Microsoft gọi ứng dụng Planner của mình là “một cách đơn giản, trực quan để tổ chức làm việc theo nhóm”. Trong số các tính năng khác, ứng dụng quản lý dự án này giúp bạn lập kế hoạch dự án, tạo và phân công nhiệm vụ trong các danh mục khác nhau, đồng thời xem dữ liệu kế hoạch và số liệu thống kê. Show
Bất kỳ ai có đăng ký Office 365 , cho dù đó là đăng ký cá nhân hay đăng ký doanh nghiệp thông qua nhà tuyển dụng của bạn, đều có quyền truy cập vào Microsoft Planner . Hướng dẫn về Microsoft PlannerMicrosoft Planner có nhiều cửa trước. Bắt đầu bằng cách đăng nhập vào tài khoản Office 365(Office 365 account) của bạn . Bạn có thể thực hiện điều đó tại bất kỳ điểm nào trong số nhiều điểm nhập của Office 365 , bao gồm:(Office 365)
Nếu bạn đã đăng nhập vào một khu vực khác của Microsoft Office , bạn có thể tìm thấy liên kết đến ứng dụng Microsoft Planner bằng cách chọn biểu tượng trình khởi chạy ứng dụng ở góc trên bên trái và chọn Planner . Nếu Planner không có trong danh sách, hãy chọn Tất cả ứng dụng(All apps ) và tìm Planner trong danh sách. Ngoài ra, bạn có thể đăng nhập trực tiếp vào Microsoft Planner tại task.office.com(tasks.office.com) . Khi bạn đã đăng nhập, điểm dừng đầu tiên của bạn sẽ là trung tâm Planner . Từ đó, bạn có thể bắt đầu một kế hoạch mới, xem các kế hoạch gần đây, xem tất cả các kế hoạch của bạn hoặc xem các nhiệm vụ được giao cho bạn. Lưu ý liên kết để tải ứng dụng Planner dành cho thiết bị di động ở cuối menu bên trái. Chọn liên kết và nhấp vào Gửi(Send) trong hộp thoại phương thức. Ứng dụng Microsoft Planner dành cho thiết bị di động có sẵn cho cả Android và iPhone. Cách xây dựng kế hoạch trong ứng dụng Microsoft Planner(Microsoft Planner App)Trước khi có thể giao nhiệm vụ cho mình hoặc cho người khác, bạn phải lập một kế hoạch. Lập kế hoạchTrong ngăn bên trái, chọn Gói mới(New plan) . Điền vào tất cả các thông tin được yêu cầu trong cửa sổ Gói mới .(New plan)
Tiếp theo, bạn sẽ thấy bảng điều khiển chính hoặc Bảng(Board) cho kế hoạch bạn vừa tạo. Chế độ xem bảng điều khiển dựa trên thẻ, giống như Trello(much like Trello) . Trước khi thêm nhiệm vụ, hãy thêm các thành viên trong nhóm của bạn vào kế hoạch. Thêm người khác vào kế hoạch của bạnTừ bảng điều khiển kế hoạch, hãy chọn menu thả xuống Thành viên(Members) . Nhập tên của một người để thêm họ làm thành viên. Thêm và giao nhiệm vụKế hoạch của bạn đi kèm với một nhóm(bucket) nhiệm vụ mặc định có tên là To do .
Để thêm các chi tiết khác cho nhiệm vụ, hãy chọn thẻ trên trang tổng quan. Từ đó, bạn có thể thêm nhãn, thay đổi nhóm mà nhiệm vụ đang ở và cho biết tiến trình, mức độ ưu tiên, ngày bắt đầu và ngày hoàn thành của nhiệm vụ. Bạn cũng có thể thêm ghi chú, danh sách kiểm tra và tệp đính kèm. Bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể thêm nhận xét cho nhiệm vụ. Luôn đi đúng hướngMicrosoft Planner cung cấp nhiều cách khác nhau để có được cái nhìn toàn cảnh về kế hoạch của bạn. Biểu đồTab Biểu đồ(Charts) hiển thị tóm tắt về trạng thái của tất cả các nhiệm vụ trong kế hoạch, có bao nhiêu nhiệm vụ trong mỗi nhóm, biểu đồ hiển thị số lượng nhiệm vụ có trong mỗi mức độ ưu tiên (khẩn cấp, quan trọng, trung bình và thấp), danh sách các thành viên của kế hoạch và bao nhiêu nhiệm vụ mỗi người đã được giao. Lịch trìnhTab Lịch biểu(Schedule) hiển thị tất cả các nhiệm vụ trên lịch để bạn có thể biết được thời hạn của nhiệm vụ nào đang đến gần. Sự lựa chọn khácChọn ba dấu chấm ở bên phải của tab Lịch biểu(Schedule) và bạn sẽ tìm thấy nhiều tính năng khác của Microsoft Planner .
Bạn cũng có thể thêm kế hoạch vào danh sách yêu thích của mình, tạo một bản sao kế hoạch của bạn trong Microsoft Planner , xuất kế hoạch của bạn sang Excel , sao chép liên kết đến kế hoạch của bạn và thêm kế hoạch của bạn vào lịch Outlook của bạn . Chủ sở hữu nhóm có thể chọn Cài đặt kế hoạch(Plan settings ) để định cấu hình cài đặt email của nhóm và cho biết liệu nhóm có nhận được email khi nhiệm vụ được giao hoặc hoàn thành hay không. Đây cũng là nơi chủ sở hữu có thể xóa(delete) kế hoạch. Hoàn thành công việc(Tasks) trong Microsoft PlannerKhi một nhiệm vụ đã được hoàn thành, người được giao nhiệm vụ có thể đánh dấu nó là hoàn thành trên thẻ của nó trên Bảng(Board) . Sau khi nhiệm vụ được đánh dấu là hoàn thành, bạn có thể tìm lại bằng cách mở rộng menu thả xuống Hiển thị đã hoàn thành(Show completed) . Nhận thông tin cập nhật về kế hoạch của bạnCác thành viên của Plan có thể chọn thời điểm nhận thông báo từ Planner bằng cách chọn biểu tượng bánh răng / cài đặt, chọn Thông báo(Notifications) và chỉ định tùy chọn thông báo của họ. Các công cụ cộng tác(Collaboration Tools) và quản lý tác vụ khác(Task Management)Đôi khi sự phức tạp tuyệt đối của Microsoft không hấp dẫn người dùng. Nếu bạn đã quyết định rằng bộ phần mềm Microsoft Office 365 không dành cho bạn, thì có rất nhiều công cụ cộng tác(collaboration tools) và quản lý tác vụ(task management) tuyệt vời khác . Cho dù(Whichever) bạn chọn công cụ nào, có một kế hoạch dự án có tổ chức sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Microsoft calls its Planner applicatіon “a simplе, visual way tо organize teamwork.” Among other features, this project management app helps you make a proјect plan, create and assign tasks in different categories, and view plаn data and stаtistics. Anyone who has a subscription to Office 365, whether it’s a personal subscription or an enterprise subscription via your employer, has access to the Microsoft Planner. Microsoft Planner TutorialMicrosoft Planner has multiple front doors. Begin by signing into your Office 365 account. You can do that at any of Office 365’s many points of entry including:
If you’re already signed into another area of Microsoft Office, you can find the link to the Microsoft Planner app by selecting the app launcher icon in the upper-left corner and choosing Planner. If Planner is not in the list, select All apps and find Planner in the list. Alternatively, you can sign into Microsoft Planner directly at tasks.office.com. Once you’ve signed in, your first stop will be the Planner hub. From there you can start a new plan, view recent plans, view all your plans, or view tasks assigned to you. Note the link to get the Planner mobile app at the bottom of the left menu. Select the link and click Send in the modal dialogue box. The Microsoft Planner mobile app is available for both Android and iPhone. How to Build a Plan in the Microsoft Planner AppBefore you can assign tasks to yourself or other people, you must create a plan. Creating a PlanIn the left pane, select New plan. Fill out all the information requested in the New plan window.
Next you will see the main dashboard or Board for the plan you just created. The dashboard view is card-based, much like Trello. Before adding tasks, add members of your team to the plan. Adding Other People to Your PlanFrom the plan dashboard, select the Members dropdown. Enter a person’s name to add them as a member. Adding and Assigning TasksYour plan comes with one default task bucket called To do.
To add more details to the task, select the card on the dashboard. From there, you can add a label, change which bucket the task is in, and indicate the task’s progress, priority, start date, and due date. You can also add notes, checklists, and attachments. Any team member can add comments to the task. Staying on TrackMicrosoft Planner offers a variety of ways to get a bird’s-eye view of your plan. ChartsThe Charts tab displays summaries of the status of all tasks in the plan, how many tasks are in each bucket, a chart showing how many tasks there are in each priority level (urgent, important, medium, and low), a list of the plan’s members, and how many tasks each person has been assigned. ScheduleThe Schedule tab displays all the tasks on a calendar so you can get an idea of which task deadlines are approaching. Other OptionsSelect the three dots to the right of the Schedule tab, and you will find many other features of Microsoft Planner.
You can also add the plan to your favorites, make a copy of your plan within Microsoft Planner, export your plan to Excel, copy the link to your plan, and add your plan to your Outlook calendar. Group owners can select Plan settings to configure the group’s email settings and indicate whether the group should receive an email when a task is assigned or completed. This is also where the owner can delete the plan. Completing Tasks in the Microsoft PlannerWhen a task has been completed, the person assigned to the task can mark it as complete on its card on the Board. After the task has been marked as complete, you can find it again by expanding the Show completed dropdown. Get Updates on Your PlanPlan members can choose when to receive notifications from Planner by selecting the gear/settings icon, selecting Notifications, and specifying their notification preferences. Other Task Management and Collaboration ToolsSometimes the sheer complexity of Microsoft is unattractive to users. If you’ve decided that the Microsoft Office 365 software suite is not for you, there are many other excellent task management and collaboration tools available. Whichever tools you choose, having an organized project plan will help you achieve your goals. |