Công nghệ thông tin phát triển khiến chúng có mặt ở khắp mọi nơi, trong các khía cạnh của cuộc sống. Hàng loạt sản phẩm, dịch vụ của công nghệ thông tin đã có mặt trong các doanh nghiệp với mục đích phục vụ quá trình sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng một cách khôn ngoan. Cùng tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị kinh doanh tại doanh nghiệp trong bài viết này!
Những ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị kinh doanh
Các doanh nghiệp luôn sẵn sàng đưa CNTT vào ứng dụng trong quản trị kinh doanh. Tuy nhiên, ứng dụng như thế nào để phát huy hết hiệu quả lại là một vấn đề rất lớn. Vấn đề giá cả của các sản phẩm CNTT thông phải là điều kiện tiên quyết mà sự đầu tư hợp lý mới là điều kiện quan trọng để các doanh nghiệp chọn mua các giải pháp CNTT.
Các doanh nghiệp Việt Nam thường lựa chọn các công nghệ vừa túi tiền, lại vừa phát huy được tối đa hiệu quả trong doanh nghiệp. Nắm rõ thực trạng và nhu cầu doanh nghiệp để đầu tư hợp lý là nguyên tắc cơ bản mà người lãnh đạo doanh nghiệp cần biết.
Trong thực tế
Một số trường hợp doanh nghiệp đầu tư ứng dụng CNTT trong quản trị kinh doanh có thể kể đến như:
Một doanh nghiệp hoạt động sản xuất, sau khi thấy doanh nghiệp bạn ứng dụng công nghệ Enterprise Resource Planning – phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp đã cải thiện được năng lực cạnh tranh. Ban lãnh đạo doanh nghiệp đã ngay lập tức đưa công nghệ này về áp dụng tại doanh nghiệp mình trong khi chưa rõ mục tiêu chiến lược, các bộ phận trong công ty chưa nắm được quy trình quản lý. Bỏ qua lời khuyên của nhà tư vấn về việc tái cấu trúc trước khi áp dụng ERP, họ đã có được hệ thống này nhưng lại không phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Tệ hơn là nó không tương thích với hệ thống CNTT hiện có tại doanh nghiệp. Vậy là chi phí bỏ ra để mua công nghệ này đã bị lãng phí.
Trong đầu tư hợp lý
Tùy vào quy mô và tính chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý, CNTT trong doanh nghiệp có thể được áp dụng từ mức cơ bản (công cụ tác nghiệp, kết nối liên lạc, quảng bá, tiếp thị,…) đến nâng cao (sản xuất, cung ứng, kiểm soát, đo lường,…). Vì thế, trước khi áp dụng CNTT vào doanh nghiệp mình, lãnh đạo cần nhìn thấy những lợi ích trước mắt mà CNTT mang lại với công tác quản lý. Ví dụ:
- Lập website để quảng bá hình ảnh thương hiệu, bán sản phẩm
- Nâng cấp hệ thống CNTT để tăng khả năng hợp tác với các đối tác
- Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
4 giai đoạn đầu tư CNTT tại doanh nghiệp
- Xây dựng cơ sở hạ tầng: máy tính, mạng nội bộ, internet, hệ thống an ninh cơ bản (tường lửa, phần mềm diệt virus), công cụ tác nghiệp cơ bản (các phần mềm văn phòng, kế toán,..)
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: website, email, diễn đàn, blog, họp trực tuyến, làm việc từ xa,…
- Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững: các phần mềm quản trị nhân sự, tài liệu, dự án, chăm sóc khách hàng, cổng thông tin nội bộ,…
- Biến đổi và phát triển doanh nghiệp: hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, quản trị chuỗi cung ứng, quản lý quy trình kinh doanh.
4 giai đoạn này tạo thành 1 vòng tròn khép kín. Sau khi hoàn thành 4 bước, doanh nghiệp cần quay lại nâng cấp, tối ưu bước đầu tiên để bắt kịp với sự đổi mới của CNTT.
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM:
Lợi ích khi ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị kinh doanh
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị kinh doanh mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:
- Làm thay đổi cách thức quản lý các giao dịch từ thủ công truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến nhu cầu của đối tác và khách hàng của doanh nghiệp
- Giúp phát triển sản phẩm nhờ các công nghệ tự động hóa. Nhờ đó cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Nhờ có CNTT mà thị trường được mở rộng, các hình thức bán hàng mới mang lại hiệu quả với chi phí thấp.
- Nâng cao năng lực quản lý và sản xuất, đầu tư và biến đổi doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh
- Thông qua sử dụng công nghệ thông tin và mạng Internet để lựa chọn thông tin, kết nối, chia sẻ nguồn thông tin giữa các doanh nghiệp. Đưa doanh nghiệp lên một tầm cao mới, kinh doanh toàn cầu và thực thi những chiến lược kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
Trên đây là những lợi ích mà CNTT mang lại trong quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào loại hình hoạt động và quy mô của doanh nghiệp mà sẽ có thêm những lợi ích khác. Nhà quản lý nên nắm rõ tình hình thực tế tại doanh nghiệp mình để có những quyết định chính xác.
Tham khảo thêm học ngành quản trị kinh doanh ra làm gì?
Trên đây là những vấn đề liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị kinh doanh. Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã có cái nhìn toàn diện hơn về vai trò và những gì công nghệ thông tin mang lại trong hoạt động quản trị kinh doanh. Hãy đón đọc những bài viết tiếp theo của chúng tôi để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết này.
Ai cũng có thể chinh phục giấc mơ làm giàu, chỉ là chưa biết cách. Người thông minh và “thức thời” chọn ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp là cách để làm giàu.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp là gì?
Thế nào là công nghệ thông tin (CNTT)?
Công nghệ thông tin là một bộ môn khoa học liên quan đến mọi phương diện về công nghệ, xử lý, thu thập và quản lý thông tin. Lĩnh vực này được ứng dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp bằng cách xử lý phần mềm máy tính, thiết bị điện tử. Những công việc này hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ, bảo vệ, xử lý và chuyển giao thông tin.
Công nghệ thông tin được chia thành hai mảng khác nhau:
- Trên phương diện vật lý: Công nghệ thông tin bao gồm tất cả các thiết bị được sử dụng trong quá trình liên lạc liên lạc như: máy tính văn phòng, điện thoại, dây dẫn,… Chúng có chức năng truyền đạt thông tin từ bên này sang bên khác.
- Trên phương diện khoa học: Công nghệ thông tin bao gồm những kỹ thuật phân tích, tính toán, ngôn ngữ lập trình và trí tuệ nhân tạo được kiểm soát bởi quản trị viên hoặc chuyên viên công nghệ.
Hiện nay, công nghệ thông tin đã trở thành nhân tố không thể thiếu đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp như: tiếp thị, bán hàng, lập kế hoạch kinh doanh, hỗ trợ khách hàng, tăng trưởng kinh doanh,…
Ứng dụng công nghệ thông tin là gì?
Ứng dụng công nghệ thông tin (Information Technology Applications) là quá trình sử dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động của các lĩnh vực khác nhau. Thông qua đó, chất lượng sản phẩm, năng suất và hiệu quả công việc sẽ được cải thiện.
Tóm lại, ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp là sử dụng công nghệ thông tin để phục vụ các hoạt động về sản xuất, kinh doanh, quản lý doanh nghiệp. Quá trình này giúp doanh nghiệp khai thác tối đa nguồn lực và tối ưu hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh và mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp.
Ứng dụng công nghệ thông tin mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
- Tăng cường bảo mật thông tin khách hàng bằng các công nghệ hiện đại và thông minh nhất
- Hỗ trợ phân tích dữ liệu người tiêu dùng nhằm thúc đẩy khả năng tiếp cận khách hàng mục tiêu
- Sắp xếp và quản lý bộ phận, đội nhóm trong doanh nghiệp một cách khoa học, công bằng
- Phân tích số liệu chính xác, tạo báo cáo trực quan nhằm hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả
- Dịch vụ chăm sóc, giải quyết nhu cầu của khách hàng đảm bảo được thực hiện liên tục, mọi lúc mọi nơi kể cả ngoài giờ làm việc
- Giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng về chi phí vận hành và nguồn nhân lực
- Tối ưu hóa mọi hoạt động công việc, tiết kiệm thời gian, gia tăng doanh số
Các giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp
Giai đoạn 1: Trang bị cơ sở công nghệ thông tin
Để ứng dụng công nghệ thông tin trước tiên bạn cần đầu tư các trang thiết bị cần thiết. Đừng quá lo lắng nếu ngân sách của doanh nghiệp vẫn còn eo hẹp. Trang thiết bị ở đây chỉ đơn giản là phần cứng, phần mềm và tất nhiên không thế thiếu nguồn nhân lực. Mỗi doanh nghiệp sẽ có mức độ trang bị khác nhau nhưng bạn cần đảm bảo được các thiết bị cơ bản nhất như: máy tính, Internet, thiết bị mạng LAN, WAN, không gian truyền thông trong nội bộ.
Đối với nguồn nhân lực, họ phải có nền tảng kiến thức nhất định về công nghệ thông tin. Tất nhiên bạn không thể thuê một nhân viên sales để lập trình trang web. Giai đoạn này chính là nền tảng để thực hiện các bước ứng dụng công nghệ thông tin tiếp theo.
Giai đoạn 2: Ứng dụng vào điều hành và xử lý tác vụ
Sau khi trang bị đầy đủ về “người và của”, bạn cần nhanh chóng “bắt tay vào làm”. Mỗi phòng ban sẽ có phương thức ứng dụng công nghệ khác nhau dựa trên mục tiêu và nhiệm vụ cần thực hiện. Vì vậy, bạn chỉ cần triển khai công nghệ phù hợp với các tác nghiệp theo từng bộ phận. Điển hình như: chương trình tài chính cho bộ phận kế toán, phần mềm quản lý bán hàng cho bộ phận Sales/Marketing. Công việc này tương tự như trò chơi ghép hình, bạn chỉ cần tìm đúng mảnh ghép là có thể tạo ra bức tranh hoàn hảo.
Giai đoạn 3: Ứng dụng toàn diện
Tại sao gọi giai đoạn “ứng dụng toàn diện”?
Đơn giản vì đây là bước giúp doanh nghiệp bạn hoàn toàn “lột xác”.
Trong giai đoạn 2, bạn ứng dụng công nghệ thông tin theo từng ban, bộ phận và mang tính cục bộ. Ở giai đoạn này, bạn sẽ chuyển đổi từ cục bộ sang toàn thể doanh nghiệp.
Công nghệ thông tin sẽ được phủ rộng khắp doanh nghiệp, đảm bảo cho thông tin được truyền đi giữa các bộ phận một cách thông suốt. Cơ sở dữ liệu cấp cao và phần mềm dữ liệu sẽ hỗ trợ chủ đạo cho doanh nghiệp trong giai đoạn này. Đây được xem là thời điểm “chín muồi” để xây dựng “văn hóa số” cho doanh nghiệp bạn.
Giai đoạn 4: Phát triển chiến lược, tạo sức mạnh cạnh tranh
Sau khi ứng dụng công nghệ thông tin, doanh nghiệp bạn sẽ có lợi thế hơn so với các doanh nghiệp truyền thống khác. Đây là giai đoạn phù hợp để bạn phát triển các chiến lược kinh doanh mới nhằm nâng cao vị thế của mình trên thương trường.
Điều bạn cần làm là ứng dụng công nghệ và tiềm năng của Internet để tăng sức bật cho thương hiệu với hai xu hướng sau:
- Intranet: Chia sẻ thông tin trong nội bộ doanh nghiệp
- Extranet: Tạo ra không gian kết nối và chia sẻ thông tin giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp,…
Bên cạnh đó, bạn có thể “xuôi dòng” theo làn sóng công nghệ thông tin bằng cách tham gia vào các sàn thương mại điện tử theo dạng: B2B, B2C hay B2G.
Công nghệ thông tin không chỉ là công cụ đắc lực đưa doanh nghiệp lên tầm cao mới. Đây còn là người bạn đồng hành không thể thiếu trên hành trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp hiện đại. Ứng dụng công nghệ thông tin chỉ giúp bạn tạo ra thành công, còn chần chừ chính là kẻ thù lớn nhất khiến bạn thất bại.
FAQs về ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp
Công nghệ thông tin đã trải dài suốt khoảng 2 thập kỷ qua. Trong tiến trình phát triển, công nghệ thông tin khiến cuộc sống của con người có những thay đổi mới mẻ. Những ví dụ điển hình về “làn sóng” công nghệ thông tin là: Digital Marketing (tiếp thị kỹ thuật số), Ecommerce (thương mại điện tử), Cloud Computing (điện toán đám mây), Social Networking (mạng xã hội), Digital Communication (truyền thông kỹ thuật số),…
Ứng dụng công nghệ thông tin cũng được xem là một sự đầu tư. Và tất nhiên, không có sự đầu tư nào là miễn phí cả. Nhất là khi bạn đầu tư vào các thiết bị công nghệ hiện đại, chắc chắn chi phí không hề nhỏ. Tuy nhiên, ứng dụng công nghệ thông tin là một chặng đường dài, bạn không thể hoàn tất trong “một sớm một chiều”. Vì vậy, đầu tư từ những trang thiết bị, phần mềm cơ bản, có chi phí hợp lý là ý tưởng tuyệt vời dành cho bạn.
– Ứng dụng công nghệ thông tin đòi hỏi hệ thống vận hành phải được đầu tư bài bản, thống nhất từ ban lãnh đạo đến cấp nhân viên– Để ứng dụng tối ưu sức mạnh công nghệ cần rất nhiều thời gian và chất xám
– Nhiều doanh nghiệp có tư duy còn hạn chế, đi theo lối mòn cũ