Chứng từ kế toán được hiểu là những hóa đơn, giấy tờ từ hoạt động giao dịch doanh nghiệp. Do đó chứng từ kế toán chính là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý. Sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp và lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Bài viết sau đây sẽ giới thiệu một số mẹo về cách lưu trữ chứng từ kế toán và sắp xếp hợp lý. Show
 1. Quy định về cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toánKhông có quy định bắt buộc về cách sắp xếp chứng từ kế toán. Mỗi đơn vị tùy theo tình hình cụ thể sẽ lựa chọn những cách sắp xếp sao cho: dễ bảo quản, dễ tìm kiếm để phục vụ cho công tác quản lý nội bộ cũng như giải trình với các cơ quan chức năng. Doanh nghiệp có thể sắp xếp theo: Từng bộ chứng từ chung hoặc từng bộ chứng từ riêng biệt 2. Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ chungVới cách sắp xếp này, kế toán sẽ cần tổng hợp 2 bộ chứng từ lớn đó là Tờ khai thuế và Hóa đơn (đầu vào và đầu ra). 2.1. Tờ khai thuếThông thường kế toán sẽ sắp xếp tờ khai thuế theo quý. Bộ chứng từ này bao gồm tất cả những gì liên quan đến khai thuế:
2.2. Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu raKế toán nên sắp xếp các loại hóa đơn này theo trình tự thời gian. Xếp theo từng kỳ kê khai thuế tương ứng với bảng kê mua vào kỳ đó giống như trên tờ khai thuế đã nộp. Lưu ý về giá trị hóa hơn đầu vào:
3. Mẹo sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ riêng3.1. Chứng từ ngân hàngBộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay
Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, ủy nhiệm chi theo thứ tự của tờ sao kê.
Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay.
3.2. Phiếu xuất khoNgoài phiếu xuất kho, kế toán cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo. Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….
3.3. Chứng từ công nợKế toán có thể sắp xếp các chứng từ công nợ theo thứ tự sau:
3.4. Chứng từ thanh toánCác chứng từ thanh toán thì cần được sắp xếp cùng với các loại giấy tờ sau:
3.5. Chứng từ về tài sản của doanh nghiệpKế toán nên thông kê từng loại tài sản và lưu trữ chứng từ theo từng loại tài sản của doanh nghiệp. Việc sắp xếp theo từng loại tài sản sẽ tiện cho việc tra cứu hơn là sắp xếp theo thời gian.
Trên đây là một số mẹo sắp xếp lưu trữ một số loại chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Việc sắp xếp các chứng từ khoa học sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian, thể thiện được tác phong cẩn trọng và sáng tạo trong công việc. Doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu kiểm tra thông tin hoặc các yêu cầu thanh tra của cơ quan chức năng. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán được lưu trữ tối thiểu bao nhiêu năm?- Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; - Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Lưu trữ số sách kế toán trong bao lâu?Căn cứ theo quy định tại điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP tất cả tài liệu chứng từ kế toán sau sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Chứng từ kế toán đang sử dụng để ghi sổ kế toán được phép lưu trữ tại bộ phận kế toán tối đa bao nhiêu tháng?Theo quy định tại điều 41 của Luật kế toán số: 88/2015/QH13 thì Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Chứng từ kế toán ngân hàng phải được lưu trữ trong bao lâu?Chứng từ kế toán ngân hàng là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán ngân hàng. Chứng từ kế toán có thể là chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ điện tử. Loại lưu trữ tối thiểu 5 năm. Loại lưu trữ tối thiểu 10 năm. |
