ý những quy định sau.

Về nguyên tắc, HĐĐT khác với hóa đơn giấy là không hạn chế số dòng nên không cho phép lập bảng kê kèm theo. Tuy nhiên, đối với một số hàng hóa, dịch vụ đặc thù xuất hóa đơn theo kỳ phát sinh thì có thể được lập bảng kê.

Tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (ngày 19/10/2020) của Chính phủ, quy định:

“…- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền…”.

Đồng thời, Công văn số 587/TCT-CS (ngày 2/3/2022) của Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn, người bán được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn đối với một số loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù được bán theo kỳ nhất định, như: Điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm.

Như vậy, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ đặc thù phát sinh theo kỳ (ngày/tuần/tháng) với số lượng danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm thì được sử dụng bảng kê.

Quy định về bảng kê kèm theo HĐĐT

Căn cứ theo quy định về bảng kê tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu trên, khi lập bảng kê kèm theo HĐĐT, doanh nghiệp cần lưu ý:

- Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hoá, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hoá, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.

- Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

- Hàng hoá, dịch vụ bán ra ghi trên bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số…, ngày... tháng... năm…” còn hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm…”.

- Không cần ghi đơn giá nếu hàng hoá, dịch vụ sử dụng bảng kê đã liệt kê hàng hoá, dịch vụ bán theo hoá đơn.

- Bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.

Để giải đáp cho thắc mắc: “Hóa đơn điện tử có kèm bảng kê được không?”, S-invoice xin được trả lời như sau: Hóa đơn điện tử không được xuất kèm bảng kê, căn cứ theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế. Vậy nếu không được xuất kèm bảng kê thì đâu là giải pháp cho hóa đơn điện tử với nhiều danh mục hàng hóa? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.

1. Hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê được không?

- Thắc mắc: “Hóa đơn điện tử xuất bảng kê được không?” xảy ra trong trường hợp hóa đơn xuất ra với số lượng hàng hóa, dịch vụ lớn, không thể hiện được hết trên một trang hóa đơn. Trường hợp này không phải là hiếm gặp, đặc biệt trong những ngành như siêu thị, cung cấp vật tư cho công trình xây dựng,…

- Cho đến thời điểm hiện tại, vì chưa có một văn bản hướng dẫn chính thức để áp dụng nên việc xuất hóa đơn điện tử có kèm bảng kê hay không còn tùy thuộc vào từng cơ quan thuế tại các địa phương.

- Ví dụ, Cục thuế Hà Nội đã ra Công văn 78552/CT-TTHT hướng dẫn về việc hóa đơn điện tử không được đính kèm bảng kê như sau:

Hóa đơn điện tử có bảng kê đính kèm năm 2024

Công văn 78552/CT-TTHT hướng dẫn về việc hóa đơn điện tử không được đính kèm bảng kê

- Quy định về việc người bán xuất hóa đơn kèm bảng kê khi số lượng hàng vượt quá số dòng của một hóa đơn chỉ có ý nghĩa khi dùng hóa đơn giấy, số lượng dòng bị giới hạn. Còn với hóa đơn điện tử thì số dòng của hóa đơn không hề bị giới hạn vì vậy không có gì là chắc chắn về việc xuất hóa đơn điện tử được kèm bảng kê.

- Bởi một số cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng hóa đơn kèm bảng kê, nhưng một số cơ quan thuế thì lại không chấp nhận, do vậy, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn kèm bảng kê thì nên tìm hiểu kỹ và gửi công văn trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý để có thể nắm được thông tin chính xác, cụ thể và thực hiện đúng theo quy định.

- Theo Điều 19, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ mà danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau.

2. Các giải pháp cho vấn đề hóa đơn điện tử không được xuất kèm bảng kê

2.1. Giải pháp 1: Người bán ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn

- Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đầy đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký, dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần trống (nếu có).

2.2. Giải pháp 2: Sử dụng hóa đơn điện tử nhiều trang

- Bên cạnh đó, để đỡ mất thời gian và công sức khi không biết Chi cục Thuế quản lý có cho sử dụng hóa đơn điện tử kèm bảng kê hay không thì giải pháp cho trường hợp này là hình thức hóa đơn điện tử nhiều trang thay cho bảng kê để đảm bảo tất cả các cơ quan thuế đều chấp nhận.

- Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục Thuế sẽ xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn điện tử nhiều trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị:

Cùng số hóa đơn như của trang đầu

Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu

Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y (trong đó X là số thự tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó)”.

- Theo Công văn số 820/TCT-DNL về hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử:

Khi bán hàng hóa, công ty xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng thì phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

- Hóa đơn điện tử nhiều trang được thực hiện tương tự như sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm.