1. Ý nghĩa của quản trị Khi con người kết hợp với nhau trong một tập thể để cùng nhau làm việc, người ta có thể tự phát làm những việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng của mỗi người. Lối làm việc như thế cũng có thể đem lại kết quả, hoặc cũng có thể không đem lại kết quả. Nhưng nếu người ta biết tổ chức hoạt động thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn, đặc biệt quan trọng không phải chỉ là kết quả mà sẽ còn ít tốn kém thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu và những phí tổn khác. Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí để thực hiện sẽ có khái niệm là hiệu quả. Hiệu quả = Kết quả - Chi phí Hiệu quả sẽ tăng trong hai trường hợp: Tăng kết quả với chi phí không đổi. Giảm chi phí mà vẫn giữ nguyên kết quả. Muốn đạt được cả hai điều đó đòi hỏi phải biết cách quản trị, không biết cách quản trị lãnh đạo cũng đạt được kết quả nhưng hiệu quả sẽ đạt thấp. Một sự quản trị, lãnh đạo giỏi không những mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa quan trọng góp phần đưa nền kinh tế đất nước nhanh chóng phát triển. Mục tiêu của hoạt động quản trị, lãnh đạo như vậy là nhằm giúp chúng ta có những kiến thức, kỹ năng cần thiết để gia tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh vì mục tiêu lợi nhuận cũng như mục tiêu phi lợi nhuận. 2. Bản chất của quản trị Quản trị xét về mặt tổ chức - kỹ thuật là sự kết hợp nỗ lực của con người trong tổ chức. Nói một cách khác, quản trị là quản trị con người trong doanh nghiệp, thông qua đó sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng của doanh nghiệp. Quản trị xét về mặt kinh tế - xã hội là quản trị vì mục tiêu, lợi ích của doanh nghiệp, bảo đảm cho doanh nghiệp tồn tại, sống còn và phát triển lâu dài. Nói cách khác bản chất của quản trị tuỳ thuộc vào chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Nguồn:TS. Hà Văn Hội (Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa)
Phương pháp quản trị cổ điển chú trọng đến năng suất của công việc và các tổ chức được coi như một hệ thống sản xuất. Vai trò của con người trong hệ thống này chỉ là một cơ phận nhỏ bé trong guồng máy vĩ đại, hay nói cách khác, chỉ là một công cụ sản xuất. Do đó, kết quả sản suất tuy đạt hiệu năng, nhưng không trường tồn, bởi con người bị mệt mỏi, sinh chán nản và bỏ việc. Nhiều lý thuyết gia đã ra công tìm kiếm những giải pháp dung hoà hay sửa sai nhằm thăng tiến các phương pháp quản trị, nhờ đó khoa Quản Trị học đã thành hình và phát triển. Tiến trình tìm kiếm giải pháp này đã nảy sinh nhiều trường phái quản trị như: trường phái Tâm Lý Xã Hội với Mayo, Maslow, Mc Gregor, Herzberg, và Argyris… trường phái Hệ Thống Xã Hội với Argyris, Herzberg… trường phái Khoa Học với Simon, và trường phái Kinh Tế – Xã Hội với Mintzberg, Ouchi, Ansoff, và Drucker… hoặc gần đây nhất là lý thuyết về Six Sigma và Lean Six Sigma. Ở đây, chúng ta chỉ lược qua hai trường phái có lẽ sẽ giúp ích cho công tác Quản Trị Mục Vụ hơn cả là trường phái Tâm Lý Xã Hội và trường phái Kinh Tế – Xã Hội. I. NHỮNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ HIỆN ĐẠI
Năm 1927, Elton Mayo, giáo sư giảng dạy và nghiên cứu kỹ nghệ tại Đại Học đường Harvard, khởi công nghiên cứu tại nhà máy Western Electric’s Hawthorne Work để tìm hiểu động cơ nào đã thúc đẩy nhân công tại nhà máy này đạt thành tích cao. Khi công trình nghiên cứu hoàn tất năm 1932, ông kết luận rằng phương pháp làm việc có tính cách khoa học của ngành quản trị cổ điển với Frederick W. Taylor là đại diện, mang lại hiệu năng quản lý với kết quả tốt, nhưng không hoàn chỉnh. Lý do là một con người bằng xương bằng thịt với tất cả sinh khí và cảm xúc, không thể được đối xử như máy móc vô tri giác, và lại càng không nên áp đặt họ bằng một hệ thống mà không quan tâm tới nhu cầu của họ. Mayo giới thiệu một phương pháp mới gọi là Phương Pháp Quản Trị theo tâm lý xã hội. Phương pháp này nhấn mạnh đến sự thoả mãn nhu cầu của con người, không phải là thứ nhu cầu vật chất, nhưng là tâm lý của họ trong một tổ chức. Tư tưởng chủ chốt của Mayo được tóm lược trong những điểm chính sau đây:
Mayo đề nghị giới quản trị nên thay đổi quan niệm về nhân viên qua cách quan sát và đối xử để đạt hiệu năng và duy trì hiệu năng lâu dài. Cùng chủ trương với phương pháp của Mayo là Douglas Mc Gregor. Mc Gregor là một nhà tâm lý xã hội. Năm 1960, ông cho xuất bản cuốn “The Human Side of Enterprise” và trở nên nổi tiếng với lý thuyết “cây gậy và củ cà rốt”. Lý thuyết này được rất nhiều lý thuyết gia khoa quản trị học hiện đại nhắc nhở đến trong các tác phẩm của họ. Mc Gregor đặt ra 2 lý thuyết: Thuyết X gồm những người chưa trưởng thành và thuyết Y gồm những người đã trưởng thành. Thuyết X chỉ những nhân viên biếng nhác. Họ không thích làm việc nhưng phải làm việc để sống còn. Do đó, họ cần được điều khiển và không thể tự đảm nhận trách nhiệm. Để chỉ huy nhóm này, quản trị viên cần cả gậy lẫn cà rốt. Thuyết Y chỉ những nhân viên có ý thức, muốn làm việc và yêu thích làm việc. Họ có tinh thần độc lập, không muốn bị chỉ huy và sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm. Mc Gregore nhấn mạnh rằng con người là một con vật đầy ham muốn và ham muốn không bao giờ được thỏa mãn, do đó, đường lối quản trị kiểm soát không động viên được con người. Ông đề nghị:
Mc Gregor cho rằng nhóm Y là khuôn mẫu lý tưởng phù hợp với các phương pháp quản trị. Nhưng ông nghĩ rằng thuyết Y không phù hợp với những tổ chức lớn. Năm 1981, xuất hiện Trường phái Đội Ngũ (thuộc trường phái Kinh Tế – Xã Hội) còn được gọi là trường phái Nhật Bản hoặc thuyết Z. Gọi là trường phái Nhật Bản vì người tìm ra phương pháp này là William Ouchi, giáo sư môn Quản Trị học tại Đại Học đường UCLA, một người Mỹ gốc Nhật. Lý thuyết của ông mang gốc rễ văn hoá Nhật Bản hay nói cách khác là quản trị theo kỹ thuật Nhật Bản. Lý thuyết này cũng được gọi là thuyết Z, vì Ouchi đưa ra thuyết Z để phản bác lý thuyết X và Y của Mc Gregor. Ouchi cho rằng trong thực tế chẳng có nhân viên nào thuộc dạng X hoặc Y, ông không đồng ý với Mc Gregor khi ông này dùng tiếng “bản chất của người lao động”. Ouchi nói nên dùng “thái độ lao động” của một người thì đúng hơn. Lý do là thái độ lao động của một người sẽ biến đổi tùy theo cách thức họ được đối xử trong thực tế. Ông chứng minh rằng ở đất nước Nhật Bản của ông, mọi người lao động một cách hăng hái vì các tổ chức nơi họ làm việc đã quan tâm đến nhu cầu của họ, và hơn thế nữa, họ được tham gia (participate) vào các quyết định trong tổ chức. Những tư tưởng chủ yếu của Ouchi như sau:
Với lý thuyết của Ouchi, quản trị viên cần nâng đỡ, khuyến khích và đặt niềm tin nơi nhân viên để nhân viên tự phát triển và đóng góp vào tổ chức một cách tích cực. II. QUẢN TRỊ HỌC HIỆN ĐẠIChú trọng đến năng suất, phương pháp quản trị cổ điển đối xử với con người như một công cụ sản xuất, ngược lại, những trường phái quản trị hiện đại quan tâm đến con người nhiều hơn. Từ năm 1924 đến năm 1927, Hội Đồng Nghiên Cứu Quốc Gia (National Research Council) Hoa Kỳ đã khởi công nghiên cứu tại nhà máy Western Electric’s Hawthorne Work ở thành phố Cicero, Tiểu Bang Illinois. Mặc dù chương trình nghiên cứu này bị Hội Đồng bỏ dở, nhưng sau đó, Mayo và đội ngũ của ông từ Đại Học Đường Harvard đã tiếp tục và hoàn tất năm 1932.
Sự quan tâm và phân tích có tính cách khoa học của các lý thuyết gia quản trị về những vấn đề nhân bản đã thức tỉnh giới quản trị để họ nhận ra rằng nhân viên là động lực chính yếu đưa đến thành công hay thất bại của một tổ chức. Từ thập niên 1940, những nguyên tắc cơ bản về tương quan nhân bản (human relations) nhấn mạnh đến phẩm chất tự nhiên và con người toàn diện của nhân viên, cũng như những tương quan của họ trong môi trường xã hội, đã được giới quản trị quan tâm và áp dụng. Sang đầu thập niên 1950, một ngành khác cũng liên quan đến vấn đề nhân bản là môn khoa học hành vi (Behavioral science) xuất hiện. Khoa học hành vi chú trọng nhiều về những kết quả nghiên cứu có tinh cách khoa học dựa trên các phương pháp tâm lý, xã hội, và nhân chủng học để khám phá phẩm chất và con người toàn diện của nhân viên, từ đó thiết lập tương quan với nhân viên theo cá tính của họ. Ngành này cũng được giới quản trị nồng nhiệt đón nhận. Cả hai ngành – tương quan nhân bản và khoa học hành vi – đều được nhiều lý thuyết gia khoa Quản Trị học hiện đại nhắc nhở đến trong các tác phẩm của họ. Hai ngành này có nhiều dị biệt về phương cách nghiên cứu và tìm hiểu, nhưng cùng chung một mục đích là nhắm đến hiệu năng của phương pháp quản trị nhân sự. Chúng ta có thể tóm lược những ý chính như sau: Tương quan nhân bản: Khoa học hành vi:
Ngày nay, hầu hết các tổ chức sử dụng cả hai phương pháp cùng một lúc do sự phối hợp của các cố vấn chuyên môn và đã rất thành công trong việc nâng cấp cách xử sự đối với nhân viên. Nhân viên đối với mọi tổ chức đã được coi là thành phần chủ chốt của mọi sinh hoạt trong tổ chức. Những khuôn mặt được chú ý đến nhiều nhất trong hai thập niên 1970 và 1980 qua sự thành công vượt bực nhờ sự đối đãi đúng mức với nhân viên là Sam Walton, chủ nhân hãng Wal-Mart, Fred Smith, sáng lập viên của hãng Federal Express, David Packard, sáng lập viên của hãng Hewlett-Packard, Mary Ann Keller, Phân Tích gia của Wall Street, và Susan W. Bowen, Giám Đốc công ty Champion Awards. Các Quản Trị Gia danh tiếng này đã được nhân viên của họ đánh giá là những người đáng tin cậy, đã tạo được môi trường làm việc rất thoải mái và cởi mở, và quan trọng hơn hết là tiếng nói của họ luôn được lắng nghe. Nói tóm lại, nhân phẩm, sự tương kính và tương giao là những yếu tố rất quan trọng của một tổ chức hiện đại trong tương quan với nhân viên.
Khoa Quản Trị học ngày nay đã nhận chân giá trị đích thực của con người trong guồng máy sản xuất hay phục vụ. Con người tạo ra sản phẩm để phục vụ con người, vì thế họ phải được tôn trọng và được đối xử công bằng. Một quản trị viên trong phương pháp quản trị cổ điển chỉ đóng vai trò một quản trị viên thuần túy. Nói cách khác, họ đóng vai trò một cảnh sát viên để kiểm soát (control), theo dõi, đốc thúc và trừng phạt nếu nhân viên không tuân thủ những luật lệ sản xuất của tổ chức, hoặc không đạt năng suất qui định. Quan niệm ấy đã trở thành lỗi thời trong xã hội hôm nay. Peter Drucker, một giáo sư Quản Trị học lỗi lạc, nổi danh từ năm 1939 với tác phẩm “The end of Economic Man”. Trong 60 năm giảng dạy khoa Quản Trị Học tại các trường Quản Trị Kinh Doanh danh tiếng, ông được giới kinh tế và quản trị gia Hoa Kỳ coi như cột trụ của khoa Quản Trị Học Hoa Kỳ, đã định nghĩa: “quản trị, với khả năng, phẩm chất trung thực, và hiệu suất sẽ quyết định một nền kinh tế mới cho thế giới trong nhiều thập niên sắp tới”. Trong khi đó, Tom Peters và Robert H. Waterman, Jr., năm 1982, xuất bản cuốn sách có số bán kỷ lục tại Hoa Kỳ, “In Search of Excellence”, định nghĩa: “Một tin vui từ Hoa Kỳ! Phương pháp quản trị tốt ngày nay không chỉ có ở Nhật Bản. Nhưng quan trọng hơn là tin vui đến từ cách đối xử với con người một cách đúng đắn và xin họ chia sẻ những kinh nghiệm sản xuất thành công… Hơn thế nữa, công việc quản trị là một công việc hứng khởi và vui vẻ. Nó không thuần túy là một sản phẩm trí tuệ xuất phát từ giới chủ nhân thượng lưu, nhưng được hình thành và phát triển qua sự hướng dẫn và cảm hoá nhân viên tại môi trường làm việc”. Cả hai định nghĩa trên đều xuất phát từ miệng những giáo sư danh tiếng. Vậy ai đúng ai sai? Có lẽ cả hai đều đúng! Quan điểm của Drucker nhấn mạnh đến việc qua hiệu suất, phẩm chất và phục vụ. Mặt khác, Peters và Waterman nhấn mạnh đến người qua sự cố vấn, hướng dẫn, yêu thích công việc quản trị và làm việc với người khác. Thực vậy, một quản trị viên đúng nghĩa trong xã hội hiện đại phải đóng một lúc hai vai trò: Lãnh đạo (leader) và quản trị (manager). Cả hai vai trò ấy đều quan trọng ngang nhau và sánh vai nhau song hành. Lãnh đạo là chức năng đối với người và quản trị là chức năng đối với việc. Người và việc được quan tâm ngang hàng và quản trị viên phải cùng một lúc đầu tư trọn vẹn nỗ lực để phát triển cả hai chức năng tới mức tối đa. Việc phải được hoạch định (planning) kỹ lưỡng và được kiểm tra (controlling) một cách chính xác. Người (nhân sự) phải được tổ chức (organizing) hợp lý và được lãnh đạo (leading) một cách hiệu quả. Cũng một từ ngữ “control” nhưng cách hành xử giữa cổ điển và hiện đại khác nhau. Ở phương pháp quản trị cổ điển, “control” có nghĩa kiểm soát, bao hàm sự trừng phạt và bạo động, còn với khoa Quản Trị học hiện đại, “control” mang ý nghĩa kiểm tra, bao hàm sự khuyến khích, thông cảm và hướng dẫn. Sự quan hệ giữa vai trò và chức năng được diễn đạt qua biểu đồ sau đây: Quản trị: Lãnh đạo:
Ở bất cứ cương vị quản trị nào trong tổ chức, dù thượng tầng hay hạ tầng cơ sở, vai trò và chức năng phải được phối hợp chặt chẽ và thực hiện, thì tổ chức mới đạt hiệu năng mong muốn. Để đạt được điều đó, trước khi thuê mướn hay bổ nhiệm một nhân viên vào vai trò quản trị, ứng viên phải được huấn luyện hay tái huấn luyện cho phù hợp với cương vị ứng viên sẽ đảm nhận.
Tất cả các quản trị viên hiện đại, dù ở bất cứ lãnh vực nào, thương mại, dịch vụ, phục vụ, bệnh viện, học đường, công quyền hay tư nhân, vụ lợi hay bất vụ lợi, vv… đều phải đảm đương ba công việc thiết yếu sau đây: Quản trị công việc (work) và tổ chức (organization), quản trị nhân sự (people), quản trị sản xuất (production) và điều hành (operation). Như vậy, quản trị viên không chỉ chú tâm đến việc giải quyết các vấn đề hành vi hay lối cư xử với nhân viên, hoặc giải quyết các vấn đề kỹ thuật, máy móc, kiểm tra công việc của từng nhân viên, hay hoạch định tương lai cho khâu việc mình đảm trách, nhưng là tất cả các công việc đó. Học để trở nên một quản trị viên đòi hỏi phải có kiến thức, chuyên môn và khả năng (KSA = Knowledge, Skills, Ability). Để có kiến thức và chuyên môn, quản trị viên phải được học hỏi và huấn luyện. Từ kiến thức và chuyên môn, quản trị viên sẽ tự đào luyện để trở nên một người có khả năng hữu dụng. Ba công việc thiết yếu vừa kể trên có quan hệ hỗ tương được trình bày qua đồ hình sau đây:
Học cách quản trị là một điều quan trọng trong xã hội hôm nay vì hai lý do. Trước hết, xã hội chúng ta sống còn, là nhờ các tổ chức cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Những tổ chức này được lãnh đạo bởi một người hay nhiều người gọi là các quản trị viên. Họ là những người tìm ra tài nguyên, biến chế chúng thành những sản phẩm phục vụ con người. Họ đồng thời cũng là những người có quyền hành và trách nhiệm sản xuất những sản phẩm an toàn hoặc không an toàn cho sự sống của con người, mưu tìm chiến tranh hay hoà bình, xây dựng hay hủy diệt một thành phố, bảo vệ hoặc làm ô nhiễm môi sinh, vv… Quản trị viên là những người tạo điều kiện để cung cấp công ăn việc làm, lương bổng, lối sống, sản phẩm, dịch vụ, bảo vệ, y tế, và kiến thức. Ngày nay, thật khó có thể kiếm được một người không phải là một quản trị viên mà không bị ảnh hưởng bởi những quyết định của những quản trị viên. Nói cách khác, ai trong chúng ta cũng một cách nào đó là một quản trị viên, quản trị bản thân, gia đình, xã hội, và môi trường. Vì thế, hãy học hỏi để thêm tinh tiến trong cách quản trị và đạt hiệu năng. Thứ đến, xã hội chúng ta đang sống là một xã hội có tổ chức. Bất cứ một tổ chức nào cũng cần có các quản trị viên. Một người dù không được huấn luyện để trở nên một nhà quản trị, họ vẫn có thể trở thành một nhà quản trị tốt và đôi khi tài ba do những khả năng thiên phú. Nhưng những trường hợp này rất hiếm hoi vì có câu “một thần đồng, nếu không được gọt dũa và huấn luyện, sẽ không trở nên một thiên tài”. Chúng ta được huấn luyện để trở nên bác sĩ, kỹ sư, kế toán viên, thầy cô giáo, nhạc sĩ, thương gia, vv… Trong một tương lai rất gần, chúng ta có thể được thăng cấp để điều hành bệnh viện, trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng kế toán, hiệu trưởng, giám đốc,… liệu chúng ta đã sẵn sàng để được bổ nhiệm vào các vai trò quản trị và lãnh đạo chưa? Ai cũng có thể làm được, nhưng hiệu năng chỉ thuộc về những người lãnh đạo đã được huấn luyện kỹ càng. Chúng ta hãy học hỏi để luôn sẵn sàng cho những công tác ấy. |