Phát hành hóa đơn là thủ tục quan trọng với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì một số lý do nhất định mà các doanh nghiệp sẽ phải hủy thông báo phát hành hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn cập nhật theo mẫu mới nhất 2022.
1. Khi nào lập biên bản hủy hóa đơn?
Tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC nêu rõ:
Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
Hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp CQT đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày CQT thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Thông tư này cũng quy định, các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
(*) Lưu ý: Với trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua có sai sót thì lập biên bản thu hồi hoặc biên bản điều chỉnh sai sót chứ không lập biên bản hủy hóa đơn.
Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh:
- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
- Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
2. Hồ sơ để hủy hóa đơn nếu phát hiện sai sót
Khi bắt buộc phải thực hiện hủy hóa đơn, bên cạnh việc làm theo mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn, các doanh nghiệp cần chú ý hoàn thiện hồ sơ hủy hóa đơn.
Theo Điều 29, Thông tư 39/2014 về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm:
- Thành lập hội đồng hủy hóa đơn
- Bảng kiểm kê chi tiết hóa đơn cần hủy: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy
- Biên bản hủy hóa đơn
Ngoài ra: Thông báo kết quả hủy hóa đơn cần có đầy đủ các thông tin của hóa đơn muốn hủy như: loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn cần hủy từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu, ký do hủy, ngày giờ hủy và phương pháp hủy.
Lưu ý: Hồ sơ hủy hóa đơn phải được lưu trữ tại doanh nghiệp, thông báo kết quả hủy cần lập thành 2 bản, doanh nghiệp giữ lại 1 bản và 1 bản gửi lên Cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Thời gian chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện việc hủy hóa đơn).
Hóa đơn được xác nhận hủy trong 2 trường hợp sau:
- Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in hỏng; bản phim, bản kẽm hoặc các công cụ có tính năng tương tự nhằm tạo ra hóa đơn đặt in được xác định là đã hủy khi hóa đơn không còn nguyên dạng hoặc không còn chữ trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục giống như nguyên bản.
- Hóa đơn tự in được xác định là hủy xong nếu trên phần mềm tạo hóa đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn mới.
3. Mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn
Để hủy thông báo phát hành hóa đơn, kế toán cần phải nộp công văn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn bao gồm những nội dung sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ: Là phần quan trọng không thể thiếu trong mọi văn bản chính quy, trừ trường hợp có quy định đặc biệt. Tiếp theo là ngày, tháng, năm…
- Kính gửi: Đối tượng gửi đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết (Ở đây là Chi cục thuế)
- Tên công văn viết bằng chữ in hoa có dấu, căn giữa văn bản. Ví dụ: CÔNG VĂN VỀ VIỆC HỦY THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN.
- Thông tin của doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp, tên người đại diện theo pháp luật, chức vụ, địa chỉ trụ sở chính của công ty, MST, tên ngành nghề đăng ký kinh doanh.
- Nội dung công văn: Trình bày ngắn gọn, cụ thể, đảm bảo chính xác thông tin về lý do viết công văn hủy hóa đơn. Tránh tình trạng dài dòng, không đúng trọng tâm.
Ví dụ:
Công ty chúng tôi xin trình bày như sau: Ngày 14/11/2021, công ty chúng tôi có thông báo phát hành hóa đơn…Mẫu…; Ký hiệu…;từ số… đến số… và bắt đầu sử dụng từ ngày… tháng… năm.
Nay công ty chúng tôi làm công văn này để xin hủy thông báo phát hành hóa đơn ngày… tháng… năm… với lý do sai ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn.