Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì kế hoạch sản xuất đóng vai trò quan trọng cần ưu tiên đầu tiên. Vậy, kế hoạch sản xuất là gì? Ý nghĩa, quy trình và cách quản lý kế hoạch sản xuất ra sao để đạt hiệu quả cao nhất.
Kế hoạch sản xuất là bản kế hoạch đưa ra các nhiệm vụ cho từng nhà máy/bộ phận sản xuất. Bản kế hoạch này sẽ cho thấy được số lượng sản phẩm cần sản xuất và chi phí tương ứng với số lượng sản phẩm được sản xuất trong mỗi chu kỳ thông thường là quý/lần. Kế hoạch sản xuất sẽ được sử dụng phân bổ nguồn lực của các hoạt động của nhân viên, vật liệu và năng lực sản xuất, để phục vụ các khách hàng khác nhau.
Làm thế nào để lập kế hoạch sản xuất hiệu quả?
Khi hiểu rõ được khái niệm kế hoạch sản xuất là gì thì chúng ta cần biết làm thế nào để lập kế hoạch sản xuất hiệu quả. Tùy thuộc theo phương án sản xuất để tồn trữ hay sản xuất theo đơn hàng thì bộ phận kế hoạch sẽ có phương án lập kế hoạch sản xuất khác nhau nhằm mang lại sự tối ưu về chi phí và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Để phát triển kế hoạch sản xuất, bộ phận kế hoạch sản xuất cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận tiếp thị và bộ phận bán hàng. Họ có thể cung cấp dự báo bán hàng hoặc danh sách các đơn đặt hàng của khách hàng. Việc sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau có thể yêu cầu các nguồn lực khác nhau và phục vụ các khách hàng khác nhau. Do đó, lựa chọn phải tối ưu hiệu suất sản xuất để đảm bảo giao hàng đúng hạn cho khách.
Một yếu tố quan trọng trong kế hoạch sản xuất là “ước tính chính xác năng lực sản xuất của các nguồn lực sẵn có, tuy nhiên đây là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất để thực hiện tốt”. Lập kế hoạch sản xuất phải luôn luôn tính đến “tính khả dụng của nguyên liệu, tính sẵn có của tài nguyên và kiến thức về nhu cầu trong tương lai”.
1. Xác định các nguồn lực cần thiết
Kế hoạch sản xuất được lập để đáp ứng nhu cầu hàng hóa của khách hàng căn cứ vào các đơn hàng hoặc báo cáo dự báo tiêu thụ hàng hóa từ bộ phận bán hàng. Theo đó, cả nhà máy và toàn công ty sẽ phải chạy theo các kế hoạch sản xuất được lập trước đó. Để lập kế hoạch sản xuất hiệu quả nhất, nhân viên kế hoạch phải căn cứ và các thông tin bao gồm:
- Tình hình mua – bán hàng
- Báo cáo kho hàng hóa
- Nguyên vật liệu, năng lực sản xuất của nhà máy
- Thông tin nhân sự, nhân công tham gia sản xuất tại nhà máy: Số lượng công nhân hiện thời có thể tham gia sản xuất sẽ tác động đến chất lượng và sản lượng sản xuất trong kỳ.
- Số lượng tồn kho Nguyên vật liệu và kế hoạch mua hàng sắp hoàn thành quyết định số lượng có thể sản xuất được cho thời điểm kế hoạch.
- Năng lực sản xuất của nhà máy như năng suất máy móc, thiết bị, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị tại nhà máy sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng sản xuất của nhà máy trong kỳ kế hoạch.
- Các số liệu thống kê rủi ro sẽ giúp kế hoạch sản xuất hạn chế các sự cố phát sinh ảnh hưởng đến sản lượng kế hoạch đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Khi đã xác định được các yếu tố này thì bạn có thể lên một bản kế hoạch sản xuất tối ưu nhất đảm bảo sử dụng hợp lý các nguồn lực trong doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo tiến độ sản xuất cần thiết.
2. Cách lập và quản lý kế hoạch sản xuất hiệu quả
Yêu cầu tối quan trọng của bộ phận lập kế hoạch sản xuất là phải biết được các thông tin cần thiết liên quan đến tình hình của doanh nghiệp ở tất cả các phòng ban có liên quan đến sản xuất. Bằng cách truyền thống, nhân viên kế hoạch sẽ tập hợp các báo cáo từ các bộ phận khác trong công ty và tiến hành phân tích để lên kế hoạch sản xuất phù hợp theo tiến độ kế hoạch. Và toàn bộ quy trình này với phương pháp truyền thống và sự hỗ trợ từ excel thì thời gian thực hiện tối thiểu từ vài ngày tới vài tuần.
Tuy nhiên với yêu cầu khắc khe về mặt thời gian trong thời buổi hiện tại, với mỗi đơn hàng của khách hàng trong nước hoặc nước ngoài thì doanh nghiệp không có nhiều thời gian để lên kế hoạch, sản xuất và giao hàng. Do đó có rất nhiều doanh nghiệp hiện tại cần phải có sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm ERP để các phòng ban có thể kế thừa số liệu của nhau một cách nhanh nhất. Theo đó, tất cả báo cáo cần thiết ở tất cả phòng ban ứng dụng phần mềm sẽ chỉ cần vài phút để lập, export và in khi cần thiết. Do vậy sẽ rút ngắn tối đa thời gian và giúp bộ phận kế hoạch có thể lập và quản lý kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả nhất có thể.
Lập kế hoạch sản xuất trong một nốt nhạc với phần mềm Oracle ERP
Ứng dụng giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp Oracle ERP trên phần mềm giúp nhà quản trị kiểm soát chặt chẽ từng bước công việc tại doanh nghiệp của mình. Việc kiểm soát này cụ thể từ khâu nhập liệu đầu vào, cho đến lên báo cáo chi tiết phục vụ cho từng phòng ban và từng nhu cầu quản trị của phòng ban đó hoặc cho ban Giám đốc.
Phần mềm Oracle ERP hỗ trợ đắc lực cho bộ phận lập kế hoạch sản xuất
Đối với bộ phận lập kế hoạch sản xuất, họ sẽ không cần mất nhiều thời gian để thống kê các dữ liệu như: tồn kho và đơn đặt hàng, nhân công máy móc… được cập nhật sẵn trên phần mềm. Với các thông tin được kế thừa chặt chẽ liên phòng ban, bộ phận kế hoạch sản xuất sẽ theo dõi và cập nhật tức thời mọi thông tin cần thiết để lập kế hoạch sản xuất và truyền dữ liệu tức thời đến bộ phận sản xuất sau khi kế hoạch được duyệt. Đồng thời, các kế hoạch này sẽ được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu chung, hỗ trợ cho việc tổng hợp thống kế, phân tích hiệu quả hoạt động sau này.
Trên cơ sở đó, giải pháp quản lý nguồn lực doanh nghiệp trên phần mềm sẽ mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp ở cả hoạt động kinh doanh và sản xuất trong kỳ, từ đó giúp tăng trưởng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Kế hoạch sản xuất là một phần của kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, theo đó cả nhà máy và toàn công ty sẽ phải chạy theo các kế hoạch được lập trước đó. Vậy kế hoạch sản xuất là gì? Đâu là bí quyết để lập kế hoạch cho sản xuất vừa tiết kiệm được thời gian, công sức vừa mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp?
Kế hoạch sản xuất là gì?
Kế hoạch sản xuất là bản kế hoạch cho sản xuất chỉ ra sản phẩm sẽ được sản xuất như thế nào? Dùng những nguồn lực gì? Chi phí sản xuất là bao nhiêu?
Các loại phương thức sản xuất khác nhau như: sản xuất một loại mặt hàng, sản xuất hàng loạt , sản xuất diễn ra với tần suất nhiều , vv mỗi loại sẽ có một kế hoạch riêng.
Nội dung lập kế hoạch sản xuất
Mô tả sản phẩm và số lượng hàng hóa được mô tả từ góc độ sản xuất, hàng hóa được hoàn thành từ những chi tiết nào? Nguyên vật liệu cấu thành hàng hóa là gì? Các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm, các quy trình để sản xuất hàng hóa
Số lượng sản phẩm dự định sản xuất
Phải biết cần sản xuất các sản phẩm như thế nào, số lượng bao nhiêu để cung ứng kế họach Marketing tiếp thị và tồn kho của doanh nghiệp.
Máy móc trang bị và nhà xưởng
Cần sử dụng những mẫu máy móc trang bị nào, công suất bao nhiêu, lấy đồ vật từ nguồn nào (có sẵn, nhập mới,…) cần nhà xưởng rộng bao nhiêu m2, sắp đặt như thế nào, dự án khấu hao nhà xưởng, vật dụng,… kế hoạch máy móc vật dụng và nhà xưởng cần được chuẩn bị riêng vì phần này sẽ tác động tới quyết định về các nguồn lực khác. Máy móc, thiết bị và nhà xưởng thường được đầu tư lớn vì thế dự án máy móc trang bị và nhà xưởng rất đáng quan tâm để xây dựng kế hoạch tài chính sau này.
Phương thức sản xuất
Doanh nghiệp sẽ sản xuất sản phẩm như thế nào: công đoạn, kỹ thuật để đáp ứng sản phẩm, chi tiết hoặc quy trình nào tự sản xuất/gia công bên ngoài, tại sao, v.v…
Nguyên vật liệu và các nguồn lực khác
Nhu cầu tiêu dùng và tồn kho vật tư, giá trị và số lượng ra làm sao, ai là nhà phân phối, vật liệu thay thế là gì, số lượng mua tận dụng, phương thức sản xuất, các hiểm họa hoàn toàn có thể xảy ra.
>> Xem thêm: Top 7 xưởng may gia công tại Hà Nội chất lượng
Những yêu cầu về lực lượng lao động
Số lượng lao động, trình độ tay ngành, dự án đáp ứng (tuyển dụng, huấn luyện,…)
Dự toán chi phí hoạt động
Cần bao nhiêu vốn đầu tư, những chi phí sản xuất và giá thành hàng hóa.
Lợi thế cạnh tranh
Xác định xem nhân tố cạnh tranh nào là chủ yếu và là thành phần tác động để quyết định giải pháp lựa chọn những phương án sản xuất, đầu tư máy móc trang bị, bao gồm: chất lượng, quy mô, kỹ thuật, giá tiền, khả năng đáp ứng nhanh, trải nghiệm,…
Những yếu tố cần chú ý khi lên kế hoạch sản xuất
Yêu cầu tối có ảnh hưởng của bộ phận xây dựng kế hoạch sản xuất là phải biết được các thông tin cần phải có liên quan tới tình hình của công ty ở hầu hết các phòng ban liên quan tới sản xuất. Bằng phương pháp truyền thống, người lên kế hoạch sẽ tổng hợp các báo cáo từ các phòng ban khác trong công ty và tiến hành phân tích để xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp theo tiến độ bản kế hoạch.
Tham vọng xây dựng kế hoạch sản xuất
Tận dụng có lý các nguồn lực sẵn có: Dự án sản xuất được đề ra để giúp cho việc quản trị, phân công nguồn nhân lực, hoạt động của máy móc, thiết bị, qui trình sản xuất sao cho nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và hiệu quả nhất.
Hạn chế lãng phí các nguồn lực: Khi bản kế hoạch sản xuất chưa đủ chi tiết và hợp lý, hoàn toàn có thể sẽ gây ra sự chồng chéo, tiêu hao nguồn lực lượng lao động, lãng phí quỹ thời gian và chi phí, từ đó, có thể phát sinh những vấn đề lớn hơn gây tác động tới cả công ty.
Tăng sự ổn định trong sản xuất: Khi xảy ra bất kì sự cố nào đẩy quá trình sản xuất đi khỏi quỹ đạo đã được định sẵn, các hoạt động sản xuất phải đối mặt với sự nhiễu loạn, và bị đình trệ. Việc dự đoán được những nguy cơ, vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất để xây dựng kế hoạch phòng tránh và đưa ra hướng giải quyết kịp thời, tránh cho sự việc đi quá xa, gây mất kiểm soát.
Hoàn thành hàng hóa đúng hạn, đúng yêu cầu: Việc sản phẩm làm ra đúng theo yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời hạn của khách hàng là vô cùng đáng kể, vì thế, việc đề ra các mục đích sản xuất cũng không thể bỏ qua. Việc làm theo ý định khiến cho các hoạt động trở nên thuận lợi, trôi chảy, đồng thời, cũng có những biện pháp điều chỉnh kịp thời khi xảy ra sai lệch.
Để tạo dựng kế hoạch cho sản xuất, bộ phận sản xuất cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận tiếp thị và bộ phận bán hàng, hoặc kho… Khó khăn nhất là danh mục và phân tích. Bạn cần nắm được các thông số về:
- FC: Dự báo tiêu thụ hàng hóa từ bộ phận kinh doanh
- PO( Purchase Order): Đơn đặt hàng
- DO ( Delivery Order): Lịch giao hàng
- Tồn kho: tồn thành phẩm, tồn bán thành phẩm , Sản xuất dở dang
- Nguồn lực con người: Thông tin nhân sự, nhân công tham gia sản xuất tại nhà máy( Số lượng công nhân hiện thời rất có thể tham gia sản xuất sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và sản lượng sản xuất trong kỳ).
- Nguồn lực máy móc: -Công suất từng khâu sản xuất. Năng lực sản xuất của nhà máy như năng suất máy móc, thiết bị, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất tại nhà máy sẽ trực tiếp tác động đến kỹ năng sản xuất của nhà máy trong kỳ bản kế hoạch.
Với một số thông tin trên bạn sẽ tính được:
– Số lượng vật tư cần đặt thêm.
– Liệu các đơn hàng có đáp ứng kịp không?
– Cần tăng ca không? Tăng bao nhiêu giờ trong một tuần, ngày?
– Bộ phận nào cần tăng ca cụ thể theo từng ngày…
– KHSX cho từng xưởng, khâu, ca, …
Việc tạo dựng kế hoạch cho sản xuất theo phương thức truyền thống như excel khiến doanh nghiệp lãng phí nhiều thời gian và nhân công trong việc danh mục số liệu sản xuất. Do đó dẫn đến giờ giấc xây dựng kế hoạch có thể kéo dài từ vài ngày đến một tuần điều này có thể dẫn đến chậm chễ ship, lãng phí thời gian, và rất có thể có những sai sót về con người.
Ngày nay với các yêu cầu chặt chẽ về mặt quỹ thời gian của người tiêu dùng, công ty không có nhiều thời gian để xây dựng kế hoạch, sản xuất và ship. Đặc biệt với những doanh nghiệp vừa và lớn, hoạt động sản xuất cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước, thì yêu cầu về quỹ thời gian hoàn thành sản phẩm đúng kế hoạch là điều không thể không có. Với sự hỗ trợ của ứng dụng quản trị cục bộ (ERP) như phần mềm 3S ERP: chỉ cần 1 thao tác trên ứng dụng bộ phận bản kế hoạch có thể có được dự án chi tiết, rút ngắn tối đa thời gian tổng hợp thông tin, và giúp bộ phận kế hoạch nâng cao hiệu suất ngành nghề.
Ứng dụng ERP hỗ trợ lên kế hoạch sản xuất như thế nào?
Hiện nay, việc lập kế hoạch sản xuất không còn quá khó khăn khi mà phần mềm ERP được thành lập và hoạt động nhằm phục vụ cho việc lên kế hoạch trở nên đơn giản dễ dàng hơn bao giờ hết.
Ứng dụng ERP mang đến các tính năng hữu ích:
• Xác định qui trình sản xuất (bao gồm đầu vào, đầu ra, cùng chi phí tương ứng)
• Định hướng vật liệu và chi phí cần thiết cho quá trình sản xuất
• Lên kế hoạch sản xuất dựa trên kết quả nghiên cứu thị trường về cung và cầu của sản phẩm
• Tự do thu về và thay đổi các dữ liệu đầu vào
• Phân tích mức độ hiệu quả của quá trình sản xuất
• Tùy chỉnh dự án sản xuất cho từng ngày
Việc lên kế hoạch sản xuất phụ thuộc vào nhiều thành phần khác nhau, bộ phận sản xuất sẽ lên kế hoạch phù hợp với nguồn lực và yêu cầu của công ty, để đơn giản hóa về chi phí và tiền lãi cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, để đáp ứng được các yêu cầu sản xuất đề ra, cũng như hệ thống sản xuất vận hành được tối ưu, doanh nghiệp phải dự báo được các sản lượng tiêu thụ của thị trường hoặc các đơn sản phẩm công ty sẽ phải cung ứng trong khung thời gian tới. Việc này giúp cho bộ phận sản xuất hoàn toàn có thể tạo dựng kế hoạch mua và dự trữ nguyên vật liệu, tính toán số lượng nhân công tham gia sản xuất và trang trí các máy móc thiết bị phù hợp cần thiết.
Để bản kế hoạch sản xuất là tối ưu nhất mang lại nhiều tiền lãi thì bộ phận tạo dựng kế hoạch phải dựa trên rất nhiều thông tin như tình hình bán hàng, các báo cáo kho sản phẩm – nguyên liệu, năng lực sản xuất của nhà máy, tình hình nhân công … để từ đó đưa ra được kế hoạch sản xuất tối ưu nhất chắc rằng sử dụng hợp lý các nguồn lực trong công ty nhưng vẫn bảo đảm tiến độ sản xuất cần thiết.
Đối với các công ty lớn, làm việc sản xuất cho nhiều người tiêu dùng trong và ngoài nước, thì yêu cầu về khoảng thời gian hoàn thành sản phẩm đúng kế hoạch là điều rất đáng quan tâm. Do đó, hiện nay có khá nhiều công ty dùng các hệ thống phần mềm ERP tại doanh nghiệp, giúp nhân viên rất có thể xem và tổng hợp số liệu một cách nhanh hơn. Rút ngắn tối đa khoảng thời gian và giúp cho bộ phần tạo dựng kế hoạch hoàn toàn có thể lập và quản trị bản kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả.
Một bản kế hoạch cho sản xuất tốt sẽ hỗ trợ doanh nghiệp:
- Duy trì hoạt động sản xuất thường xuyên và ổn định
- Ước lượng nguồn lực chính xác như con người, vật liệu xem với nguồn lực hiện tại doanh nghiệp có thể cung ứng được yêu cầu sản xuất của khách hàng hay không
- Sử dụng hiệu quả các nguồn lực
- Giảm thiểu lãng phí nguyên liệu
- Giảm giờ giấc chết và dừng máy
Với những thông tin trên, tin chắc rằng bạn đọc đã có kiến thức để lập kế hoạch sản xuất cho doanh nghiệp. Nếu còn thắc mắc gì, vui lòng để lại phản hồi bên dưới, đội ngũ Winerp.vn sẽ tích cực phản hồi các câu hỏi của các bạn. Chúc các bạn thành công.
Hữu Đệ – Tổng hợp và Edit , Tuyensi.vn