Tại sao phải thiết kế chất lượng dịch vụ

Chất lượng dịch vụ được hiểu là kết quả của việc khách hàng đánh giá giữa sự mong đợi của họ về một dịch vụ với thực tế việc họ được trải nghiệm dịch vụ đó như thế nào. Nhìn từ góc độ người sử dụng dịch vụ, nó chính là mức độ thỏa mãn của một người dành cho một dịch vụ nào đó. Chất lượng dịch vụ giúp cho các doanh nghiệp khẳng định được vị trí của mình trên thị trường cũng như đối với các khách hàng đã sử dụng dịch vụ.

Vậy có thể nói, quản lý chất lượng dịch vụ là hoạt động mà ở đó, các nhà quản lý đưa ra các phương pháp, mục tiêu và chính sách để tác động đến chất lượng dịch vụ. Qua đó phát triển dịch vụ của doanh nghiệp để được công chúng đón nhận và yêu mến hơn. Quản lý chất lượng dịch còn được gọi theo thuật ngữ Tiếng Anh là Service Quality Management.

Khác với chất lượng sản phẩm, việc xác định giá trị của dịch vụ không dựa trên những yếu tố hữu hình. Với dịch vụ, chất lượng của nó chỉ được đánh giá đúng nhất từ các ý kiến, đánh giá của khách hàng theo thời gian và thiết lập cùng với các mối tương quan, xu hướng đan xen.

Tin tuyển dụng: Việc làm quản lý chất lượng

Dịch vụ ngày nay đã chiếm một vị trí khá đáng kể trong nền kinh tế thị trường của nước ta. Các doanh nghiệp kinh doanh về lĩnh vực dịch vụ mở ra ngày một nhiều và có chiều hướng ngày một tăng trong lương lai. Ngành dịch vụ không chỉ giúp thúc đẩy nền kinh tế phát triển mà còn tạo ra sự liên kế giữa các ngành sản xuất, liên kết các vùng kinh tế trong nước và liên kết giữa kinh tế Việt Nam với kinh tế thế giới.

Để phát huy được tối đa vai trò của ngành dịch vụ, các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực dịch vụ đẩy mạnh hơn nữa công tác quản lý chất lượng dịch vụ để đem lại những thành quả cao nhất cho ngành này. Hơn thế nữa, xã hội ngày một phát triển, thu nhập của người dân cũng ngày một tăng lên, bởi vậy nhu cầu sử dụng dịch vụ cũng ngày một lớn. Để có thể đáp ứng được nhu cầu người dân, các ngành dịch vụ đòi hỏi ngày càng phải đa dạng và nâng cao chất lượng hơn nữa, buộc các doanh nghiệp phải nâng cao quản lý chất lượng dịch vụ.

Có thể thấy, quản lý chất lượng dịch vụ có vai trò rất lớn đối với sự thành công của các doanh nghiệp. Quản lý chất lượng giúp cho chất lượng các dịch vụ ngày một tốt hơn, đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng và nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Ngoài ra, quản lý chất lượng dịch vụ cũng cho phép các doanh nghiệp có thể xác định được đúng hướng đi cho dịch vụ, phù hợp với mong muốn của người sử dụng về cả giá cả và tính hữu ích. Tương lai xa hơn có thể giúp các doanh nghiệp mở rộng thị trường dịch vụ và tăng khả năng cạnh tranh đối với các doanh nghiệp cùng ngành khác.

Xem thêm: Total Quality Management là gì? Những đặc điểm cơ bản của TQM

3. Quy trình quản lý chất lượng dịch vụ ở các doanh nghiệp

3.1. Xác định nhu cầu của khách hàng

Đối với các ngành dịch vụ thì nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ là tìm hiểu, xác định nhu cầu của các đối tượng khách hàng cho dịch vụ mà doanh nghiệp đó cung cấp. Việc tìm hiểu về nhu cầu khách hàng sẽ giúp cho các doanh nghiệp định hướng cho các sản phẩm của mình sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của người sử dụng. Theo đó, các doanh nghiệp dịch vụ sẽ cho phát triển, nâng cao các sản phẩm dịch vụ một cách hiệu quả nhất.

Các bước phổ biến để xác định nhu cầu của khách hàng sẽ bao gồm: Thu thập thông tin của khách hàng, thiết lập các mối quan hệ với khách hàng và cuối cùng là đo lường sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm dịch vụ đó. Các doanh nghiệp cần lên các kế hoạch cụ thể cho từng nhiệm vụ và phân bổ đến từng bộ phận để đạt được hiệu quả cao và chính xác nhất ngay từ bước xác định nhu cầu.

3.2. Xác định mục tiêu

Mục tiêu của quản lý chất lượng dịch vụ sẽ bao gồm cả mục tiêu khát quái và mục tiêu chi tiết. Các mục tiêu bao quát sẽ là những mục tiêu mang tính chung nhất, khát quái những giá trị mà doanh nghiệp dịch vụ cần phải được. Ví dụ như “Doanh nghiệp nỗ lực trở thành một trong 3 doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp công nghệ trong 5 năm tới.” Còn với mục tiêu chi tiết, các doanh nghiệp sẽ đưa ra những con số cụ thể, chính xác với từng mục tiêu, công việc sắp tới cần phải đạt được.

Việc xác định mục tiêu giúp cho các doanh nghiệp dịch vụ chắc chắn về hướng đi của mình, dồn mọi tâm huyết để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó việc xác định được mục tiêu rõ ràng, các sẽ giúp cho các doanh nghiệp xác định được các phương hướng cụ thể và đúng đắn nhất.

Hoạch định và cải tiến chất lượng là bước tiếp theo mà các doanh nghiệp cần phải thực hiện sau khi đã xác định được mục tiêu của doanh nghiệp. Hoạch định và cải tiến sản phẩm phải dựa trên việc nghiên cứu về nhu cầu khách hàng, nhu cầu của thị trường và bản chất của các dịch vụ là như thế nào. Để có thể làm được điều này, các doanh nghiệp cần có những bộ phận chuyên trách hay một hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp và có kinh nghiệm.

3.4. Xây dựng đội ngũ nhân viên

Việc nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên cũng là một yếu tố quan trọng của quản lý chất lượng dịch vụ bởi đội ngũ nhân viên sẽ là những người trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng của các sản phẩm dịch vụ đó. Doanh nghiệp cần đưa ra các phương án đào tạo nhân viên; chú trọng đến việc đào tạo, huấn luyện; thường xuyên kiểm tra công tác chuyên môn, nghiệp vụ; luôn đảm bảo đầy đủ số lượng nhân viên làm việc để đáp ứng được tiến độ công việc.

Xem thêm: [OQC là gì?] Cẩm nang kiến thức ngành kiểm soát chất lượng

3.5. Giám sát, đánh giá trong quá trình cung ứng dịch vụ

Ý nghĩa của việc giám sát, đánh giá là nhằm để kịp thời phát hiện các lỗi trong quá trình phát triển và cung cấp các dịch vụ cho người sử dụng. Chỉ thông qua giám sát, đánh giá, các doanh nghiệp mới có thể xác định được chính xác nhất về chất lượng dịch vụ để có các phương án điều chỉnh, đổi mới cho phù hợp với thị trường.

Việc đánh giá, giám sát phải được tiến hành thường xuyên, đều đặn để tránh các trường hợp bị tồn động sai sót, gây ảnh hưởng tới chất lượng của dịch vụ cũng như gây cái nhìn không tốt từ phía người dùng.

Trên đây là các thông tin về quản lý chất lượng dịch vụ là gì và quy trình quản lý chất lượng dịch vụ mà mình muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng các thông tin sẽ giúp ích được cho bạn thật nhiều trong công việc nhé.

Tìm việc làm quản lý chất lượng dịch vụ tại Hà Nội

Bạn đang muốn tìm kiếm các công việc liên quan đến quản lý chất lượng dịch vụ? Cùng mình click vào link dưới đây để tham khảo nhé.

Tìm việc làm quản lý chất lượng dịch vụ tại Hà Nội

Chất lượng dịch vụ của mỗi doanh nghiệp cùng với mức độ hài lòng của khách hàng cao sẽ giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển và đứng vững trên thị trường. Làm sao để đo lường chất lượng dịch vụ? Những công cụ nào dùng để đo lường chất lượng dịch vụ? Cùng Luận Văn Việt phân tích qua bài chia sẻ sau đây nhé.

1. Khái niệm chất lượng dịch vụ là gì? 

Chất lượng dịch vụ là sự so sánh của khách hàng về những kỳ vọng của dịch vụ, bởi vì nó liên quan rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Một doanh nghiệp có chất lượng dịch vụ cao có khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong khi vẫn cạnh tranh về kinh tế trong ngành tương ứng của họ. 

Các doanh nghiệp thành công luôn cạnh tranh và có liên quan trên thị trường làm việc chủ động để thu thập thông tin từ cơ sở khách hàng tiềm năng hoặc hiện tại để có thể đảm bảo đáp ứng nhu cầu của họ.

Chất lượng dịch vụ của bất kỳ một công ty nào cũng thật sự quan trọng khi có những đánh giá thực sự của khách hàng đã sử dụng dịch vụ đó, quan trọng hơn rất nhiều về việc thảo luận với các chuyên gia, bạn bè hoặc đồng nghiệp. 

Một số câu hỏi khảo sát thường sử dụng khi cần ghi nhận phản hồi của khách hàng như: 

• Khách hàng thích gì?
• Họ không thích điều gì? Làm thế nào để mọi thứ có thể được tốt hơn?
• Các nhu cầu và mong đợi của họ có được đáp ứng không?
• Họ sẵn sàng chi trả bao nhiêu tiền để sử dụng mặt hàng nào đó?
• Sự tiện lợi có quan trọng không?
• Các mặt hàng có nên được đóng gói cùng nhau không?
• Dịch vụ sau bán hàng có quan trọng không?

Sử dụng nhiều cách để ghi nhận được mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ sẽ giúp cho doanh nghiệp có những góc nhìn tổng quát và đưa ra các quyết định hợp lý nhất.

2. Vai trò của chất lượng dịch vụ 

Chất lượng dịch vụ đối với các ngành dịch vụ, nhà hàng, khách sạn trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất để tạo được lợi thế cạnh tranh bền vững và niềm tin của khách hàng trong thị trường canh tranh cao. Do đó, chất lượng dịch vụ được coi là một khái niệm cốt lõi quan trọng mang đến sự thành công cho chính doanh nghiệp đó khi chất lượng dịch vụ khách hàng quá hoàn hảo.

Chất lượng dịch vụ có vai trò rất lớn trong bất cứ ngành nghề nào liên quan đến khách hàng không chỉ là riêng ngành dịch vụ. Chất lượng dịch vụ được chia thành hai khía cạnh chính, đó là chất lượng chức năng và chất lượng kỹ thuật. Một cách tiếp cận khác cho rằng chất lượng dịch vụ có năm khía cạnh: đảm bảo, độ tin cậy, sự đồng cảm, tính hữu hình và khả năng đáp ứng.

Trong đó sự hài lòng của khách hàng là cảm xúc bên trong của mọi cá nhân, có thể là sự hài lòng hoặc không hài lòng do đánh giá dịch vụ cung cấp cho một cá nhân trong bối cảnh khách hàng mong đợi bởi một tổ chức sẽ dẫn đến sự trung thành của khách hàng.

Hiện tại Luận Văn Việt đang cung cấp dịch vụ hỗ trợ luận văn, dịch vụ chạy spss. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi khi gặp bất kì khó khăn nào khi làm bài luận, chúng tôi cam kết giúp bạn hoàn thành bài luận một cách tốt nhất.

3. Các Công cụ đo chất lượng dịch vụ 

Đo lường cũng giúp tổ chức so sánh sự khác biệt trước và sau khi thay đổi, xác định tiêu chuẩn cung cấp dịch vụ và đây cũng là cơ hội tốt để nhận ra các vấn đề liên quan đến chất lượng dịch vụ. Do đó, việc đo lường chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng mang lại lợi ích cho công ty cả về mặt định tính và định lượng. 

Đạt được mức chất lượng dịch vụ cao và sự hài lòng của khách hàng đồng nghĩa với việc nâng cao lòng trung thành của khách hàng, tăng thị phần, lợi tức đầu tư cao hơn, giảm chi phí và đảm bảo lợi thế cạnh tranh. Nó cũng có tác động tích cực đến sự hài lòng của nhân viên.

3.1. Phản hồi của khách hàng 

Phản hồi của khách hàng có thể được thu thập bằng cách:

• Hỏi người tiêu dùng trực tiếp

Chiến thuật này đặc biệt hiệu quả trong thời điểm mua hàng tại một cửa hàng bán lẻ vì người tiêu dùng đang được thăm dò về trải nghiệm của họ trong khi mua sắm.

Phân phát bảng câu hỏi dài một trang với một số câu hỏi chính về mức độ hài lòng và khuyến khích khách hàng điền vào. Chúng có thể được phân phát ngay sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ hoặc gửi qua email cho những người tiêu dùng đã cho phép họ được liên hệ.

Điều này bao gồm việc thu thập một số khách hàng, ngồi xuống và thảo luận về một loạt các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Ưu điểm của việc sử dụng phương pháp này so với bảng câu hỏi là nó sẽ mang lại nhiều thông tin và phản hồi chi tiết hơn, thay vì các câu trả lời theo kiểu “đánh dấu vào hộp” từ bảng câu hỏi. 

Các nhóm tập trung trực tiếp và phỏng vấn trực tiếp là những công cụ hữu ích cung cấp giải thích về các vấn đề liên quan đến sản phẩm hoặc người tiêu dùng vì bạn không chỉ tiếp nhận được ý kiến mà còn có thể nắm bắt cảm xúc của họ.

Một số cuộc khảo sát có thể được thực hiện qua điện thoại. Điều này mang lại một cuộc trao đổi trò chuyện riêng tư hơn giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ.

Công nghệ đã giúp các công ty ngày càng dễ dàng nhận được phản hồi từ khách hàng của họ. 

Gần đây, nhiều tổ chức đã triển khai vòng lặp phản hồi cho phép họ nắm bắt phản hồi tại điểm trải nghiệm. 

3.2. Năm khía cạnh của chất lượng dịch vụ theo mô hình SERVQUAL  

Công cụ SERVQUAL đo lường năm khía cạnh của Chất lượng Dịch vụ. Năm khía cạnh này là: tính hữu hình, độ tin cậy, khả năng đáp ứng, sự đảm bảo và sự đồng cảm.

Vì dịch vụ là hữu hình, khách hàng có được nhận thức của họ về chất lượng dịch vụ bằng cách so sánh hữu hình liên quan đến các dịch vụ này được cung cấp. Đó là sự xuất hiện của cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân sự và tài liệu truyền thông. 

Trong cuộc khảo sát này, trên bảng câu hỏi được thiết kế, khách hàng trả lời các câu hỏi về cách bố trí vật chất và các tiện nghi mà công ty cung cấp cho khách hàng.

Độ tin cậy có nghĩa là công ty thực hiện những lời hứa của mình về việc phân phối, cung cấp dịch vụ, giải quyết vấn đề và giá cả. Khách hàng muốn hợp tác kinh doanh với những công ty giữ lời hứa, đặc biệt là lời hứa của họ về kết quả dịch vụ và các thuộc tính dịch vụ cốt lõi. 

Đó là sự sẵn sàng giúp đỡ khách hàng và cung cấp dịch vụ nhanh chóng. Thứ nguyên này nhấn mạnh sự chú ý và nhanh chóng trong việc giải quyết các yêu cầu, thắc mắc, khiếu nại và vấn đề của khách hàng. Khả năng đáp ứng được truyền đạt đến khách hàng theo khoảng thời gian họ phải chờ đợi để được hỗ trợ, trả lời các câu hỏi hoặc chú ý đến các vấn đề.

Nó có nghĩa là khơi dậy niềm tin và sự tự tin. Sự đảm bảo được định nghĩa là kiến thức của nhân viên về sản phẩm dịch vụ và phép lịch sự, truyền cảm hứng và sự tự tin. Thứ nguyên này có thể đặc biệt quan trọng đối với các dịch vụ mà khách hàng cho là liên quan đến mức tăng cao và về điều họ cảm thấy không chắc chắn về khả năng đánh giá. 

Niềm tin và sự tự tin có thể được thể hiện ở người liên kết khách hàng với công ty, ví dụ, bộ phận tiếp thị. Do đó, nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của việc tạo niềm tin và niềm tin từ khách hàng để đạt được lợi thế cạnh tranh và lòng trung thành của khách hàng.

Nó có nghĩa là cung cấp sự quan tâm chăm sóc cá nhân mà công ty dành cho khách hàng của mình. Ở một số quốc gia, điều cần thiết là phải quan tâm đến từng cá nhân để cho khách hàng thấy rằng công ty làm tốt nhất để thỏa mãn nhu cầu của họ. Sự đồng cảm là một điểm cộng tạo nên sự tin tưởng và tín nhiệm của khách hàng, đồng thời làm tăng thêm lòng trung thành. 

Trong thế giới cạnh tranh này, yêu cầu của khách hàng đang tăng lên ngày này qua ngày khác và các công ty có nhiệm vụ tối đa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, những khách hàng không nhận được sự quan tâm sẽ tìm kiếm ở nơi khác.

Tham khảo: Ma trận SWOT là gì? Ý nghĩa và ví dụ cụ thể về mô hình SWOT

3.3. Mô hình 5 khoảng cách chất lượng (Gap)

• GAP 1: Khoảng cách giữa kỳ vọng của người tiêu dùng và nhận thức của ban quản lý

Khoảng cách này phát sinh khi ban quản lý hoặc nhà cung cấp dịch vụ không nhận thức đúng những gì khách hàng muốn hoặc cần. 

Ví dụ: Các nhà quản lý khách sạn có thể nghĩ rằng khách muốn thức ăn ngon hơn hoặc các thiết bị nhà hàng trong nhà, nhưng khách có thể quan tâm nhiều hơn đến khả năng đáp ứng của nhân viên hoặc sự sạch sẽ của phòng của họ.

• GAP 2: Khoảng cách giữa nhận thức của ban quản lý và đặc tả chất lượng dịch vụ

Đây là khi ban quản lý hoặc nhà cung cấp dịch vụ có thể nhận thức đúng những gì khách hàng muốn, nhưng có thể không đặt ra tiêu chuẩn hoạt động. 

Một ví dụ ở đây là quản trị viên bệnh viện có thể yêu cầu y tá phản hồi yêu cầu “nhanh”, nhưng không thể chỉ định “nhanh như thế nào”.

• GAP 3: Khoảng cách giữa đặc tả chất lượng dịch vụ và cung cấp dịch vụ

Khoảng cách này có thể phát sinh trong các tình huống liên quan đến nhân viên phục vụ. Nó có thể xảy ra do đào tạo kém, không có khả năng hoặc không sẵn sàng đáp ứng tiêu chuẩn dịch vụ đã đặt ra. 

Ví dụ: Khi văn phòng bác sĩ có các tiêu chuẩn rất cụ thể về vệ sinh được thông báo nhưng nhân viên được thuê có thể đã được đào tạo kém về sự cần thiết phải tuân theo các quy trình nghiêm ngặt này.

• GAP 4: Khoảng cách giữa cung cấp dịch vụ và giao tiếp bên ngoài

Kỳ vọng của người tiêu dùng bị ảnh hưởng nhiều bởi các tuyên bố của đại diện công ty và quảng cáo. Khoảng cách nảy sinh khi những kỳ vọng giả định này không được thực hiện tại thời điểm cung cấp dịch vụ. 

Ví dụ: Một bệnh viện được in trên tờ rơi quảng cáo của mình có thể có các phòng sạch sẽ và được trang bị đầy đủ nhưng trên thực tế, nó có thể được bảo trì kém – trong trường hợp này, mong đợi của bệnh nhân không được đáp ứng.

• GAP 5: Khoảng cách giữa dịch vụ mong đợi và dịch vụ có kinh nghiệm

Khoảng cách này phát sinh khi người tiêu dùng hiểu sai về chất lượng dịch vụ. 

Ví dụ: Bác sĩ có thể tiếp tục thăm bệnh nhân để thể hiện và đảm bảo sự chăm sóc, những bệnh nhân có thể hiểu đây là dấu hiệu cho thấy có điều gì đó thực sự không ổn.

Trên đây là chia sẻ của Luận Văn Việt về những kiến thức cơ bản xoay quanh chất lượng dịch vụ. Chất lượng dịch vụ của bất kỳ doanh nghiệp nào được khách hàng đánh giá cao, doanh nghiệp đó chắc chắn có lợi thế cạnh tranh rất lớn trên thị trường. 

Nếu có bất kỳ thắc mắc gì khi tìm hiểu về chất lượng dịch vụ cũng như cần giúp đỡ trong quá tringh làm bài luận văn, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0915 686 999 hoặc qua email: để được giải đáp chi tiết và nhanh chóng.

Chúc các bạn thành công!

Hiện tại tôi đang đảm nhiệm vị trí Content Leader tại Luận Văn Việt. Tất cả các nội dung đăng tải trên website của Luận Văn Việt đều được tôi kiểm duyệt và lên kế hoạch nội dung. Tôi rất yêu thích việc viết lách ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Và đến nay thì tôi đã có hơn 5 năm kinh nghiệm viết bài.

Hy vọng có thể mang đến cho bạn đọc thật nhiều thông tin bổ ích về tất cả các chuyên ngành, giúp bạn hoàn thành bài luận văn của mình một cách tốt nhất!