Mục lục bài viết
Show
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị sự nghiệp hoặc các cơ quan nhà nước thì "Phiếu chi" thường được bộ phận kế toán sử dụng để lãnh đạo, giám đốc, thủ trưởng đơn vị phê duyệt một khoản chi phí nào đó cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của mình. Luật Minh Khuê phân tích một số khía cạnh, góc độ pháp lý của phiếu chi theo quy định của pháp luật hiện nay: 1. Phiếu chi là gì ? Cho ví dụ về phiếu chi ?Phiếu chi là một văn bản hành chính do doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, cơ quan nhà nước ban hành nhằm ghi nhận hoặc phê duyệt một khoản chi phí nào đó (chi tiền mặt) phục vụ những hoạt động thường ngày của tổ chức, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phiếu chi là một chứng từ được lập ra nhằm quản lý tài chính, hoạt động chi phí của tổ chức, doanh nghiệp. 1.1 Ví dụ về phiếu chi:Một nhân viên đi công tác tỉnh Nam Định để thực hiện một dịch vụ cho doanh nghiệp. Nhân viên đó thông thường phải lập hoặc xin được duyệt chi một khoản công tác phí (Tiền ăn, tiền đi lại, tiền thuê nhà nghỉ ...) theo định mức tài chính của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán sẽ lập phiếu chi để duyệt một khoản kinh phí tạm ứng cho nhân viên đó. Như vậy, phiếu chi được lập để chi một khoản tiền tạm ứng cho nhân viên đi công tác. 1.2 Mẫu giấy đề nghị chiThông thường ở một số doanh nghiệp thì việc đề nghị chi có thể thực hiện bằng miệng (dựa trên kế hoạch công việc) hoặc bằng văn bản. Mẫu giấy đề nghị chi do nhân viên lập để hoạch định các khoản chi phí cần thiết cho công việc của mình. Luật Minh Khuê giới thiệu một mẫu đề nghị chi: >> Tải ngay: Mẫu giấy đề nghị chi
GIẤY ĐỀ NGHỊ CHI Kính gửi: Ban lãnh đạo Công ty cổ phần ... Bộ phận Kế toán - Tài chính Công ty cổ phần ... - Tôi tên là: ... - Công tác tại bộ phận: ... - Đề nghị chi số tiền: ... (Viết bằng chữ:……………………………………………… ) - Lý do chi: ... ...
Lưu ý: (*) Mẫu phiếu đề nghị duyệt chi này với nhiều doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số có thể thao tác trên phần mềm trực tuyến, hoặc dựa trên những cơ chế tài chính quy định cụ thể về các định mức tài chính để kế toán có thể ra quyết định duyệt chi. (**) Tên gọi của Mẫu phiếu đề nghị duyệt chi có thể được sử dụng với tên gọi khác là "Giấy đề nghị tạm ứng". 2. Ý nghĩa của phiếu chi là gì ?Khi lập và lưu phiếu chi có các ý nghĩa sau: + Thứ nhất, tạo sự minh bạch về tài chính; + Thứ hai, kiếm soát được nguồn tiền (chi phí) của doanh nghiệp; + Thứ ba, phiếu chi là một chứng từ để hạch toán những chi phí hợp lý của doanh nghiệp. Dựa trên phiếu chi bộ phận kế toán có thể yêu cầu nhân viên hoặc người thực hiện công việc cung cấp các chứng từ, hóa đơn nhằm kê khai và hạch toán thuế. Như vậy, có thể thấy rằng mẫu phiếu chi có ý nghĩa quan trọng trong quản lý và vận hành doanh nghiệp hoặc tổ chức. Nó có thể là văn bản, chứng từ quy kết trách nhiệm khi để xảy ra thất thoát về tài chính trong doanh nghiệp. Dựa trên số lượng phiếu chi đã được phát hành có thể tính toán được sổ quỹ tiền mặt để bộ phận tài chính, thủ quỹ, kế toán kiểm soát chéo hoạt động tài chính của nhau qua đó tạo ra sự minh bạch trong "sức khỏe tài chính" của doanh nghiệp. 3. Phiếu chi có được công nhận là một chứng từ kế toán hay không ?Chứng từ kế toán được hiểu là những giấy tờ, vật mang thông tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Theo quy định tại điều 16, Luật kế toán năm 2015 thì nội dung chứng từ kế toán phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
Như vậy, một phiếu thu được coi là một chứng từ kế toán khi đáp ứng các nội dung quy định của điều 16, luật kế toán năm 2015 hiện nay đang có hiệu lực thi hành. Khi xây dựng nội dung của phiếu chi cần thể hiện đúng, đầy đủ các thông tin kể trên để đảm bảo tính pháp lý của phiếu chi. Theo hướng dẫn của thông tư số 200/2014/TT-BTC về danh mục các chứng từ kế toán ban hành ngày 22/12/2014 thì phiếu chi có nằm trong danh sách này. 4. Nguyên tắc lập phiếu chi hợp pháp ?Như đã giải thích ở trên, việc lập phiếu chi phải đảm bảo các nguyên tắc về chứng từ kế toán. Luật Minh Khuê đưa ra một số nguyên tắc cơ bản sau: + Phiếu chi cần phải lập thành văn bản, nên đóng thành quyển và các tờ phiếu chi phải có nội dung giống nhau. + Trong mỗi phiếu chi cần phải có: Tên, số hiệu; Ngày lập; Tên tổ chức cơ quan lập; Tên địa chỉ của cá nhân cơ quan nhận (nếu có); Nội dung chi; Số lượng chi và chữ ký của người lập, người duyệt. + Đối với các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp thì cần lập phiếu chi theo mẫu chung của ngành tức là phải rà soát và làm theo hướng dẫn của ngành (Hướng dẫn của các cơ quan trung ương - Cấp trên trực tiếp). Như vậy, phiếu chi có những nguyên tắc pháp lý riêng. Đối với nhân viên hoặc bộ phận kế toán khi lập phiếu chi phải đặc biệt lưu ý các vấn đề trên. 5. Những lưu ý khi lập phiếu chi đảm bảo nghiệp vụ kế toán ?Như đã phân tích ở trên, mẫu phiếu chi cần có đầy đủ các nội dung quy định tại thông tư 200/2014/TT-BTC. Việc không đảm bảo các nội dung theo phiếu chi này khi kiểm toán tài chính các khoản chi có thể bị loại bỏ nên kế toán doanh nghiệp, bộ phận tài chính của các cơ quan nhà nước phải đặc biệt lưu tâm đến vấn đề này. Đôi khi việc lập phiếu chi không đúng, không đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật do yếu về nghiệp vụ sẽ gây ra những hậu quả pháp lý nặng nề. Chúng tôi xin trích dẫn một số nội dung quan trọng của thông tư này liên quan đến phiếu chi như sau: + Khoản 3, điều 11, nguyên tắc kế toán tiền thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:
+ Điểm c, khoản 1 (nguyên tắc kế toán), điều 12, thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:
+ Điểm d, khoản 3, điều 22 về Tài khoản 141 - Tạm ứng của thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:
6. Phiếu chi không đóng dấu có hợp lệ không ?Một vấn đề nghiệp vụ được nhiều người quan tâm là khi lập phiếu chi mà quên không đóng dấu thì phiếu chi đó có hợp lệ hay không ? Cách xử lý trường hợp không đóng dấu phiếu chi như thế nào ? Dưới góc nhìn pháp lý vấn đề này như sau: Về căn cứ pháp lý: Chúng ta không tìm thấy một văn bản bản nào có điều luật quy định không đóng dấu thì không có giá trị pháp lý. Nêu việc khẳng định không đóng dấu vào phiếu thu dẫn đến phiếu thu không có giá trị là không có cơ sở pháp lý. Dưới góc độ nghiệp vụ kế toán: Phiếu chi cần phải có chữ ký của người lập phiếu, người nhận tiền, kế toán, thủ quỹ, thủ trưởng và đóng dấu tròn vào chữ ký của thủ trưởng cơ quan/Giám đốc công ty, đóng dấu treo vào các liên. Có thể thấy rằng, mục đích của việc đóng dấu để khẳng định tài liệu chính thống, hợp pháp do doanh nghiệp phát hành. Đóng dấu là một "văn hóa" quản trị của Việt Nam nói chung. Tuy nhiên, Theo quy định của luật doanh nghiệp năm 2020 mới nhất hiện nay, thì con dấu là do doanh nghiệp phát hành hoặc không nên việc đóng dấu nên thực hiện nếu doanh nghiệp có phát hành con dấu. >> Quan điểm pháp lý cổ truyền: Phải đóng, nên đóng, đóng để tránh rủi ro. >> Quan điểm pháp lý hiện đại: Nên đóng, quyền đóng cũng không sao nếu có chữ ký hợp pháp đầy đủ theo quy định của luật kế toán. Vấn đề này, theo góc nhìn của Luật Minh Khuê thì không có đúng có sai mà chỉ là nên làm thế nào cho hợp lý, dễ quản lý mà thôi. 7. Nên in phiếu chi có mấy liên ?Việc in số lượng liên thường do mục đích quản lý của doanh nghiệp, thông thường phiếu chi có 3 liên: + Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu; + Liên 2: Thủ quỹ lưu dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán kèm theo chứng từ gốc để vào sổ kế toán; + Liên 3: Giao cho người nhận tiền. Những lưu lý khi ghi phiếu chi: + Nếu là chi ngoại tệ phải chi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền VNĐ theo tỷ giá quy đổi; + Liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp nên đóng dấu (nếu doanh nghiệp có con dấu); + Chữ ký trên chứng từ kế toán chi tiền phải ký từng liên (Có nghĩa là ký chữ tươi từng liên - Không nên dùng giấy than) theo quy định tại điều 19, luật kế toán năm 2015 "chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền duyệt chi, kế toán trưởng hoặc người có ủy quyền ký trước khi thực hiện. + Phiếu chi có 3 liên: Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào Phiếu chi. Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu. 8. Cách lập phiếu chi như thế nào ?+ Mục đơn vị: Ở phía góc trái phia trên của phiếu chi ghi tên đơn vị xuất quỹ tiền mặt (Ghi tên đầy đủ theo giấy phép kinh doanh hoặc quyết định thành lập mới nhất của doanh nghiệp, tổ chức). + Mục địa chỉ: Ghi địa chỉ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp xuất quỹ tiền mặt. Hoặc địa chỉ đang hoạt động của tổ chức, đơn vị, cơ quan nhà nước. + Ngày ... tháng ... năm trên phiếu chi nghi thời gian lập phiếu chi. (lưu ý: Thời gian lập phiếu chi phải có trước thời gian thực hiện công việc và các chứng từ kế toán gốc của quá trình thực hiện). + Mục quyền số: ghi tay thông tin về số quyển (Thông thường sẽ ghi lại số quyển phiếu chi phát hành theo năm tải chính từ 1 đến hết) + Mục số: Ghi số thức tự của phiếu chi từ 1 đến hết. + Mục nợ/Có: ghi số hiệu tài khoản đối ứng của nghiệp vụ (Ví dụ: 111, 112...) + Mục họ và tên người nhận tiền: ghi tên của người nhận tiền (lưu ý: Tên người nhận tiền phải giống tên trên chứng từ thanh toán). + Mục địa chỉ: Nếu là người của đơn vị thì ghi thông tin về phòng ban, nếu đơn vị khác thì viết tên của đơn vị đó. + Mục lý do chi: ghi rõ nội dung chi tiền (ví dụ: Chi tiền công tác phí tại tỉnh Nam Định) + Mục số tiền: ghi bằng số và bằng chữ của số tiền thực xuất quỹ tiền mặt và ghi rõ đơn vị tính hoặc đơn vị quy đổi ngoại tệ.(Tốt nhất nên chi tiền VNĐ). + Dòng cuối cùng ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu chi và ghi thời gian thực xuất quỹ. - Phiếu chi được lập thành 3 liên và phải có đủ chữ ký (ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc và thủ quỹ mới được xuất quỹ. - Người nhận tiền ghi số tiền đã nhận bằng chữ. 9. Một số mẫu phiếu chi phổ biến nhất hiện nay:
9.1. Mẫu phiếu chi mới nhấtCông ty luật Minh Khuê cung cấp mẫu phiếu chi áp dụng cho hoạt động nội bộ của doanh nghiệp để quý khách hàng tham khảo và áp dụng trên thực tiễn. Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ trực tiếp để được tư vấn, hỗ trợ:Luật sư vấn pháp luật cho doanh nghiệp trực tuyến gọi số: 1900.6162
Họ và tên người nhận tiền: ... Địa chỉ: ... Lý do chi: ... Số tiền: ...(Viết bằng chữ): ... ... Ngày ...tháng ...năm ...
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ... + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
9.2 Mẫu phiếu chi ban hành kèm theo Thông tư 79/2019/TT-BTCMẫu phiếu chi này áp dụng cho chế độ kế toán áp dụng cho ban quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công: >> Tải ngay: Mẫu phiếu chi số C41-BB theo thông tư 79/2017/TT-BTC
Nợ:………….. Có:…………... Họ tên người nộp tiền: …………………………………………………………………. Địa chỉ: ………………………………………………………………………………… Nội dung: ……………………………………………………………………………… Số tiền: ……………………………………………………………………….(loại tiền) (Viết bằng chữ): ………………………………………………………………………. Kèm theo: ………………………………………………………………………………
Đã nhận đủ số tiền: - Bằng số: …………… - Bằng chữ: ………………………………….. 9.3 Mẫu phiếu chi ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTCMẫu phiếu chi này áp dụng cho chế độ kế toán cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, cụ thể:
PHIẾU CHI
Họ và tên người nhận tiền:... Địa chỉ:... Nội dung:... Số tiền: ...(loại tiền)... (viết bằng chữ):... Kèm theo:...
Đã nhận đủ số tiền: ...- Bằng số:... - Bằng chữ:...
+ Tỷ giá ngoại tệ: + Số tiền quy đổi: 9.4 Mẫu phiếu chi ban hành kèm theo Thông tư 132/2018/TT-BTCMẫu phiếu chi này áp dụng cho chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ, cụ thể: >> Tải ngay: Mẫu phiếu chi số 02-TT
Họ và tên người nhận tiền:... Địa chỉ:... Lý do chi:... Số tiền:...(Viết bằng chữ):... ... Kèm theo ... Chứng từ gốc:
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :... 9.5 Mẫu phiếu chi ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTCMẫu phiếu chi này áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, cụ thể: >> Tải ngay: Mẫu phiếu chi số 02-TT theo thông tư 133/2016/TT-BTC
Họ và tên người nhận tiền: ... Địa chỉ: ... Lý do chi: ... Số tiền:... (Viết bằng chữ): ... Kèm theo: ... Chứng từ gốc: ...
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):... + Tỷ giá ngoại tệ:... + Số tiền quy đổi:... (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) 9.6 Mẫu phiếu chi ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTCMẫu này hướng dẫn chế độ kế toán của doanh nghiệp, cụ thể: >> Tải ngay: Mẫu phiếu chi của thông tư 200/2014/TT-BTC
Họ và tên người nộp tiền:... Địa chỉ:... Lý do nộp:... Số tiền:... (Viết bằng chữ):... Kèm theo:... Chứng từ gốc.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ... + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ... + Số tiền quy đổi: ... (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) 9.7 Mẫu phiếu chi theo Quyết định số 46/2006/QĐ-BTCLuật Minh Khuê xin giới thiệu mẫu phiếu chi (Mẫu số 02-TT) được ban hành kèm theo Ban hành kèm theo Quyết định số 46/2006/QĐ-BTC năm 2006 của Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa:
PHIẾU CHI Quyển số:... Ngày ... háng ... năm ... Số :... Nợ :... Có :... Họ và tên người nhận tiền:... Địa chỉ:... Lý do chi:... Số tiền:...(Viết bằng chữ):... ... Kèm theo ... Chứng từ gốc:
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :... + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):... + Số tiền quy đổi:... (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
10. Cách lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt khi làm thủ tục hải quan ?Một số đơn vị khi làm thủ tục hải quan gặp những vướng mắc liên quan đến phiếu chi tiền mặt, căn cứ Công văn số 12257/TCHQ-TXNK của tổng cục hải quan (Bộ Tài chính) ban hành 09 tháng 10 năm 2014 được hướng dẫn với nội dung sau:
Mọi vướng mắc pháp lý liên quan đến việc lập phiếu chi theo quy định của pháp luật Việt Nam. Hãy gọi ngay: 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật thuế trực tuyến qua tổng đài điện thoại. Rất mong nhận được sự hợp tác của Quý khách hàng! Trân trọng./. Bộ phận tư vấn pháp luật thuế - Công ty luật Minh Khuê | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
