Trước khi đi tìm hiểu về các chức năng, vai trò chính của nhà quản trị, hãy định nghĩa một cách chính xác khái niệm nhà quản trị trong doanh nghiệp trước tiên. Nhà quản trị hay còn được gọi với một tên gọi khác là quản trị viên, chỉ những người làm việc trong một doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, công việc của họ không hướng về một chuyên môn ngành nghề nào nhất định, mà đảm nhận nhiệm vụ quản lý, điều phối tất cả các hoạt động chung trong phạm vi cho phép của toàn bộ công ty, hoặc một bộ phận tùy theo cấp bậc của nhà quản trị đó.
Bên dưới mỗi nhà quản trị, sẽ có một lượng nhân viên nhất định do nhà quản trị đó nắm quyền quản lý. Công việc của nhà quản trị sẽ là phụ trách quản lý các công việc của cấp dưới, lên kế hoạch làm việc, giám sát, kiểm tra chất lượng, đảm bảo nhân viên dưới quyền hoàn thành đúng và đủ chỉ tiêu công việc. Vì vậy, nhà quản trị cũng sẽ phải chịu trách nhiệm liên đới nếu có bất kỳ sai sót nào từ phía nhân viên của mình.
Có nhiều cấp bậc quản trị từ thấp đến cao, nhưng cơ bản được chia làm 3 tầng cơ bản: quản trị cơ sở, quản trị trung cấp và quản trị cao cấp. Quản trị cơ sở là những vị trí quản trị nhân viên cấp bậc thấp nhất trong doanh nghiệp ví dụ như tổ trưởng tổ sản xuất phụ trách quản lý các công nhân trong nhà máy. Nhà quản trị trung cấp sẽ phụ trách những nhân viên quản trị sơ cấp và các nhân viên làm việc ở vị trí, chức vụ ngang bằng và chịu trách nhiệm công việc trước nhà quản trị cao nhất. Nhà quản trị cao cấp là người đứng đầu, quản lý toàn bộ các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp và đưa ra những định hướng, quyết định quan trọng nhất.
Trong một số trường hợp, người quản trị doanh nghiệp có thể cũng chỉ là một “nhân viên” làm việc trong doanh nghiệp và nhận lương hằng tháng. Tuy nhiên, đây là một vị trí công việc yêu cầu cực kỳ cao về tất cả các kiến thức trong doanh nghiệp từ tài chính, nhân sự đến chiến lược tầm nhìn, am hiểu về văn hóa công ty, cách thức quản lý,... và thực hành điều khiển mọi hoạt động và có quyền quyết định những vấn đề hệ trọng trong hoạt động kinh doanh.
2. Những vai trò nhà quản trị đảm nhận
Nhà quản trị được xem là những người quyết định thành công, thất bại của một doanh nghiệp, từ đó, ta đã thấy được phần nào vai trò quan trọng của họ trong quá trình vận hành và phát triển của công ty. Theo lý thuyết lãnh đạo của nhà nghiên cứu Henry Mintzberg vào năm 1960, một nhà quản trị đảm nhận 3 nhóm vai trò chính trong tổ chức: vai trò nhân sự, vai trò thông tin và vai trò quyết định.
Đầu tiên, nhà quản trị là người gắn với trách nhiệm quả lý con người. Đây là một nhiệm vụ khi người đứng đầu phải biết cách điều chỉnh, quản lý những nhân viên trong đội, nhóm hàng ngũ công ty mình để tối ưu hiệu quả làm việc, đưa công ty đến những bước phát triển hơn. Trong đó, họ đảm nhận những nhiệm vụ:
- Vai trò đại diện: nhà quản trị sẽ là người quản lý tất cả các nhân viên dưới quyền của mình, đồng thời, họ cũng là người đại diện cho tập thể đó trong hầu hết các quá trình cần thay mặt tham dự, ví dụ như trong các cuộc họp, quản lý sẽ là người chịu trách nhiệm báo cáo công việc, chịu trách nhiệm trước các vấn đề, sự cố, thay mặt nhận thưởng hoặc thay mặt đề xuất ý kiến.
- Vai trò lãnh đạo: người quản trị luôn là người đi đầu, tiên phong lãnh đạo, chỉ đạo các nhân viên của mình, đốc thúc công việc và quản lý công việc của họ. Nhà quản trị sử dụng những kỹ năng vượt trội của mình để dẫn dắt toàn bộ tập thể phát triển tiến bộ hơn.
- Vai trò liên lạc: người đứng đầu một tổ chức bao gồm nhiều thành viên còn có vai trò rất quan trọng trong việc gắn kết các thành viên trong đội nhóm của mình cũng như liên lạc giữa tổ chức của mình với những tập thể khác hoặc một nhà quản trị cấp cao hơn.
2.2. Vai trò thông tin
Vai trò thông tin của nhà quản lý xuất phát từ mạng lưới quan hệ nhân sự mở rộng của họ đa dạng, phong phú hơn những nhân viên bình thường trong doanh nghiệp. Họ có thể tiếp nhận được nhiều nguồn thông tin hơn và có khả năng phổ biến rộng hơn trong môi trường công việc.
- Vai trò thu thập và tiếp nhận thông tin: vì nhà quản trị là đại diện cho một tập thể đội ngũ nhân viên của mình và họ sở hữu nhiều mối quan hệ giữa các cấp bậc cao thấp khác nhau trong doanh nghiệp, vì vậy, khi có bất kỳ thông tin gì được truyền đạt ra ngoài, người quản lý sẽ là người nắm bắt và tiếp nhận đầu tiên.
- Vai trò phổ biến thông tin: sau khi đã thu thập, xác minh những thông tin vừa tiếp nhận, người quản trị sẽ sử dụng chức năng quyền hành của mình để thông báo với toàn bộ nhân viên thuộc phạm vi quản lý.
- Vai trò cung cấp thông tin: không chỉ tiếp nhận thông tin từ bên ngoài vào nhóm, đội của mình, nhà quản trị còn thực hiện vai trò là người đưa những thông tin cần thiết về tổ chức của mình ra ngoài. Ví dụ như tổ trưởng sản xuất đưa ra đề xuất cải thiện quy trình làm việc lên trưởng ban quản lý sản xuất.
2.3. Vai trò quyết định
Một nét đặc trưng cuối cùng làm nên chất của một nhà quản trị đó là quyền được đưa ra quyết định. Họ là những người có đủ các điều kiện và quyền lực để đưa ra những quyết sách, hành động mà từ đó, các nhân viên dưới quyền phải tuân thủ, làm theo.
- Vai trò doanh nhân: đây là vai trò mà trong đó người quản lý có quyền đưa ra những thay đổi về cách thức hoạt động của doanh nghiệp, những máy móc, kỹ thuật được áp dụng vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp để cải tiến và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Vai trò giải quyết vấn đề: trong quá trình hoạt động, không có doanh nghiệp nào có thể tránh khỏi những biến cố, vấn đề bất ngờ xảy ra. Khi đó, nhà quản trị đóng vai trò là người tìm ra giải pháp cho những sự cố ấy để đảm bảo sự ổn định quay trở lại với hoạt động vận hành của công ty.
- Người phân chia tài nguyên: nhà quản trị trong doanh nghiệp sẽ nắm trong tay rất nhiều tài nguyên công việc, họ có vai trò phân chia những tài nguyên ấy sao cho hợp lý và hiệu quả để cuối cùng nhận lại kết quả công việc tốt nhất.
- Vai trò đàm phán: để mang lại những nguồn tài nguyên có lợi cho doanh nghiệp, người làm quản lý sẽ có nhiệm vụ đàm phán với các đối tác, các bên liên quan đến công việc để đạt đến những thỏa thuận hợp lý nhất.
Nhìn chung, để hoàn thành vai trò của nhà quản trị trong doanh nghiệp là một chuyện không hề dễ dàng, đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng sâu rộng trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Mong rằng những chia sẻ trong bài viết trên đây đã cho các bạn một cái nhìn tổng quan hơn về nhà quản trị và trách nhiệm nặng nề của vị trí công việc này.
Nhà quản trị là những người làm việc trong các tổ chức, công việc của họ là phối hợp, định hướng, lựa chọn, quyết định và kết dính các công việc không phải là quản trị trong một tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chung của chính tổ chức đó. Vậy các chức năng của nhà quản trị là gì, có mấy chức năng quản trị và vai trò của nhà quản trị là như thế nào? Cùng Tri Thức Cộng Đồng tìm hiểu nội dung này qua bài viết sau đây.
Mục lục
Nhà quản trị là những người làm việc trong các tổ chức, công việc của họ là phối hợp, định hướng, lựa chọn, quyết định và kết dính các công việc không phải là quản trị trong một tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chung của chính tổ chức đó.
Các nhà quản trị làm việc trong các tổ chức nhưng không phải ai trong tổ chức cũng là nhà quản trị. Các thành viên trong tổ chức có thể chia làm hai loại: người thừa hành và nhà quản trị.
2. Vai trò của Nhà quản trị
2.1 Vai trò quan hệ với con người
+ Vai trò đại diện cho tổ chức của nhà quản trị:
Với quyền uy chính thức của mình, nhà quản trị là người tượng trưng cho tổ chức và phải thực hiện nhiều chức trách thuộc tính chất này.Trong những chức trách này có một số mang tính hành chính, một số mang tính cổ vũ lòng người, nhưng đều là những việc có liên quan đến quan hệ giữa người với người, không liên quan đến việc xử lý thông tin quan trọng và ra quyết định quản lý. Trong một số tình huống, sự tham gia của nhà quản trị là điều mà pháp luật đòi hỏi như ký kết một văn bản. Trong một số trường hợp khác sự tham gia của nhà quản trị được coi như một nhu cầu xã hội, như chủ trì một số cuộc họp hoặc một số nghi lễ để tăng thêm ý nghĩa và tầm quan trọng của chúng.
+ Vai trò người lãnh đạo của nhà quản trị:
Nhà quản trị là người chịu trách nhiệm động viên và dẫn dắt cấp dưới, bao gồm việc thuê, dùng, huấn luyện, đánh giá, đãi ngộ, đề bạt, biểu dương, can thiệp và cho thôi việc. Sự thành công của tổ chức là do tâm sức và khả năng nhìn xa trông rộng của các nhà quản trị quyết định. Nếu nhà quản trị bất tài thì tổ chức sẽ rơi vào tình trạng đình đốn. Vai trò lãnh đạo của các nhà quản trị là ở chỗ kết hợp các nhu cầu cá nhân của các thành viên trong tổ chức với mục tiêu của tổ chức đó, do đó mà thúc đẩy quá trình tác nghiệp một cách hữu hiệu.
+ Vai trò người liên lạc của nhà quản trị:
Vai trò này liên quan đến mối quan hệ giữa nhà quản trị với vô số những cá nhân và đoàn thể ở bên ngoài tổ chức. Nhà quản trị thông qua các kênh chính thức, thiết lập và duy trì mối quan hệ của tổ chức với những cá nhân và đoàn thể ở bên ngoài tổ chức. Vai trò liên lạc là một bộ phận then chốt trong các chức năng của giám đốc. Thông qua vai trò này, nhà quản trị liên lạc với thế giới bên ngoài sau đó lại thông qua vai trò người phát ngôn, người truyền bá thông tin và người đàm phán để phát triển hơn nữa mối quan hệ ấy và nhận thức được những điều bổ ích, những thông tin mà mối quan hệ ấy tạo ra.
2.2 Vai trò thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại bùng nổ thông tin, thông tin được xem là nguồn lực thứ tư ở mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Các hoạt động về quản trị chỉ thực sự có cơ sở khoa học và có hiệu quả khi nó được xử lý, được thực thi trên cơ sở các thông tin chính xác đầy đủ và kịp thời. Thông tin không chỉ cần cho các nhà quản trị mà chính bản thân họ cũng giữ những vai trò cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực này. Nghiên cứu về vai trò thông tin của các nhà quản trị chúng ta thấy:
+ Trước hết nhà quản trị có vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan đến tổ chức và hoạt động của đơn vị mình.
Nhà quản trị đảm nhận vai trò thu thập thông tin bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động, những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe doạ đối với hoạt động của tổ chức. Công việc này được thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi tiếp xúc với mọi người…
+ Vai trò thông tin thứ hai của nhà quản trị là vai trò người truyền bá thông tin, nghĩa là nhà quản trị phổ biến những thông tin liên hệ đến người có liên quan. Người có liên quan có thể là thuộc cấp, đồng cấp hay thượng cấp. Thông tin có thể là về những sự thật đang diễn ra hoặc những thông tin có liên quan đến việc lựa chọn quyết định quản lý và những việc phải làm. Chẳng hạn, khi công ty làm ăn thua lỗ, giám đốc có thể sẽ phải trình báo cáo lên chủ tịch hội đồng quản trị công ty về việc sẽ xa thải một số nhân viên, sau đó ông ta thông báo quyết định này cho trưởng phòng nhân sự.
2.3 Vai trò thông tin thứ ba của nhà quản trị là vai trò người phát ngôn.
Có thể nói vai trò người truyền bá thông tin là vai trò trong nội bộ tổ chức, còn vai trò người phát ngôn là vai trò đối ngoại. Đó là việc truyền bá những thông tin của tổ chức cho những cơ quan và cá nhân bên ngoài tổ chức. Mục tiêu của sự phát ngôn có thể là để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức.
2.4 Vai trò quyết định
Loại vai trò cuối cùng của nhà quản trị bao gồm 4 vai trò: Vai trò nhà doanh nghiệp, vai trò người khắc phục khó khăn, vai trò người phân phối nguồn lực và vai trò người đàm phán (hay nhà thương thuyết).
+ Vai trò nhà doanh nghiệp được thể hiện ở chỗ nhà quản trị là người khởi xướng và thiết kế nhiều cải cách của tổ chức trong phạm vi quyền hạn của mình. Mục đích của vai trò này là tạo ra những chuyển biến tốt hơn trong đơn vị.
Việc này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng.
+ Trong vai trò người khắc phục khó khăn, nhà quản trị phải xử lý những tình huống ngoài ý muốn và những biến đổi hàm chứa những nhân tố không thể điều khiển được. Chẳng hạn như khi một cỗ máy chủ yếu bị hỏng, khi nguồn điện bị cúp, khi khách hàng chủ yếu đột ngột không mua hàng nữa, khi mặt hàng kinh doanh đột nhiên bán khá chạy… Khi đó vai trò của nhà quản trị trong các tình huống này là phải nhanh chóng, kịp thời và quyết đoán để đưa tổ chức trở lại hoạt động bình thường và hạn chế đến mức thấp nhất những thiệt hại có thể có hoặc là tận dụng tối đa các cơ hội mới, những yếu tố mới để phát triển.
+ Khi nhà quản trị ở trong tình huống phải quyết định nên phân phối nguồn lực cho ai và với số lượng như thế nào, thì đó là lúc nhà quản trị đóng vai trò là người phân phối nguồn lực. Vai trò này gồm có 3 phần:
* Sắp xếp thời gian của bản thân: Thời gian của nhà quản trị là một trong những nguồn lực quý báu nhất của tổ chức. Điều quan trọng hơn nữa là việc sắp xếp thời gian của nhà quản trị có ý nghĩa quyết định đối với lợi ích của tổ chức và được thực hiện theo thứ tự ưu tiên của tổ chức.
* Sắp xếp công việc: Chức trách của nhà quản trị là thiết lập một chế độ làm việc của tổ chức mình, làm việc gì, ai làm, thông qua tổ chức nào để làm..Vấn đề này liên quan đến việc phân phối những nguồn lực cơ bản và nói chung, liên quan đến những phương án làm việc mang tính chất cải tiến. Thực chất của vấn đề này là sắp xếp công việc cho cấp dưới. Đó là một vấn đề quan trọng trong phân phối nguồn lực.
* Những quyết định quan trọng phải được nhà quản trị phê chuẩn trước khi thực hiện: Điều này sẽ giúp nhà quản trị có thể duy trì sự điều khiển liên tục đối với việc phân phối nguồn lực. Nhà quản trị phải là người giữ quyền phê chuẩn mọi quyết định quan trọng để đảm bảo cho việc phối hợp các quyết định đó, khiến cho các quyết định đó bổ sung cho nhau, không trái ngược nhau và lựa chọn được phương án tốt nhất trong tình hình nguồn lực có hạn. Nếu quyền lực này bị phân tán thì có thể dẫn đến những quyết định quản lý không ăn khớp và sự không nhất trí trong chiến lược.
* Cuối cùng nhà quản trị còn đóng vai trò là nhà thương thuyết, đàm phán, thay mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động. Sở dĩ nhà quản trị phải thay mặt cho tổ chức tham gia những cuộc đàm phán quan trọng vì họ là người tượng trưng cho tổ chức. Sự tham gia của họ có thể làm tăng thêm sự tin cậy cho đối phương. Với tư cách là người phát ngôn của tổ chức, ông ta là người đại diện về mặt đối ngoại của những thông tin và tiêu chuẩn giá trị của tổ chức. Điều quan trọng hơn nữa là, với tư cách là người phân phối nguồn lực, ông ta có quyền chi phối nguồn lực của tổ chức. Đàm phán là trao đổi nguồn lực, nó đòi hỏi người tham gia đàm phán phải có đủ nguồn lực chi phối và nhanh chóng quyết định vấn đề.
Tóm lại với chức năng và vai trò của mình, nhà quản trị giữ vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của tổ chức và đó cũng là lý do chính của nhu cầu cấp bách phải đào tạo các nhà quản trị, vì sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của cả nước.
3. Chức năng của nhà quản trị
4 chức năng của nhà quản trị:
3.1 Lập kế hoạch
+ Xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của tổ chức
+ Dự thảo chương trình hành động
+ Lập lịch trình hoạt động
+ Đề ra các biện pháp kiểm soát
+ Cải tiến tổ chức
3.2 Chức năng tổ chức
+ Xác lập sơ đồ tổ chức
+ Mô tả nhiệm vụ của từng bộ phận
+ Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên
+ Chính sách sử dụng nhân viên
+ Định biên
3.3 Chức năng điều khiển
+ Ủy quyền cho cấp dưới
+ Giải thích đường lối chính sách
+ Huấn luyện và động viên
+ Giám sát và chỉ huy
+ Thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả
+ Thiết lập các quan hệ mật thiết bên trong và bên ngoài tổ chức
3.4 Chức năng kiểm soát
+ Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm toán
+ Lịch trình kiểm toán
+ Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch
+ Các biện pháp sửa sai
Trong bất kỳ tổ chức nào, vai trò của nhà quản trị vô cùng quan trọng, quyết định đến sự phát triển và tồn tại của công ty. Và để ra quyết định hợp lý, nhà quản trị cần phải thực hiện các chức năng quản trị của mình.
Hiện tại, Tri Thức Cộng Đồng đang cung cấp LÀM LUẬN VĂN THẠC SỸ Hà Nội, HCM,…với mọi chuyên ngành học chuyên nghiệp nhất thị trường. Nếu bạn không có thời gian hoàn thành bài luận, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi nhé!
Các tìm kiếm liên quan:
vai trò của nhà quản trị, chức năng của nhà quản trị, vai trò của nhà quản lý, các vai trò của nhà quản trị, chức năng của nhà quản lý, vai trò quan trọng nhất của nhà quản trị, 4 chức năng của nhà quản lý, 4 chức năng của nhà quản trị, phân tích vai trò của nhà quản trị, vai trò của nhà quản trị là gì,