Hồ sơ lưu trữ cấp trường THPT được thống nhất lập mã hồ sơ để sắp xếp hồ sơ lưu trữ theo thông số 09/2011/TT-BNV ngày 02-06-2011 của Bộ Nội vụ.
- Tài liệu tổng hợp A
- Tài liệu thanh tra D
- Tài liệu tài chính M
Năm học/nhóm tài liệu/loại văn bản/bộ phận phát hành.
Sau mỗi năm học, các bộ phận hoàn thành hồ sơ để đưa vào lưu trữ và ghi đầy đủ vào danh mục quy định
Ký hiệu
|
Tên nhóm hồ sơ, tài liệu
|
Số thứ tự
|
ND các tài liệu phổ biến
|
Thời gian
|
Nơi lưu trữ
|
|
A
|
Tài liệu tổng hợp
|
1
|
Chiến lược
|
Vĩnh viễn
|
VT, HT
|
|
2
|
Hồ sơ hội nghị sơ, tổng kết hàng năm của cơ quan:
- Tổng kết
- Sơ kết
|
Vĩnh viễn
5 năm
|
VT, HT
|
|
3
|
Hồ sơ báo cáo công tác năm lên cấp trên
|
10 năm
|
VT, HT
|
|
4
|
Biên bản các cuộc họp (Trường, Đảng, Đoàn thể)
|
10 năm
|
TKHĐ, HT
|
|
B
|
Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
|
5
|
Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch thống kê phát triển đào tạo
- Dài hạn
- Hàng năm
|
Vĩnh viễn
20 năm
|
VT, HT
|
|
6
|
Kế hoạch nhiệm vụ hàng năm cấp trường
|
20 năm
|
VT, HT
|
|
7
|
Kế hoạch nhiệm vụ tổ chuyên môn
|
10 năm
|
VT, HT
|
|
8
|
Báo cáo thực hiện KH năm, kỳ của đơn vị
|
20 năm
|
VT, HT
|
|
9
|
Hồ sơ chỉ đạo kiểm tra thực hiện KH
|
20 năm
|
VT, HT
|
|
10
|
Thống kê chất lượng đào tạo hàng năm
|
Vĩnh viễn
|
VT, HT
|
|
11
|
Thống kê số liệu học sinh bỏ học
|
10 năm
|
VT, HT
|
|
C
|
Tài liệu tổ chức, cán bộ
|
12
|
Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức cán bộ
- Dài hạn, hàng năm
- 6 tháng, 9 tháng
|
20 năm
5 năm
|
VT, HT
|
|
13
|
Kế hoạch chỉ tiêu biên chế
|
20 năm
|
KT, HT
|
|
14
|
Tổng hợp đánh giá chất lượng cán bộ; đánh giá xếp loại giáo viên hàng năm
|
20 năm |
VT, HT
|
|
15
|
Hồ sơ quy hoạch cán bộ
|
20 năm
|
VT, HT
|
|
16
|
Hồ sơ bổ nhiệm, đề bạt, thuyên chuyển cán bộ
|
Vĩnh viễn
|
HT
|
|
17
|
Hồ sơ tuyển dụng cán bộ
|
10 năm
|
KT, HT
|
|
18
|
Hồ sơ kỷ luật cán bộ
|
20 năm
|
HT
|
|
19
|
Hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí
|
70 năm
|
KT,HT
|
|
20
|
Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức
|
Vĩnh viễn
|
KT
|
|
21
|
Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ
|
Vĩnh viễn
|
KT
|
|
22
|
Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan
|
20 năm
|
VT, HT
|
|
23
|
Hồ sơ công tác bảo vệ chính trị nội bộ
|
20 năm
|
HT
|
|
24
|
Hồ sơ của ban về sự tiến bộ phụ nữ
|
10 năm
|
CĐ, HT
|
|
D
|
Tài liệu về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
|
25
|
Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra ND
|
20 năm
|
HT, TTND
|
|
26
|
Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo
|
Vĩnh viễn
|
HT, TTND
|
|
27
|
Kế hoạch, báo cáo công tác phòng chống tham nhũng
|
20 năm
|
HT
|
|
28
|
Kế hoạch kiểm tra nội bộ trường học
|
10 năm
|
VT, HT
|
|
E
|
Tài liệu thi đua, khen thưởng
|
29
|
Hồ sơ hội nghị thi đua của cơ quan (hội nghị viên chức, nội dung thi đua, biểu điểm thi đua)
|
50 năm
|
VT, HT
|
|
30
|
Hồ sơ tổ chức thực hiện các phong trào thi đua
|
10 năm
|
VT, HT
|
|
31
|
Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua hàng năm
|
10 năm
|
VT, HT
|
|
32
|
Hồ sơ, kết quả thi đua viên chức, tập thể hàng năm
|
20 năm
|
VT, HT
|
|
33
|
Sổ ghi quyết định khen thưởng cá nhân, tập thể đạt thành tích
|
Vĩnh viễn
|
VT
|
|
34
|
Các quyết định khen thưởng (cấp cao; cấp trường)
|
Vĩnh viễn
|
VT, HT
|
|
35
|
Danh sách khen thưởng GV, HS đạt thành tích cấp ngành, tỉnh
|
Vĩnh viễn
|
VT
|
|
G |
|
|
|
|
G1 |
Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ
|
36
|
Quy chế làm việc về văn thư, lưu trữ
|
20 năm
|
VT
|
|
37
|
Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, công tác văn thư lưu trữ hàng năm
|
20 năm
|
VT
|
|
38
|
Hồ sơ cải cách hành chính của cơ quan
|
20 năm
|
VT
|
|
39
|
Hồ sơ danh mục bí mật Nhà nước của pháp luật, cơ quan
|
Vĩnh viễn
|
VT
|
|
40
|
Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
|
20 năm
|
VT
|
|
41
|
Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, chỉnh lí, khai thác sử dụng )
|
10 năm
|
VT
|
|
42
|
Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu
|
20 năm
|
VT
|
|
43
|
Sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan
|
Vĩnh viễn
|
VT
|
|
44
|
Số đăng ký văn bản đến
|
20 năm
|
VT
|
|
45
|
Tập văn bản lưu trữ công văn đi
|
10 năm
|
VT
|
|
46
|
Tập văn bản lưu trữ công văn đến
|
10 năm
|
VT
|
|
47
|
Sổ điểm các lớp học sinh
|
Vĩnh viễn
|
VT
|
|
48
|
Hồ sơ học bạ học sinh, các văn bằng, giấy chứng nhận (lưu văn bản tồn đọng)
|
Vĩnh viễn
|
VT
|
|
49
|
Sổ theo dõi cấp phát văn bằng , chứng chỉ
|
Vĩnh viễn
|
VT
|
|
50
|
Sổ theo dõi học sinh chuyển trường, học sinh nghỉ học
|
10 năm
|
VT
|
|
51
|
Sổ đăng bộ
|
Vĩnh viễn
|
VT
|
|
52
|
Sổ báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ đầu bài
|
5 năm
|
VT
|
|
G2
|
Tài liệu quản trị công sở
|
53
|
Quy chế làm việc; Quy chuẩn đạo đức, quy tắc ứng xử của viên chức giáo dục
|
20 năm
|
VT, HT
|
|
54
|
Hồ sơ hôi nghị cán bộ viên chức hàng năm
|
20 năm
|
VT, HT
|
|
55
|
Hồ sơ xây dựng cơ quan có đời sống văn hóa tốt
|
10 năm
|
VT, HT
|
|
56
|
Hồ sơ công tác an ninh trật tự; công tác bảo vệ cơ quan; hồ sơ công tác PCCC.
|
10 năm
|
HT
|
|
57
|
Hồ sơ cấp phát đồ dùng văn phòng phẩm
|
5 năm
|
VT
|
|
58
|
Hồ sơ về công tác y tế học đường
|
10 năm
|
Y TẾ
|
|
H
|
Tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ
|
59
|
Kê hoạch, báo cáo thực hiện công tác chuyên môn nghiệp vụ (Các hoạt động của chuyên môn)
|
20 năm
|
PHT
|
|
60
|
Báo cáo đánh giá (CL giảng dạy, XL trình độ CM)
|
10 năm
|
PHT
|
|
61
|
Hồ sơ hội nghị chuyên đề khoa học
|
10 năm
|
PHT
|
|
62
|
Đề tài nghiên cứu khoa học
|
20 năm
|
PHT
|
|
63
|
Kế hoạch, báo cáo thực hiện công tác thiết bị, sử dụng đồ dùng dạy học
|
20 năm
|
PHT
|
|
I
|
Tài liệu tổ chức Đảng
|
64
|
Hồ sơ Đại hội
|
Vĩnh viễn
|
Chi bộ
|
|
65
|
Hồ sơ tổ chức Đảng: Quyết định thành lập, sổ quản lý đảng viên, quyết định kết nạp Đảng, quyết định xếp loại tổ chức cơ sở đảng
|
Vĩnh viễn |
Chi bộ
|
|
66
|
Nghị quyết; chương trình; kế hoạch và báo cáo công tác Đảng
- Hàng năm
- Quý
|
Vĩnh viễn
10 năm
|
Chi bộ
|
|
67
|
Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn thực hiện chỉ thị của đảng
|
10 năm
|
Chi bộ
|
|
68
|
Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát
|
20 năm
|
Chi bộ
|
|
69
|
Kết quả đánh giá XL tổ chức cơ sở đảng và đảng viên
|
50 năm
|
Chi bộ
|
|
70
|
Hồ sơ đảng viên
|
Vĩnh viễn
|
Chi bộ
|
|
71
|
Sổ ghi biên bản
|
20 năm
|
Chi bộ
|
|
K
|
Tài liệu tổ chức công đoàn
|
72
|
Hồ sơ đại hội công đoàn
|
Vĩnh viễn
|
Công đoàn
|
|
73
|
Hồ sơ tổ chức, nhân sự: Quyết định thành lập; Danh sách công đoàn viên; Quyết định khen thưởng
|
Vĩnh viễn
|
Công đoàn
|
|
74
|
Kế hoạch, chương trình công tác và các báo cáo công tác công đoàn
|
20 năm
|
Công đoàn
|
|
75
|
Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn của công đoàn
|
10 năm
|
Công đoàn
|
|
76
|
Hồ sơ họp hội nghị cán bộ công chức, viên chức, hội nghị công đoàn cơ sở hàng năm
|
20 năm
|
Công đoàn, HT
|
|
77
|
Hồ sơ các hoạt động phong trào công đoàn
- Ngày 8/3, trung thu
- Khen thưởng học giỏi, sống tốt
|
10 năm
|
Công đoàn
|
|
78
|
Sổ sách về tài chính công đoàn; biên bản họp
|
20 năm
|
|
|
79
|
Hồ sơ hội chữ thập đỏ |
20 năm
|
Chữ thập đỏ
|
|
L
|
Tài liệu tổ chức Đoàn thanh niên
|
80
|
Hồ sơ tổ chức, nhân sự: Quyết định chuẩn y: BCH Đoàn hàng năm; Sổ quản lý đoàn viên; Quyết địng kết nạp Đoàn và danh sách các đoàn viên hàng năm
|
20 năm
|
Đoàn TN
|
|
81
|
Hổ sơ đại hội từng nhiệm kỳ
|
Vĩnh viễn
|
Đoàn TN
|
|
82
|
Chương trình, kế hoạch công tác và báo cáo công tác đoàn
|
10 năm
|
Đoàn TN
|
|
83
|
Kế hoạch thực hiện các cuộc vận động lớn, các phong trào thi đua thực hiện nghị quyết đảng, đoàn TN cấp trên
|
10 năm
|
Đoàn TN
|
|
84
|
Sổ sách (Biên bản họp thường kỳ; Hồ sơ về tài chính; Sổ Đoàn viên)
|
20 năm
|
Đoàn TN
|
|
M
|
Tài liệu tài chính, kế toán
|
85
|
Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán hàng năm, quý
|
Vĩnh viễn
|
Kế toán
|
86
|
Hồ sơ báo cáo tài chính và quyết toán
|
Vĩnh viễn
|
Kế toán
|
87
|
Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc
|
Vĩnh viễn |
Kế toán
|
88
|
Sổ sách kế toán (Sổ tổng hợp; Sổ chi tiết)
|
Vĩnh viễn
|
Kế toán
|
89
|
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
|
20 năm |
Kế toán
|
90
|
Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
|
10 năm
|
Kế toán
|
91
|
Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ
|
Vĩnh viễn
|
Kế toán
|
92
|
Hồ sơ tài sản, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định
|
20 năm
|
Kế toán
|
N
|
Tài liệu lao động, tiền lương
|
93
|
Kế hoạch báo cáo công tác lao động, tiền lương
- Hàng năm
- Quý
|
Vĩnh viễn
5 năm
|
Kế toán
|
94
|
Hồ sơ hợp đồng lao động
|
5 năm sau khi chấm dứt HĐ
|
Kế toán
|
95
|
Hồ sơ, chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động
|
Vĩnh viễn
|
Kế toán
|
96
|
Hồ sơ về bảo hiểm xã hội, nghỉ hưu
|
Vĩnh viễn
|
Kế toán
|
97
|
Hồ sơ nâng lương
|
20 năm
|
Kế toán
|
O
|
Tài liệu về xây dựng cơ bản
|
98
|
Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư XDCB:
- Dài hạn, hàng năm
- 6 tháng, 9 tháng
|
Vĩnh viễn
20 năm
|
KT, HT
|
99
|
Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản
- Công trình nhóm A (Xây dựng mới)
- Công trình nhóm B,C (sửa chữa lớn)
|
Vĩnh viễn |
KT, HT
|
100
|
Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình
|
15 năm
|
KT, HT
|