Tính năng Mail Merge được thiết lập nhằm điền các thông tin khác nhau từ file dữ liệu (word hoặc excel) vào một vị trí xác định trên một văn bản Word được làm sẵn, chẳng hạn như gởi các thư mời với form mẫu, giúp tiết kiệm thời gian và kiểm soát công việc dễ dàng. Tính năng Mail Merge thường được dân văn phòng, Thư ký ứng dụng rộng rải trong việc lập các thư mời khách, đối tác trong các sự kiện của doanh nghiệp. Không những thế, nó còn được ứng dụng trong việc viết hợp đồng lao động, điền thông tin thông báo tiền lương của từng cá nhân ... vào các form cho sẳn. Trong bài viết sau, chúng ta sẽ ứng dụng tính năng Mail Merge (bài viết được trình bày theo Office 2013) để soạn thảo Hợp đồng lao động hàng loạt một cách tự động, trong trường hợp doanh nghiệp cùng lúc phải ký kết hợp đồng lao động của nhiều nhân viên: Tất nhiên là bạn đã có sẵn một file word Hợp đồng lao động (mẫu) và một file excel (hoặc word) Danh sách lao động (họ, tên, năm sinh, địa chỉ, nghề nghiệp, mức lương ... của từng nhân viên), 2 file này các bạn nên để chung vào một thư mục để dễ tìm kiếm. Các thao tác như sau: Đầu tiên bạn mở file word (mẫu hợp đồng) lên rồi nhắp chuột vào Tab MAILINGS trong Word 2013, chọn Select Recipients / Use Exitsting List.  Tìm đến file excel (danh sách lao động), nhấp chọn Open, xuất hiện hộp thoại sau: Bạn chọn OK để xác nhận. Lúc này, bạn chọn Edit Recipient List để hiện tất cả các trường trong file excel: Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh, thêm/bớt các mục trong danh sách cần trộn thư bằng cách thêm/bỏ dấu Check, xong nhấp OK. * Chèn các trường vào bản hợp đồng: Tại file word, bạn cần chèn các trường đã chọn trên vào các vị trí tương ứng bằng cách đặt con trỏ chuột lần lượt vào mỗi vị trí trên bản hợp đồng cần chèn thông tin thay thế, nhấp chuột vào Tab Insert Merge field rồi chọn trường tương ứng, như hình sau Chẳng hạn, bạn cần chèn tự động trường Họ_tên của người lao động từ danh sách excel vào bản hợp đồng: Đặt trỏ chuột tại vị trí họ tên, nhấp chọn Insert Merge field, tìm và nhấp vào trường Họ_tên, kết quả: "Họ_tên". * Kiểm tra Để kiểm tra, bạn click chuột vào Tab Preview Results (click lần 2 sẽ trở về trạng thái ban đầu), để xem kết quả các trang sau, bạn click chuột vào mũi tên (như hình sau): Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm. Sau đó, ta lưu lại tập tin này và ta có thể lần lượt in các tài liệu này ra. Ta có thể kiểm tra lại các vùng đã mail merge chưa, bằng cách nhấn phím Atl + F9 (Tổ hợp phím này có chức năng ON/OFF) Chú ý thêm : Mọi trường/vùng (fields) ngày tháng Các vùng ngày tháng năm, do nhiều máy định dạng kiểu dữ liệu vùng ngày tháng năm khác nhau như : (mm/dd/yyyy) hoặc (dd/mm/yyyy) Đối với mail merge nó cũng “cứng đầu” gây phiền toái ít nhiều đến người sử dụng, ta xử lý nó như sau : Các vùng số : Trước khi dùng mail merge thì ta chuyển các số trong excel sang text hết rồi mới lầy dữ liệu qua. Ứng dụng hàm fixed() http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=46832&postcount=9 (ứng dụng hàm =fixed cho cột N - Mucluong1 vào file dsnhanvien để trộn văn bản) Ví dụ: như cột M có tên là mucluong Ta sẽ cho thêm 1 cột N có tên là mucluong1. Sau đó dùng công thức cho cột N như sau =FIXED(M2,0) Lần lượt copy công thức này xuống các dòng còn lại. Nếu không muốn dùng cột N trung gian và muốn thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào. Ví dụ: như cột M có tên là mucluong Ta có thể ghi vào trong file HDLDMau ở Mức lương chính hoặc tiền công như sau : Quay lại bước 4 ta chọn vùng Insert là mucluong, xong Dùng Alt+F9 xong ta thực hiện thêm chèn thêm \# "#,###.00 đồng" ở giữa { MERGEFIELD “mucluong”} Xem cách chèn như sau : { MERGEFIELD \# "#,###.00 đồng" “mucluong”} Ta sẽ có kết quả như sau ---> 1,717,600.00 đồng Tôi xin chân thành chuyển lời cám ơn Quý Thầy, anh chị diễn đàn giải pháp excel (giaiphapexcel.com) đã trợ giúp bài viết này qua các bài : + Xử lý hàm ngày tháng như thế nào ? http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?t=22442 Qua bài viết này, hiểu thêm việc ứng dụng và cài AnalysisToolPak Addin vào Excel để sử dụng hàm =EDATE + Excel's Text Functions - Các hàm xử lý văn bản và chuỗi By Mr. BNTT http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=46832&postcount=9 (ứng dụng hàm =fixed cho cột N - Mucluong1 vào file dsnhanvien để trộn văn bản) Các bài của các website đọc thêm :
Cơ sở pháp lý để lập hợp đồng lao động : - Các văn bản pháp luật hiện hành : Luật lao động, Luật BHXH, Luật BHYT, Luật thuế TNCN - Thông tư số: 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22 tháng 09 năm 2003 của BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI về việc Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 44/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 05 năm 2003 của Chính phủ về hợp đồng lao động I. HÌNH THỨC, NỘI DUNG VÀ LOẠI HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG - Thông tư số: 17 /2009/TT-BLĐTBXH ngày 26 tháng 5 năm 2009 của BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22 tháng 9 năm 2003 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 44/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ về hợp đồng lao động |
