Các bước xây dựng hệ thống kế toán năm 2024

Chu trình kế toán chuẩn là các bước hướng dẫn một chuẩn mực ứng xử để tạo và duy trì một sổ cái chi tiết và chính xác, dù trên giấy hay trong chương trình máy tính.

Lưu giữ các tài liệu tài chính cần thiết để theo dõi giao dịch hoạt động quanh sổ cái. Trọng tâm của việc duy trì sổ cái là một quá trình được gọi là chu trình kế toán. Đây là một chuỗi các bước có hệ thống hỗ trợ việc thu thập, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chính. Mặc dù có nhiều phiên bản của chu trình kế toán bao gồm chi tiết hơn, nhưng quy trình chung (chuẩn) bao gồm năm bước chính cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn của quy trình kế toán của một công ty.

Một hệ thống kế toán phải đảm bảo chu trình kế toán được thực hiện đầy đủ và đúng đắn, khi đó nó đóng vai trò như một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ và loại trừ rủi ro cho doanh nghiệp.

1. Phân tích và xác định chính xác bản chất giao dịch

Bản chất chu kỳ của quy trình kế toán bắt đầu từ các giao dịch và đây có thể là bất kỳ điều gì ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công ty bạn. Tối thiểu, bất kỳ công ty nào cũng nên thu thập:

• Bán hàng
• Mua hàng
• Các giao dịch bên ngoài như trao đổi với các công ty khác
• Các giao dịch nội bộ như trao đổi giữa các bộ phận
• Bất kỳ điều gì khác có thể liên quan đến tài chính và có thể đo lường được

  Mặc dù đây là các giao dịch kinh tế mang tính tài chính, tuy nhiên mỗi giao dịch được thực hiện liên quan đến bối cảnh pháp lý sâu sắc. Ví dụ một giao dịch như thế nào thì được ghi nhận là một giao dịch bán hàng, giả sử bạn đã giao hàng nhưng chưa thu tiền, đây là loại giao dịch gì? Việc xác định loại giao dịch quyết định cách ghi nhận vào hệ thống kế toán, và do đó quyết định kết quả được lập báo cáo và toàn bộ các thông tin phái sinh sau nó.

2. Ghi vào sổ nhật ký

Ghi chép các giao dịch là một thủ tục được gọi là ghi nhật ký. Đây là danh sách giao dịch được ghi theo thứ tự thời gian của các giao dịch được xác định trong giai đoạn phân tích. Hệ thống kế toán bút toán kép ghi lại mỗi giao dịch dưới dạng một bút toán ghi sổ gồm bốn phần. Những phần này là:

• Tài khoản và số tiền ghi nợ
• Tài khoản và số tiền ghi có
• Ngày giao dịch
• Mô tả giao dịch

Mọi giao dịch được thể hiện dưới dạng cả ghi nợ và ghi có, đây gọi là ghi sổ kép .

Ghi sổ kép là việc ghi vào ít nhất hai tài khoản để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng ảnh hưởng mà nghiệp vụ đó gây ra đối với các đối tượng kế toán.

Lý do là mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp bao giờ cũng liên quan ít nhất đến hai đối tượng kế toán, mà mỗi đối tượng kế toán được mở một tài khoản riêng biệt để theo dõi, do đó mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ liên quan ít nhất đến hai tài khoản. Do đó, ghi sổ kép hay còn gọi là ghi kép thực chất là phương pháp ghi chép số tiền của nghiệp vụ kinh tế vào các tài khoản có liên quan căn cứ vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ.

3. Tổng hợp theo tài khoản kế toán

Trong thời kỳ của hệ thống kế toán bằng bút và giấy, nhật ký đóng vai trò là bản sao hoạt động của sổ cái. Ngày nay, thông thường việc tổng hợp này là một chức năng tự động vào cuối ngày hoặc một số kỳ tài chính khác, được thực hiện bởi một ứng dụng phần mềm kế toán.

Tuy nhiên, đây cũng là một bước mà người thực hiện lẫn nhà quản lý cần biết vì nó sẽ hữu dụng khi kiểm tra và sử dụng số liệu. Một số trường hợp như sau:

• Đối với những đơn vị có lượng giao dịch lớn như bán lẻ, thương mại điện tử … việc xem xét toàn bộ nhật ký giao dịch không phải luôn cần thiết, lúc này nhà quản lý chỉ cần xem số tổng hợp giao dịch hàng ngày cùng một loại.
• Khi một công ty mẹ duy trì các bộ sổ riêng cho từng công ty con. Trong trường hợp này, tổng tài khoản từ các công ty con được chuyển vào tài khoản của công ty mẹ.

4. Lập bảng cân đối chưa điều chỉnh

Bởi vì kế toán bút toán kép có ghi nợ và ghi có được thực hiện cho mọi giao dịch, những số tiền này phải luôn khớp với nhau. Khi không, nó chỉ ra một vấn đề mà sau đó cần theo dõi. Những so sánh này được gọi là số dư thử nghiệm. Số dư dùng thử chưa được điều chỉnh có thể đến trước khi các giao dịch đến muộn hoặc sửa lỗi được thực hiện.

Số dư thử nghiệm đã được điều chỉnh phản ánh tất cả các hoạt động tài chính xảy ra trong thời gian thực hiện các thủ tục cuối cùng.

5. Lập Báo cáo tài chính

Sau khi hoàn thành số dư thử nghiệm đã điều chỉnh, các báo cáo tài chính cho một giai đoạn kế toán (tháng – quý – năm hoặc một giai đoạn tùy chỉnh) được tạo ra. Các báo cáo này khác nhau, tùy thuộc vào thời kỳ và các báo cáo được yêu cầu. Đại diện cho việc hoàn thành một chu kỳ kế toán, các tài khoản sổ cái được đặt lại về 0 (zero) để chuẩn bị cho chu kỳ tiếp theo, bắt đầu lại với phân tích giao dịch.

Nếu doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc hay gặp khó khăn với chu trình kế toán, hãy tham khảo dịch vụ Kế toán thuế của Expertis để được giải đáp và hỗ trợ từ các chuyên gia!