Làm việc từ xa telework là xu hướng ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Cùng tìm hiểu 4 quy tắc cơ bản giúp doanh nghiệp áp dụng hiệu quả hình thức này nhé!
Làm việc từ xa teleworking là gì?
Teleworking hay Telecommuting là thuật ngữ chỉ hình thức làm việc từ xa, khi nhân viên có thể thực hiện công việc của mình bên ngoài vị trí văn phòng công ty.
Một ví dụ điển hình của Teleworking chính là Work from home (làm việc tại nhà). Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức này để đảm bảo an toàn cho nhân viên trong mùa dịch, bên cạnh đó còn giúp tiết kiệm chi phí và các nguồn tài nguyên khác.
Để hoạt động hiệu quả, một người làm việc từ xa cần có các thiết bị, phần mềm cơ bản như: máy tính, tài khoản email, điện thoại thông minh, phần mềm họp trực tuyến,…
Đối với doanh nghiệp, các công cụ hỗ trợ quản trị nhân sự từ xa là rất quan trọng. Ví dụ một số giải pháp chuyển đổi số mà doanh nghiệp có thể sử dụng như ACheckin, Base HRM, FastWork,… với các tính năng chính như chấm công online, quản lý dự án, truyền thông nội bộ, tính lương tự động,… Bên cạnh đó, để triển khai hình thức làm việc từ xa telework hiệu quả, có 4 quy tắc cơ bản mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Quy tắc làm việc từ xa work from home hiệu quả
Cụ thể hóa task công việc
Không nắm được lịch trình, không biết nhân viên đang làm gì, có những task công việc như thế nào là vấn đề thường xuyên xảy ra khi áp dụng hình thức làm việc từ xa tại nhà. Điều đó có thể gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và làm chậm tiến độ dự án. Vì thế, việc cụ thể hóa task công việc cho mỗi nhân viên là rất quan trọng. Điều đó giúp leader dễ dàng theo dõi, điều chỉnh và giải quyết khi có những vấn đề phát sinh.
Việc không thể gặp mặt đồng nghiệp, leader thường xuyên cũng dẫn đến các vấn đề về giao tiếp. Vì thế, nên thống nhất một số điểm như khi nào có phản hồi, khi nào có thể gọi điện, khi nào là thời gian họp,…
Đồng bộ hóa công cụ
Bên cạnh các công cụ liên lạc cơ bản như điện thoại, email,… thì làm việc từ xa cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị các công cụ khác như quản lý task, chấm công, tính lương,… Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều công cụ rời rạc cũng làm phát sinh một số vấn đề phức tạp khác. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm đến những giải pháp chuyển đổi số. Như đã đề cập phía trên, hiện nay có khá nhiều phần mềm hữu ích hỗ trợ quản trị nhân sự từ xa hiệu quả mà doanh nghiệp có thể sử dụng với mức chi phí vô cùng tiết kiệm.
Đảm bảo tính bảo mật của thông tin
Quản lý nguy cơ rò rỉ thông tin mật có lẽ là lĩnh vực nhạy cảm nhất. Vì thế, chủ doanh nghiệp, quản lý cần cẩn trọng trong việc trao quyền sử dụng thông tin khách hàng và những thông tin có tính bảo mật cao cho nhân viên. Cần phải xem xét rằng những thông tin đó khi mang ra ngoài ở mức độ nào sẽ không phát sinh vấn đề gì. Phần lớn các doanh nghiệp đều giới hạn khu vực sử dụng dữ liệu có tính bảo mật cao là trong văn phòng.
Duy trì và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên
Những giới hạn về khoảng cách, giao tiếp có thể khiến các nhân viên làm việc từ xa tại nhà dễ bị chán nản, thiếu nhiệt huyết với công việc hơn là những nhân viên làm việc tại văn phòng. Vì thế, việc gắn kết nhân sự, thúc đẩy tinh thần để nâng cao năng suất làm việc của họ là yếu tố mà quản lý, leader không thể nào bỏ qua! Đó là lý do vì sao các hoạt động truyền thông nội bộ, team building,… là cực kỳ quan trọng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên áp dụng các chính sách đãi ngộ, lương thưởng dành cho nhân viên làm việc từ xa giống như mọi nhân viên khác để giữ chân họ gắn két lâu dài với công ty.
Mong rằng những thông tin trên sẽ góp phần giúp doanh nghiệp của bạn làm việc từ xa telework hiệu quả trong mùa dịch này nhé!
Onsite là thuật ngữ để chỉ việc làm việc trực tiếp tại địa điểm của khách hàng, tức là các nhân viên hoặc đối tác sẽ đến tận nơi của khách hàng để thực hiện các công việc liên quan đến dịch vụ hoặc sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Remote là thuật ngữ để chỉ việc làm việc từ xa, tức là các nhân viên hoặc đối tác sẽ làm việc từ một địa điểm khác nhau so với địa điểm của khách hàng thông qua các công nghệ tương tác từ xa như email, chat, video hội nghị, và các công nghệ liên lạc khác.
Có nhiều điểm khác nhau giữa Onsite và Remote, dưới đây là một số điểm chính:
- Địa điểm: Onsite IT được thực hiện trên địa điểm của khách hàng hoặc trên các máy chủ và hệ thống của khách hàng, trong khi remote IT được thực hiện từ xa thông qua internet hoặc một mạng khác.
- Tính linh hoạt: Remote IT thường linh hoạt hơn, vì nó cho phép truy cập từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet, trong khi onsite IT yêu cầu truy cập trực tiếp vào hệ thống tại địa điểm của khách hàng.
- Quản lý: Onsite IT có thể được quản lý trực tiếp bởi khách hàng, trong khi remote IT được quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ.
- Bảo mật: Onsite IT có thể đảm bảo mức độ bảo mật cao hơn, vì dữ liệu không cần phải được truyền qua mạng internet, trong khi remote IT cần phải đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu khi truyền qua mạng.
- Thời gian và chi phí: Onsite IT có thể yêu cầu thời gian và chi phí để đưa nhân viên và thiết bị đến địa điểm khách hàng, trong khi remote IT không có chi phí vận chuyển và nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối internet.
- Tương tác: Onsite IT cho phép các nhân viên và khách hàng tương tác trực tiếp và đàm phán trên cùng một địa điểm, trong khi remote IT cần phải sử dụng các công nghệ tương tác từ xa như video hội nghị, chat hoặc email để giao tiếp.
Địa điểm là một trong những điểm khác nhau chính giữa onsite và remote. Onsite IT thường được thực hiện trên địa điểm của khách hàng hoặc trên các máy chủ và hệ thống của khách hàng. Trong khi đó, remote IT được thực hiện từ xa thông qua internet hoặc một mạng khác.
Việc làm việc onsite giúp cho các nhân viên IT có thể truy cập trực tiếp vào hệ thống của khách hàng, tương tác trực tiếp với người dùng và có thể giải quyết các vấn đề kỹ thuật một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi nhân viên phải di chuyển đến địa điểm của khách hàng, làm việc trong môi trường mới và mất thời gian để di chuyển giữa các địa điểm khác nhau.
Trong khi đó, remote IT cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Điều này giúp cho các nhân viên có thể linh hoạt trong việc quản lý thời gian và không phải tốn thời gian di chuyển giữa các địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, việc làm việc từ xa cũng có nhược điểm như khó khăn trong việc tương tác với khách hàng hoặc đối tác, cần sử dụng các công nghệ tương tác từ xa để truyền đạt thông tin và giải quyết các vấn đề kỹ thuật.
Tính linh hoạt là yếu tố khác nhau thứ hahai giữa onsite và remote trong lĩnh vực IT. Onsite IT có tính linh hoạt thấp hơn bởi vì nhân viên IT cần phải làm việc tại địa điểm của khách hàng hoặc trên các máy chủ và hệ thống của khách hàng. Điều này có nghĩa là nhân viên phải tuân thủ một lịch trình công việc cụ thể và thường xuyên phải di chuyển giữa các địa điểm khác nhau để thực hiện các công việc của mình.
Trong khi đó, remote IT có tính linh hoạt cao hơn, vì nhân viên IT có thể làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Điều này cho phép các nhân viên có thể quản lý thời gian của mình một cách linh hoạt và làm việc trong môi trường mà họ cảm thấy thoải mái nhất. Bên cạnh đó, remote IT còn cho phép các nhân viên có thể làm việc từ xa trong các trường hợp khẩn cấp hoặc khi không thể đến được nơi làm việc, như khi bị ốm hoặc trong trường hợp có thời tiết xấu.
Tính linh hoạt trong remote IT cũng giúp cho các công ty tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng văn phòng và giảm thiểu chi phí liên quan đến việc di chuyển của nhân viên. Tuy nhiên, điều này cũng có thể làm giảm tính chuyên nghiệp và sự tương tác trực tiếp với khách hàng.
Tính linh hoạt là một trong những yếu tố quan trọng khi đánh giá và lựa chọn giữa onsite và remote IT. Sự linh hoạt trong remote IT giúp cho các nhân viên có thể làm việc một cách thoải mái và hiệu quả hơn trong môi trường làm việc của mình, đồng thời cũng giúp cho công ty tiết kiệm chi phí và thời gian trong quá trình làm việc.
Quản lý là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong lĩnh vực IT. Tuy nhiên, cách quản lý sẽ khác nhau giữa onsite và remote IT.
Trong onsite IT, quản lý thường xuyên kiểm soát trực tiếp hoạt động của nhân viên bằng cách theo dõi tiến độ công việc, hướng dẫn và định hướng công việc. Nhân viên IT sẽ được giám sát chặt chẽ để đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng của dự án. Điều này cho phép quản lý có thể phát hiện và xử lý các vấn đề sớm, tránh gây tổn thất cho dự án.
Trong remote IT, quản lý không thể theo dõi trực tiếp hoạt động của nhân viên, do đó họ phải sử dụng các công cụ quản lý và theo dõi tiến độ công việc từ xa. Điều này đòi hỏi các nhân viên phải có khả năng tự quản lý thời gian và hoạt động hiệu quả trong môi trường làm việc độc lập. Quản lý cũng cần phải thiết lập các mục tiêu rõ ràng và đánh giá kết quả công việc của nhân viên dựa trên tiến độ và chất lượng.
Tuy nhiên, remote IT có thể cho phép quản lý tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên từ xa, mở rộng phạm vi tuyển dụng và thu hút nhân viên có chuyên môn và kỹ năng tốt hơn. Ngoài ra, remote IT còn giúp giảm thiểu chi phí thuê mặt bằng văn phòng và các chi phí liên quan đến hoạt động văn phòng, tăng tính linh hoạt và sự đa dạng trong cách quản lý.
Tóm lại, quản lý trong onsite và remote IT có những điểm khác nhau nhưng cả hai đều đóng vai trò quan trọng trong đảm bảo hiệu quả và thành công của dự án. Quản lý onsite tập trung vào việc kiểm soát trực tiếp, trong khi remote IT cần thiết phải thiết lập các mục tiêu rõ ràng và sử dụng các công cụ quản lý để theo dõi tiến độ công việc từ xa.
Bảo mật là một trong những vấn đề quan trọng nhất đối với lĩnh vực IT. Tuy nhiên, cách thức bảo mật sẽ khác nhau giữa onsite và remote IT.
Trong onsite IT, bảo mật được đảm bảo bằng các biện pháp vật lý như cài đặt camera an ninh, thiết lập tường lửa, đặt mật khẩu và sử dụng phần mềm bảo mật để bảo vệ dữ liệu và thông tin quan trọng của công ty. Nhân viên IT được giám sát chặt chẽ để đảm bảo không có ai truy cập trái phép vào các thiết bị và hệ thống của công ty.
Trong remote IT, bảo mật cũng cần được đảm bảo để đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu của công ty. Tuy nhiên, việc bảo mật từ xa đòi hỏi các biện pháp khác nhau như sử dụng các phần mềm bảo mật, mã hóa dữ liệu và sử dụng mạng riêng ảo (VPN) để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật thông tin.
Tuy nhiên, remote IT cũng có những rủi ro bảo mật khác như sự mất mát hoặc đánh cắp thiết bị, tấn công mạng, virus và các cuộc tấn công khác. Để giảm thiểu rủi ro bảo mật, công ty cần thiết lập chính sách bảo mật rõ ràng, đào tạo nhân viên về an ninh mạng và đảm bảo sử dụng các phần mềm bảo mật mới nhất.
Tóm lại, bảo mật là một vấn đề quan trọng trong cả onsite và remote IT. Tuy nhiên, cách thức bảo mật sẽ khác nhau và cần được đảm bảo đầy đủ để bảo vệ thông tin và dữ liệu quan trọng của công ty.
Thời gian và chi phí là hai yếu tố quan trọng khi đánh giá sự khác biệt giữa onsite và remote IT. Trong onsite IT, thời gian và chi phí thường được tính toán dựa trên việc vận hành hệ thống tại địa điểm vật lý của công ty. Điều này đòi hỏi các nhân viên IT phải di chuyển đến địa điểm của công ty và cài đặt các thiết bị và phần mềm, tạo ra một chi phí cho việc đi lại và cài đặt.
Trong khi đó, remote IT có thể giảm thiểu chi phí và thời gian cần thiết để thực hiện các dự án IT. Việc làm việc từ xa cho phép các nhân viên IT hoàn thành công việc của họ từ bất kỳ địa điểm nào, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Các dự án có thể được hoàn thành nhanh hơn vì các nhân viên không phải di chuyển và có thể tập trung vào công việc của mình.
Tuy nhiên, remote IT cũng có những khó khăn về thời gian và chi phí. Các cuộc họp và trao đổi thường phải được thực hiện trực tuyến, có thể mất nhiều thời gian để đạt được kết quả tốt nhất. Ngoài ra, các nhân viên IT cũng cần phải có một môi trường làm việc phù hợp để đảm bảo hiệu suất làm việc và tránh các phát sinh chi phí đáng kể.
Tương tác là một yếu tố cần thiết trong quá trình làm việc của nhân viên IT. Trong onsite IT, các nhân viên có thể tương tác trực tiếp với nhau, với khách hàng và với nhân viên khác của công ty. Điều này giúp tăng cường sự hiểu biết và tạo ra một môi trường làm việc đội nhóm tích cực. Các cuộc họp và thảo luận trực tiếp cũng giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Trong khi đó, remote IT có thể giảm thiểu một phần tương tác trực tiếp giữa các nhân viên. Nhân viên IT thường phải làm việc từ xa và giao tiếp trực tuyến. Điều này có thể dẫn đến các khó khăn trong việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả, đặc biệt đối với những công việc cần đòi hỏi sự phối hợp đội nhóm mạnh.
Tuy nhiên, remote IT cũng cung cấp nhiều công cụ và phương tiện để giúp các nhân viên tương tác và trao đổi thông tin một cách hiệu quả. Các ứng dụng và công nghệ như video call, chat trực tuyến và email cho phép các nhân viên kết nối và làm việc cùng nhau một cách thuận tiện. Ngoài ra, remote IT cũng cung cấp sự linh hoạt trong việc tương tác với khách hàng và đối tác ở các địa điểm khác nhau, giúp tăng cường phạm vi kinh doanh và tạo ra nhiều cơ hội hơn cho doanh nghiệp.
Tóm lại, onsite IT và remote IT có những ưu điểm và nhược điểm riêng của mình, và sự lựa chọn giữa hai loại IT phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu của khách hàng.