Tại sao thư bị chặn

Khi một thư đã gửi mà không chuyển đi được, thư sẽ quay trở về kèm theo thông báo lỗi (còn gọi là thư trả về), mô tả lý do không chuyển thư đi được. Hãy đọc lỗi này để hiểu nguyên nhân gây ra sự cố và cách giải quyết sự cố đó.

Lỗi trả về sẽ hiển thị trong thư bạn nhận được. Đây là ví dụ về lỗi trong Outlook. Nội dung thông báo lỗi có thể khác, tùy thuộc vào nhà cung cấp email từ chối thư của bạn. Khu vực có viền màu đỏ là nguyên nhân gây ra lỗi.

Các nguyên nhân phổ biến khiến email trả về

Do người nhận từ chối

Các lỗi bao gồm: Hộp thư không khả dụng, Không gửi được đến nơi, Đã hết thời gian kết nối hoặc các thông báo tương tự.

Đôi khi, người mà bạn muốn gửi thư không nhận được email hoặc hộp thư đến hay thư mục nhận của họ đã đầy. Sự cố này thường tự biến mất hoặc bạn có thể thử lại sau. Nếu có người gửi email cho bạn và gặp một trong những lỗi này, bạn có thể cần cập nhật Bản ghi MX của mình.

Cách khắc phục sự cố này:

• Kiểm tra lỗi chính tả trong địa chỉ email của người nhận.
• Chờ một vài phút và thử gửi lại thư.

Email bị gắn cờ là thư rác

Các lỗi bao gồm: Bị chặn, Bị từ chối, Bị từ chối truy cập, Nội dung không được chấp nhận hoặc các thông báo tương tự.

Email của bạn có thể đã bị bộ lọc thư rác hoặc tường lửa coi là thư rác. Bạn có thể kiểm tra xem nội dung email của mình có phải là nguyên nhân khiến thư bị chặn hay không bằng cách gửi một email văn bản thường không có tệp đính kèm đến một người nhận duy nhất. Nếu người nhận có nhận được thư kiểm tra thì sự cố có thể liên quan đến nội dung của email gốc.

Nếu Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) đang chặn email hoặc địa chỉ IP của bạn, điều này thường chỉ xảy ra tạm thời và email của bạn sẽ hoạt động trở lại sau khi địa chỉ của bạn ngừng nhận được khiếu nại về thư rác. Bạn cũng có thể liên hệ với người nhận để thêm email của bạn vào Danh sách người gửi an toàn (hoặc Danh sách cho phép) của họ.

Cách khắc phục sự cố này:

• Đảm bảo tất cả các liên kết đều dẫn tới điểm đến hợp lệ, không có phần mềm độc hại và các mưu đồ lừa đảo.
• Chỉ đưa các địa chỉ email hợp lệ, đúng chính tả vào phần người nhận.
• Giảm số lượng người nhận, đặc biệt là người nhận Cc hoặc Bcc.
• Cung cấp cho người nhận tùy chọn đồng ý hoặc từ chối nhận email tiếp thị của bạn. (Tìm hiểu thêm về các phương án tối ưu về tiếp thị qua email.)
• Liên hệ với người nhận và yêu cầu họ thêm miền hoặc địa chỉ email của bạn vào Danh sách người gửi an toàn (còn gọi là Danh sách cho phép) của họ.
• Đảm bảo miền của bạn có Bản ghi SPF. Nếu email và miền của bạn thuộc GoDaddy, chúng tôi sẽ tự động thực hiện thao tác này cho bạn.

Lưu ý: Nếu bạn không gửi email theo số lượng lớn mà lại gặp loại lỗi trả lại này, tài khoản email của bạn có thể đã bị xâm phạm và kẻ xấu có thể đang sử dụng tài khoản này để gửi thư rác độc hại. Làm theo các bước sau để bỏ chặn tài khoản Microsoft 365 của bạn. Bạn cũng nên thay đổi mật khẩu email và bảo mật tài khoản của bạn bằng phương thức xác thực nhiều yếu tố (MFA).

Tài khoản email người nhận không tồn tại

Các lỗi bao gồm: Không tìm thấy hộp thư, Không tìm thấy người nhận, Hộp thư không hợp lệ, Người dùng không xác định hoặc các thông báo tương tự.

Địa chỉ email của người nhận có thể không còn tồn tại.

Cách khắc phục sự cố này:

• Kiểm tra lỗi chính tả trong địa chỉ email của người nhận, bao gồm cả dấu câu ở cuối địa chỉ hoặc dấu cách trước hoặc sau địa chỉ.
• Liên hệ với người nhận bằng phương thức khác để biết họ có thay đổi địa chỉ email không.

Bước có liên quan

Thông tin thêm

• Để gửi và nhận thư, tài khoản email của bạn phải được thiết lập đúng.
• Nếu bạn không thể gửi email nhưng không gặp lỗi trả lại, hãy đảm bảo bạn chưa vượt quá giới hạn email của mình.
• Bạn đã có các công cụ tiếp thị qua email nếu bạn có Websites + Marketing. Nếu bạn có Managed WordPress hoặc trang của bạn được lưu trữ ở một nơi khác, hãy tải Bộ tiếp thị kỹ thuật số để tối ưu hóa hoạt động tiếp thị qua email.

Chắc hẳn bất kể ai trong số chúng ta cũng đã sử dụng hòm thư điện tử (email) để trao đổi thông tin, tin nhắn. Đôi khi sau khi gửi email xong, bạn lại nhận lại thông báo lỗi khiến người nhận không thể nhận hay thấy email của bạn được. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các lỗi không gửi được Gmail để bạn nắm bắt cách khắc phục nhé.

1. Sai địa chỉ Email

Đây là lỗi rất phổ biến, bạn gõ bàn phím mà chẳng may lệch 1 nút sẽ thay đổi hoàn toàn địa chỉ người nhận. Ngay sau khi bạn gửi mail tới địa chỉ gmail không được xác định, Gmail sẽ trả về nội dung rằng “ không tìm thây địa chỉ “. Do đó bạn cần xác định chính xác địa chỉ email cần gửi và kiểm tra kĩ địa chỉ đó trước khi bấm Send.

Nhiều khi lỗi gõ bàn phím sai cũng khiến bạn không thể đăng nhập gmail được, nhiều bạn luôn khẳng định mình đã nhập đúng mật khẩu mà sao đăng nhập gmail cũng không được, tới khi nhập ra văn bản thì bị sai, các bạn nên lưu ý nhé.

2. Hộp thư người nhận đã đầy

Khi hộp thư người nhận đã đầy, dù bạn có gõ chính xác email nhưng sau khi gửi bạn sẽ được trả về email với dòng thông báo lỗi mailbox is full hoặc là quota has been exceeded. Nếu bạn gửi mail đính kèm tệp tin có dung lượng lớn thì hãy thử gửi email không định kèm tệp tin đó hoặc tải tệp tin lên một dịch vụ lưu trữ khác sau đó đính kèm đường dẫn. Nếu vẫn tiếp tục gặp lỗi hay thông báo tới chủ hòm thư nhận để họ tiến hành dọn dẹp bộ nhớ.

3. Địa chỉ IP của bạn đã bị khóa

Hiện nay có rất nhiều tin nhắn rác, tin nhắn spam được gửi thẳng vào hòm thư điện tử. Vì thế mà người sử dụng thường dùng công cụ chặn IP để ngăn chặn thư rác. Chẳng hạn trong trường hợp bạn gửi email tới một địa chỉ nào đó mà báo lỗi

554 554 5.7.1 Service unavailable; Client host [74.125.82.47] blocked using dnsbl.sorbs.net; Currently Sending Spam See: //www.sorbs.net/lookup.shtml?74.125.82.47 (state 14).

Thì rất có thể địa chỉ IP của bạn đã nằm trong danh sách đen của người nhận. Bạn có thể sử dụng một trong 2 dịch vụ sau : //www.aboutmyip.com/AboutMyXApp/BlackListCheck.jsp và //multirbl.valli.org để kiểm tra IP của bạn có nằm trong danh sách đen của máy chủ nào đó hay không. Nếu thấy xuất hiện dòng chữ FAILED kế bên máy chủ nào đó có nghĩa rằng tất cả IP sử dụng máy chủ này đều bị chặn. Bên cạnh đó ban nên cài thêm phần mềm diệt virus để tìm và diệt virus trong trường hợp máy bạn bị nhiễm virus và sử dụng chính hòm thư của ban làm công cụ phát tán tin rác.

4. Không gặp bất cứ thông báo lỗi

Bạn sẽ không thể biết được đâu là nguyên nhân và làm thế nào để khắc phục lỗi này khi không có bất kì chi tiết thông báo lỗi được gửi đến bạn và người nhận cũng không nhận được email của bạn. Hãy thử liên lạc với người nhận kiểm tra các hộp thư Rác, Spam,… để tìm tin nhắn của bạn. Trong trường hợp không thấy bất kì tin nhắn nào của bạn thì hãy thử liên lạc tới nhà cung cấp dịch vụ để sửa lỗi email không gửi được nhé.

Trong trường hợp bạn gặp quá nhiều lỗi không gửi được email và không thể tìm cách khắc phục. Hãy thử đăng ký gmail, tạo một tài khoản Gmail khác để sử dụng dịch vụ và gửi tin nhắn tới đối tác, người thân, quá trình đăng ký gmail diễn ra khá nhanh,bạn có thể sử dụng điện thoại để xác nhận cũng như bảo mật tài khoản gmail được tốt hơn

Trong quá trình sử dụng hòm thư điện tử email chắc hẳn bạn cũng đã từng gặp một số lỗi khiến tin nhăn của bạn không thể tới tay người nhận. Trong bài viết này Taimienphi.vn sẽ cùng bạn đi tìm nguyên nhân và cách khắc phục lỗi không gửi được email nhé.

Dấu chấm trong địa chỉ Gmail có tác dụng gì? Thêm Email khôi phục vào Gmail như thế nào ? Tạo thư, email mẫu Gmail bằng Canned Responses Vì sao không đăng ký được Email, Gmail? Lỗi không vào được Gmail, không mở, gửi nhận email trong Gmail Vì sao không đăng nhập được Gmail?

Hi, các bạn ! Với những người kinh doanh như chúng ta, Email Marketing là một phần vô cùng quan trọng. Nó giúp cho việc quảng cáo thuận lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên việc email có đến được inbox của khách hàng không ? Liệu có bị “Án” Spam email không ? Làm sao để gửi email hàng loạt mà không bị đánh giá là Spam ? Nên gửi bao nhiêu email mỗi ngày để email marketing không bị spam ? Làm thế nào để khách hàng quan tâm và mở email? …vv… Đó là những điều mà tất cả chúng ta đều thực sự quan tâm.

Bạn đang xem: Cách gửi mail không bị chặn

Vậy chúng ta sẽ cùng nhau nghiên cứu vấn đề luôn hot này nhé:

A. Spam Email

1. Spam mail là gì ?

Thuật ngữ này chắc chắn đã quá quen thuộc với chúng ta phải không ?

Email spam hay còn gọi là thư rác. Đó là những thư quảng cáo mà người nhận không mong muốn nhận được.

Hiện nay nhiều đơn vị sử dụng email để gửi quảng cáo tràn lan gây khó chịu cho người nhận. Thực ra các quảng cáo có ích cho người nhận không ? Có chứ. Đáng tiếc là những quảng cáo hữu ích lại bị chìm lẫn trong vô số những quảng cáo nhảm nhí, vô giá trị. Điều này khiến cho tất cả đều bị trảm cùng một tội : Spam. Điều này có thể gây ảnh hưởng lâu dài lên thương hiệu và vi phạm các điều luật quốc tế.

Khi tên miền hoặc địa chỉ IP của bạn bị liệt kê vào danh sách đen (do việc gửi Spam mail) của các công cụ quản lý email và lọc email. Chúng ta sẽ không thể gửi được email đến người nhận. Trong trường hợp nghiêm trọng, email sẽ không thể được gửi được ra ngoài. Ngoài ra dịch vụ hosting của chúng ta sẽ bị hủy bỏ. Do vậy chúng ta nên lưu ý điều này khi gửi email quảng cáo hàng loạt.

2. Làm sao để email không bị spam ?

Có một ví von thú vị: Làm sao để ăn trộm không bị gọi là thằng ăn trộm ? Và câu trả lời là : Ăn trộm làm sao mà không bị bắt thì sẽ không bị gọi là ăn trộm. Đúng là như vậy, làm thế nào để nhà mạng thấy rằng ta đang trao đổi thông tin với rất nhiều người chứ không phải là spam email?

Trước hết chúng ta phải nắm được các nhà mạng xác định như thế nào là spam; Gửi bao nhiêu email thì bị cho là spam ? Từ đó mới đề ra hướng xử lý phù hợp.

Hiện tại có hai nhà mạng lớn cung cấp dịch vụ email phổ biến là Google (Gmail) và Yahoo. Ngoài ra còn các nhà mạng ít phổ biến khác.

– Với hai nhà mạng phổ biến: Gmail và Yahoo, chúng ta có một số thông tin thú vị sau:

Lượng email gửi đi

Thông thường nếu chúng ta gửi trực tiếp từ hòm thư cá nhân chỉ nên gửi khoảng 30 email/ ngày. Tất cả những email quá quy định sẽ đều bị coi là spam. Nếu bạn cần gửi số lượng lớn, nên tìm đến 1 dịch vụ hoặc phần mềm email marketing. Bởi những công cụ này có tính năng chuyên gửi số lượng lớn. Và email không bị đánh giá spam bao giờ.

Yếu tố khiến email bị đánh giá spamHình ảnh quá lớn, dung lượng caoSử dụng quá nhiều font chữ và màu sắc gây chú ýQuá nhiều chữ in hoa, ký tự đặc biệt, Nội dung cắt dán… Đây là một số yếu tố cơ bản có thể bị hai nhà mạng này đánh giá là Spam.

Mỗi nhà mạng đều có những ưu điểm và hạn chế riêng nhưng cơ bản chúng ta nên tránh những lỗi phổ biến như trên để giảm thiểu nguy cơ bị xử lý rác.

3. Lợi ích củaEmail Marketing?

Điều này có lẽ chúng ta không cần bàn đến nhiều. Bởi bất kỳ người kinh doanh nào cũng có thể nhận thấy được nguồn lợi khổng lồ từ việc gửi Email Marketing. Phần mềm TOP từng có nhiều bài viết đề cập đến yếu tố này. Bạn có thể tham khảo cụ thể trong bài 4 bước làm email marketing hiệu quả.

4. Danh sách và chất lượng Email ?

Chúng ta có thể vào Google để search “danh sách khách hàng” hoặc “ danh sách email”. Và có thể tìm được khá nhiều trang web cung cấp thông tin khách hàng. Miễn phí có, trả tiền cũng có, bạn bỏ ra 300 – 500 ngàn có thể có vài ngàn email theo chủ đề.

Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của mình, những danh sách đó đã được rao bán từ lâu. Tất nhiên, những chủ email đó mỗi ngày nhận không dưới hàng trăm “Email Marketing”. Lúc này với họ tất cả email đó dù hữu ích hay không đều bị chuyển vào Spam hết. Bởi họ quá mệt mỏi khi nhận được số thư quảng cáo nhiều như vậy hàng ngày. Dần dần, họ bỏ luôn không sử dụng email bị phiền nhiễu đó nữa. Hoặc họ sẽ chặn tất cả những email bị nghi ngờ là spam.

Như vậy, số email đó cũng sẽ trở nên vô ích đối với chúng ta, Nó làm tốn dung lượng gửi vốn đã rất hạn chế của nhà mạng.

Nên tìm kiếm data chất lượng như thế nào ?

Vậy lời khuyên là hãy lựa chọn cho mình những email chất lượng. Đảm bảo chủ email vẫn sử dụng để tăng hiệu quả của chiến dịch email. Nếu bạn đã có trong tay danh sách hàng ngàn, hàng triệu email thì có thể dùng phần mềm lọc email chết để loại bỏ những email kém chất lượng.

Những email tốt nhất là những email chủ động đăng ký nhận thông tin về dịch vụ của bạn. Còn chần chờ gì mà không đăng ký cho mình một hệ thống bắt giữ email.

Xem thêm: Hệ Thống Fgd Là Gì ? Fgd Wastewater Treatment

Chúng ta cũng đừng tiếc rẻ khi loại bỏ những email từ chối nhận thông tin của mình. Hãy tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng để giữ hình ảnh đẹp về mình nhé bạn.

Bạn sẽ băn khoăn là lấy đâu ra nguồn data nhiều mà chất lượng như thế ? Vấn đề này cũng nan giải đúng không ? Ngoài những email chủ động đăng ký nhận dịch vụ, bạn có thể mua hoặc trao đổi những data ở những nguồn thật sự tin tưởng. Đảm bảo data không bị bán đại trà. Hoặc lọc thật kỹ data free mà bạn kiếm được.

Sau một chiến dịch email, hãy loại những email hỏng hoặc bị từ chối khỏi danh sách.

5. Một ngày nên gửi bao nhiêu mail ?

Điều này vô cùng quan trọng bởi nó đảm bảo tỷ lệ vào inbox của người nhận. Vậy gửi như thế nào ? Số lượng bao nhiêu email mỗi ngày, mỗi tháng thì an toàn ?

Để email không bị nhà mạng treo “án” Spam thì chúng ta chỉ nên gửi khoảng 30 email/ngày/ IP. Có thể dùng nhiều email và IP và khác nhau để gửi. Thời gian giãn cách giữa các lần gửi khoảng 30s. Đây là cách gửi phổ thông nhất, tỷ lệ vào inbox rất cao. Tuy nhiên không thể đáp ứng được nhu cầu quảng bá, kinh doanh được. Do vậy chúng ta cần có sự can thiệp của phần mềm.

Nếu sử dụng phần mềm gửi mail số lượng có thể tăng nhiều ít tùy thuộc vào hệ thống phần mềm hỗ trợ. Với những hệ thống phần mềm gửi email chuyên nghiệp, được chứng thực bới tổ chức kiểm duyệt uy tín. Thì số lượng gửi email không hạn chế, có thể lên đến hàng triệu email/ tháng.

6. Làm sao để khách hàng nhận và mở email ?

Gửi được mail đến inbox khách hàng thì đã khó rồi. Ta còn phải làm sao để khách hàng mở mail ra đọc. Rồi lấy điện thoại ra gọi hay lưu thông tin ta gửi lại để dành thì cũng chẳng phải dễ dàng gì. Sau khi thoát khỏi vấn đề tránh bị email đánh giá spam. Chúng ta sẽ đi sâu vào nội dung mail gửi đi để xây dụng hiệu quả tốt nhất có thể nhé.

Các yếu tố chúng ta cần xét đến lần lượt như sau :

Tên hiển thị của người gửi mail :

Hãy tưởng tượng, nếu bạn nhận đc 1 cái mail trong inbox với tên hiển thị toàn là ký tự vô nghĩa. Đại loại như “aasdasdwd” hay “jfgnb xh” thì bạn sẽ bấm vào đọc liền chứ ? Chắc chắn không.

Theo kinh nghiệm của tôi , tên hiển thị nên là tên đại diện cho công ty, đại diện cho sản phẩm. Hay ít nhất cũng phải là 1 cái tên có nghĩa. Đặc biệt tránh viết hoa tất cả. Và tên thương hiệu tốt nhất không nên vượt quá 30 ký tự.

Tiêu đề email để tránh bị spam

Theo kinh nghiệm của chúng tôi. Tiêu đề mail sẽ chiếm tới 70% trong tổng số 100% khả năng khách hàng sẽ mở mail ra xem. Vì vậy chúng ta nên thật cẩn thận lưạ chọn tiêu đề chất lượng nhé. Các vấn đề của tiêu đề như sau :

Không có tiêu đề / Tiêu đề vô nghĩa ( khỏi ai xem )Tiêu đề quá dài ( bị cắt bớt ko đủ nội dung)Tiêu đề nói toạc ra hết thông tin bài viết ( khả năng ko cần xem rất cao)

Kết Luận : Một tiêu đề ngắn gọn, súc tích (khoảng 50 ký tự). Và sử dụng câu khẳng định hay nghi vấn sẽ tạo sự chú ý và hấp dẫn người đọc. Điều đó tăng tỷ lệ mở email.

Nội dung mail :

Qua 2 cửa ải trên, khách hàng click vào mail là bạn đã thành công 70% rồi. Còn 30% cho phần nội dung đó. Đối với nội dung mail thì phần quan trọng nhất đó chính là 8 cm đầu bài viết bạn nhé. Bởi vì đó sẽ là phần đầu tiên hiện ra khi khách hàng click vào mail của bạn. Và nó cũng là điểm quyết định xem khách hàng có kéo xuống xem tiếp không. Hay thẳng tay xoá bỏ nó. Chính vì lý do này, một lần nữa hãy ghi những gì đáng để ghi với vài lưu ý nhỏ sau đây :

Chữ nghĩa quá nhiều : Khách sẽ không đủ kiên nhẫn để đọc hết.Chèn thêm tên của khách hàng để tạo thiện cảm: Dear Mr Sơn Pham!…Đưa ngay những nội dung mà khách hàng có thể quan tâm.Cỡ chữ to vừa (cỡ 20 với ms word) với màu dịu.Hình ảnh có dung lượng chiều rộng tối đa không quá 800px.Hãy cảm ơn hoặc xin lỗi nếu làm khách hàng phiền lòng và lịch sự. Để lại một đăng ký hủy nhận thư nếu thư này không có giá trị đối với họ.Đừng quên để lại thông tin liên hệ nhé

Kinh nghiệm để Email marketing không bị đánh giá Spam ?

Bạn có nhiều kinh nghiệm gửi email marketing hàng loạt hữu ích hơn. Hãy cùng chia sẻ nhé.