Nếu dữ liệu bạn muốn lọc yêu cầu tiêu chí phức tạp (chẳng hạn như Loại = "Nông sản" OR Nhân viên bán hàng = "Davolio"), bạn có thể dùng hộp thoại Bộ lọc Nâng cao.

Để mở hộp thoại Bộ lọc Nâng cao, hãy bấm Công cụ Dữ > Nâng cao.

Bộ lọc nâng cao

Ví dụ

Nhân viên bán hàng = "Davolio" OR Nhân viên bán hàng = "Buchanan"

Loại = "Nông sản" AND Doanh số > 1000

Loại = "Nông sản" OR Nhân viên bán hàng = "Buchanan"

(Doanh số > 6000 AND Doanh số < 6500) OR (Doanh số < 500)

(Nhân viên bán hàng = "Davolio" AND Doanh số >3000) HOẶC (Nhân viên bán hàng = "Buchanan" AND Doanh số > 1500)

Nhân viên bán hàng = tên có 'u' là chữ cái thứ hai

Tổng quan về tiêu chí lọc nâng cao

Lệnh Nâng cao hoạt động khác với lệnh Bộ lọc ở một số điểm quan trọng.

• Nó hiển thị hộp thoại Bộ lọc Nâng cao thay cho menu Tự Lọc.
• Bạn nhập tiêu chí nâng cao trong một phạm vi tiêu chí riêng biệt trên trang tính và phía trên phạm vi ô hoặc bảng mà bạn muốn lọc. Microsoft Office Excel sử dụng phạm vi tiêu chí riêng biệt trong hộp thoại Bộ lọc Nâng cao làm nguồn cho tiêu chí nâng cao.

Dữ liệu mẫu

Dữ liệu mẫu sau đây được sử dụng cho tất cả thủ tục trong bài viết này.

Dữ liệu bao gồm bốn hàng trống ở phía trên phạm vi danh sách mà sẽ được dùng làm phạm vi tiêu chí (A1:C4) và phạm vi danh sách (A6:C10). Phạm vi tiêu chí có các nhãn cột và chứa ít nhất một hàng trống giữa các giá trị tiêu chí và phạm vi danh sách.

Để làm việc với dữ liệu này, hãy chọn nó trong bảng sau đây, sao chép rồi dán vào ô A1 của trang tính Excel mới.

Loại

Nhân viên bán hàng

Doanh số

Loại

Nhân viên bán hàng

Doanh số

Nước giải khát

Suyama

5122 $

Thịt

Davolio

450 $

nông sản

Buchanan

6328 $

Nông sản

Davolio

6544 $

Toán tử so sánh

Bạn có thể so sánh hai giá trị bằng cách dùng các toán tử sau đây. Khi hai giá trị được so sánh bằng cách sử dụng những toán tử này, kết quả sẽ là giá trị lô-gic—TRUE hoặc FALSE.

Toán tử so sánh

Ý nghĩa

Ví dụ

\= (dấu bằng)

Bằng

A1=B1

\> (dấu lớn hơn)

Lớn hơn

A1>B1

< (dấu nhỏ hơn)

Nhỏ hơn

A1<B1

\>= (dấu lớn hơn hoặc bằng)

Lớn hơn hoặc bằng

A1>=B1

<= (dấu nhỏ hơn hoặc bằng)

Nhỏ hơn hoặc bằng

A1<=B1

<> (dấu khác)

Khác

A1<>B1

Sử dụng dấu bằng để nhập văn bản hoặc giá trị

Vì dấu bằng (=) được sử dụng để chỉ báo công thức khi bạn nhập văn bản hoặc giá trị vào ô, nên Excel sẽ định trị nội dung bạn nhập; tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến kết quả lọc ngoài ý muốn. Để chỉ báo toán tử so sánh đẳng thức cho văn bản hoặc giá trị, hãy nhập tiêu chí dưới dạng biểu thức chuỗi vào ô thích hợp trong phạm vi tiêu chí:

\=''= mục nhập ''

Trong đó mục nhập là văn bản hay giá trị mà bạn muốn tìm. Ví dụ:

Những gì bạn gõ vào ô

Những gì Excel đánh giá và hiển thị

\="=Davolio"

\=Davolio

\="=3000"

\=3000

Cân nhắc phân biệt chữ hoa chữ thường

Khi lọc dữ liệu văn bản, Excel không phân biệt ký tự chữ hoa và ký tự chữ thường. Tuy nhiên, bạn có thể dùng một công thức để thực hiện tìm kiếm phân biệt chữ hoa, chữ thường. Chẳng hạn, hãy xem phần Tiêu chí ký tự đại diện.

Sử dụng tên đã xác định trước

Bạn có thể đặt tên cho một phạm vi là Tiêu chí, và tham chiếu cho phạm vi đó sẽ tự động xuất hiện trong hộp Phạm vi tiêu chí. Bạn cũng có thể xác định tên Cơ sở dữ liệu cho phạm vi danh sách cần lọc và xác định tên Trích xuất cho phạm vi mà bạn muốn dán hàng tại đó và các phạm vi này sẽ tự động xuất hiện tương ứng trong hộp Phạm vi danh sách và Sao chép vào.

Tạo tiêu chí bằng cách sử dụng công thức

Bạn có thể dùng giá trị được tính vốn là kết quả của công thức để làm tiêu chí. Hãy ghi nhớ các điểm quan trọng sau đây:

• Công thức phải đánh giá là TRUE hoặc FALSE.
• Vì bạn đang dùng công thức, hãy nhập công thức như thông thường và không gõ biểu thức theo cách sau đây: \=''= mục nhập ''
• Không dùng nhãn cột để làm nhãn tiêu chí; hãy để trống nhãn tiêu chí hoặc dùng nhãn không phải là nhãn cột trong phạm vi danh sách (trong ví dụ dưới đây, đó là Giá trị Trung bình Tính toán và Kết quả khớp Chính xác).

  Nếu bạn dùng nhãn cột trong công thức thay vì tham chiếu ô tương đối hay tên phạm vi, thì Excel sẽ hiển thị giá trị lỗi chẳng hạn như

  NAME? hoặc

  VALUE! trong ô chứa tiêu chí. Bạn có thể bỏ qua lỗi này vì nó không ảnh hưởng đến cách lọc phạm vi danh sách.

• Công thức mà bạn dùng cho tiêu chí phải sử dụng tham chiếu tương đối để tham chiếu đến ô tương ứng trong hàng dữ liệu đầu tiên.
• Tất cả các tham chiếu khác trong công thức phải là tham chiếu tuyệt đối.

Nhiều tiêu chí, một cột, bất kỳ tiêu chí nào đúng

Logic Boole: (Nhân viên bán hàng = "Davolio" OR Nhân viên bán hàng = "Buchanan")

• Chèn ít nhất ba hàng trống ở phía trên phạm vi danh sách mà có thể dùng làm phạm vi tiêu chí. Phạm vi tiêu chí phải có nhãn cột. Đảm bảo có ít nhất một hàng trống giữa các giá trị tiêu chí và phạm vi danh sách.
• Để tìm những hàng đáp ứng nhiều tiêu chí cho một cột, hãy gõ tiêu chí này ngay dưới tiêu chí kia trong các hàng riêng biệt của phạm vi tiêu chí. Sử dụng ví dụ, hãy nhập: Loại Nhân viên bán hàng Doanh số \="=Davolio" \="=Buchanan"
• Bấm vào một ô trong phạm vi danh sách. Sử dụng ví dụ, hãy bấm vào ô bất kỳ trong phạm vi A6:C10.
• Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Nâng cao.
  
• Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:
• Để lọc phạm vi danh sách bằng cách ẩn các hàng không khớp với tiêu chí của bạn, hãy bấm Lọc danh sách, tại chỗ.
• Để lọc phạm vi danh sách bằng cách sao chép các hàng khớp với tiêu chí của bạn vào vùng khác của trang tính, hãy bấm Sao chép vào vị trí khác, bấm vào hộp Sao chép vào, rồi bấm vào góc trên bên trái của vùng mà bạn muốn dán hàng. Mẹo Khi sao chép hàng đã lọc vào vị trí khác, bạn có thể xác định cần đưa cột nào vào thao tác sao chép. Trước khi lọc, hãy sao chép nhãn cột cho các cột mong muốn vào hàng đầu tiên vùng mà bạn dự định dán hàng đã lọc. Khi bạn lọc, hãy nhập một tham chiếu đến các nhãn cột đã sao chép vào hộp Sao chép vào. Sau đó các hàng đã sao chép sẽ chỉ bao gồm các cột mà bạn đã sao chép nhãn.

Trong hộp Phạm vi tiêu chí, hãy nhập tham chiếu cho phạm vi tiêu chí, bao gồm nhãn tiêu chí. Sử dụng ví dụ, hãy nhập $A$1:$B$3.