Đây là một câu hỏi thường gặp trong lĩnh vực kế toán và quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Khi tiến hành hạch toán lương thời vụ, có những quy định và lưu ý cần phải đảm bảo tính chính xác và đúng luật. Vậy lương thời vụ hạch toán như thế nào? Hãy cùng AZTAX tìm hiểu qua bài viết bên dưới để hiểu hơn về cách hạch toán chi phí thuê nhân công thời vụ nhé.
1. Lương thời vụ là gì?
Công việc thời vụ là những công việc ngắn hạn, thường có thời hạn dưới 12 tháng, có thể cam kết bằng lời nói hoặc hợp đồng lao động bằng văn bản. Mức lương thời vụ được đề ra trong quá trình thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, vậy lương thời vụ là gì?
Lương thời vụ hiểu đơn giản là số tiền mà người sử dụng lao động phải trả sau khi người lao động hoàn thành công việc theo thỏa thuận ban đầu. Đây là hình thức trả lương linh hoạt, cho phép người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận về mức lương dựa trên công việc cụ thể hay thời gian hoàn thành.
Xem thêm: Cách tính tiền lương theo giờ
Hạch toán chi phí thuê nhân công thời vụ là quá trình ghi nhận và xử lý các khoản chi tiền lương cho công nhân viên làm việc theo hình thức thời vụ. Dưới đây là quy trình hạch toán chi phí thuê nhân công thời vụ thông thường:
- Xác định mức lương thời vụ: Theo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, xác định mức lương thời vụ cần trả cho công việc hoặc thời gian làm việc cụ thể.
- Ghi nhận lương thời vụ vào bảng lương: Tạo bảng lương hoặc hệ thống ghi nhận lương thời vụ, ghi lại thông tin về ngày làm việc, số giờ làm việc hoặc công việc đã hoàn thành của từng nhân công thời vụ.
- Tính toán tổng chi phí lương thời vụ: Tính toán tổng số tiền cần trả cho lương thời vụ bằng cách nhân mức lương thời vụ cho số giờ làm việc hoặc công việc đã thực hiện.
- Xử lý thuế và các khoản khấu trừ: Tính toán và khấu trừ các khoản thuế thu nhập cá nhân, các khoản bảo hiểm xã hội, các khoản vay tín dụng, hoặc các khoản khấu trừ khác theo quy định của pháp luật.
- Hạch toán chi phí thuê nhân công thời vụ vào sổ sách: Ghi nhận các khoản chi tiền lương thời vụ vào sổ sách kế toán của công ty. Các tài khoản thường được sử dụng bao gồm:Tài khoản lương, phụ cấp (khoản ghi nợ), Công nợ người lao động (khoản ghi có).
- Thanh toán lương thời vụ: Thực hiện thanh toán tiền lương thời vụ cho từng nhân công thời vụ theo quy trình thanh toán đã được thiết lập, bao gồm việc cung cấp phiếu lương hoặc chuyển khoản tiền lương vào tài khoản cá nhân của nhân công.
- Báo cáo tài chính: Cuối kỳ kế toán, báo cáo các khoản chi tiền lương thời vụ trong báo cáo tài chính của công ty.
Xem thêm: Cách tính lương tăng ca
2.1 Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo mức thuế suất 10% trước khi thanh toán cho từng cá nhân, không phân biệt cá nhân là đại diện cho một nhóm. Cách hạch toán lương khoán trong trường hợp này như sau:
- Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
- Trích thuế TNCN 10%:
- Nợ TK 331
- Có TK 3335
- Khi Thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111,112
Xem thêm: Cách tính lương tháng 13
2.2 Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho 1 cá nhân kinh doanh
Nếu tiền công từ 100 triệu đồng/năm trở lên, cơ quan thuế cấp hoá đơn lẻ. Nếu tiền công dưới 100 triệu/năm, không cần hoá đơn. Cách hạch toán lương khoán trong trường hợp này như sau:
- Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
- Khi Thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111,112
2.3 Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng
Trước khi chọn công ty thầu xây dựng, doanh nghiệp phải tìm hiểu kỹ về tình trạng hoạt động kinh doanh, uy tín,… tránh rủi ro về các vấn đề như: mua bán hoá đơn, doanh nghiệp nợ, trốn thuế,… Cách hạch toán chi phí thuê nhân công thời vụ trong trường hợp này như sau:
- Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
- Khi Thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111,112
2.4 Doanh nghiệp tự tìm nhân công
Cách hạch toán chi phí thuê nhân công thời vụ trong trường hợp này như sau:
- Ký hợp đồng lao động cá nhân dưới 1 tháng
- Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 622
- Có TK 334
- Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
- Nợ TK 334
- Có TK 3335
- Khi Thanh toán:
- Nợ TK 334
- Có TK 111,112
- Ghi nhận chi phí:
- Ký hợp đồng lao động cá nhân từ 1 tháng trở lên
- Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 622
- Có TK 334
- Trích bảo hiểm xã hội:
- Nợ TK 622,334
- Có TK 338
- Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
- Nợ TK 334
- Có TK 3335
- Khi Thanh toán:
- Nợ TK 334
- Có TK 111,112
- Ghi nhận chi phí:
3. Lưu ý khi hạch toán chi phí thuê nhân công thời vụ
Khi hạch toán lương thời vụ, có một số lưu ý cần được xem xét. Dưới đây là một số điểm quan trọng khi hạch toán chi phí thuê nhân công thời vụ:
- Phân loại tài khoản: Tạo tài khoản riêng để hạch toán chi phí thuê nhân công thời vụ, thường được ghi vào nhóm tài khoản chi phí nhân sự hoặc chi phí lao động.
- Ghi nhận thời gian làm việc: Xác định thời gian làm việc của người lao động trong khung thời gian thỏa thuận. Lương thời vụ thường được tính dựa trên thời gian làm việc thực tế.
- Tính toán mức lương: Xác định mức lương thời vụ dựa trên thỏa thuận ban đầu hoặc quy định của pháp luật và chính sách lao động. Mức lương có thể được tính theo giờ làm việc, ngày làm việc hoặc công việc cụ thể.
- Hạch toán chi phí lương: Ghi nhận số tiền trả lương vào tài khoản tương ứng, ví dụ như “Lương thời vụ” hoặc “Chi phí lương thời vụ”. Đồng thời, ghi nợ tài khoản chi phí và ghi có vào tài khoản nguồn tài chính tương ứng.
- Ghi nhận các khoản phụ cấp: Nếu có các khoản phụ cấp hoặc trợ cấp khác được trả cùng với lương thời vụ, hãy xem xét ghi nhận chúng riêng biệt để theo dõi và báo cáo chính xác.
- Bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo việc hạch toán lương thời vụ tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động và thuế. Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu và tuân thủ các quy định về thuế thu nhập cá nhân, BHXH, BHYT và các yêu cầu khác liên quan đến hạch toán lương thời vụ.
4. Ưu và nhược điểm của việc thêu nhân công thời vụ
Việc thuê nhân công thời vụ mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, nhưng cũng đồng nghĩa với sự không ổn định về chất lượng lao động và quá trình sản xuất. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm cảu việc thuê nhân công thời vụ
Phương án Doanh nghiệp giao khoán cho cá nhân không kinh doanh (1) Doanh nghiệp giao khoán cho cá nhân kinh doanh (2) Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng (3) Doanh nghiệp tự tìm nhân công (4) Ưu điểm
- Không phải đóng BHXH cho người lao động
- Được tính vào chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thuế TNDN
- Chi phí thuê nhân công khá rẻ
- Không phải đóng BHXH cho người lao động
- Có hoá đơn trực tiếp nên có thể tính vào chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thuế TNDN
- Không phải trích 10% thuế TNCN
- Có hoá đơn GTGT nên được khấu trừ vào thuế GTGT đầu vào
- Không phải đóng BHXH
- Không phải trích 10% thuế TNCN
- Được tính vào chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thuế TNDN
- Tạm không khấu trừ 10% thuế TNCN nếu làm đơn cam kết thu nhập theo mẫu 02/CK-TNCN
- Không phải đóng BHXH nếu là hợp đồng dưới 1 tháng.
- Chi phí thuê nhân công rẻ. Nhược điểm
- Không có hoá đơn VAT. Do đó đơn vị phải nộp toàn bộ thuế GTGT đầu ra và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Trích 10% để nộp thuế TNCN
- Không có hoá đơn VAT. Do đó đơn vị phải nộp toàn bộ thuế GTGT đầu ra và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Phải nộp 7% thuế khi mua hoá đơn (trong đó 2% thuế TNCN và 5% thuế GTGT)
- Khó tìm được cá nhân kinh doanh nào phù hợp.
- Chi phí thuê đắt
- Rủi ro nếu không tìm hiểu kỹ về đối tác và có thể rơi vào trường hợp mua bán hóa đơn bất hợp pháp.
- Chi phí thuê đắt. Thực tế ngoài việc gián tiếp trả tiền công, thì việc đóng BHXH và nộp thuế TNCN cho những NLĐ thuộc công ty thầu xây dựng, còn có thể phát sinh các loại chi phí khác liên quan trong quá làm việc.
- Không có hoá đơn VAT. Do đó đơn vị cần phải nộp toàn bộ thuế GTGT đầu ra và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Đóng BHXH nếu hợp đồng đó trên 1 tháng.
- Phải trích thuế TNCN 10% khi trong năm lao động có thu nhập ở 2 nơi hay có thu nhập trên 132 triệu/năm.
- Thủ tục, hồ sơ, chứng từ nhiều.
5. Cách tối ưu thuế và BHXH cho khi doanh nghiệp sử dụng nhân sự thuê ngoài
Không có phương án chung phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp, nhưng có thể xem xét dựa trên ưu và nhược điểm của từng phương án để chọn lựa:
- Phương án 1: Dù phải nộp toàn bộ thuế GTGT và 10% thuế TNCN cho người lao động, nhưng chi phí thuê nhân công lại khá rẻ và thủ tục không quá phức tạp. Phương án này có thể coi là an toàn nhất.
- Phương án 2: Cá nhân kinh doanh không muốn đăng ký do nhiều thủ tục và phải trích một số khoản cho BHXH và thuế TNCN. Do đó, chi phí cho phương án này sẽ lớn hơn so với phương án 1.
- Phương án 3: Mặc dù có thể có chi phí hợp lý khi đầy đủ hồ sơ, nhưng việc thuê công ty thầu xây dựng có thể đắt đỏ và đòi hỏi phải tìm hiểu kỹ về đối tác trước.
- Phương án 4: Tuy tiết kiệm chi phí nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro về truy thu thuế và thủ tục phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của kế toán.
Các doanh nghiệp cần cân nhắc dựa trên khối lượng công việc, tính chất ngành nghề để chọn phương án thuê nhân công phù hợp nhất. Để hỗ trợ, phần mềm kế toán MISA AMIS cung cấp nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp xây dựng.
6. Bảng lương công nhân thời vụ
Bảng lương này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cấu trúc thanh toán và chi phí lao động trong doanh nghiệp, từ đó tối ưu hóa quản lý và tài chính cho công ty của bạn. Để làm bảng lương cho nhân công thời vụ, bạn có thể tuân theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định thông tin cần thiết: Ghi chú lại tên của từng nhân công thời vụ và các chi tiết khác như số giờ làm việc, mức lương giờ, ngày làm việc.
- Bước 2: Tính toán lương: Nhân số giờ làm việc của từng nhân công với mức lương giờ để tính toán tổng thu nhập của họ.
- Bước 3: Tổng hợp và kiểm tra: Tổng hợp các thông tin đã tính toán vào bảng lương và kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác.
- Bước 4: Xác nhận và phê duyệt: Xác nhận bảng lương với sự đồng ý của quản lý hoặc bộ phận tài chính trước khi phê duyệt.
- Bước 5: Phân phối và lưu trữ: Phân phối bảng lương cho từng nhân công thời vụ và lưu trữ bản sao cho mục đích ghi chép và kiểm tra sau này.
- Bước 6: Cập nhật định kỳ: Cập nhật thông tin lương và các chi tiết liên quan định kỳ để đảm bảo sự minh bạch và tính chính xác của bảng lương.
Nhớ rằng, việc xây dựng và quản lý bảng lương cần sự cẩn trọng và chuẩn xác để tránh các tranh chấp và phiền toái pháp lý trong tương lai.
Hãy tham khảo bảng lương công nhân thời vụ này để có cái nhìn tổng quan và thông tin cụ thể nhất về bảng lương công nhân thời vụ của bạn. Dưới đây là bảng lương công nhân thời vụ, cung cấp thông tin chi tiết về lương giờ và tổng thu nhập của các công nhân.
STT Tên Công Nhân Số Giờ Làm Việc Lương Giờ Tổng Lương 1 Nguyễn Văn A 40 50,000đ 2,000,000đ 2 Trần Thị B 35 50,000đ 1,750,000đ 3 Phạm Văn C 45 50,000đ 2,250,000đ … … … … …
AZTAX đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về cách hạch toán chi phí thuê nhân công thời vụ. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn nắm bắt được cách hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài, cũng như những lưu ý quan trọng trong quá trình này. Hãy luôn tuân thủ quy định pháp luật và tư vấn chuyên gia để đảm bảo tuân thủ đúng luật trong quá trình hạch toán.