Chốt sổ bảo hiểm thất nghiệp ở đâu

Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội khá đơn giản nhưng cũng rất quan trọng khi đơn vị có lao động nghỉ việc. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhiều vướng mắc về việc này, chưa biết phải thực hiện thế nào đúng quy định. Dưới đây là những hướng dẫn giúp đơn vị chốt sổ cho nhân viên nhanh chóng nhất.

Thủ tục chốt sổ BHXH

1. Khi nào cần chốt sổ Bảo hiểm xã hội?

Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng Bảo hiểm xã hội của người lao động tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện đóng Bảo hiểm. Thủ tục này được thực hiện khi:

- Người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.

- Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.

2. Điều kiện để chốt được sổ Bảo hiểm xã hội

Sổ BHXH

Căn cứ vào nội dung được quy định tại Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, nghĩa vụ của người sử dụng lao động là đóng Bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ cho người lao động. Vì vậy, đơn vị chốt được sổ chỉ khi đóng đầy đủ tiền Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.

* Người lao động có tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được không?

Theo nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động”.

Cũng theo nội dung được quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014: “Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng Bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được. Trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ BHXH cho người lao động).

Trường hợp, công ty không chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ chốt sổ.

4. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động (dành cho người sử dụng lao động)

Lưu ý khi chốt sổ BHXH

Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động được thực hiện sau khi đơn vị báo giảm thành công, trình tự chốt sổ BHXH được thực hiện như sau:

* Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH

Chốt sổ bảo hiểm cần những thủ tục giấy tờ gì? Để tiến hành chốt sổ, đơn vị cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kê khai các giấy tờ đi kèm.

- 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.

- Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.

- 01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý).

- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).

- Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.

* Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội

Đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện hoặc có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn) cho Cơ quan BHXH đang quản lý nơi công ty đặt trụ sở chính.

- Thời gian thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội

Căn cứ vào nội dung được quy định tại Khoản 2, Điều 47 của Bộ luật lao động năm 2012, trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng với NLĐ, đơn vị phải thực hiện báo giảm cho NLĐ. Sau khi báo giảm có kết quả trả về thì đơn vị thực hiện chốt sổ BHXH. Một số trường hợp đặc biệt thì thời gian này có thể kéo dài hơn nhưng không được quá 30 ngày.

Sau khi bên Cơ quan Bảo hiểm nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết sẽ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần bổ sung hồ sơ do thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh thì bên Cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông báo gửi về đơn vị.

Trên đây là hướng dẫn để đơn vị thực hiện thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội đơn giản, nhanh chóng nhất. Đơn vị cần lưu ý, khi người lao động nghỉ việc cần thanh toán đủ tiền Bảo hiểm xã hội và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, để thực hiện thủ tục chốt sổ nhanh chóng nhất để hoàn trả cho người lao động.

Đơn vị cần hỗ trợ xin liên hệ tổng đài 19006142 (miền Bắc) hoặc 19006139 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Tôi chuẩn bị nghỉ việc, muốn được chốt sổ bảo hiểm xã hội và làm thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp. Xin hỏi, các thủ tục này cần được thực hiện ra sao? Bao gồm những giấy tờ gì?

Nguyễn Văn Hùng (Hải Dương)

Trả lời:

Theo quy định tại Ðiểm 1.2 Khoản 1 Ðiều 33c Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam quyết định ban hành Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động-bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế: Khi người lao động dừng đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp để giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp thì cơ quan Bảo hiểm xã hội thực hiện xác nhận sổ bảo hiểm xã hội.

Theo Ðiều 23 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH, khi cơ quan Bảo hiểm xã hội nhận được danh sách báo giảm của đơn vị gửi đến thì sẽ thực hiện xác nhận sổ bảo hiểm xã hội theo danh sách và gửi đến người lao động qua dịch vụ bưu chính công ích.

Luật Việc làm và các văn bản hướng dẫn thi hành quy định hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp bao gồm:

- Ðơn đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp (theo mẫu do Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội quy định);

- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của một trong các giấy tờ sau đây xác nhận về việc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc: Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc đã hết hạn hoặc đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động; quyết định thôi việc; quyết định sa thải; quyết định kỷ luật buộc thôi việc; thông báo hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc.

Trường hợp người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định tại Ðiểm c Khoản 1 Ðiều 43 Luật Việc làm thì giấy tờ xác nhận về việc chấm dứt hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ ba tháng đến dưới 12 tháng là bản chính hoặc bản sao có chứng thực của hợp đồng đó.

- Sổ bảo hiểm xã hội

- 2 ảnh 3 x 4

- Chứng minh nhân dân (hoặc Căn cước công dân), sổ hộ khẩu/sổ tạm trú photocopi nếu nộp hồ sơ hưởng tại nơi cư trú và kèm theo bản gốc để đối chiếu.

Sinh viên không tham gia bảo hiểm y tế theo diện hộ gia đình

Do con tôi (là sinh viên) ở cùng gia đình, nên tôi muốn con tôi tham gia bảo hiểm y tế cùng gia đình để tính giảm trừ mức đóng cho các thành viên trong gia đình khi tham gia bảo hiểm y tế thì có được không? Nếu con tôi đã trót đóng bảo hiểm y tế cùng gia đình mà nay phải tiếp tục tham gia ở trường thì kinh phí đóng sẽ được xử lý như thế nào?

Nguyễn Hải Hà (Thái Nguyên)

Trả lời:

Tại Khoản 2 Ðiều 13 Luật Bảo hiểm y tế quy định: Trường hợp một người đồng thời thuộc nhiều đối tượng tham gia bảo hiểm y tế khác nhau thì đóng bảo hiểm y tế theo đối tượng đầu tiên mà người đó được xác định theo thứ tự của các đối tượng quy định tại Ðiều 12 của Luật Bảo hiểm y tế.
Tại Ðiều 12 Luật Bảo hiểm y tế, học sinh, sinh viên là nhóm đối tượng được ngân sách nhà nước hỗ trợ mức đóng (quy định tại khoản 4); Nhóm tham gia bảo hiểm y tế theo hộ gia đình quy định tại Khoản 5.

Do đối tượng học sinh đứng trước đối tượng hộ gia đình nên phải tham gia theo nhóm đối tượng học sinh, không được tham gia theo nhóm hộ gia đình.

Khi thẻ bảo hiểm y tế theo đối tượng học sinh được cấp thì người tham gia sẽ liên hệ với cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi đóng tiền mua thẻ bảo hiểm y tế hộ gia đình để được hướng dẫn thủ tục hoàn trả tiền đóng.