Hướng dẫn thiết kế quản lý nhập xuất kho thuốc

Quy trình quản lý kho, quy trình quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động trọng yếu nhất của các cửa hàng để có thể theo dõi và kiểm soát tốt nhất tình hình hàng hóa. Các cửa hàng nên tuân thủ theo quy trình quản lý kho để đưa đến hiệu quả cao nhất, tránh rủi ro, thất thoát.

Xem thêm: Những lưu ý khi xây dựng quy định quản lý kho vật tư, hàng hóa

Hãy cùng tìm hiểu về quy trình quản lý kho theo ISO / Quy trình nghiệp vụ quản lý kho cách áp dụng trong thực tế qua bài viết sau.

- Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ đến bạn kiến thức hữu ích -

1. Quy trình quản lý kho theo ISO

1.1. Quy trình quản lý kho là gì? Ích lợi của việc quản lý kho theo quy trình

Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa là trình tự của việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa kho đã được cửa hàng quy định và bắt buộc các nhân viên phải tuân thủ.

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho này sẽ giúp người thực hiện công việc biết được mình phải tiến hành theo những bước nào và làm ra sao. Có thể nói việc quản lý kho theo quy trình sẽ đưa đến rất nhiều lợi ích cho cửa hàng.

Quy trình quản lý hàng tồn kho. Quy trình quản lý kho nguyên liệu phụ

Quản lý kho hiệu quả hơn

Quy trình quản lý kho hàng hóa, quy trình quản lý hàng tồn kho là một quy trình không thể thiếu trong hoạt động của các cửa hàng. Tuy nhiên các chủ cửa hàng nên kết hợp áp dụng quy trình với việc sử dụng phần mềm để công tác quản lý trở nên thuận lợi nhưng vẫn đạt được hiệu quả tốt nhất.

Quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh. Để đạt được hiệu quả cao, doanh nghiệp nên áp dụng các quy trình và bước quản lý hiện đại. Trong bài viết này, Deha Việt Nam sẽ giúp bạn tìm hiểu về quy trình quản lý hàng tồn kho mới nhất và những bước quan trọng cần thực hiện để đảm bảo rằng tồn kho của doanh nghiệp được quản lý một cách hiệu quả.

Tổng hợp quy trình quản lý hàng tồn kho chuẩn nhất hiện nay

Một quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả thường bao gồm bốn bước chính: nhập hàng, lưu trữ, xuất hàng, và kiểm kê cùng với việc lập báo cáo kiểm toán. Việc tối ưu hóa mỗi bước trong quá trình này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tối ưu hóa không gian lưu trữ của kho hàng của bạn.

Quá trình nhập kho, lưu kho

Công việc nhập hàng hóa vào kho và quản lý việc lưu trữ chúng đòi hỏi sự tập trung và tổ chức. Dưới đây là các bước trong quy trình quản lý kho mà nhân viên phụ trách quá trình này cần thực hiện:

Bước 1: Đầu tiên, sau khi hàng hóa đến kho, việc kiểm kê là bước quan trọng. Nhân viên kiểm tra hàng hóa và so sánh với phiếu xuất hàng của nhà cung cấp. Sau khi kiểm kê hoàn tất, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho hàng hóa.

Tất cả thông tin chi tiết về hàng hóa, như nguồn gốc, ngày sản xuất, ngày nhập kho, kích thước, màu sắc, và nhiều thông tin khác, sẽ được ghi chép và lưu trữ tại phần mềm quản lý hàng tồn kho hoặc trong hồ sơ, file Excel.

Bước 2: Sau khi thông tin đã được ghi chép, hàng hóa cần được sắp xếp và phân bổ vào các vị trí trong kho theo các nguyên tắc và hướng dẫn cụ thể. Việc này đòi hỏi sự hợp tác giữa thủ kho và nhân viên kho để đảm bảo rằng hàng hóa được sắp xếp và lưu trữ đúng cách, tuân thủ nguyên tắc lưu kho của doanh nghiệp.

Bước 3: Cuối cùng, thủ kho sẽ tiến hành in tem và dán chúng lên thùng hoặc pallet chứa sản phẩm. Sau đó, vị trí lưu trữ của hàng hóa sẽ được ghi chép vào sơ đồ nhà kho để giúp việc tìm kiếm và quản lý hàng hóa dễ dàng hơn.

Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng hàng tồn kho được quản lý một cách hiệu quả và đảm bảo sự chuẩn xác và tiết kiệm trong quản lý kho.

Quá trình xuất kho

Việc xuất kho là một quá trình quan trọng trong quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước quy trình xuất kho:

Bước 1: Quá trình xuất kho bắt đầu khi bộ phận kho vận tiếp nhận Phiếu yêu cầu hoặc đề nghị xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng việc xuất kho được thực hiện theo yêu cầu cụ thể của các bộ phận liên quan.

Bước 2: Tiếp theo, doanh nghiệp cần kiểm tra tồn kho để xác định xem có đủ số lượng để đáp ứng yêu cầu xuất kho của bộ phận sản xuất hoặc bán hàng hay không. Việc này thường diễn ra nhanh chóng thông qua phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách lưu trữ trước đó.

Trong trường hợp không đủ tồn kho, quản lý cần phải lập kế hoạch nhập kho để đảm bảo tiếp tục cung cấp cho nhu cầu kinh doanh.

Bước 3: Sau khi kiểm tra hàng hóa và đảm bảo đủ số lượng cho xuất kho, thủ kho lập phiếu xuất kho. Quản lý khu vực kho vận cần xuất hóa đơn và hoàn tất các thủ tục giấy tờ để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.

Bước 4: Thủ kho tiến hành xuất kho hàng hóa theo yêu cầu, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và địa điểm cần thiết.

Bước 5: Kế toán kho cập nhật thông tin về xuất kho trên phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách quản lý. Tại đây, doanh nghiệp sẽ hạch toán hàng xuất và xác định lượng tồn kho tính đến thời điểm hiện tại.

Quá trình kiểm kê kho theo định kỳ

Kiểm kê định kỳ là một phần quan trọng của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Dưới đây là các bước trong quy trình quản lý kho hàng:

Bước 1: Đầu tiên, người quản lý cần lập kế hoạch chi tiết và phân chia công việc cho những người chịu trách nhiệm để dễ dàng thực hiện và kiểm soát quy trình. Các danh mục cần được kiểm kê bao gồm khu vực lưu trữ, mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng được báo cáo và ghi chú từ bộ phận kiểm đếm.

Bước 2: Tiếp theo, nhóm kiểm kê tiến hành đếm toàn bộ hàng hóa trong khu vực họ được giao trách nhiệm, dựa trên phân công của người quản lý. Họ so sánh lượng hàng hóa thực tế với số liệu ghi trong sổ sách và cập nhật thông tin về những hàng hóa sắp hết hạn sử dụng hoặc tồn kho lớn.

Bước 3: Sau khi hoàn thành việc kiểm kê, bước này liên quan đến việc so sánh kết quả kiểm kê hàng hóa thực tế với số liệu trong sổ sách. Nếu có sự chênh lệch, người kiểm kê cần lập tức báo cáo và xác định nguyên nhân chênh lệch.

Bước 4: Cuối cùng, sau khi hoàn thành quá trình kiểm kê, nhân viên lưu trữ thông tin kiểm kê trong phần mềm quản lý kho (nếu có) hoặc sổ sách. Điều này giúp bảo đảm tính chính xác và tính minh bạch của dữ liệu kiểm kê.

Quy trình thống kê, báo cáo

Việc thống kê và báo cáo hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quy trình quản lý hàng tồn kho và là cơ sở cho quyết định kinh doanh của lãnh đạo doanh nghiệp. Dưới đây là một số bước và mẫu báo cáo quan trọng trong quy trình này:

1. Sổ kho: Đây là nơi lưu trữ thông tin về việc xuất, nhập và tồn kho thực tế. Sổ kho cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình kho hàng và là nguồn thông tin quý báu để xác định sự biến động trong kho.
2. Báo cáo kho: Báo cáo kho theo dõi giá trị tồn kho trong kho vận và các chi nhánh phân phối (nếu có). Nó cho phép doanh nghiệp biết đối tượng tồn kho và giá trị tài sản của họ tại mỗi vị trí.
3. Báo cáo vượt/ dưới định mức: Báo cáo này cho phép quản lý theo dõi liệu hàng tồn kho có vượt quá mức cho phép hay thấp hơn mức cần thiết. Thông qua báo cáo này, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch xử lý hàng hóa theo cách hiệu quả nhất.
4. Gợi ý nhập hàng: Dựa trên lịch sử mua hàng và dự báo nhu cầu thị trường, báo cáo này gợi ý các mặt hàng cần được nhập hàng. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì kho hàng dự phòng, đảm bảo có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
5. Báo cáo kiểm kê kho: Báo cáo này ghi nhận số lượng hàng hóa bị thiếu hụt, hỏng hóc, và cung cấp thông tin về nguyên nhân gây ra sự thất thoát. Điều này giúp cải thiện quy trình quản lý kho và giảm thiểu tổn thất.

Việc thực hiện quy trình thống kê và báo cáo kho đúng cách giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch và đáng tin cậy trong quản lý hàng tồn kho, từ đó tối ưu hóa quá trình và đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên thông tin chính xác.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể hỗ trợ bạn như thế nào?

Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể hỗ trợ bạn như thế nào?

Phần mềm quản lý hàng tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho cho nhiều ngành công nghiệp, bao gồm cả siêu thị, xây dựng và cả những doanh nghiệp đơn giản. Dưới đây là cách mà phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể hỗ trợ bạn:

Dành cho siêu Thị

Phần mềm quản lý hàng tồn kho dành cho siêu thị giúp bạn theo dõi hàng hóa, kiểm tra số lượng tồn kho, và tự động cảnh báo khi cần phải đặt hàng mới. Nó cũng cung cấp khả năng quản lý hàng hóa theo vị trí cụ thể trong siêu thị, giúp tối ưu hóa việc lưu trữ và sắp xếp sản phẩm.

Dành cho ngành Xây Dựng

Trong ngành xây dựng, quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng để đảm bảo nguồn cung ứng liên tục và giảm thiểu lãng phí. Phần mềm quản lý hàng tồn kho cho xây dựng giúp bạn theo dõi vật tư, máy móc, và các sản phẩm xây dựng. Nó cung cấp thông tin về số lượng, giá trị và thời gian tồn kho, từ đó giúp bạn lên kế hoạch mua sắm và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.

Dành cho cửa hàng hay doanh nghiệp nhỏ

Dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hoặc một cửa hàng nhỏ, phần mềm quản lý hàng tồn kho đơn giản có thể giúp bạn quản lý hàng hóa dễ dàng. Nó cho phép bạn theo dõi số lượng hàng tồn kho, cập nhật thông tin về sản phẩm, và quản lý các đơn đặt hàng và nhập kho. Phần mềm này giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý hàng tồn kho.

Với sự phát triển của công nghệ, phần mềm quản lý hàng tồn kho trở thành một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất, tối ưu hóa tài nguyên, và tạo ra quá trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.

Quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng trong kinh doanh và có thể có tác động đáng kể đến lợi nhuận và tài chính của doanh nghiệp. Các quy trình quản lý hàng tồn kho như trên cung cấp một cơ hội để cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa tồn kho của bạn. Dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hay một công ty lớn thì cũng nên tìm cách áp dụng những phương pháp quản lý hàng tồn kho hiện đại và cải tiến nhé.