Từ 01/11/2021 – 30/6/2022, Tổng Cục thuế sẽ triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC tại 06 tỉnh/thành phố gồm: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ, Bình Định.
So sánh hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Thông tư số 78/2021/TT-BTC có những điểm khác biệt cơ bản.
So sánh điểm khác biệt
STT Nội dung Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
1
Dữ liệu HĐĐT Không đồng bộ lên Cơ quan thuế. Đồng bộ lên Cơ quan Thuế ngay trong ngày xuất và gửi hóa đơn cho người mua.
2
Đăng ký thông báo phát hành hóa đơn Phải làm thông báo phát hành hóa đơn kèm theo mẫu và dải số hóa đơn đăng ký. Chỉ cần Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế (Đơn đăng ký ký số gửi điện tử).
Ký hiệu và mẫu số tự động tham chiếu theo quy định. Số hóa đơn bắt đầu từ 1 cho đến 99.999.999 trong năm. Sang năm bắt đầu lại từ 1.
3
Mẫu hóa đơn Bắt buộc đăng ký mẫu hóa đơn khi đăng ký thông báo phát hành. Không bắt buộc. Mẫu hóa đơn do các đơn vị khởi tạo và chỉ là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
4
Sửa thông tin trên mẫu hóa đơn – Với thông tin bắt buộc (tên, địa chỉ):
+ Nộp Thông báo mẫu 04
+ Trường hợp đổi Cơ quan thuế quản lý thì nộp thêm Báo cáo BC26 cho Cơ quan thuế chuyển đi; Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng cho Cơ quan thuế chuyển đến.
– Với thông tin không bắt buộc:
+ Nộp mẫu mới đính kèm vào Thông báo phát hành đã nộp cho Cơ quan thuế trước đó.
– Với Tên, địa chỉ:
+ Nộp tờ khai thay đổi thông tin đăng ký cho Cơ quan thuế (Tờ khai ký số gửi điện tử).
– Với các thông tin khác:
+ Có thể tự thay đổi ở mẫu và không cần làm thủ tục gì với Cơ quan thuế.
5
Chữ ký số dùng để ký hóa đơn Không phải thông báo với Cơ quan Thuế sẽ ký bằng chữ ký số nào. – Phải đăng ký với Cơ quan thuế ký bằng chữ ký số nào (Khai báo tại tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử).
– Khi gia hạn, thay đổi chữ ký số phải thông báo với Cơ quan thuế (Khai báo tại tờ khai thay đổi thông tin đăng ký).
6
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy Có quy định. Không quy định.
7
Xử lý hóa đơn đã xuất có sai sót 1. Hóa đơn chưa kê khai thuế, chưa gửi người mua: Hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới.
2. Hóa đơn chưa kê khai thuế, đã gửi người mua:
– Lập biên bản thỏa thuận với người mua về việc thu hồi hóa đơn sai.
– Hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn thay thế.
3. Hóa đơn đã kê khai thuế, chỉ sai tên, địa chỉ người mua:
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
4. Hóa đơn đã kê khai thuế, sai các thông tin khác tên, địa chỉ người mua.
– Lập biên bản điều chỉnh.
– Lập hóa đơn điều chỉnh.
Không căn cứ vào kê khai thuế hay chưa, Ngườ sử dụng có thể lựa chọn thực hiện thay thế hay điều chỉnh hóa đơn. Cụ thể như sau:
1. Hóa đơn chưa gửi cho người mua:
– Hủy hóa đơn sai sót.
– Gửi thông báo hóa đơn sai sót lên Cơ quan thuế.
– Lập hóa đơn mới.
2. Hóa đơn đã gửi người mua, chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua:
– Gửi thông báo hóa đơn sai sót lên Cơ quan thuế.
– Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
3. Hóa đơn đã gửi người mua, sai các thông tin khác tên hoặc địa chỉ người mua:
– Có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức xử lý sau:
+ Lập hóa đơn thay thế. Hoặc:
+ Lập hóa đơn điều chỉnh
\=> Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
– Gửi thông báo hóa đơn sai sót cho Cơ quan thuế.
– Lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (Nếu 2 bên có thỏa thuận lập biên bản).
8
Cơ quan thuế rà soát dữ liệu hóa đơn và yêu cầu giải trình nếu phát hiện nghi vấn sai sót. Chưa quy định. Có quy định.
Khi nhận được thông báo của Cơ quan thuế, đơn vị phải gửi thông báo hóa đơn sai sót cho Cơ quan thuế.
9
Báo cáo BC26 Có, bắt buộc hàng tháng. Không còn.
ể khởi tạo, phát hành hoá đơn điện tử, người nộp thuế thực hiện theo trình tự các bước sau:
Bước 1: Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Người nộp thuế liên hệ các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử như Viettel, VNPT, FPT, MISA,… để ký hợp đồng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
Bước 2: Ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử
Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:
– Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
– Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Ví dụ quyết định áp dụng hóa đơn điện tử:
Bước 3: Khởi tạo hóa đơn điện tử
Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.
Bước này do đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thực hiện theo hợp đồng đã ký với người nộp thuế.
Bước 4: Thiết kế mẫu hóa đơn điện tử
Người nộp thuế tự thiết kế mẫu hóa đơn phù hợp với đơn vị mình nhưng vẫn đảm bảo hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung theo quy định.
Ví dụ mẫu hóa đơn điện tử:
Bước 5: Phát hành hóa đơn điện tử
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đường điện tử qua hệ thống dịch vụ thuế điện tử eTax (//thuedientu.gdt.gov.vn). Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký điện tử của tổ chức phát hành.
Ví dụ thông báo phát hành hóa đơn được thực hiện trên ứng dụng HTKK 4.4.9:
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
Tên loại hồ sơ
Ghi chú thực hiện
– Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) Được thực hiện trực tiếp trên eTax hoặc kết xuất định dạng xml từ ứng dụng HTKK để gửi lên eTax. – Ảnh chụp hóa đơn điện tử mẫu đã được ký số;
– Ảnh chụp quyết định áp dụng hóa đơn điện tử đã được người đại diện pháp luật ký tên và đóng dấu đỏ.
Lưu trong file Word (định dạng doc hoặc docx) để đính kèm khi gửi thông báo phát hành hóa đơn trên eTax.
Bước 6: Kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã được công khai và bắt đầu sử dụng
Người nộp thuế có thể tra cứu kết quả công khai thông báo phát hành trên trang điện tử Tổng cục Thuế tại địa chỉ: //tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư số 37/2017/TT-BTC, sau 02 ngày làm việc, nếu cơ quan thuế không có văn bản thông báo thì người nộp thuế được sử dụng hóa đơn.