Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu? – Dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử thì khi sử dụng các đơn vị kinh doanh cũng phải tuân thủ quy định về thời hạn lưu trữ. Vậy, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu và cần phải tuân theo những yêu cầu gì? Show Thông thường, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính. Sau đó, phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của luật kế toán. Với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian thì tổ chức này phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử Đối tượng người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu giữ liệu ra các vật mang tin như bút nhớ, đĩa CD, DVD, đĩa cứng, hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu.  Nội dung của hóa đơn đảm bảo điều kiện lưu trữ là có thể truy cập và sử dụng được để đối chiếu khi cần. Hóa đơn điện tử được lưu trữ có nội dung trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc khôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó. Được lưu trữ theo cách thức nhất định và cho phép xác định nguồn gốc, hóa đơn điện tử phải đảm bảo tra cứu được thông tin ngày khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi nhận hóa đơn. Khái niệm tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không thể truy cập và tham chiếu thông tin trong đó. Thông thường, hủy hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định. Nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước ví dụ như cơ quan Thuế thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy này không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải đảm hệ thống thông tin hoạt động bình thường. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. Trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp làm mất hóa đơn điện tử thì có thể yêu cầu các bên liên quan nếu còn lưu trữ gửi lại hóa đơn điện tử. Nếu không thể liên hệ với các bên liên quan thì doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo luật kế toán quy đinh, các chứng từ kế toán sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê… phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Như vậy, hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử đều phải được lưu trữ ít nhất 10 năm. Cũng chính vì quy định này mà đã có nhiều câu chuyện dở khóc dở cười với hóa đơn giấy. Nhiều kế toán “kêu trời” khi hóa đơn giấy lưu trữ trong kho bị chuột cắn, ẩm mốc không còn đủ thông tin hay đáng tiếc hơn là cháy nổ khiến ảnh hưởng đến việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Ngược lại với hóa đơn giấy, nhờ khả năng lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo chất lượng hóa đơn đi cùng năm tháng. Ngoài ra, các trường hợp cháy nổ hỏa hoạn sẽ không còn đáng lo ngại khi dữ liệu có thể lấy về bất kì lúc nào. Việc lưu trữ bằng hóa đơn điện tử còn hỗ trợ kế toán trong quá trình thống kê, truy cứu hóa đơn lâu năm. Trong thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử, nếu các đơn vị kinh doanh vi phạm quy định lưu trữ hóa đơn điện tử thì bị xử phạt vi phạm hành chính. Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC, dù cố ý hay vô ý thì doanh nghiệp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử cũng bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt như sau: – Phạt từ 6-18 triệu đồng với các hóa đơn GTGT chưa thực hiện thông báo phát hành hóa đơn, nếu chủ động khai báo với cơ quan thuế sau 10 ngày. – Phạt từ 06 – 08 triệu đồng với các hóa đơn GTGT đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa khai báo với cơ quan thuế, nếu sau 10 ngày. – Phạt từ 10 – 20 triệu đồng với hóa đơn GTGT bị mất, cháy, hỏng nhưng chưa gửi cho người mua; với các trường hợp không lập hóa đơn bán hàng có giá trị từ 200 nghìn trở lên. – Phạt từ 20 – 50 triệu đồng nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Trên đây, bài viết giải đáp về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào là hợp pháp và các quy định liên quan đến lưu trữ hóa đơn điện tử. Mọi thắc mắc liên quan về Hóa đơn điện tử, mọi người có thể liên hệ với Tín Tâm Việt để được tư vấn, giải đáp nhanh chóng. Liên Hệ Công Ty TNHH Tư vấn Tín Tâm Việt Văn Phòng: 38/8 Liên Khu 10-11, P. Bình Trị Đông, Q. Bình Tân, Tp. Hồ Chí Minh| Tel: 0986.211.911 | Email: [email protected]
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử có khác hóa đơn giấy hay không? Quy định và điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết đến bạn những vấn đề này. 1. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tửCăn cứ vào Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu là chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu? Ngoài quy định thời hạn lưu trữ, Bộ Tài chính còn ban hành nhiều quy định khác liên quan đến lưu trữ hóa đơn điện tử. Cụ thể, tại Khoản 1, Điều 1, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về cách lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau: – Thứ nhất, bên bán và bên mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán hay các báo cáo tài chính thì phải lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định của Luật Kế toán, tức lưu trữ tối thiểu trong 12 tháng (1 năm). – Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống từ tổ chức trung gian là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì đơn vị này cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử cho tổ chức, doanh nghiệp theo đúng thời hạn tối thiểu quy định trên. – Thứ hai, bên bán và bên mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán hay tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong,… hoặc phải sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định trên. 2. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tửQuy định điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử hiện nay. Căn cứ vào Khoản 2, Điều 11, Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, để đảm bảo tính hợp cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng thì các hóa đơn khi lưu trữ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau: – Thứ nhất, nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ phải có thể truy cập và sử dụng được mỗi khi cần tham chiếu. – Thứ hai, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép. Đồng thời phải thể hiện chính xác nội dụng hóa đơn điện tử gốc. – Thứ ba, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo cách thức nhất định, có thể xem được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử. – Thứ tư, hóa đơn điện tử lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi được tạo ra. Chỉ khi đáp ứng các điều kiện quy định trên thì hóa đơn điện tử lưu trữ mới đảm bảo hợp pháp. Lưu ý rằng, hóa đơn điện tử dùng đã được áp dụng công nghệ hiện đại nhưng trong quá trình lưu trữ vẫn có thể xảy ra rủi ro mất dữ liệu hóa đơn do bị xóa hoặc bị virus xâm nhập. Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, được Cục thuế lựa chọn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft. >> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn. 3. Quy định xử phạt khi vi phạm lưu trữ HĐĐTQuy định xử phạt khi vi phạm lưu trữ HĐĐT . Đối với các đơn vị kinh doanh vi phạm các quy định lưu trữ hóa đơn điện tử thì sẽ phải chịu phạt theo đúng quy định của pháp luật. Dù vô tình hay cố ý thì doanh nghiệp khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt như sau: – Phạt từ 6-18 triệu đồng với các hóa đơn GTGT chưa thực hiện thông báo phát hành hóa đơn, nếu chủ động khai báo với cơ quan thuế sau 10 ngày. – Phạt từ 6-8 triệu đồng với các hóa đơn GTGT đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa khai báo với cơ quan thuế, nếu sau 10 ngày. – Phạt từ 10-20 triệu với hóa đơn GTGT bị mất, cháy, hỏng nhưng chưa gửi cho người mua; với các trường hợp không lập hóa đơn bán hàng có giá trị từ 200 nghìn trở lên. – Phạt từ 20-50 triệu đồng nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Trên đây, bài viết đã giải đáp tới bạn thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào và các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử. Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
|
