|
Skip to content
Như vậy, loại bỏ lãng phí chính là loại bỏ mọi hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng. Ở góc độ tạo giá trị, các hoạt động của doanh nghiệp có thể được chia thành ba nhóm, bao gồm:
Các hoạt động tạo giá trị: là các hoạt động trực tiếp biến đổi các yếu tố đầu vào để tạo ra đúng sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
Các hoạt động không tạo giá trị: là các hoạt động không được yêu cầu để biến đổi các yếu tố đầu vào nhằm tạo ra đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Nói một cách khác, bất kỳ hoạt động nào mà khách hàng không sẵn lòng trả tiền thì được coi là không tạo giá trị. Các hoạt động không tạo giá trị đều được coi là lãng phí và là đối tượng cần được giảm thiểu và loại bỏ.
Các hoạt động không tạo giá trị nhưng cần thiết: là các hoạt động không tạo giá trị dưới góc nhìn của khách hàng nhưng cần có để tạo và cung cấp sản phẩm/dịch vụ. Đây cũng được coi là lãng phí và cần phải lên kế hoạch để từng bước loại bỏ (thường loại lãng phí này sẽ không loại bỏ được ngay, nhưng có thể được loại bỏ trong một kế hoạch dài hạn).
“Loại bỏ lãng phí” và “cắt giảm chi phí” là hai thuật ngữ quá quen thuộc với các nhà quản lý. Tuy nhiên, vẫn còn không ít người hiểu sai hoặc nhầm lẫn dẫn đến đồng nhất hai khái niệm này. Bởi vì chúng khác nhau…
Cắt giảm chi phí không đúng cách có thể phải gánh chịu thêm nhiều chi phí biến tướng, còn loại bỏ lãng phí thì không. Ví dụ, khi doanh nghiệp cắt giảm chi phí nhân sự (lương, thưởng, chi phí đào tạo và phát triển) thì hậu quả tất yếu sẽ là năng lực và thái độ làm việc của nhân viên giảm sút, gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Vậy nên, trước khi cắt giảm chi phí, chúng ta hãy tìm cách loại bỏ lãng phí. Theo Taiichi Ohno (Giám đốc điều hành của tập đoàn Toyota, 1912-1990), trong mô hình quản trị tinh gọn, có 7 loại lãng phí như sau:
Lãng phí do sai lỗi - phải sửa chữa hoặc làm lại - gây tốn nguồn lực. Lãng phí do làm nhiều hơn mức cần thiết, nhanh hơn cần thiết hoặc trước khi cần thiết. Lãng phí do phải chờ đợi hoặc trì hoãn. Lãng phí do vận chuyển không cần thiết. Lãng phí do tồn kho, lưu trữ - gây mất diện tích, phải bảo quản… Lãng phí do người lao động thao tác thừa hoặc có những di chuyển/đi lại không cần thiết. Lãng phí do có một quy trình nào đó hoặc một số bước trong quy trình không tạo ra giá trị. Ngoài 7 loại lãng phí do Taiichi Ohno đưa ra, ngày nay, các chuyên gia bổ sung thêm loại lãng phí thứ 8, đó chính là lãng phí do không phát huy được tài năng và sự sáng tạo của nhân viên.
 Ví dụ 8 lãng phí thường gặp ở văn phòngTrước khi loại bỏ lãng phí, bạn phải xác định được đâu là các lãng phí trong công ty? Biểu mẫu dưới đây có thể giúp dễ dàng nhận dạng lãng phí:
Điểm số sẽ giúp nhận biết được mức độ nghiêm trọng của lãng phí. Điểm số nên cho từ 0 – 3. Điểm 0: không có lãng phí Điểm 1: có rất ít lãng phí Điểm 2: có lãng phí nghiêm trọng Điểm 3: lãng phí đặc biệt nghiêm trọng, có nguy cơ ảnh hưởng đến sự tồn tại & phát triển của doanh nghiệp. Việc thực hiện dự án loại bỏ lãng phí không phải là quá phức tạp và cũng không mất nhiều công sức. Tuy nhiên, nó cần được các nhà quản lý thấu hiểu và có thái độ tích cực. Trên thực tế, không ai muốn thừa nhận mình đang lãng phí. Vì vậy, để dự án loại bỏ lãng phí thành công, lãnh đạo cần có những bước đào tạo nhận thức và động viên tích cực trong nội bộ, từ ban lãnh đạo, các quản lý cấp trung đến toàn thể người lao động trong doanh nghiệp.
Defects - Lỗi, khuyết tật sản phẩm: Quá trình sản xuất dù có tối ưu như thế nào cũng xuất hiện lỗi, nó tồn tại do sai lầm của con người hay từ chính máy móc, thiết bị gây ra. Chúng ta có thể cắt giảm đến mức thấp nhất thiệt hại bằng cách phân tích nguyên nhân thông qua biểu đồ xương cá. Over production - Sản xuất dư thừa: sản xuất cung vượt cầu là một chiến lược của doanh nghiệp để đảm bảo luôn cung cấp đủ hàng hoá khi có nhu cầu. Tuy nhiên, khi sản xuất không được kiểm soát chặt chẽ sẽ trở thành gánh nặng cho quản trị hàng tồn kho. Bởi vậy, việc lập kế hoạch sản xuất hàng hoá ở an toàn là việc quan trọng trọng đồng thời giảm gánh nặng cho các khâu còn lại. Waiting - Chờ đợi: Thời gian “chết" trong hoạt động sản xuất kinh doanh là tất yếu. Chờ đợi nguyên vật liệu, chờ đợi kinh phí, chờ đợi vận chuyển,... thời gian “chết" này không mang lại bất kỳ lợi ích nào cho doanh nghiệp, mặc dù không thể loại bỏ hoàn toàn những doanh nghiệp cần cắt giảm đến mức tối thiểu bằng việc nâng cao hiệu suất làm việc của các khâu.
Inventory - Lãng phí tồn kho: hàng tồn kho đảm bảo cho quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá được liền mạch, xuyên suốt thế nhưng nếu lượng tồn kho quá lớn lại gây ra tác dụng ngược. Hàng tá các chi phí phát sinh trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch sản xuất hiệu quả, dự đoán được nhu cầu để dự trữ hàng tồn kho hợp lí tránh lãng phí. Transportation - Lãng phí vận chuyển: vận chuyển là khâu tất yếu trong sản xuất, bởi vậy doanh nghiệp ít khi để tâm đến lãng phí do vận chuyển gây ra. Do đó, cần thiết kế và xây dựng một chu trình sản xuất khép kín, hiện đại và thuận tiện. Quy trình vận chuyển nguyên liệu đến nơi sản xuất, sản phẩm đến kho bãi và cuối cùng là nơi tiêu thụ phải ngắn nhất. Motion - Lãng phí chuyển động: Đây là những hoạt động không mang lại giá trị nào, những hoạt động, thao tác thừa của người sản xuất, hay việc di chuyển để thực hiện công việc tưởng chừng vô hại nhưng lại gián tiếp gây ra lãng phí. Doanh nghiệp cần tối ưu hoá quy trình sản xuất, giảm thiểu tối đa khoảng cách vật lý để khắc phục. Extra Processes - lãng phí do quá trình vận hành: máy móc chưa đủ hiện đại, công nghệ áp dụng còn lạc hậu, sự phối hợp giữa các công đoạn chưa hợp lý,... Doanh nghiệp cần có sự đầu tư, cải tiến trang thiết bị, thiết kế quá trình làm việc thích hợp, bố trí thiết bị khoa học. Mỗi doanh nghiệp nhận biết. Non Utilized Talent - Lãng phí nguồn nhân lực: đây là vấn đề lớn, đặc biệt đối với doanh nghiệp Việt Nam, việc không hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của nhân sự gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả làm việc. Đúng người, đúng việc, đúng tầm là nguyên tắc cơ bản trong quá trình quản lý nhân lực. Việc đưa ra các giải pháp và tiến hành loại bỏ lãng phí không phải là vấn đề quá khó khăn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có “thừa nhận” mình đang lãng phí và tìm cách giải quyết mới là yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp cần thiết kế phương pháp để cải thiện tình trạng lãng phí, nâng cao nhận thức của người lao động trong quá trình làm việc để đạt được kết quả tốt nhất.
Hướng dẫn viên thuyết trình cho khách tham quan di tích lịch sử nhà tù Phú Quốc Ảnh: QUANG ĐỊNH Chuyện thiếu "người có nghề" cho các dịch vụ ở hòn đảo du lịch này đã được nhìn thấy từ nhiều năm trước. Hòn đảo 150.000 dân này không thể nào có đủ hàng chục ngàn người cho các dịch vụ du lịch, nên phải săn tìm người nơi khác đến là chuyện tất yếu. Người đến, người đi... Đào tạo người theo nghề du lịch tại tỉnh nhà Kiên Giang, một giải pháp có thể xem là tốt nhất, phải chi được xúc tiến mạnh mẽ bằng chủ trương (kể cả giải pháp tuyên truyền, hỗ trợ) từ nhiều năm trước thì tình hình có thể đã tốt hơn. Và đào tạo ai, đào tạo những gì, đào tạo ở đâu? Chuyện này cũng đâu quá khó khi cơ hội công việc rõ ràng cho người trẻ. Người Phú Quốc, người Kiên Giang có rất nhiều cơ hội học nghề du lịch ở các tỉnh thành khác từ hàng chục năm trước (từ khi Kiên Giang chưa mạnh về đào tạo ngành nghề này). Thế nhưng câu chuyện tìm kiếm, đào tạo con người cho du lịch Phú Quốc đã quá mờ nhạt và chậm trễ trước tốc độ phát triển nhà hàng, khách sạn và dịch vụ du lịch ở đây. Tôi có những người bạn đã cầm bằng cử nhân, vác balô ra Phú Quốc sống và làm việc từ 5 năm trước. Họ tốt nghiệp nhiều ngành nghề khác nhau, ra đảo chủ yếu làm nhân viên dịch vụ du lịch (tiếp tân, phục vụ nhà hàng, khách sạn, vườn thú) hoặc khá hơn thì làm ở bộ phận kinh doanh, truyền thông của các công ty du lịch ở đây. Họ yêu Phú Quốc, cũng nhiệt tình với công việc trái chuyên môn được đào tạo, nhưng được vài năm thì quay về đất liền. Vì sao? Cơ hội công việc ai cũng cần, nhưng sau vài năm lao động trẻ cần những điều kiện để phát triển nghề nghiệp, cần những điều kiện hỗ trợ để họ dễ dàng có nơi ăn chốn ở ổn định cùng gia đình nhằm có thể gắn bó lâu dài với một vùng đất. Điều này tiếc rằng Phú Quốc chưa đủ để giữ chân họ. Và cũng có nguyên nhân khác nữa: họ muốn làm đúng ngành nghề yêu thích, đúng chuyên môn để phát huy khả năng, chứ không chỉ để kiếm tiền bằng nghề chưa qua đào tạo. Không chỉ là chuyện "kiếm cơm" Nghĩ rộng hơn từ chuyện Phú Quốc, vấn đề không phải là công ty nào, đơn vị nào, địa phương nào thiếu bao nhiêu con người, mà là thiếu những định hướng tầm xa về việc thu hút nhân lực cho mỗi địa phương và nhân lực quốc gia. Việt Nam đang trong thời kỳ dân số vàng nên không thể nói thiếu người. Nhưng chúng ta đã phát huy cơ hội vàng về nguồn tài nguyên nhân lực này theo cách nào? Mỗi năm khoảng 1 triệu lượt học sinh học xong THPT, chỉ tiêu tuyển sinh vào các trường đại học, cao đẳng chiếm đến gần 2/3 số này. Người trẻ học những gì họ chọn, có bao nhiêu người hiểu được địa phương mình cần nghề gì, học ngành nghề gì, bậc học nào có việc làm nhanh nhất? Và rồi bao nhiêu giáo sinh sư phạm không xin được chỗ dạy, bao nhiêu cử nhân đi làm công việc của người chỉ cần bằng THPT? Tìm, giữ và phát huy giá trị nguồn tài nguyên nhân lực cần có cách làm khác, từ tầm nhìn xa hơn. Thiếu lúc nào đào tạo lúc đó là giải pháp tức thì và chỉ hiệu quả trước mắt, nếu không kèm theo những điều kiện và chính sách an cư lạc nghiệp khác. Tài nguyên nhân lực cũng sẽ rất lãng phí khi quá nhiều người trẻ học xong không có cơ hội được phát huy, buộc phải kiếm cơm bằng nghề "tay ngang" khác, trong khi nhiều công việc phải tranh nhau tìm người có nghề. Thực tế này tồn tại quá lâu, đến mức ai cũng thấy là chuyện "bình thường". Thật ra đó là điều rất bất thường, rất bất ổn, lãng phí trong đào tạo đã đành, lãng phí cơ hội công việc tuổi trẻ. Khi doanh nghiệp phải chật vật tìm nhân lực bằng cách "giành" người từ đơn vị khác mà không chắc giữ được người dài lâu cũng là một kiểu thiệt hại và bất ổn. Khi số đông người không có thông tin định hướng trong việc học, việc làm, đó là tổn thất cho thế hệ, tổn thất tài nguyên con người của quốc gia. Đây không chỉ là chuyện riêng của Phú Quốc hay của địa phương nào, mà là chuyện chính sách lớn với nguồn tài nguyên nhân lực để không lãng phí thời cơ dân số vàng của Việt Nam. “Rừng vàng, biển bạc” hay tài nguyên du lịch là những điều chúng ta vẫn tự hào. Nhưng tài nguyên con người cùng kiến thức, kỹ năng của họ mới là cái quyết định phát triển dài lâu. Thiếu người nên tìm cách “săn” người từ nơi khác là giải pháp chụp giật, tạm thời, bởi tìm được rồi giữ chân người mới là chuyện khó hơn, nhất là với những người giỏi, có kỹ năng tay nghề cao hơn.
|
