Việc email nhận được quá nhiều email khiến cho dung lượng của ứng dụng này bị quá tải ảnh hưởng đến hiệu quả hiển thị của chúng, bạn cần phải xóa bớt những thứ đã đọc, những email đã quá cũ để hạn chế tình trạng đó. Dưới đây sẽ là một số hướng dẫn bạn giải phóng dung lượng cho email của mình một cách hiệu quả. Show  Cách giải phóng dung lượng Gmail Cách xóa tệp đính kèm trong mailMục lục
Các tệp đính kèm thường chứa các dung lượng lớn hơn rất nhiều so với các mail được gửi đến. Vì vậy, việc đầu tiên nghĩ đến để giảm dung lượng cho nó là xóa bớt những tệp không quan trọng. Để xóa được nó bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:
Giảm dung lượng email bằng cách dọn thùng rác và các thư mục spamXóa tin spam trong email Hiện nay, việc các doanh nghiệp sử dụng hình thức email marketing khá phổ biến, nhiều cách thức gửi đã khiến nó trở thành một mục spam trên email. Chính vì thế, mục spam của bạn sẽ tốn rất nhiều dung lượng của gmai và bạn cần phải xóa bỏ chúng để tăng không gian lưu trữ cho email. Có thể xóa bỏ các thư trong mục này bằng cấu trúc in:spam trên thanh tìm kiếm -> tích chọn và xóa chúng đi. Thu mục thùng rác cũng là nơi bạn cần phải dọn dẹp. Bởi lẽ các yêu cầu xóa trước của bạn sẽ không xóa hoàn toàn mà được chuyển chúng vào hòm thư rác, điều này giúp bạn có thể lấy lại dữ liệu trong vòng 30 ngày kể từ khi xóa. Chọn vào đó và thực hiện lệnh xóa để mail hoạt động tốt hơn. Xem thêm: Thuê thiết kế website tin tức giá rẻ Xóa các email cũ , email đã đọcNhờ chức năng lọc giúp cho người dùng có thể lọc được các email bạn đã đọc hay email quá lâu theo các khoảng thời gian. Bạn có thể sử dụng cấu trúc trên thanh tìm kiếm để lọc email như: older_than:1m/w/d… (có thể là 1 tháng, 2 tháng hay 3 tháng/năm/ngày,… Đối với những thư đã đọc hay chưa có thể lọc bằng cấu trúc: in:inbox is:read/unread. Trước khi xóa dữ liệu cần phải sao lưuNếu không thể xóa được email vì một lý do nào đó, bạn có thể tải chúng về để lưu trữ trong máy của mình rồi sau đó hẵng xóa trên email. Bằng cách sử dụng một ứng dụng trên PC, ví dụ như Thunderbird hay ứng dụng Email có sẵn trong Windows hoặc OS X, bạn có thể tải về các thư này, sau đó xuất ra để lưu giữ vào một chỗ nào đó. Cách xuất thì tùy vào ứng dụng, thường tính năng này sẽ nằm trong menu File > Export. Với các cách thức trên sẽ giúp bạn nhanh chóng giảm được dung lượng cho email của mình. Cách thức trên bạn có thể thao tác dễ dàng và nhanh chóng để Gmail hoạt động tốt nhất. Gmail hiện cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí, nhưng vẫn không đủ đối với vài người dùng cao cấp. Bằng một số thủ thuật nhanh sau đây, bạn có thể dọn dẹp và có thêm một khoảng trống đáng kể cho hộp thư của mình. Xóa các tập tin đính kèm Kích thước tập tin đính kèm tối đa mà dịch vụ Gmail của Google hỗ trợ là 25 MB, vì vậy bạn có thể tìm và xóa bớt các tập tin này để giải phóng bớt dung lượng cho hộp thư Gmail của mình. Để thực hiện, hãy sử dụng hộp Search Box trong Gmail để tìm kiếm nhanh những định dạng tập tin cụ thể. Hãy thử gõ vào đó cụm từ “filename:mp3” hoặc “filename:mov” để xác định những tập tin đính kèm dung lượng lớn. Bạn có thể tìm tất cả những email có tập tin đính kèm không phân biệt định dạng bằng cách nhấn vào mũi tên hộp thoại xổ xuống trong ô tìm kiếm và đánh dấu vào hộp “Has attachment”. Bạn cũng có thể chuyển đổi các tập tin Office thành các định dạng riêng của Google Drive để không chiếm nhiều dung lượng lưu trữ Gmail. Chuyển định dạng plain text cho email
Email định dạng HTML (với văn bản đã được định dạng và hình ảnh dạng nhúng) thường chiếm nhiều không gian hơn so với email định dạng plain text (văn bản thô). Nếu công việc của bạn thường xuyên phải dùng đến số lượng lớn email Gmail hàng ngày thì hãy thiết lập định dạng plain text cho tất cả email mới mà bạn sẽ soạn, Gmail sẽ tự động lưu lại tùy chọn này trong tương lai. Ngoài ra, bạn cũng có thể tiết kiệm dung lượng bằng cách không chèn đoạn email gốc vào mỗi email mà bạn hồi đáp. Hãy xóa các đoạn văn bản email gốc trước khi trả lời hoặc chỉ chọn những đoạn có nội dung cần thiết. Xóa email cũ Hộp tìm kiếm của Gmail cũng giúp lọc ra những email cũ mà bạn có thể không bao giờ cần dùng đến nữa. Hãy thử nhập cụm từ “older_than:2y” để xem tất cả những email từ hơn hai năm trước, sau đó chọn tất cả chúng và nhấn nút biểu tượng thùng rác để xóa. Dĩ nhiên bạn có thể kết hợp cách tìm kiếm này cùng với một nhãn hay một địa chỉ người gửi để lọc ra những email cụ thể mà bạn thật sự không cần đến (newsletter chẳng hạn). Hộp thoại tìm kiếm xổ xuống cũng cung cấp tùy chọn tìm kiếm theo ngày tháng. Xóa email có kích thước lớn Trước đây, Gmail không cho phép bạn tìm kiếm email theo kích thước nhưng giờ đây tính năng này mới được bổ sung. Hãy nhập “larger:5m” để tìm những email có kích thước từ 5 MB trở lên. Bạn cũng có thể mở hộp thoại tìm kiếm xổ xuống và dùng tùy chọn kích thước trong đó. Hãy thử tưởng tượng bạn có khoảng 300 email có kích thước từ 5 MB trở lên, như vậy chúng sẽ chiếm ít nhất gần 2 GB dung lượng hộp thư Gmail của bạn. Nếu thường xuyên sử dụng Gmail để nhận email có chứa hình ảnh hay các tập tin PDF độ phân giải cao, bạn nên thường xuyên thực hiện bước này để giải phóng bớt dung lượng hộp thư Gmail. Tải về các bản sao
Nếu không muốn xóa hẳn email cũ hay email có kích thước lớn trong Gmail, bạn có thể tải bản sao của chúng về ứng dụng mail client trên máy tính của mình để lưu trữ. Bằng cách chuyển thiết lập POP hay IMAP, bạn có thể “kéo” email về rồi sau đó lưu chúng lại hay xuất thành tập tin để lưu trữ. Trong giao diện web của Gmail, hãy nhấn vào biểu tượng Settings hình bánh răng cưa ở góc trên bên phải. Trong thẻ “Forwarding and POP/IMAP” bạn có thể bật/tắt chế độ nhận mail POP và IMAP. Theo PC World VN |
