Tầm quan trọng của nhà quản trị hành chính văn phòng trong tổ chức

Ngo Thinh2021-11-04T13:58:57+07:00

(Last Updated On: 04/11/2021 by Lytuong.net)

Quản trị hành chính văn phòng là lĩnh vực quản trị trong một cơ quan, đơn vị. Ta có khái niệm về Quản trị hành chính văn phòng như sau:

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.

Vai trò của quản trị hành chính văn phòng

Văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị. Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ  mật thiết với các lĩnh vực quản trị khác trong các cơ quan, nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả. Như vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ có những  lợi ích sau:

• Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị.
• Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị.
• Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị.
• Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị.
• Tiết kiệm chi phí

Tóm lại, hoạt động văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất lượng làm việc của văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác và toàn thể cơ quan. Do đó, quản trị hành chính văn phòng sẽ góp phần quan trọng để cơ quan, đơn vị thực hiện các lĩnh vực quản trị khác một cách có hiệu quả nhằm đạt mục tiêu đã đề ra.

Chức năng của quản trị hành chính văn phòng

a. Hoạch định công việc hành chính văn phòng

Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn phòng. Hoạch định là căn cứ triển khai đồng bộ và có trong tâm, trọng điểm công tác của văn phòng trong thời gian nhất định. Hoạch định tăng tính chủ động trong công tác của văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung.

Nội dung hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng là xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kì của cơ quan và chính bản thân VP.

• Hoạch định các cuộc họp của cơ quan và của lãnh đạo cơ
• Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan
• Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ
• Hoạch định kinh phí bảo đảm cho các hoạt động của cơ
• Xác định nhu cầu nhân sự làm công tác văn phòng: trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn phạm vi hoạt động của văn phòng, thủ trưởng văn phòng sẽ xây dựng phương án nhu cầu về nhân sự đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định.

b. Tổ chức công việc hành chính văn phòng

• Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao
• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho các hoạt động của các bộ phận khác trong cơ quan đơn vị
• Phân công bố trí công việc cụ thể cho trong bộ phận từng người căn cứ vào nhu cầu công việc, trình độ chuyên môn và năng lực của mỗi người
• Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực
• Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của văn phòng.

c. Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng:

Lãnh đạo là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác để đạt được những mục tiêu đã đề ra. Chánh văn phòng sẽ lãnh đạo đội ngũ lao động văn phòng thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng. Để thực hiện được vai trò này, chánh văn phòng phải có những tiêu chuẩn và phương pháp làm việc hiệu quả.

d. Kiểm soát công việc hành chính văn phòng

• Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc, quy trình công tác…
• Kiểm tra công việc: kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn của văn phòng có thực hiện theo đúng tiêu chuẩn, thủ tục, kế hoạch đã đề ra hay không.
• Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc và đánh giá năng lực của cán bộ nhân viên văn phòng.

Quản trị văn phòng được hiểu là việc hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng trong doanh nghiệp. Nhằm bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong việc ra quyết định điều hành doanh nghiệp.

Nhà quản trị là những người có quyền ra lệnh và điều hành công việc của những người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả của họ. Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền và trách nhiệm.

CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Chức năng tham mưu tổng hợp

Đây được đánh giá là một trong những chức năng của quản trị văn phòng cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học.

Để làm được điều này đòi hỏi quản lý phải nắm bắt được nhiều lĩnh vực, quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Những điều này vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý.

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.

Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.

Văn phòng là nơi tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ.

Chức năng giúp việc điều hành của quản trị văn phòng

Văn phòng cũng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó.

XEM THÊM: KINH NGHIỆM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Chức năng hậu cần

Trong quá trình hoạt động, cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.

NHỮNG KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ THỰC HIỆN TỐT CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

Những nhà quản trị hành chính văn phòng cần có những kỹ năng sau để có thể làm tốt chức năng của quản trị văn phòng:

• Kỹ năng tư duy: khả năng nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính
• Kỹ năng nhân sự: nghệ thuật lãnh đạo và kỹ năng giải quyết mâu thuẫn
• Kỹ năng truyền thông như phát biểu, truyền đạt và thuyết phục..
• Kỹ năng chuyên môn về nghiệp vụ hành chính văn phòng và những nghiệp vụ liên quan như:
• Kỹ năng quản lý văn bản đi – đến; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của các cơ quan quản lý Nhà nước;
• Chuẩn hóa thao tác soạn thảo các loại văn bản, thư từ
• Kỹ năng tổ chức thành thạo các hoạt động của văn phòng
• Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình – kế hoạch công tác;
• Tổ chức hội họp, các hoạt động khánh tiết của doanh nghiệp;
• Đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý;
• Tuyển dụng, quản lý, đánh giá và phát triển đội ngũ nhân sự trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức;
• Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng thông dụng, có kỹ năng phân loại, lưu trữ tài liệu
• Đồng thời biết thu thập kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu công việc.
• Giao tiếp tốt, linh hoạt trong công việc, làm việc hiệu quả khi độc lập hay làm việc theo nhóm.

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.