Trước khi tìm hiểu về vai trò của nhà quản trị, chúng ta cần định nghĩa một cách chính xác về khái niệm của nhà quản trị. Vậy nhà quản trị là gì?
Nhà quản trị hay còn gọi với cái tên khác là quản trị viên, đây là những người làm việc trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Những người này có nhiệm vụ thực hiện chức năng quản trị trong phạm vi cụ thể được phân công phụ trách và được giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác, đồng thời chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó.
Nhà quản trị có chức năng lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra về con người, tài chính, vật chất và những thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả nhất để từ đó giúp cho tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Trong một tổ chức/doanh nghiệp, đội ngũ nhà quản trị được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Nhưng xét trên góc độ cấp quản lý doanh nghiệp có thể chia thành 3 cấp bậc là: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung gian và nhà quản trị cấp cơ sở.
Vai trò của nhà quản trị trong tổ chức
Nhà quản trị có vai trò rất quan trọng trong việc vận hành và phát triển của công ty. Và có thể nói, đây là những con người quyết định đến sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Vậy vai trò của các nhà quản trị là gì?
Vai trò quan hệ với con người
Nhà quản trị là người luôn gắn liền với trách nhiệm quản lý con người. Bởi một tổ chức mạnh, một tổ chức luôn phát triển khi tất cả con người trong tổ chức cùng hướng đến một mục tiêu chung. Để đạt được điều đó, nhà quản trị phải thể hiện vai trò của mình với:
Vai trò đại diện cho tổ chức
Với vai trò này, nhà quản trị phải là người đại diện cho tổ chức và đại diện cho những nhân viên dưới quyền trong tổ chức.
Ví dụ như trong các cuộc họp họ sẽ là người chịu trách nhiệm thay mặt đề xuất ý kiến, thay mặt nhận thưởng và chịu trách nhiệm trước những vấn đề, sự cố có thể xảy ra…
Vai trò là người lãnh đạo
Người quản trị là người luôn đi đầu, tiên phong lãnh đạo và chỉ đạo nhân viên của mình, đôn thúc công việc và quản lý công việc của họ. Đồng thời, họ cũng là người chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn và khích lệ nhân viên. Qua đó có thể thấy, sự thành công của một tổ chức là do cái tâm, công sức và khả năng nhìn xa trông rộng của các nhà quản trị quyết định. Họ thể hiện vai trò lãnh đạo sáng suốt của mình ở chỗ biết kết hợp nhu cầu cá nhân của từng thành viên trong tổ chức với mục tiêu chung của tổ chức, từ đó thúc đẩy quá trình tác nghiệp một cách có hiệu quả nhất.
Vai trò liên kết
Vai trò này liên quan đến mối quan hệ của nhà quản trị với những cá nhân, đoàn thể bên ngoài tổ chức. Nhà quản trị thông qua các kênh chính thức, xây dựng và thiết lập mối quan hệ của tổ chức với những cá nhân, đoàn thể bên ngoài đó. Thông qua vai trò này để phát triển hơn nữa các mối quan hệ, nhận được những điều bổ ích và những thông tin mà mối quan hệ đó mang lại.
Đồng thời, nhà quản trị còn là một người trọng tài, có trách nhiệm hòa giải và đoàn kết tất cả các thành viên thành một khối thống nhất nhằm phát huy sức mạnh tập thể.
Vai trò thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại bùng nổ thông tin, thông tin là tài sản quý giá của doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý thông tin cũng là một vai trò quan trọng của nhà quản trị.
Vai trò thu thập và tiếp nhận thông tin
Nhà quản trị có nhiệm vụ thu thập thông tin thông qua việc xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh của tổ chức để nhận biết những tin tức, những hoạt động hay sự kiện có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, đó có thể là những cơ hội tốt hoặc là sự đe dọa đối với hoạt động của tổ chức.
Vai trò phổ biến thông tin
Nhà quản trị có vai trò phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc với các thông tin cần thiết đối với công việc của họ.
Vai trò cung cấp thông tin
Không chỉ có vai trò tiếp nhận thông tin từ bên ngoài vào tổ chức mà nhà quản trị còn có nhiệm vụ đưa những thông tin cần thiết trong tổ chức mình ra bên ngoài. Mục đích của việc truyền bá này là để giải thích, bảo vệ hay thêm sự ủng hộ cho tổ chức, mang đến những điều có lợi cho doanh nghiệp.
Vai trò quyết định
Một vai trò cuối cùng làm nên chất và uy quyền của một nhà quản trị đó là quyền được đưa ra quyết định. Họ là người có đủ thẩm quyền và điều kiện để đưa ra những chính sách, hành động mà các nhân viên cấp dưới phải tuân thủ và làm theo.
Vai trò doanh nhân
Đây là vai trò mà trong đó nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của một tổ chức như việc áp dụng một công nghệ mới hay điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Vai trò giải quyết xáo trộn
Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, việc xảy ra những biến cố hay vấn đề bất ngờ ập đến là điều không thể tránh khỏi. Khi đó, nhà quản trị sẽ đóng vai trò là người tìm ra những giải pháp cho những sự cố đó để tổ chức sớm trở lại hoạt động bình thường.
Vai trò người phân phối tài nguyên
Nhà quản trị là người nắm trong tay rất nhiều tài nguyên, các tài nguyên đó bao gồm con người, tiền bạc, quyền hạn, thời gian hay nguyên liệu, trang thiết bị… Họ có vai trò phân phối các nguồn tài nguyên đó sao cho hợp lý để mang lại hiệu quả cao nhất.
Vai trò đàm phán
Cuối cùng thì nhà quản trị còn đóng vai trò là người thương thuyết, đàm phán và thay mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động. Những cuộc đàm phán quan trọng rất cần có nhà quản trị bởi họ là người đại diện cho tổ chức, sự tham gia của họ có thể tăng tin cậy cho đối phương và đặc biệt, nhà quản trị là người nắm trong tay quyền phân phối nguồn lực, chi phối nguồn lực của tổ chức và việc đưa ra quyết định cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Qua đó cho thấy, nhà quản trị giữ một vai trò rất quan trọng trong việc hình thành, vận hành và phát triển của một doanh nghiệp. Vì vậy, để quản trị doanh nghiệp hiệu quả, các nhà quản trị cần nhận thức và xác định đúng đắn vai trò, vị trí và chức năng của mình để có những chính sách, đường lối đúng đắn đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển.
Trên đây là những chia sẻ của ISOCERT về vai trò của nhà quản trị trong một tổ chức/doanh nghiệp. Hy vọng bài viết sẽ giúp cho bạn hiểu được nhà quản trị là gì và vai trò của nhà quản trị trong doanh nghiệp hiện nay. Vậy để trở thành một nhà quản trị giỏi và tài ba, thì cần có những kỹ năng gì? Hãy theo dõi phần tiếp theo của bài viết này tại website isocert.org.vn. Chúc các bạn thành công trong công việc của mình!
Clip: Nhà quản trị là gì? Vai trò của nhà quản trị trong tổ chức
Ngày cập nhật: 17-09-2021
Loading Preview
Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.
QUẢN TRỊ HỌC Câu 1: Yếu tố nào thuộc về thuyết Y? A. Các quản đốc thích quản lý nhân viên B. Con người sẵn sang nhận trách nhiệm C. Một con người bình thường sẽ có cách chấp nhận và gánh vác trách nhiệm trong những điều kiện phù hợp D. Con người muốn lẫn tránh trách nhiệm Câu 2: Theo Herberg, yếu tố nào sau đây có tác dụng ngăn chặn sự bất mãn của nhân viên? A. Phần thưởng B. Sự hấp dẫn của công việc C. Yếu tố an toàn trong công việc D. Được thừa nhận trong công việc Câu 3: Cấp trên nên: A. Giao phó toàn bộ quyền hạn của mình cho cấp dưới để cấp dưới được tự do sang tạo. B. Giao quyền cho cấp dưới khi cấp trên không thể giám sát có hiệu quả tất cả các nhân viên. C. Giao quyền cho cấp dưới khi cấp trên muốn cấp dưới chịu trách nhiệm thay cho mình. D. Không giao quyền cho cấp dưới bởi vì không kiểm soát được việc sử dụng quyền của cấp dưới Câu 4: Thuật ngữ mục tiêu dung để chỉ: A. Các kết quả cụ thể mà tổ chức cần đánh giá việc thực hiện. B. Các kết quả cụ thể mà tổ chức cần phấn đấu đạt được. C. Khả năng hoạt động của tổ chức D. Định hướng hoạt động của tổ chức Câu 5: Một doanh nghiệp có 20 nhân viên, tầm hạn quản trị 20 thì : A. Doanh nghiệp có 1 cấp. B. Doanh nghiệp có 2 cấp. C. Doanh nghiệp có 3 cấp. D. Doanh nghiệp có 4 cấp. Câu 6: Đo lường kết quả thực tế thuộc loại hình: A. Kiểm tra trước khi thực hiện. B. Kiểm tra trong khi thực hiện. C. Kiểm tra sau khi thực hiện. D. Không thuộc loại hình kiểm tra nào. Câu 7: Trình độ chuyên môn của nhân viên là yếu tố: A. Môi trường nội bộ và bên ngoài của một tổ chức B. Môi trường bên ngoài của một tổ chức. C. Bên trường bên ngoài và bên trong của một tổ chức. D. Môi trường bên trong của một tổ chức. Câu 8: Phát nào dưới đây về mối quan hệ giữa kiểm tra và hoạch định là SAI: A. Hoạch định cung cấp thông tin cho việc kiểm tra. B. Hai chức năng có liên hệ chặt chẽ với nhau trong hệ thống quản trị doanh nghiệp. C. Hai chức năng này hoàn toàn độc lập trong hệ thống quản trị doanh nghiệp. D. Kiểm tra để đảm bảo thực hiện đúng như quy định. Câu 9: Theo A.Maslow, những nhu cầu cơ bản gồm: A. Nhu cầu ăn, uống, mặc, ở và những nhu cầu tồn tại khác. B. Nhu cầu về địa vị và những nhu cầu tồn tại khác. C. Nhu cầu ăn, uống, ở, giao tiếp và những nhu cầu tồn tại khác. D. Nhu cầu ăn, uống, mặc, an ninh và những nhu cầu tồn tại khác. Câu 10: Kiểm tra là chức năng quan trọng vì nhờ kiểm tra mà: A. Thực hiện công việc suôn sẻ. B. Nắm bắt được tiến bộ và chất lượng công việc của thuộc cấp. C. Nhà quản trị xác định được những nhược điểm trong việc ra quyết định hằng. D. Có đủ cơ sở để viết báo cáo. Câu 11: Các lực lượng cạnh tranh trong mô hình của Micheal Porter không bao gồm: A. Khách hàng. B. Đối thủ cạnh tranh tiềm năng. C. Các doanh nghiệp trong ngành. D. Nguồn lực thay thế . Câu 12: Môi trường hoạt động của tổ chức là: A. Các yếu tố nội bộ. B. Môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. C. Môi trường ngành. D. Môi trường vĩ mô. Câu 13: Tổ chức là tiến trình: A. Phân công ai sẽ làm việc gì,thời gian và địa điểm. B. Tạo ra những đơn vị hoạt động có lợi nhuận để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. C. Thiết kế cơ cấu tổ chức, phân công, phối hợp hành động và xác định quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận. D. Thiết kế các tiêu chuẩn đề điều khiển khuyến khích và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức và các thành viên trong tổ chức. Câu 14: Cố vấn pháp lý riêng cho Ban giám đốc của một doanh nghiệp thuộc: A. Cấp cao trong hệ thống cấp bậc quản trị. B. Cấp thấp trong hệ thống cấp bậc quản trị. C. Không nằm trong hệ thống cấp bậc quản trị. D. Cấp trung trong hệ thống cấp bậc quản trị Câu 15: Trình tự nào sau đây là đúng theo hệ thống các loại hoạch định: A. Mục tiêu, hoạch định thường trực, hoạch định chiến lược. B. Hoạch định tác nghiệp, mục tiêu, hoạch định chiến lược. C. Mục tiêu, hoạch định chiến lược, hoạch định tác nghiệp. D. Mục tiêu, hoạch định tác nghiệp, hoạch định chiến lược. Câu 16: Trong quản lí nhóm, hoạt động nào dưới đây thuộc về hoạt động điều khiển? A. Xác định cấu trúc nhóm: chỉ định hay các thành viên tự thiết kế B. Giải quyết xung đột như thế nào. C. Xác định rõ quyền hạn của nhóm. D. Sử dụng hệ thống đãi ngộ bằng cách chia lợi nhuận. Câu 17: Mục đích của cơ cấu tổ chức là thiết lập: A. Hệ thống chính thức để thu lợi nhuận. B. Báo cáo thường xuyên về những thành công của lãnh đạo. C. Hệ thống không chính thức các cấp lãnh đạo D. Hệ thống chính thức để đạt được các mục tiêu đã định. Câu 18: Đang hướng dẫn say sưa trong một cuộc hội thảo nhằm chuẩn bị cho đợt bán hàng tại thị trường mới thì một nhân viên chen ngang bằng một câu hỏi không liên quan đến vấn đề trên, nhà quản trị nên: A. Nói thẳng với nhân viên ấy rằng câu hỏi đó không phù hợp với vấn đề đang trình bày. B. Yêu cầu tất cả nhân viên gửi lại câu hỏi đến khi phần trình bày kết thúc. C. Trả lời câu hỏi đó một cách thật chi tiết. D. Vờ đi như khôg nghe thấy. Câu 19: Thu nhập và sức mua thuộc nhóm yếu tố môi trường: A. Kinh tế B. Chính trị- pháp luật C. Văn hóa - xã hội D. Công nghệ Câu 20: Phong cách ra quyết định nào sau đây có mức độ tham gia của các cấp dưới ít hơn cả? A. Nhà quản trị trao đổi với các nhân viên cấp dưới để lấy ý kiến và sau đó ra quyết định. B. Nhà quản trị đề nghị cấp dưới cung cấp thông tin và độc lập ra quyết định . C. Nhà quản trị trao đổi riêng lẻ với cấp dưới có liên quan để lắng nghe ý kiến, sau đó ra quyết định. D. Nhà quản trị độc lập ra quyết định. Câu 21: Sức ép của các nhà cung cấp tăng nếu: A. Chính phủ hạn chế việc thành lập doanh nghiệp mới. B. Sản phẩm mà nhà cung cấp bán có sản phẩm thay thế. C. Hiện tại chỉ có một số ít nhà cung cấp trê thị trường D. Chi phí chuyển đổi nhà cung cấp thấp. Câu 22: Nhà quản trị cần kiểm soát: A. Trong quá trình thực hiện kế hoạch. B. Sauk hi thực hiện kế hoạch. C. Trước, trong, sau khi thực hiện kế hoạch và có sự phân bổ thời gian hợp lý. D. Trước khi thực hiện kế hoạch. Câu 23: Vai trò nào sau đây không nằm trong nhóm vai trò ra quyết định: A. Phân phối tài nguyên. B. Giải quyết xáo trộn. C. Cung cấp thông tin. D. Thương quyết. Câu 24: Trong hoạt động quản trị, việc phân nhóm các hoạt động hay các công việc của doanh nghiệp thuộc về chức năng: A. Ra quyết định B. Hoạch định C. Kiểm soát D. Tổ chức Câu 25: Theo M.Porter, tổ chức không thể hướng vào đối tượng khách hàng không nhạy cảm với giá khi kinh doanh mặt hàng: A. Độc nhất, chất lượng cao B. Thiết yếu. C. Giá trị vượt trội. D. Thiết kế đặc biệt. Câu 26: Trong ma trận New BCG, kích thước thắng lợi nhỏ nhưng có nhiều đường lối đi đến thắng lợi thì đó là ngành: A. Sản xuất khối lượng lớn B. Sản xuất manh mún. C. Sản xuất nhỏ. D. Sản xuất bị lỗi. Câu 27: Trong hoạt động kiểm soát, nhà quản trị sẽ phải điều chỉnh hoạt động khi: A. Sai lệch giữa tiêu chuẩn và thực tế quá lớn. B. Tiêu chuẩn không được hoàn thành. C. Tiêu chuẩn đã được hoàn thành. D. Tiêu chuẩn hợp lý. Câu 28: Phong cách dân chủ có đặc điểm: A. Thu hút người lao động tham gia vào công tác quản trị B. Thông tin theo chiều dọc là chủ yếu. C. Giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và kịp thời. D. Thông tin một chiều từ trên xuống là chủ yếu. Câu 29: Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ kinh doanh đơn ngành, kiểu phân chia bộ phận phù hợp nhất là: A. Phân chia bộ phận theo sản phẩm và dịch vụ. B. Phân chia bộ phận theo chức năng. C. Phân chia bộ phận theo khu vực địa lý. D. Cơ cấu tổ chức theo kiểu ma trận. Câu 30: Hiệu quả quản trị là: A. Làm được việc. B. Làm đúng việc. C. Tăng lợi nhuận của công ty. D. Làm việc đúng cách. Câu 31: Trong công tác kiểm soát MBO, nhà quản trị nên: A. Để mọi việc tiến triển tự nhiên không cần kiểm soát. B. Phân cấp công tác kiểm soát khuyến khích tự giác trong tổ chức. C. Tự thực hiện trực tiếp nhằm giảm thiểu rủi ro. D. Giao hoàn toàn cho cấp dưới để nhà quản trị tập trung hơn vào chuyên môn. Câu 32: Theo A.Maslow, nhu cầu thấp nhất trong thuyết phân cấp các nhu cầu là: A. Sinh lý. B. Tự thể hiện. C. Xã hội. D. An toàn. Câu 33: Những khuôn mẫu chu kì đời sống( của hang tư vấn D.Little Inc) không có giai đoạn nào? A. Phát triển. B. Phôi phai C. Suy thoái. D. Bão hòa. Câu 34: Yếu tố nào sau đây không phải là yếu cầu của phương pháp MBO: A. Tập thể ra quyết định. B. Mục tiêu rõ rang. C. Tổ chức giám sát chặt chẽ. D. Mục tiêu có thời hạn. Câu 35: Nhóm yếu tố môi trường Chính trị- Pháp luật bao gồm các yếu tố dưới đây, trừ: A. Mức độ hiện đại của thiết bị sử dụng công nghệ viễn thông. B. Những điều luật bảo vệ người tiêu dung. C. Sự cạnh tranh bình đẳng trong xã hội. D. Các biện pháp chống bán phá giá. Câu 36: Một trong những đặc điểm của quản trị là: A. Đối tượng tác động chủ yếu là mục tiêu. B. Đối tượng tác động chủ yếu là con người và cơ sở vật chất. C. Đối tượng tác động chủ yếu là cơ sở vật chất. D. Đối tượng tác động chủ yếu là con người. Câu 37: Giám đốc một công ty TNHH cần nhấn mạnh vào khả năng nào trong các khả năng sau: A. Viết báo cáo. B. Giao việc cho nhân viên. C. Lập kế hoạch làm việc chi tiết cho nhân viên cấp dưới. D. Thiết kế sản phẩm. Câu 38: Quản trị cần biết trong các tổ chức nhằm: A. Giảm được tối đa chi phí hoạt động. B. Đạt được lợi nhuận cao. C. Đạt được mục tiêu với hiệu suất cao. D. Xây dựng quy trình quản trị hợp lý trong tổ chức. Câu 39: Khái niệm dung để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất là khái niệm của: A. Tầm hạn hiểm soát. B. Nhân lực kiểm soát. C. Tầm hạn quyết định. D. Quyền quyết định. Câu 40: Mức độ chuyên môn hóa cao thể hiện trong kiểu cơ cấu tổ chức: A. Phân chia bộ phận theo sản phẩm. B. Phân chia bộ phận theo chức năng. C. Phân chia bộ phận theo khách hàng. D. Phân chia bộ phận theo ma trận. Câu 41: Chuyên môn hóa lao động là một trong những: A. Cơ sở khoa học của tầm hạn kiểm soát. B. Cơ sở khoa học của một cơ cấu tổ chức hợp lý. C. Cơ sở khoa học của công tác tổ chức. D. Cơ sở khoa học của thiết kế công việc hợp lý. Câu 42: Chiến lược WO là chiến lược: A. Dùng điểm mạnh để giảm điểm yếu bên trong. B. Tận dụng cơ hội bên ngoài để cải thiện điểm yếu bên trong. C. Điểm yếu là cản trở để nắm lấy những cơ hội kinh doanh. D. Dùng cơ hội bên ngoài để phát triển điểm mạnh của công ty. Câu 43: Chọn phát biểu đúng trong các phát biểu sau: A. Tiêu chuẩn kiểm tra cần được xây dựng một cách hợp lý và có khả năng đạt được để có thể động viên, thúc đẩy nhân viên nổ lực trong công việc. B. Tiêu chuẩn kiểm tra càng cao sẽ càng thúc đẩy nhân viên cố gắng hơn trong công việc. C. Hệ thống kiểm tra là cố định, không thể thay đổi để đảm bảo tổ chức có thể đạt được các mục tiêu đặt ra. D. Thông tin từ hệ thống kiểm tra mang ý nghĩa khuyến cáo, nhắc nhở các cá nhân trong quá trình thực hiện công việc nên có thể không chính xác. Câu 44: Trong hoạt động kiểm soát, phương pháp đo lường nào dưới đây cung cấp ít thông tin nhất cho nhà quản trị? A. Quan sát cá nhân B. Báo cáo thống kê C. Báo cáo trực tiếp D. Báo cáo bằng văn bản. Câu 45: Nhóm quan hệ với con người của nhà quản trị gồm các vai trò: A. Đại diện, hướng dẫn và giao tiếp. B. Người lãnh đạo, giao tiếp và giúp đỡ C. Liên lạc, kiểm soát và đại diện. D. Đại diện, liên lạc và người lãnh đạo. Câu 46: Các yếu tố lối sống, phong tục, tập quán thuộc về: A. Môi trường bên ngoài và bên trong của một tổ chức. B. Môi trường nội bộ của một tổ chức. C. Môi trường bên trong của một tổ chức. D. Môi trường bên ngoài của một tổ chức. Câu 47: Yếu tố nào sau đây không thuộc môi trường xã hội A. Dân số ở tỉnh A B. Thái độ đối với công việc của dân cư tỉnh X C. Truyền thống văn hóa nước B D. Chế độ thưởng tại công ty Z. Câu 48: Những yếu tố nào sau đây không ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng: A. Các chính sách nhân sự của doanh nghiệp. B. Tình hình cung, cầu trên thị trường lao động. C. Hình ảnh của doanh nghiệp. D. Nhân viên cũ của doanh nghiệp. Câu 49: Trong các mục tiêu sau đây, mục tiêu nào thể hiện tốt nhất các yêu cầu đạt được? A. Tỷ số doanh lợi cần nâng cao trong thời gian tới. B. Lợi nhuận tăng 10%. C. Tăng năng suất lao động để đạt hiệu quả D. Tăng sản lượng lên 5% trong quý 3 năm tới. Câu 50: Môi trường bên trong của một tổ chức là môi trường: A. Đến từ các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức. B. Đến từ các yếu tố bên ngoài và nội bộ có ảnh hưởng khách quan đến hoạt động của tổ chức. C. Đến từ các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng khách quan đến hoạt động của tổ chức. D. Đến từ các yếu tố nội bộ của tổ chức. ÔN TẬP CHƢƠNG I: ĐẠI CƢƠNG VỀ QTH - Các chức năng của quản trị là hoạch định, tổ chức, điều kiểm, kiểm soát. - Có 3 cấp quản trị: cấp cao, cấp trung và cấp thấp (hay cấp cơ sở). - Có 3 kỹ năng cần có của nhà quản trị là: kỹ năng tư duy (hay gọi là kỹ năng nhận thức), kỹ năng nhân sự (hay kỹ năng quan hệ) và kỹ năng kỹ thuật (hay gọi là kỹ năng chuyên môn) - Mối quan hệ giữa các kỹ năng với các cấp quản trị là: o Nhà quản trị cấp cao: cần nhất là kỹ năng tư duy, cần ít kỹ năng kỹ thuật o Nhà quản trị cấp thấp: cần nhiều kỹ năng kỹ thuật nhất, cần kỹ năng tư duy ít nhất. o Nhà quản trị của 3 cấp đều cần kỹ năng nhân sự như nhau. - Nhà quản trị có 10 vai trò, chia làm 3 nhóm: o Nhóm 1, vai trò quan hệ với con người: vai trò người đại diện, vai trò người lãnh đạo và vai trò liên lạc. o Nhóm 2: vai trò thông tin: vai trò thu thập và xử lý thông tin, vai trò phổ biến thông tin và vai trò cung cấp thông tin o Nhóm 3: vai trò quyết định: vai trò doanh nhân, vai trò người giải quyết xung đột, vai trò người phân bổ nguồn lực và vai trò người đàm phán. - Hiệu quả là đo lường sự thích hợp của các mục tiêu được chọn và mức độ chúng được thực hiện. Hiệu quả là làm đúng việc. Hiệu quả gắn với mức độ và mục tiêu. - Hiệu suất là đo lường các nguồn lực được sự dụng tốt như thế nào để đạt được các mục tiêu. Hiệu suất là làm việc đúng cách. Hiệu suất gắn liền với phương tiện làm việc. - Quản trị là khoa học vì nó cung cấp cho nhà quản trị suy nghĩ có hệ thống trước các vấn đề phát sinh, cung cấp những phương tiện khoa học để giải quyết vấn đề. - Tính nghệ thuật của quản trị thể hiện : Nghệ thuật quản trị là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp trong từng lĩnh vực, trong từng hoàn cảnh và tình huống cụ thể. - Một trong những đặc điểm của quản trị là: Đối tượng tác động chủ yếu là con người - Một trong những đặc điểm của quản trị là:Thực hiện các mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao. - Tầm quan trọng của khoa học quản trị so với nghệ thuật quản trị: Tùy theo từng tình huống. - Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi có ít nhất 2 người trở lên. - Tổ chức là: Tập hợp người được sắp đặt có hệ thống nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định. - Trong quản lý nhóm, hoạt động thuộc về hoạt động hoạch định là xây dựng kế hoạch, xây dựng mục tiêu và đảm bảo các thành viên hiểu rõ mục tiêu chung. - Trong quản lý nhóm, điều khiển là động viên, giải quyết xung đột như thế nào. ÔN TẬP CHƢƠNG 2: MÔI TRƢỜNG QUẢN TRỊ - Sinh viên cần nắm sơ đồ các yếu tố tác động đến doanh nghiệp: bao gồm môn trường bên trong (nội bộ) và môi trường bên ngoài. - Môi trường hoạt động của tổ chức là: Môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. - Môi trường bên trong là những gì của doanh nghiệp, dễ kiểm soát. Tìm hiểu môi trường bên trong để xác định danh mục các điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp. - Môi trường bên ngoài là những gì nằm ngoài doanh nghiệp, khó kiểm soát. Tìm hiểu môi trường bên ngoài để xác định danh mục các cơ hội, nguy cơ đối với doanh nghiệp. Phân biệt môi trường bên trong và bên ngoài bằng các thuật ngữ: của doanh nghiệp, doanh nghiệp đang sử dụng…. thì là yếu tố bên trong. Nếu chỉ là yếu tố nói chung như: trình độ công nghệ của đất nước, tiến bộ chung của xã hội, của các doanh nghiệp nói chung… thì đây là các yếu tố bên ngoài. Ví dụ: các phát biểu sau đây thuộc yếu tố bên ngoài. + Những ứng dụng có ích từ khoa học máy tính và công nghệ kỹ thuật số là thuộc. + Tiến bộ trong nhận thức của xã hội… Ví dụ: các phát biểu sau đây thuộc yếu tố bên trong + Vấn đề bảo dưỡng, bảo trì máy móc thiết bị mà tổ chức đang sử dụng. + Đổi mới công nghệ trong tổ chức… - Một yếu tố môi trường chỉ thuộc 1 nhóm: hoặc bên trong, hoặc bên ngoài. Không có môi trường nào vừa là yếu tố môn trường bên trong, vừa là yếu tố môi trường bên ngoài. - Yếu tố Chính trị - pháp luật bao gồm: đưa ra các chính sách, quy định được làm và không được làm, duy trì môi trường kinh doanh bình đẳng, chống độc quyền, chống bán phá giá. - Yếu tố môi trường kinh tế bao gồm: Thu nhập và sức mua của người dân, chu kỳ kinh tế, lạm phát, thất nghiệp…. CHƢƠNG 3: HOẠCH ĐỊNH Nội dung 1: khái niệm hoạch định - Hoạch định là liên quan đến 2 nội dung quan trọng là xây dựng mục tiêu và phương án hành động. Nhà quản trị thông qua mục tiêu của tổ chức sẽ phối hợp các hoạt động nhằm xây dựng, lựa chọn hệ thống kế hoạch nhằm thực hiện mục tiêu này. Nếu có những từ như sứ mạng, tầm nhìn thì không phải là hoạch định. Mà phải có mục tiêu và có kế hoạch hành động. - Hoạch định là nghiên cứu thực trạng để định hướng hoạt động cho tương lai. - Hoạch định nhằm giúp các nhà quản trị xác định những mục tiêu. Phân loại hoạch định: có 2 loại là hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp. + Kế hoạch chiến lược: là những kế hoạch hướng đến việc hoàn thành các mục tiêu bao quát, tìm kiến các cơ hội trong dài hạn của tổ chức. Đây là những kế hoạch chỉ sử dụng 1 lần – không phải là kế hoạch thường trực. + Các kế hoạch tác nghiệp: Những kế hoạch thường trực, những tình huống thông thường có thể giải quyết, những hành động lặp lại. Việc xây dựng các chính sách, quy định, kế hoạch ngân sách không phải là kế hoạch tác nghiệp mà là kế hoạch thường trực - Muốn làm hoạch định thì phải theo 1 quá trình cụ thể: + Bước 1 : xác định mục tiêu. Nghĩa là nhà quản trị muốn đưa công ty đến đâu. + Bước 2: Hoạch định chiến lược. Nghĩa là xác định những đường hướng hoạt động quan trọng, tổng quát + Bước 3: Hoạch định tác nghiệp. Nghĩa là các kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu. Nội dung 2: Mục tiêu của doanh nghiệp - Mục tiêu của tổ chức là nền tảng của công tác hoạch định. - Mục tiêu dùng để chỉ các kết quả cụ thể mà tổ chức cần phấn đấu đạt được. - Mục tiêu quản trị quan trọng nhất là phải rõ ràng và mang tính định lượng (có thể đo lường được) - Nguyên tắc khi xây dựng mục tiêu tổ chức là mục tiêu phải thực tế, phải đo lường được, không được mâu thuẫn với nhau. Mục tiêu có thể dài hạn hay ngắn hạn, có thể quan trọng hay không quan trọng… - Một cách thức xây dựng mục tiêu rất hiệu quả là quản trị bằng mục tiêu (MBO – Management By Objective). Nghĩa là mọi thành viên trong tổ chức hợp tác để thực hiện mục tiêu chung thông qua quá trình quản lý kế hoạch & thực hiện mục tiêu cá nhân. - Theo phương pháp MBO, nếu nhà quản trị sử dụng phong cách lãnh đạo theo phong cách tự do sẽ làm tăng hiệu quả quản trị. - Theo phương pháp MBO, cá nhân ra quyết định cho mục tiêu của mình. Tập thể không ra quyết định cho mục tiêu hay áp đặt mục tiêu cho từng thành viên trong cty. Nội dung 3: Các công cụ xây dựng kế hoạch chiến lược: - Ma trận BCG: + Trục hoàng là suất tăng trưởng thị trường. từ 10% trở lên là thị trường có tốc độ tăng trưởng cao. + Trục hoành là thị phần tương đối của SBU: Nếu công ty có thị phần lớn nhất thì SBU sẽ nằm phía bên trái trục tung. Nếu không phải là lớn nhất thì SBU đó sẽ nằm bên phải của trục tung - SBU (Strategic Business Units) là: Đơn vị kinh doanh chiến lược. - Theo ma trận BCG, ô “cash cow”có đăc điểm: Suất tăng trưởng thị trường thấp nhưng thị phần tương đối cao. - Theo ma trận BCG, khi thị phần thấp nhưng suất tăng trưởng tương đối cao là đăc điểm của ô: Question marks (dấu hỏi). - Theo ma trận BCG, sử dụng chiến lược gặt hái đối với SBU của ô: Cash cow (túi tiền). Ma trận những khuôn mẫu chu kỳ đời sống - Những khuôn mẫu chu kỳ đời sống (của hãng tư vấn Arthur D.Little Inc) bao gồm các giai đoạn: phôi thai, tăng trưởng, phát triển, suy thoái. Không có giai đoạn bão hoà. Ma trận các chiến lược tổng loại của Michacel Porter: - Theo M.Porter, “Dẫn đầu hạ giá” là chiến lược làm ra những sản phẩm khá chuẩn nhưng giá rẻ hơn so với đối thủ cạnh tranh nhờ quản lý tốt chi phí. Không phải làm những sản phẩm giá rẻ bằng mọi thứ để cạnh tranh. - Các chiến lược thuộc nhóm “những chiến lược tổng loại” của M. Porter là tạo sự khác biệt (vượt trội), tập trung trọng điểm, Dẫn đầu hạ giá. Đây đều là các chiến lược phát triển. Không có các chiến lược suy giảm như thu hẹp thị phần. Ma trận SWOT - S:strength – điểm mạnh - W: weakness: điểm yếu - O là Opportunities: cơ hội - T: threatens: nguy cơ. Cụ thể: - Chiến lươc S/O là chiến lược: Sử dụng những điểm mạnh bên trong để tận dụng cơ hội bên ngoài. - Chiến lược W/T: là chiến lược phòng thủ (tức chiến lược tối thiểu hóa những điểm yếu & tránh những mối đe doạ) - Chiến lược W/O là chiến lược: Tận dụng cơ hội bên ngoài để cải thiện điểm yếu bên trong. CHƢƠNG 4: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC - Chức năng tổ chức liên quan đến: Thành lập các bộ phận trong tổ chức - Tầm hạn quản trị: Số lượng bộ phận, nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển hữu hiệu nhất. - Phân cấp quản trị: còn gọi là phân quyền hay phi tập trung hóa - Là sự phân chia hay ủy thác bớt quyền hành của mình cho cấp dưới. - Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Các yếu tố ảnh hưởng xây dựng CCTC: Mục tiêu, chiến lược phát triển ; khả năng nguồn lực, đặc điểm ngành nghề, môi trường kinh doanh, quy mô kinh doanh. - Thiết kế CCTC đảm bảo các nguyên tắc quan trọng nhất là Nguyên tắc thống nhất chỉ huy - nghĩa là 1 nhân viên chỉ có 1 sếp. - Nghiên cứu ưu và nhược điểm của từng cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức trực tuyến, Cơ cấu tổ chức chức năng, Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng, Cơ cấu tổ chức theo ma trận - Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định, cơ sở của việc ủy quyền, ngược lại thì ng ta gọi là tập quyền (tập trung quyền lực về 1 người) CHƢƠNG 5: ĐIỀU KHIỂN: - Chức năng lien quan đến: tác động con người, động viên, khích lệ nhân viên, giải quyết các xung đột trong tổ chức. - Chức năng điều khiển trong quản trị được xác định là quá trình tác động đến con người, hướng dẫn, thúc đẩy họ sẵn sàng, nhiệt tình thực hiện những nhiệm vụ được giao - Phân loại theo mức độ tập trung quyền lực - Nêu ưu, nhược điểm, đặc điểm áp dụng của : Phong cách lãnh đạo độc đoán, Phong cách lãnh đạo dân chủ, Phong cách lãnh đạo tự do - CHƢƠNG 6: KIỂM SOÁT - - Kiểm soát là quá trình đo, lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu của nó. - Nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát: o Kiểm soát phải căn cứ kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra. o Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của các nhà quản trị. o Việc kiểm soát phải được thực hiện tại các khâu trọng yếu. o Kiểm soát phải khách quan. o Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức – phong cách lãnh đạo o Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế. o Việc kiểm soát phải đưa đến hành động - Có 3 loại hình kiểm soát: o Kiểm soát lường trước: hoạt động kiểm soát trước khi hoạt động xảy ra, bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể xảy ra để ngăn chặn trước. o Kiểm soát trong khi thực hiện: Hoạt động kiểm soát bằng cách theo dõi trực tiếp những diến biến trong quá trình thực hiện kế hoạch. Mục tiêu nhằm kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, những trở ngại khó khăn khi thực hiện để đảm bảo tiến độ dự kiến. o Kiểm soát sau khi thực hiện “ Hoạt động kiểm soát bằng cách đo lường kết quả thực tế và đối chiếu với kế hoạch ban đầu. Mục tiêu nhằm đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện kế hoạch, rút kinh nghiệm. Nhược điểm của loại hình kiểm soát này là độ trễ về thời gian. Ôn tập chƣơng 7: RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ Nội dung 1: Sinh viên cần nắm khái niệm quyết định quản trị và các đặc điểm của quyết định quản trị. (trang 87-90) - Ra quyết định là việc lựa chọn giải pháp tốt cho một vấn đề xác định. - Ra quyết định vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật, vừa mang tính khách quan và chủ quan. Đặc biệt là ra quyết định phải đúng lúc, kịp thời. - Một trong những yêu cầu cần thiết cơ bản của một quyết định quản trị là phải có căn cứ khoa học, đúng lúc, đúng thời điểm - Phân loại quyết định thì chú ý đến tiêu chí. + Căn cứ vào tính chất của quyết định, phân các quyết định thành: quyết định chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp. + Căn cứ vào thời gian thực hiện quyết định, phân các quyết định thành: Quyết định ngắn hạn, trung hạn và dài hạn . + Căn cứ vào phương án sẵn có: quyết định được lập trình và quyết định không được lập trình trước. - Quyết định quản trị được đưa ra dựa trên các quy chế, chính sách của doanh nghiệp được gọi là: Quyết định được lập trình. Do nhà quản trị đã có sẵn các phương án và không cần suy nghĩ phương án mới. Các quy chế, chính sách là những khuôn mẫu giúp nhà quản trị quản lý tốt công ty. - Quyết định được lập trình trước là loại quyết định không được xem là mới. Do có sẵn phương án và chỉ là quyết định lặp lại. Hay quyết định dựa trên cách điều hành căn bản, mang tính chương trình là loại quyết định được lập trình trước. - Các quyết định không được lập trình có đặc điểm thì các giải pháp thường mang tính sáng tạo. Nhà quản trị cấp càng cao thì càng cần ra quyết định không lập trình trước. Ví dụ: một giám đốc chi nhánh thì “ra quyết định không lập trình” nhiều hơn so với tổ trưởng, nhân viên kinh doanh Nội dung 2: Mối quan hệ giữa cấp quản trị và các quyết định: + Nhà quản trị cấp cao ra quyết định chiến lược. + Nhà quản trị cấp trung ra quyết định chiến thuật + Nhà quản trị cấp thấp (cấp cơ sở) ra quyết định tác nghiệp. - Ra quyết định là nhiệm vụ quan trọng của Quản trị viên cấp cao, Quản trị viên cấp trung gian, Quản trị viên cấp cơ sở. Nói chung là tất cả các cấp quản trị đều phải ra quyết định. Nội dung 3: các phương pháp ra quyết định: có 3 phương pháp là ra quyết định cá nhân, ra quyết định có tham vấn và ra quyết định tập thể. (trang 97-98) - Ra quyết định cá nhân là mình tự ra quyết định, không hỏi ý kiến ai. Do đó sẽ ra quyết định nhanh chóng, không mất nhiều chi phí. - Ra quyết định theo phong cách độc đoán (ra quyết định cá nhân) có nhược điểm lớn nhất là không phát huy được tính sáng tạo của nhân viên. - Ra quyết định tập thể là nhà quản trị trao đổi với tập thể để lấy ý kiến chung có nhược điểm lớn nhất là Có thể có khuynh hướng nhượng bộ, thỏa hiệp. - Ra quyết định tập thể thì không hiệu quả và mất nhiều thời gian. Nhà quản trị phải hỏi đi hỏi lại ý kiến của tập thể trước khi ra quyết định theo số đông. Do đó, tốn kém nhiều về chi phí và thời gian. Nội dung 4: Quyết định các công việc của nhà quản trị - Quyết định liên quan đến chức năng hoạch định là quyết định liên quan đến mục tiêu hay phương án kế hoạch của công ty. - Quyết định liên quan đến chức năng tổ chức là quyết định mỗi nhà quản lý nên có bao nhiêu nhân viên cấp dưới, chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí. - Quyết định liên quan đến chức năng điều khiển là các quyết định về động viên nhân viên, giải quyết trường hợp các nhân viên có động cơ làm việc thấp. ÔN TẬP CHƢƠNG 8: LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA QUẢN TRỊ - Có các trường phái quản trị như sau: Trường phái quản trị cổ điển (ra đời sớm nhất), trường phái quản trị tâm lý, trường phái quản trị định lượng, trường phái quản trị hiện đại…. - Trường phát quản trị cổ điển có 2 học thuyết là: học thuyết quản trị khoa học và học thuyết quản trị hành chính. - Học thuyết quản trị khoa học và quản trị hành chánh có cùng khuyết điểm là: Chỉ áp dụng được trong môi trường ổn định. - Người đưa ra học thuyết quản trị khoa học là Federick Winslow Taylor – Ông còn được gọi là cha đẻ của quản trị học. Khái niệm về “con người thuần lý kinh tế” là của học thuyết quản trị khoa học. - Hoạt động quản trị xuất phát từ khi con người biết làm việc trong 1 tập thể, không phải là từ khi có công ty vì hoạt động quản trị ko chỉ áp dụng trong kinh doanh. - Nhóm học thuyết trong trường phái tâm lý xã hội có chủ trương quản trị là: Hoàn thành công việc bằng và thông qua con người. Tuy nhiên họ lại ko đề cấp đến các yếu tố kinh tế trong việc quản lý - Trường phái định lượng trong quản trị chú ý đến yếu tố: Máy tính và các mô hình toán học. Họ luôn định lượng các quyết định của nhà quản trị để đơn giản hóa và tính toán được hiệu quả ngay. Do đó, họ quan tâm nhiều đến yếu tố kinh tế kỹ thuật.