Đây là kỹ thuật thường sử dụng để giúp chúng ta xác định được danh sách các đối tượng cần báo cáo dựa trên 1 bảng dữ liệu gốc. Điều này dựa trên nguyên tắc:
Ví dụ: Dựa vào bảng quản lý dữ liệu khách hàng dưới đây hãy lập báo cáo tổng hợp số tiền Rút, Gửi theo từng khu vực  Dễ nhận thấy là để có thể lập được báo cáo trên, chúng ta cần phải lọc ra được tại cột Khu vực 1 danh sách các khu vực mà chỉ xuất hiện 1 lần. 1. Sử dụng công cụ Remove DuplicateĐây là công cụ đơn giản và dễ sử dụng nhất để làm việc này, tuy nhiên chỉ có từ phiên bản Office 2007 trở về sau. Các bước thực hiện như sau:
Excel đã loại bỏ 13 giá trị trùng, chỉ giữ lại 7 giá trị không trùng. Như vậy chỉ với 1 vài thao tác đơn giản chúng ta đã có thể loại bỏ được những dữ liệu bị trùng lặp trong 1 danh sách. (Ngoài ra chúng ta còn có thêm 1 số cách khác nữa để loại bỏ giá trị trùng trong danh sách, mời các bạn xem thêm tại bài viết: Tổng hợp các phương pháp loại bỏ giá trị trùng lặp của thầy Nguyễn Đức Thanh) 2. Sử dụng danh sách không trùng vào báo cáoSau khi đã lấy được danh sách không trùng, chúng ta sẽ sử dụng danh sách đó để phục vụ cho việc lập báo cáo. Các dạng báo cáo như sau:
Như vậy chúng ta đã có thể nắm được mục đích của việc loại bỏ giá trị trùng trong 1 danh sách, kỹ thuật lọc bỏ giá trị trùng và ứng dụng của danh sách không trùng trong việc lập báo cáo. Xem thêm: Cách lọc tên trùng trong excel – dễ làm nhất Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn “Khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm“. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel.
Bài hướng dẫn này Học Excel Online sẽ trình bày các cách khác nhau để hợp nhất các trang trong Excel bằng cách kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính hoặc kết hợp nhiều trang bằng cách sao chép dữ liệu của chúng. Đang xem: Gộp dữ liệu trùng trong excel Hợp nhất dữ liệu từ nhiều trang tính sang một trang tínhCách nhanh nhất để hợp nhất dữ liệu trong Excel (nằm trong một bảng tính hoặc nhiều bảng tính) là sử dụng tính năng tích hợp sẵn Excel Consolidate. Hãy xem xét ví dụ sau đây: Giả sử bạn có một số báo cáo từ các văn phòng chi nhánh công ty và bạn muốn hợp nhất vào một bảng tính để bạn có một báo cáo tổng doanh thu của tất cả các sản phẩm. Như bạn thấy trong ảnh dưới đây, ba bảng tính cần hợp nhất có cấu trúc dữ liệu tương tự, nhưng các số hàng và cột khác nhau: Để hợp nhất dữ liệu thành một, hãy thực hiện các bước sau: Mỗi dãy (tập dữ liệu) bạn muốn hợp nhất nằm trên một bảng tính riêng biệt. Không đặt bất kỳ dữ liệu nào trên bảng tính mà bạn muốn hợp nhất.·Mỗi trang có cùng bố cục, mỗi cột có tiêu đề và chứa dữ liệu tương tự.·Không có hàng hoặc cột trống trong bất kỳ danh sách nào. 2. Chạy Excel Consolidate. Trong bảng tính chính, nhấp vào ô bên trái phía trên, đi tới tab Data và nhấp Consolidate. Chú ý: Bạn nên hợp nhất dữ liệu vào một trang trống. Nếu bảng tính chính của bạn đã có một số dữ liệu, đảm bảo có đủ không gian (các hàng và cột trống) để chứa dữ liệu được hợp nhất. 3. Cấu hình Consolidate settings. Khi hộp thoại Consolidate xuất hiện, bạn thực hiện như sau: Trong hộp Function, chọn một trong các hàm mà bạn muốn sử dụng để hợp nhất dữ liệu của mình (Count, Average, Max, Min, v.v …). Trong ví dụ này, chúng ta chọn Sum.Trong hộp Reference box, nhấp vào biểu tượng Thu gọn và chọn vùng ở trang tính đầu tiên. Sau đó nhấp vào nút Add để thêm các vùng khác. Lặp lại bước này cho tất cả các vùng bạn muốn hợp nhất. Nếu một hoặc một số trang nằm trong một bảng tính khác, hãy nhấp vào Browse để tìm bảng tính. 4. Cấu hình Update settings. Cũng trong hộp thoại Consolidate, hãy chọn bất kỳ tùy chọn nào sau đây: Chọn Top row và / hoặc Left column phía dưới Use labels in nếu bạn muốn sao chép tên hàng và / hoặc tên cột từ các trang tính gốc vào trang hợp nhất. Nếu bạn mở rộng nhóm (bằng cách nhấp vào biểu tượng “+”), sau đó nhấp vào ô có chứa giá trị, trên thanh công thức sẽ thể hiện một liên kết đến dữ liệu nguồn. Như bạn thấy, tính năng Excel Consolidate rất hữu ích để tập hợp dữ liệu từ nhiều trang tính. Tuy nhiên, nó có một vài hạn chế. Cụ thể, nó chỉ hoạt động khi các giá trị là số và luôn gộp chúng lại bằng nhiều cách (sum, count, average, vv…) Nếu bạn muốn kết hợp các trang tính trong Excel bằng cách sao chép dữ liệu, chức năng này không hiệu quả. Để kết hợp vài trang tính, bạn có thể chỉ cần kĩ năng copy/paste. Nhưng nếu bạn cần kết hợp hàng chục trang tính, thì sai sót trong việc copy/paste thủ công là không thể tránh khỏi. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn sử dụng một trong các kỹ thuật sau để tự động hợp nhất. Làm thế nào để hợp nhất các trang tính Excel thành mộtNhìn chung, có 3 cách để hợp nhất các bảng tính Excel thành một mà không cần sao chép và dán: Sử dụng VBATruy vấn nguồn cho ExcelTiện ích bổ sung của bên thứ ba Chúng ta sẽ bắt đầu với lựa chọn cuối cùng, một trong những cách quen thuộc và dễ sử dụng nhất. Đăng ký ngay: lớp học VBA ở Hà Nội Làm thế nào để kết hợp bảng tính Excel với Consolidate Worksheets WizardKhi đọc tiêu đề của phần này, một số bạn có thể bị bối rối. Khi nói về tính năng Excel Consolidate, Học Excel Online chỉ ra rằng nó không thể kết hợp các bảng bằng cách sao chép dữ liệu của chúng. Phải, tùy chọn tích hợp trong Excel thì không thể làm được, nhưng Ablebits Consolidate Worksheet Wizard thì có thể Giả sử bạn có một vài trang tính có chứa thông tin về các sản phẩm khác nhau và bây giờ bạn cần kết hợp chúng vào một bảng như sau: Kết hợp nhiều bảng tính thành một bằng 5 bước: Giả sử rằng bạn đã cài đặt Consolidate Worksheets Wizard, năm bước đơn giản sau đây sẽ kết hợp các bảng tính Excel thành một. 1, Bật Consolidate Worksheets Wizard. Trên thanh công cụ Excel, chọn tab Ablebits, chọn Merge và nhấp vào Consolidate Worksheets. Xem thêm: Giải Vở Bài Tập Toán Lớp 2 Tập 1 Trang 37, Giải Vở Bài Tập Toán 2 Bài 32: Luyện Tập Ki 2. Chọn các bảng tính và vùng hợp nhất. Khi bạn chạy Consolidate Worksheets, nó sẽ hiển thị một danh sách các bảng tính đang mở. Thông thường nó sẽ tự chọn vùng dữ liệu trong các bảng tính liệt kê. Nếu bạn muốn chọn một vùng khác, hãy sử dụng biểu tượng Thu gọn. Chú ý: Nếu bảng tính mà bạn muốn hợp nhất đang đóng, hãy nhấp vào nút Add files … để chọn bảng tính đó. 3. Chọn loại hợp nhất. Vì chúng ta muốn kết hợp nhiều trang bằng cách sao chép dữ liệu của chúng, hãy chọn Copy data from selected ranges to one worksheet và nhấp Next. 4. Chọn cách bạn muốn hợp nhất các trang tính. Trong bước này, bạn phải chọn cấu hình cài đặt hợp nhất với các bước sau: Các tùy chọn dán: Paste all – để sao chép các giá trị cũng như các công thức. – được dung trong hầu hết các trường hợp.Paste values only – nếu bạn không muốn giữ các công thức từ các trang nguồn, hãy chọn tùy chọn này.Paste link to data – liên kết dữ liệu được hợp nhất với dữ liệu nguồn. Chọn nó nếu bạn muốn dữ liệu được hợp nhất cập nhật tự động khi dữ liệu nguồn thay đổi. Nó hoạt động tương tự như Create links to source data check của Excel Consolidate. Những lựa chọn khác: My tables have headers: Tùy chọn này rất hữu ích khi bạn kết hợp các bảng có cột sắp xếp khác nhau. Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem ví dụ 1.Copy data only for the matching columns in my first tables in the list – chọn nó nếu bạn chỉ hợp nhất các cột nhất định trong bảng tính. Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem ví dụ 2.Preserve formatting – tự giải thích và rất thuận tiện.Separate the copied ranges by a blank row– chọn tuỳ chọn này nếu bạn muốn thêm các hàng trống giữa các vùng dữ liệu hợp nhất. Excel cơ bản 5.Chọn vùng đặt dữ liệu được hợp nhất. Chọn nơi bạn muốn xuất dữ liệu hợp nhất: ở một trang bảng tính mới, một tệp làm việc mới hoặc một vị trí nhất định trong bất kỳ trang tính nào. Bấm Finish và bạn sẽ có kết quả sau: Các tùy chọn bổ sung cho việc trộn các trang tính trong Excel Bộ công cụ Consolidate Worksheets Wizard cung cấp 2 tùy chọn đặc biệt để xử lý các tình huống sau. Ví dụ 1. Hợp nhất các trang Excel với một thứ tự các cột khác nhau Khi bạn kết hợp các trang tính được tạo bởi những người dùng khác nhau, thứ tự các cột thường khác nhau. Để thủ thuật này xác định chính xác giữa các cột, hãy chắc chắn bạn đã chọn tùy chọn My tables have headers. Và kết quả là, trang tính của bạn sẽ được hợp nhất theo hình sau: Ví dụ 2. Hợp nhất các cột nhất định từ nhiều trang tính Nếu bạn có nhiều trang lớn với rất nhiều cột khác nhau, bạn có thể chỉ muốn kết hợp những cái quan trọng nhất vào một bảng. Giải pháp nhanh chóng là tạo một bản sao của một trong những trang tính, xóa tất cả các cột không liên quan, chỉ giữ lại những cột bạn muốn hợp nhất. Sau đó, chạy Consolidate Worksheets Wizard, và chọn tùy chọn Copy data only for the matching columns in my first table in the list. Xem thêm: Tập Làm Văn Luyện Tập Tả Cảnh Vở Bài Tập Tiếng Việt Lớp 5 Tập 1 & Tập 2 Chính Tả Kết quả là, Consolidate Worksheets Wizard sẽ tìm những cột có cùng tên trong những trang tính bạn đã chọn và chỉ sao chép dữ liệu của những cột đó. lingocard.vn Học Excel online đã mở rất nhiều các khóa học đào tạo về Học Excel cơ bản cho đến nâng cao với các chuyên gia hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những buổi học bổ ích, hiểu quả có thể sử dụng thành thạo Excel để áp dụng trong công việc. Ngoài ra, chúng tôi đang có nhiều chương trình khuyến mại lớn cho các học viên đăng kí trong tháng này, vậy còn trần trừ gì nữa mà không đăng kí ngay thôi. Thông tin chi tiết xem tại: Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Excel |
