Dựa vào 2 ký tự đầu Mã số về và bảng giá để điền vào cột tuyến bày

VLOOKUP là một hàm cơ bản và hay sử dụng trong Excel dùng để tìm kiếm, tham chiếu theo 1 giá trị. Nhưng trong một số trường hợp chúng ta muốn dò tìm kết quả dựa theo một số ký tự nhất định chứ không phải toàn bộ các ký tự của ô chứa giá trị tìm kiếm. Trong trường hợp như vậy chúng ta sẽ cần kết hợp hàm LEFT bên trong hàm VLOOKUP. Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu một số trường hợp cụ thể như sau:

Nội dung chính Show

Xác định bộ phận làm việc theo mã nhân viên
Tham chiếu với 1 số ở định dạng Text

Xác định bộ phận làm việc theo mã nhân viên

Ví dụ chúng ta có 1 bảng danh sách nhân viên với 3 cột: Mã nhân viên, Họ tên, Bộ phận như sau:

Trong đó mã nhân viên gồm 5 ký tự, 2 ký tự đầu đại diện cho bộ phận làm việc.

Bảng E1:F5 bao gồm nội dung chi tiết tên các bộ phận.

Vậy làm thế nào để có thể tra cứu được Bộ phận của từng người căn cứ vào Mã của họ?

Cách làm:

Để tra cứu được bộ phận theo mã nhân viên, chúng ta cần làm 2 việc sau:

Thứ 1: Tách được 2 ký tự đầu trong mã nhân viên bằng hàm LEFT
Thứ 2: Sử dụng kết quả của hàm LEFT để tham chiếu trong bảng E1:F5 để tìm bộ phận tương ứng.

Về cách sử dụng hàm LEFT chúng ta có:

=LEFT(text, [num_chars])

text: đoạn văn bản cần tách ký tự
num_chars: số ký tự cần tách. Nếu không nhập thì sẽ tự nhận giá trị là 1

Trong trường hợp này, số ký tự cần tách là 2, do đó ta có:

Tại ô C2 sử dụng hàm =LEFT(A2,2) ta thu được kết quả là 2 ký tự đầu của ô A2.

Tiếp theo, chúng ta tham chiếu kết quả của hàm LEFT tới vùng bảng E1:F5 để tìm tên bộ phận. Khi đó coi kết quả hàm LEFT chính là giá trị cần tìm.

Viết hàm VLOOKUP lồng với hàm LEFT như sau:

=VLOOKUP(LEFT(A2,2),E1:F5,2,0)

Trong đó kết quả cần tìm là cột thứ 2 trong vùng bảng E1:F5. Phương thức tham chiếu là tìm chính xác theo ký hiệu nên sử dụng số 0.

Tham chiếu với 1 số ở định dạng Text

Có thể ít khi bạn gặp trường hợp này, nhưng trong Kế toán thì gặp nhiều, đó là khi sử dụng các tài khoản kế toán, chúng ta rất hay nhầm lẫn không biết con số đó ở dạng Text hay dạng số. Do đó khi sử dụng hàm VLOOKUP ra kết quả lỗi #N/A như sau:

Nguyên nhân:

Trong hàm VLOOKUP, vị trí ô I1 là dữ liệu dạng Số

Trong vùng DM_TK!A5:E315 thì cột Số TK (cột A) lại là dạng Text

Khi đó Excel sẽ coi 2 dữ liệu này không tương đồng với nhau. Dẫn tới không tìm ra kết quả.

Để khắc phục điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm LEFT và hàm LEN để chuyển giá trị tại ô I1 về dạng TEXT. Khi đó tham chiếu bằng hàm VLOOKUP sẽ chính xác:

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm LEFT nâng cao kết hợp nhiều hàm trong Excel

Như vậy là chúng ta đã sử dụng được hàm VLOOKUP kết hợp hàm LEFT rồi. Trong nội dung này, các bạn nên chú ý trình tự logic: Dùng hàm LEFT trước, sau đó mới viết hàm VLOOKUP lồng bên ngoài. Như vậy khi viết sẽ chính xác hơn, không bị sai sót cũng như dễ hiểu hơn.

Ngoài ra hàm VLOOKUP còn có thể kết hợp với rất nhiều hàm khác như:

Cách sử dụng hàm vlookup kết hợp hàm Match khi tìm theo nhiều cột chứa kết quả

Hướng dẫn sử dụng kết hợp VLOOKUP và CHOOSE: Một cách khác để tìm kiếm từ phải qua trái

Bạn có thể tìm hiểu về cả mối quan hệ bảng và hiển thị thời gian thông minh bằng cách dùng dữ liệu miễn phí trên Microsoft Azure Marketplace. Một vài bộ trong số các bộ dữ liệu này rất lớn, đòi hỏi phải có kết nối internet nhanh để hoàn thành tải xuống dữ liệu trong một khoảng thời gian hợp lý.

Bắt đầu Power Pivot trong bổ trợ Microsoft Excel và mở cửa sổ Power Pivot.
Bấm vào Nhận Dữ liệu Ngoài > Từ Dịch vụ Dữ liệu > Từ Microsoft Azure Marketplace. Trang đầu Microsoft Azure Marketplace mở ra trong Trình hướng dẫn Nhập Bảng.
Dưới Giá, hãy bấm Miễn phí.
Dưới Thể loại, hãy bấm Khoa học & Thống kê.
Tìm DateStream và bấm Đăng ký.
Nhập tài khoản Microsoft của bạn và bấm Đăng nhập. Xem trước dữ liệu sẽ xuất hiện trong cửa sổ.
Cuộn xuống dưới và bấm Chọn Truy vấn.
Bấm Tiếp.
Chọn BasicCalendarUS rồi bấm Kết thúc để nhập dữ liệu. Với kết nối internet nhanh, quá trình nhập sẽ mất khoảng một phút. Khi kết thúc, bạn sẽ thấy báo cáo trạng thái có 73.414 hàng được truyền. Bấm Đóng.
Bấm Nhận Dữ liệu Ngoài > Từ Dịch vụ Dữ liệu > Từ Microsoft Azure Marketplace để nhập bộ dữ liệu thứ hai.
Dưới Kiểu, hãy bấm Dữ liệu.
Dưới Giá, hãy bấm Miễn phí.
Tìm Các Chuyến bay Trễ của US Air Carrier và bấm Chọn.
Cuộn xuống dưới và bấm Chọn Truy vấn.
Bấm Tiếp.
Bấm Kết thúc để nhập dữ liệu. Với kết nối internet nhanh, quá trình nhập có thể mất 15 phút. Khi kết thúc, bạn sẽ thấy báo cáo trạng thái 2.427.284 hàng được truyền. Bấm Đóng. Bây giờ hẳn là bạn đã có hai bảng trong mô hình dữ liệu. Để liên kết các bảng này, chúng ta sẽ cần các cột tương thích trong mỗi bảng.
Lưu ý rằng DateKey trong BasicCalendarUS có định dạng 1/1/2012 12:00:00 SA. Bảng On_Time_Performance cũng có cột ngàygiờ, FlightDate, mà các giá trị trong cột này được xác định ở cùng một định dạng: 1/1/2012 12:00:00 SA. Hai cột chứa dữ liệu khớp nhau, có cùng một kiểu dữ liệu và tối thiểu một trong các cột (DateKey) chỉ chứa giá trị duy nhất. Trong một vài bước tiếp theo, bạn sẽ dùng các cột này để liên kết bảng.
Trong cửa sổ Power Pivot, hãy bấmPivotTable để tạo PivotTable trong trang tính mới hoặc trang tính hiện có.
Trong Danh sách Trường, hãy bung rộng On_Time_Performance và bấm ArrDelayMinutes để thêm vào vùng Giá trị. Trong PivotTable, bạn sẽ thấy tổng số thời gian các chuyến bay bị hoãn, được tính bằng phút.
Hãy bung rộng BasicCalendarUS và bấm MonthInCalendar để thêm nó vào vùng Hàng.
Lưu ý rằng bây giờ PivotTable liệt kê các tháng nhưng tổng cộng số phút giống nhau cho mọi tháng. Các giá trị lặp lại, giống hệt nhau cho thấy rằng cần có một mối quan hệ.
Trong Danh sách Trường, trong “Có thể cần mối quan hệ giữa các bảng”, hãy bấm Tạo.
Trong Bảng Liên quan, hãy chọn On_Time_Performance và trong Cột Liên quan (Chính) chọn FlightDate.
Trong Bảng, hãy chọn BasicCalendarUS và trong Cột (Ngoại) chọn DateKey. Bấm OK để tạo mối quan hệ.
Lưu ý rằng tổng số phút bị hủy của mỗi tháng bây giờ đã khác nhau.
Trong BasicCalendarUS và kéo YearKey đến vùng Hàng, ở trên MonthInCalendar.

Bây giờ bạn có thể phân chia các chuyến bay đến bị hoãn theo năm và tháng hoặc các giá trị khác trong lịch.

Mẹo: Theo mặc định, các tháng được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái. Dùng bổ trợ Power Pivot, bạn có thể thay đổi cách sắp xếp để các tháng xuất hiện theo thứ tự thời gian.

Hãy bảo đảm bảng BasicCalendarUS đang mở trong cửa sổ Power Pivot.
Trên bảng Trang đầu, hãy bấm Sắp xếp theo Cột.
Trong Sắp xếp, hãy chọn MonthInCalendar
Trong Theo, hãy chọn MonthOfYear.

Bây giờ PivotTable sắp xếp từng kết hợp tháng-năm (Tháng 10 năm 2011, Tháng 11 năm 2011) theo số tháng trong năm (10, 11). Thay đổi thứ tự sắp xếp thật dễ dàng vì nguồn cấp DateStream cung cấp tất cả các cột cần thiết để thực hiện thành công tình huống này. Nếu bạn đang dùng bảng hiển thị thời gian thông minh khác, bạn sẽ thực hiện bước khác.