Kiểm kê là việc kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính thức số thực có tài sản trong thực tế, phát hiện các khoản chênh lệnh giữa số thực tế so với số liệu trên sổ sách kế toán.
Số liệu trên sổ sách kế toán là số liệu trên cơ sở cập nhật các chứng từ, tức là số liệu có tính chất hợp pháp tin cậy.
Nhưng giữa số liệu trên sổ sách kế toán với thực tế vẫn có thể phát sinh chênh lệnh do một số nguyên nhân sau đây:
– Tài sản (vật liệu, sản phẩm, hàng hóa…) bị tác động của môi trường tự nhiên làm cho hư hao, xuống cấp.
– Thủ kho, thủ quỹ có thể nhầm lẫn về mặt chủng loại, thiếu chính xác về mặt số lượng khi nhập, xuất, thu, chi…
– Kế toán tính toán, ghi chép trên sồ sách có sai sót.
– Các hành vi tham ô, gian lận, trộm cắp.
Yêu cầu quan trọng nhất đối với kế toán là ghi chép tính toán chính xác, người bảo quản tài sản phải quản lý tốt không để tài sản hư hỏng, mất mát.
Về mặt tài sản, yêu cầu đó có nghĩa là số liệu về tài sản hiện còn trên sổ sách phải phù hợp với số tài sản thực có ở thời điểm tương ứng.
Trong công tác quản lý phải định kỳ kiểm tra số liệu kế toán, đồng thời phải sử dụng phương pháp kiểm kê để kiểm tra tình hình tài sản thực tế đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán, nếu phát hiện có chênh lệch phải tìm nguyên nhân, xử lý và kịp thời điều chỉnh số liệu trên sổ cho phù hợp với tình hình thực tế.
– Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản, các hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản.
– Giúp cho việc ghi chép, báo cáo số liệu đúng tình hình thực tế.
– Giúp cho lãnh đạo nắm chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, phát hiện tài sản ứ đọng để có biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cao hiện quả sử dụng vốn.
Phân loại theo phạm vi thì kiểm kê được chia thành 2 loại là: kiểm kê toàn diện và kiểm kê từng phần
– Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn bộ các tài sản của đơn vị (bao gồm: tài sản cố định, vật tư, thành phẩm, vốn bằng tiền, công nợ…). Loại kiểm kê này, mỗi năm tiến hành ít nhất một lần trước khi lập bảng cân đối kế toán cuối năm.
– Kiểm kê từng phần: Là kiểm kê từng loại tài sản nhất định phục vụ yêu cầu quản lý. VD như: khi có nghiệp vụ bàn giao tài sản, khi muốn xác định chính xác một loại tài sản nào đó, khi thấy có hiện tượng mất trộm cắp ở một kho nào đó.
Theo cách phân loại này thì kiểm kê được chia thành 2 loại là kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường:
– Kiểm kê định kỳ là kiểm kê theo kỳ hạn đã quy định trước như: kiểm kê hàng ngày đối với tiền mặt, hàng tuần đối với tiền gửi ngân hàng, hàng tháng đối với sản phẩm, hàng hoá, hàng quý đối với tài sản cố định và cuối mỗi năm kiểm kê toàn bộ các loại tài sản của đơn vị.
– Kiểm kê bất thường là kiểm kê đột xuất, ngoài kỳ hạn quy định, ví dụ: khi thay đổi người quản lý tài sản, khi có các sự cố (cháy, mất trộm) chưa xác định được thiệt hại, khi cơ quan chủ quản, tài chính
Kiểm kê là công tác liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận (kho, quỹ, phân xưởng, cửa hàng, phòng ban…), khối lượng công việc lớn, đòi hỏi hoàn thành khẩn trương, do đó phải được tổ chức chặt chẽ.
Thủ trưởng đơn vị lãnh đạo, kế toán trưởng giúp trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch công tác kiểm kê.
Công việc kiểm kê được tiến hành theo trình tự như sau:
– Trước khi tiến hành kiểm kê: Thủ trưởng đơn vị phải thành lập ban kiểm kê, kế toán phải hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, tiến hành khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên quản lý tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm kê được thuận tiện nhanh chóng.
– Tiến hành kiểm kê: Tùy theo đối tượng mà cần có phương pháp tiến hành kiểm kê phù hợp.
+ Kiểm kê hiện vật (hàng hóa, vật tư, thành phẩm, tài sản cố định), tiền mặt và các chứng khoán, ấn chỉ có giá trị như tiền: nhân viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý số hiện vật, tiền mặt chứng khoán đó.
Riêng đối với kiểm kê hiện vật, cần tiến hành theo một trình tự định trước để tránh kiểm kê trùng lặp hoặc thiếu sót.
Ngoài việc cân, đo, đong, đếm số lượng còn cần quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư hư hỏng, kém chất lượng, mất phẩm chất.
+ Kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài sản trong thanh toán: nhân viên kiểm kê đối chiếu số liệu của đơn vị mình với số liệu của ngân hàng và của các đơn vị, có quan hệ thanh toán.
Đối chiếu trước hết là số dư (số còn lại ở thời điểm kiểm kê) ở sổ sách hai bên. Nếu phát sinh chênh lệch thì phải đối chiếu từng khoản để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp đúng số liệu ở hai bên.
– Sau khi kiểm kê:
+ Kết quả kiểm kê được phản ánh trên các biên bản, có chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản đúng mẫu phiếu kiểm kê quy định.
+ Các biên bản, báo cáo trên được gửi cho phòng kế toán để đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán. Toàn bộ kết quả kiểm kê, kết quả đối chiếu, tức là các khoản chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách nếu có, được báo cáo với thủ trưởng đơn vị. Các cấp lãnh đạo sẽ quyết định cách xử lý từng trường hợp cụ
+ Các biên bản xác nhận số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế so với số liệu trên sổ sách và các quyết định xử lý đầy đủ thủ tục theo quy định là những chửng từ kế toán hợp lệ kế toán căn cứ vào đó để phản ánh vào sồ sách.
Kiểm kê là công việc có tính chất “sự vụ”: cân, đo, đong, đếm… nhưng lại là công việc hết sức quan trọng, đặc biệt là đối với vấn đềbảo vệ tài sản của đơn vị kinh tế.
Vì vậy nếu chỉ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán mà không tiến hành kiểm kê thì mới chỉ là chặt chẽ trên phương diện giấy tờ, sổ sách, mà không có gì để đảm bảo tài sản của đơn vị không bị xâm phạm.
Do đó phải tiến hành kiểm kê định kỳ và bất thường khi cần thiết và coi trọng đúng mức công tác này.
Trên đây là bài viết về kiểm kê tài sản nếu các bạn quan tâm các dịch vụ kế toán hay muốn làm dịch vụ kế toán hãy để lại số điện thoại chung tôi sẽ gọi lại ngay.
Khi quỹ tiền mặt trên sổ sách tồn quá nhiều trong khi thực tế tiền trong quỹ thì lại ít hơn là vấn đề không hợp lý. Nguyên nhân ở đây là gì? Kế toán phải xử lý ra sao? Cùng Lamketoan.vn tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
1. Nguyên nhân của việc quỹ tiền mặt tồn quá nhiều trên sổ sách so với thực tế
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến trường hợp có sự chênh lệch giữa quỹ tiền mặt trên sổ sách và quỹ tiền mặt thực tế. Sau đây là một số trường hợp chính hay phát sinh:
- Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc hóa đơn, chứng từ không hợp lệ; nên không thể hạch toán vào sổ sách kế toán để báo cáo thuế. Dẫn đến thực tế có chi nhưng trên sổ sách kế toán thì không có khoản chi này
- Doanh nghiệp chưa góp đủ vốn nhưng kế toán vẫn làm bút toán vốn góp ảo.
Các công ty khi thành lập phải đăng ký vốn điều lệ và phải góp đủ vốn trong vòng 90 ngày; nếu không sẽ bị phạt theo quy định của luật đầu tư. Và thường thì vốn điều lệ các doanh nghiệp hay để cao hơn so với năng lực tài chính của doanh nghiệp. Khi góp vốn vì không có đủ số tiền như đăng ký; nên kế toán thường làm bút toán ảo góp vốn bằng tiền mặt với số vốn điều lệ đăng ký; còn thiếu theo quy định và từ đây lượng tiền thực tế ít đi mà lượng tiền trên sổ sách thì nhiều.
- Doanh nghiệp đã thanh toán công nợ cho khách hàng; nhưng do sai sót của kế toán vẫn treo trên tài khoản công nợ.
- Doanh nghiệp bán hóa đơn để cân đối báo cáo của doanh nghiệp – các khoản thu ảo. Khi bán hóa đơn; vì không muốn khách hàng chuyển khoản thanh toán rồi lại mất công rút ra trả lại cho khách; nên chỉ xuất hóa đơn dưới 20 triệu đồng/lần thanh toán. Do vậy kế toán thực hiện bút toán bán hàng thu tiền mặt. Thực tế tiền mặt được thì ít (chỉ là mấy % trên tổng hóa đơn); nhưng trên sổ sách kế toán phải hạch toán thu tiền mặt cả trị giá của hóa đơn.
2. Cách xử lý tiền mặt tồn quá nhiều tại quỹ tiền mặt
Rà soát lại toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán xem có sai sót ở đâu không.
+ Đối với công nợ khách hàng: Tiến hành đối chiếu số dư; sổ sách từng tháng với từng đối tượng khách hàng; xem có sai sót ở đâu không
+ Đối với công nợ nhà cung cấp: tiến hành đối chiếu số dư; sổ sách từng tháng với từng đối tượng nhà cung cấp; xem có sai sót ở đâu không. Nếu nhà cung cấp đã thanh toán bằng tiền mặt; nhưng chưa làm phiếu chi thì tiến hành làm phiếu chi.
Kiểm tra công nợ phải thu khách hàng và phải trả với nhà cung cấp
- Trường hợp ngay từ đầu phát hiện tiền góp vốn không đủ so với điều lệ đăng ký; thì có thể tư vấn cho giám đốc làm thủ tục giảm vốn điều lệ xuống. Tuy nhiên cách này không hơi phức tạp; không hay áp dụng nhiều. Nhưng trong trường hợp vốn điều lệ quá lớn so với nhu cầu chi của doanh nghiệp; kế toán có thể đề xuất phương án giảm vốn điều lệ cho doanh nghiệp. Thủ tục giảm vốn điều lệ được làm tại Sở kế hoạch đầu tư; và khi giảm vốn điều lệ có thể sẽ làm thay đổi mức thuế môn bài. Nếu số vốn điều lệ giảm dẫn đến số thuế môn bài phải nộp giảm; thì kế toán cần làm tờ khai thuế môn bài nộp trước 31/12 của năm thay đổi; để năm sau nộp thuế môn bài với mức mới thấp hơn.
- Đối với các hóa đơn dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt
- Đối với những hóa đơn bán ra dưới 20 triệu đồng khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt; thì tạm thời bỏ phiếu thu ra và treo trên tài khoản công nợ phải thu tăng lên.
Có thể hạch toán nghiệp vụ ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp
- Làm thủ tục tạm ứng cho nhân viên (số tiền tạm ứng không quá lớn; và thời gian thanh toán hoàn không được treo quá lâu)
- Làm thủ tục cho các cá nhân vay tiền của công ty không có lãi; (các cá nhân này nên là người trong công ty). Tuy nhiên, nếu công ty có đi vay ngoài hoặc vay ngân hàng có lãi suất; thì không nên thực hiện nghiệp vụ này. Vì như thế là không hợp lý lắm trong khi công ty đi vay trả lãi; mà lại cho vay không có lãi. Khi thuế họ vào kiểm tra mình sẽ khó giải thích; và dễ bị loại chi phí lãi tiền vay ra khỏi chi phí hợp lý
Hợp thức hóa hóa đơn, chứng từ doanh nghiệp
- Đối với những khoản không có hóa đơn; chứng từ thì có thể hợp thức hóa những khoản chi đó bằng cách mua hóa đơn tiếp khách, ăn uống. Nhưng chú ý; các khoản này phải có bộ chứng từ đầy đủ kèm theo bao gồm: giấy đề nghị thanh toán tiếp khách với nội dung phục vụ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; hóa đơn GTGT kèm menu các món ăn kèm theo. Nếu không đầy đủ và hợp lý thì thuế họ kiểm tra sẽ loại các hóa đơn này ra.
- Nếu không mua được hóa đơn thì có thể vẫn cứ hạch toán để làm giảm quỹ tiền mặt. Nhưng khi xác định thu nhập tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì trừ những khoản chi này ra. Và trên tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN số tiền của các khoản chi phí này sẽ đưa vào chỉ tiêu B4 để loại trừ trước khi tính thuế TNDN.
- Tăng chi phí lương bằng cách tăng thu nhập của nhân viên; tăng chi phí thưởng lễ, tết, thưởng theo năng suất lao động. Chú ý vừa không phải nộp thuế thu nhập cá nhân, vừa không phải nộp tiền bảo hiểm xã hội
+ Thu nhập = lương đóng bảo hiểm + các khoản phụ cấp không đóng bảo hiểm (phụ cấp ăn trưa, phụ cấp nhà ở, tiền xăng xe, điện thoại) – theo thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH và thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH
+ Chứng từ đi kèm: Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán lương đầy đủ chữ ký của người lao động, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể
Kết luận:
Trên thực tế tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp cũng như kinh nghiệm của kế toán mà có thể lựa chọn những cách xử lý khác nhau. Mục đích cuối cùng là để có được một báo cáo tài chính hoàn chỉnh, cân đối, và khi cơ quan thuế vào kiểm tra sẽ không bị loại trừ chi phí ra khỏi chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
Xem thêm: Cách xử lý tiền mặt bị âm tại quỹ tiền mặt