Trong quá trình sản xuất cần phải xem xét các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến các hoạt động đang diễn ra hàng ngày. Rủi ro có thể phát sinh do bản chất của nguyên vật liệu được sử dụng, thiết bị hay con người… tác động tiềm tàng đối với doanh nghiệp, đội ngũ nhân viên, cổ đông, khách hàng, nhà cung cấp và cộng đồng, là một rủi ro có thể nhận ra. Vậy rủi ro trong sản xuất là gì? Làm thế nào để quản lý rủi ro trong quá trình sản xuất? Show
Không có một định nghĩa chính xác nào về rủi ro trong sản xuất, mà chúng ta có thể hiểu rủi ro trong sản xuất là đề cập đến sự gián đoạn của các hoạt động hoặc quy trình trong nội bộ khiến cho kế hoạch ban đầu không được thực hiện theo đúng tiến độ. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà có các loại rủi ro khác nhau. Thông thường, đối với các doanh nghiệp sản xuất sẽ có 4 loại rủi ro sau: Rủi ro chiến lược, rủi ro vận hành, rủi ro tuân thủ và rủi ro tài chính. Ngoài ra, doanh nghiệp cần căn cứ vào các đặc trưng ngành nghề, lĩnh vực hoạt động hay quy mô… để quyết định xem đâu là rủi ro trọng yếu của doanh nghiệp mình. Ví dụ, đối với doanh nghiệp sản xuất, chi phí năng lượng có thể rất quan trọng nhưng đối với một công ty quảng cáo, rủi ro này lại không phải là vấn đề.
Quản lý rủi ro trong sản xuấtTùy thuộc vào quan điểm cá nhân, trọng tâm của chương trình quản lý rủi ro có thể là giảm thiểu thương tích cho nhân viên, khách hàng hoặc cộng đồng địa phương. Ngoài ra, trọng tâm có thể là tài chính, trong đó sức khỏe tài chính của doanh nghiệp là mối quan tâm chính hoặc tác động tiềm tàng đến lợi nhuận tài chính của cổ đông. Nhiều tổ chức đặt trọng tâm cao vào danh tiếng, bất kỳ thiệt hại tiềm ẩn nào đối với danh tiếng của doanh nghiệp đều có thể có ảnh hưởng lâu dài, do đó, những rủi ro có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của tổ chức cần được xác định và thực hiện các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu khả năng xảy ra những rủi ro đó. Dù lý do muốn hiểu và kiểm soát rủi ro là gì, trong mọi quy trình sản xuất sẽ cần có một chương trình xác định rủi ro toàn diện, đánh giá rủi ro, đo lường rủi ro, giảm thiểu rủi ro và giám sát rủi ro. Một chương trình như vậy sẽ cần phải bao gồm tất cả các khía cạnh của hoạt động kinh doanh để đảm bảo tất cả các lĩnh vực rủi ro quan trọng được nắm bắt. Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro
Giai đoạn đầu tiên của nhiều tổ chức sản xuất trong việc thực hiện chương trình rủi ro thường là soạn thảo kế hoạch quản lý rủi ro. Cần có kế hoạch quản lý rủi ro để đảm bảo rằng một lộ trình có tổ chức khuyến khích tính khách quan trong việc xác định rủi ro được tạo ra và ngăn ngừa các yếu tố rủi ro thiết yếu bị lãng quên. Kế hoạch cần xác định những người có liên quan và chịu trách nhiệm về việc thực hiện hiệu quả quá trình quản lý rủi ro. Kế hoạch sẽ giải quyết nhu cầu xem xét của ban quản lý đối với quá trình quản lý rủi ro. Kế hoạch sẽ xác định cách thức và thời gian các cuộc đánh giá sẽ diễn ra. Nếu kế hoạch liên quan đến một sản phẩm cụ thể, thì kế hoạch cần giải quyết toàn bộ vòng đời của sản phẩm từ thiết kế đến sản xuất và đưa vào sử dụng sau sản xuất (tức là sử dụng bởi khách hàng cuối cùng). Tương tự như vậy đối với rủi ro trong quá trình sản xuất hoặc thông lượng của một tổ chức sản xuất, kế hoạch rủi ro cần phải bao gồm toàn bộ phạm vi trách nhiệm và tác động trong toàn bộ quá trình hoặc tổ chức. Các tiêu chí về khả năng chấp nhận rủi ro cần được xác định trong kế hoạch. Kế hoạch phải nêu rõ cách thức thực hiện các biện pháp kiểm soát rủi ro bắt buộc và tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát đó được xác minh. Kế hoạch phải phác thảo cách thức thông tin được thu thập và đưa trở lại quá trình phân tích rủi ro trên cơ sở liên tục. Thực hiện quy trình quản lý rủi roĐể thực hiện quy trình rủi ro, cần phải liên tục đặt câu hỏi. Những rủi ro tiềm ẩn là gì? Cái nào có hại nhất? Nguyên nhân gốc rễ liên quan đến rủi ro là gì? Những rủi ro nào dễ xảy ra nhất? Thực hành thông thường sẽ dành cho một nhóm các cá nhân (nhóm rủi ro) với một loạt các kỹ năng và năng lực để tham gia vào quá trình rủi ro. Khi nhóm rủi ro xác định các rủi ro tiềm ẩn, thì họ sẽ cần xác định các hành động tiềm ẩn để giải quyết từng rủi ro. Các hành động này sẽ được thống nhất và thực hiện. Khi được thực hiện thì cần phải xác minh tính hiệu quả của các hành động được thực hiện. Kế hoạch rủi ro và các biện pháp rủi ro sẽ cần được cập nhật để phản ánh bất kỳ thay đổi nào về sản phẩm hoặc quy trình và mức độ rủi ro dẫn đến. Những người phụ trách rủi ro sẽ cần phải liên tục theo dõi tính hiệu quả của các hành động đã thực hiện và liên tục cập nhật kế hoạch rủi ro. Xác định mức độ rủi ro sản xuất
Đối với mỗi khía cạnh của rủi ro, bạn cần thiết lập một phương pháp xác định và đo lường mức độ rủi ro, có thể là tài chính, liên quan đến khách hàng, quy định,… Khi bạn tiến hành quá trình đánh giá rủi ro, bạn sẽ xác định được danh sách các rủi ro tiềm ẩn, bạn cũng sẽ sử dụng một số dạng công cụ rủi ro để xác định mức độ nghiêm trọng tiềm ẩn, xác suất và khả năng phát hiện của từng rủi ro tiềm ẩn. Sau đó, bạn cần kết hợp từng khía cạnh rủi ro này. Có một loạt các phương pháp để kết hợp các biện pháp khác nhau này, một cách tiếp cận là tạo ra một số duy nhất như sau: Mức độ nghiêm trọng * Xác suất * Khả năng phát hiện (S * P * D) = Số mức độ rủi ro (hoặc Số mức độ ưu tiên rủi ro - RPN) . Khi đã biết được Số thứ tự ưu tiên rủi ro, có thể xác định được khả năng chấp nhận rủi ro và có thể thống nhất mức độ ưu tiên của các rủi ro tiềm ẩn cần giảm thiểu. Trách nhiệm quản lý rủi roTrách nhiệm của quản lý cấp cao trong một tổ chức sản xuất là đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực, các cá nhân có năng lực được chỉ định vào quy trình rủi ro, chính sách về khả năng chấp nhận rủi ro được xác định và lập thành văn bản cũng như việc đánh giá hiệu quả của ban quản lý đối với quy trình rủi ro theo quy định. Tài liệu quản lý rủi ro Tài liệu quản lý rủi ro nên được duy trì. Hồ sơ cần cung cấp khả năng xác định nguồn gốc đối với các mối nguy khác nhau đã được xác định, hồ sơ cần xác định phân tích rủi ro được thực hiện, ghi lại đánh giá rủi ro, chi tiết việc thực hiện các biện pháp kiểm soát rủi ro, xác minh tính đầy đủ của các biện pháp kiểm soát rủi ro khác nhau được thực hiện và lập hồ sơ đánh giá khả năng chấp nhận của các rủi ro còn lại. Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi giải đáp cho thắc mắc rủi ro trong sản xuất là gì cũng như cách thức quản lý rủi ro trong sản xuất. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp cho bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này, từ đó kiểm soát các hoạt động và giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả nhất. Nếu có bất kỳ điều gì thắc mắc cần chúng tôi giải đáp, hãy liên hệ qua hotline 0976.389.199 để được hỗ trợ kịp thời nhất. ISOCERT rất hân hạnh đồng hành cùng bạn và doanh nghiệp bạn trên con đường quản lý rủi ro, hướng đến chất lượng cho sự phát triển bền vững và thịnh vượng trong tương lai. Ngày cập nhật: 25-10-2021 Tư duy dựa trên rủi ro trong đó nhận diện và kiểm soát tốt các rủi ro nhằm đưa ra định hướng, chiến lược phù hợp cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp là một yêu cầu quan trọng trong việc xây dựng, áp dụng, chứng nhận hệ thống quản lý ISO 9001:2015, ISO 22000:2018… Phân tích rủi ro tốt sẽ giúp tổ chức đi đến những hành động cần thiết để giảm thiểu những ảnh hưởng bất lợi, tận dụng các cơ hội liên quan đến mục đích và các kết quả dự kiến trong Hệ thống quản lý đang áp dụng. Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về cách phân tích và đánh giá rủi ro khi áp dụng các hệ thống quản lý. Khái niệm về rủi roTrong các tiêu chuẩn ISO 9001, 14001, 22000, 45000, 31000,… khái niệm về rủi ro cơ bản là giống nhau: Rủi ro được định nghĩa như ảnh hưởng của sự không chắc chắn về một kết quả mong đợi. Một số tiêu chuẩn chuyên ngành đặc thù như ISO 13485, ISO 45001, thuật ngữ “rủi ro” được định nghĩa khác. Ví dụ : ISO 13485 – Hệ thống quản lý chất lượng dụng cụ y tế Rủi ro: Sự kết hợp giữa khả năng xảy ra thiệt hại và mức độ nghiêm trọng của thiệt hại Chú thích : Định nghĩa“rủi ro” này khác với định nghĩa được đề cập trong ISO 9000:2015. Ví dụ : ISO 45001:2018 – Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp Rủi ro (an toàn và sức khỏe nghề nghiệp): Sự kết hợp của khả năng xảy ra của một sự kiện nguy hại liên quan đến công việc hay sự phơi nhiễm và mức độ nghiêm trọng của các chấn thương hay bệnh tật có thể có do các sự kiện. Chú thích: Định nghĩa này – nếu nhìn từ góc độ phân tích/đánh giá rủi ro thì bản chất không có gì khác lắm, xem tiếp các phân tích ở phần sau). Mục đích của đánh giá rủi ro là đưa ra thông tin dựa trên bằng chứng và phân tích để ra quyết định đúng đắn về cách thức xử lý rủi ro cụ thể và lựa chọn các phương án khác nhau. Việc đánh giá rủi ro mang lại một số lợi ích chủ yếu như: hiểu rõ rủi ro và tác động tiềm ẩn của nó đến các mục tiêu; cung cấp thông tin cho người ra quyết định; hỗ trợ lựa chọn các phương án xử lý rủi ro,… Khi nào thực hiện đánh giá rủi roĐối với doanh nghiệp đã xây dựng HTQLCLNếu doanh nghiệp đã có hệ thống quản lý chặt chẽ, ví dụ theo ISO 9001:2008, đã thực hiện tốt hoạt động phòng ngừa thì mặc nhiên họ đã quản lý rất tốt các rủi ro, có thể phát sinh rồi. Bản thân HTQLCL là 1 giải pháp phòng ngừa quan trọng giúp doanh nghiệp ổn định chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Dựa vào ISO 9000, Tổ chức ISO đã khuyến nghị doanh nghiệp nên xây dựng HTQLCL, tiếp cận theo các quá trình (ví dụ có 20 quá trình). Nếu doanh nghiệp đã có đầy đủ, chặt chẽ các văn bản giúp kiểm soát đúng 20 quá trình nêu trên, tức là HTQLCL đã có thể giúp họ thực hiện mục tiêu đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ với khách hàng. Trong thực tế, nếu ở quá trình nào doanh nghiệp còn vô tình/hay chủ động để “lỏng” – nay được phép mà – nhằm thích nghi nhanh với các điệu kiện thay đổi của môi trường …, ở đó có thể tạo ra mối nguy đến hiệu lực của hệ thống quản lý, nên cần theo dõi/có biện pháp kiểm soát. Tuy nhiên, cũng do để “lỏng” nên doanh nghiệp có thể sẽ phản ứng linh hoạt hơn với những yêu cầu/đòi hỏi từ thị trường. Việc để lỏng ở đâu, mức độ thế nào … phụ thuộc vào khả năng, văn hóa và mục tiêu của doanh nghiệp. Quản lý rủi ro của HTQLCL gắn liền với kết quả hoạt động – tức là chất lượng sản phẩm/dịch vụ có ổn định không (mức độ giao động thế nào)? Nếu chất lượng sản phẩm ổn định, nhiều thị trường/khách hàng khó tính chấp nhận, hàng bán đều – mối nguy/rủi ro của HTQLCL (có thể có) thấp. Nếu quản lý rủi ro rất tốt, rất nhiều biện pháp phòng ngừa …. được đưa ra, thực hiện, chi phí tốn nhiều hơn nhưng hàng luôn bị khiếu nại, trả về … chứng tỏ hiệu lực, hiệu quả quản lý rủi ro thấp. Cần cân nhắc giữa kết quả/chi phí đầu tư. Đối với doanh nghiệp bắt đầu xây dựng HTQLNếu doanh nghiệp bắt đầu xây dựng HTQLCL thì nên thống kê lại những tài liệu, qui định … gì đang có, xác định xem các quá trình và mối nguy/rủi ro còn ở đâu, thế nào, rồi đưa ra giải pháp kiểm soát/hoàn thiện HTQLCL thì tiện hơn. Doanh nghiệp nên có 1 qui trình quản lý rủi ro để thống nhất phương pháp xác định các mối nguy, lượng hóa các tác động (mức độ nghiêm trọng) và lựa chọn những mối nguy có mức độ tác động cao/nghiêm trọng cần giải quyết trước. Cái này có thể coi là “Risk management framwork/ Khuôn khổ quản lý rủi ro” của doanh nghiệp. Chú ý: không nên quá tập trung vào quản lý rủi ro (do doanh nghiệp vô tình hay cố ý để lỏng trong hệ thống) mà quên đi nhiệm vụ quan trọng hơn – là xây dựng Hệ thống quản lý cho doanh nghiệp, tổ chức sản xuất kinh doanh hiệu quả … Hướng dẫn phân tích và đánh giá rủi roBước 1: Phân tích bối cảnhPhân tích bối cảnh nhằm cung cấp các thông tin cho việc nhận diện các rủi ro và cơ hội mà có thể ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt được các kết quả dự kiến của HTQLCL. Thông tin bối cảnh của tổ chức bao gồm: a) Bối cảnh bên ngoài: – Môi trường pháp lý bao gồm chính sách pháp luật nhà nước, các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan đến hoạt động của tổ chức và các lĩnh vực, quá trình nằm trong phạm vi áp dụng HTQLCL. – Tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội trong và ngoài nước. – Sự đổi mới công nghệ, tiến bộ ứng dụng KHKT. – Sự tác động của các vấn đề có liên quan bên ngoài tổ chức. b) Bối cảnh bên trong (nội bộ): – Kết quả hoạt động trong nội bộ tổ chức có thể bao gồm: Cơ cấu tổ chức, phân công chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn, sự phối kết hợp từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, liên phòng, bộ phận, những vấn đề bất cập nổi bật… tác động vào các quá trình, hoạt động, hiệu quả công việc. – Sự đầy đủ của các nguồn lực bao gồm (nhân lực, vật lực, tài lực). – Tình hình văn hóa tổ chức. – Tri thức của nguồn nhân lực – Các quá trình của HTQLCL c) Nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm: – Các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. – Yêu cầu của KH – Các yêu cầu của các cơ quan quản lý… |
