Sự khác nhau giữa quản lý hành chính văn phòng truyền thống và hiện đại

Sự khác nhau giữa quản lý hành chính văn phòng truyền thống và hiện đại

Văn phòng số (E-office) là gì?

Khái niệm văn phòng số đã xuất hiện từ lâu và đang được ứng dụng rất thành công tại nhiều doanh nghiệp. Tại Việt Nam, văn phòng số thường xuất hiện tại các công ty đầu ngành, còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) thì đây là khái niệm hoàn toàn xa lạ. Và giải pháp này được biết đến nhiều hơn khi trào lưu về chuyển đổi số được lan rộng.

Văn phòng số tích hợp ứng dụng các phần mềm, giải pháp phục vụ các công tác quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo…Cũng thực hiện các nhiệm vụ như văn phòng “giấy tờ” truyền thống, E-Office lưu trữ trên nền tảng trực tuyến nên doanh nghiệp cắt giảm được rất nhiều chi phí thừa cho giấy tờ, văn bản, mực in…Đặc biệt, các công việc điều hành có thể tương tác ở bất cứ nơi đâu, bất kể thời điểm nào, chỉ cần người dùng có thiết bị kết nối mạng Internet.

Khác biệt giữa văn phòng số và văn phòng truyền thống

Với mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống, văn phòng số E-Office giúp các nhà quản lý lưu trữ, kiểm soát, làm việc với công văn, hóa đơn, hợp đồng… ngay trên “văn phòng không giấy tờ”.

Khác biệt giữa văn phòng số và văn phòng truyền thống:

Tiêu chí Văn phòng số E-Office Văn phòng truyền thống
Quy trình làm việc Quy trình khởi tạo hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Hợp đồng điện tử nhanh chóng theo mẫu có sẵn. 

Được phân quyền và phê duyệt trực tiếp trên hệ thống nên tối ưu thời gian phê duyệt.

Quy trình khởi tạo hóa đơn, văn bản, hợp đồng mất nhiều thời gian, qua nhiều bộ phận ký duyệt. 

Mất nhiều thời gian, phải chờ đợi phê duyệt, chuyển phát..

Tiếp nhận thông tin Mọi thông báo được tiếp nhận chính xác 100% do nhà quản lý trực tiếp thiết lập Quá trình truyền đạt thông tin nội bộ thường mất nhiều thời gian, đối tượng tiếp nhận có thể hiểu sai ý lãnh đạo. 
Quản lý dữ liệu Phân loại và lưu trữ tập trung trên một nền tảng trực tuyến. Dữ liệu bị phân tán do quản lý lẻ tẻ, khó khăn để tìm kiếm
Truy xuất văn bản Văn phòng chuyển đổi số tự động tổng hợp dữ liệu và cập nhật công khai trên hệ thống.  Các văn bản được xuất thủ công nên không tránh khỏi những sai sót.

Những lợi ích mà E-Office của WorkIT mang lại cho doanh nghiệp

Văn phòng số E-Office mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ: 

Mô hình quản trị văn phòng truyền thống mang gánh nặng của các khoản chi phí hằng tháng dành cho giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ, bảo trì máy móc, … Với văn phòng số E-Office, doanh nghiệp cắt giảm được phần lớn khoản chi phí thừa này mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc. 

Đặc biệt sau đại dịch, các nhà quản lý phải áp dụng chính sách “thắt lưng buộc bụng” để giúp doanh nghiệp có lời giải cho bài toán vận hành tổ chức và tối ưu doanh thu lợi nhuận.

  • Rút ngắn thời gian xử lý công việc 

Quy trình công việc đều được hệ thống và phân bổ tập trung trên các phần mềm nên quản lý có thể rà soát, xử lý thắc mắc, khiếu nại một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không cần tốn kém nhiều nguồn lực. 

E-Office giúp tiến độ công việc được đẩy nhanh, nâng cao hiệu suất làm việc của các bộ phận chuyên trách.

  • Tương tác giữa các nhà lãnh đạo nhanh chóng

Văn phòng số E-Office với Hợp đồng điện tử, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số hỗ trợ cấp quản lý dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. 

Đây là bài toán nan giải của các cấp quản lý khi công văn, hóa đơn, hợp đồng thường mất nhiều thời gian khi thực hiện theo cách thức truyền thống. 

  • Xây dựng mô hình làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt

Với đặc thù môi trường làm việc số, các công văn, giấy tờ đều sẽ được xử lý chính xác, nhà quản lý có thể theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân sự, phát hiện nhanh chóng các nút thắt để điều phối xử lý kịp thời. 

Mô hình làm việc được xây dựng trên mô hình chuyển đối số giúp doanh nghiệp tạo được hình tượng chuyên nghiệp, có thể xử lý linh hoạt trong mọi tình huống. Trong thời điểm dịch bệnh bùng phát như đại dịch covid-19, các doanh nghiệp làm việc từ xa nếu ứng dụng văn phòng chuyển đổi số sẽ chủ động trong các công tác quản lý, vận hành doanh nghiệp nhanh chóng mà không phải lúng túng và mất quá nhiều thời gian để thích nghi.

Trong trường hợp phải làm việc từ xa, 100% giấy tờ, văn bản, hợp đồng vẫn được ký kết và chuyển giao một cách nhanh chóng mà không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc. 

Tìm hiểu thêm về WorkIT tại đây.

Là đối tác CCSP (Cloud Certified Services Provider) duy nhất của Red Hat tại Việt Nam cho đến thời điểm hiện tại, đối tác hợp tác của VNPT về mặt hạ tầng điện toán đám mây, cùng đó là hợp tác chiến lược với nhiều đơn vị công nghệ thông tin hàng đầu trong nước và quốc tế khác, Sao Bắc Đẩu Telecom là đơn vị hàng đầu cung cấp Hệ sinh thái dịch vụ điện toán đám mây chuyên nghiệp và toàn diện cho các doanh nghiệp. Các dịch vụ của Sao Bắc Đẩu Telecom luôn đảm bảo an ninh công nghệ, an toàn dữ liệu, tính bảo mật cao và sự hỗ trợ của đội ngũ chuyên gia trong suốt quá trình sử dụng.

Sao Bắc Đẩu Telecom – Giải pháp Chuyển đổi số Toàn diện & Hiệu quả

Hotline: 1900 59 99 69 – Email: 

Website: www.saobacdautelecom.vn

Sự khác nhau giữa quản lý hành chính văn phòng truyền thống và hiện đại
Ảnh minh họa: internet

Hành chính công là khoa học nghiên cứu các quy luật quản lý có hiệu quả những công việc xã hội của các tổ chức hành chính Nhà nước. Kể từ khi khoa học Hành chính công ra đời đã có nhiều mô hình lý thuyết khác nhau với các bước phát triển thăng trầm. Trong những năm gần đây (thập kỷ 80 và những năm đầu thập kỷ 90 của thế kỷ XX) rất nhiều nước trên thế giới đặt vấn đề xem xét lại khu vực công về quy mô và khả năng điều hành sự phát triển của đất nước, đặc biệt một số nước như Anh, Mỹ. Những nước này đã đưa ra mô hình Quản lý công mới (Hành chính phát triển) thay thế cho mô hình Hành chính công truyền thống. Việt Nam đang trong tiến trình đẩy mạnh cải cách hành chính, hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế của thế giới. Để hội nhập thành công, ngoài sự quyết tâm về mặt chính trị, Việt Nam cần phải tự xây dựng mô hình quản lý có hiệu quả. Ở Việt Nam, khoa học hành chính ra đời và phát triển rất muộn, lại phải chịu sự tác động trực tiếp của Chính trị, chính vì vậy tính độc lập của khoa học hành chính mờ nhạt. Chúng ta thực sự chưa có một mô hình hành chính công. Trong phạm vi bài viết này, với phương pháp hành chính so sánh, tác giả trình bày một cách hệ thống hai mô hình hành chính phổ biến trên thế giới hiện nay.

Trong điều kiện kính tế - xã hội phát triển nhanh chóng như ngày nay, khi nền hành chính nhà nước có sự phát triển theo xu hướng tiến bộ tích cực (chuyển từ hành chính cai trị sang hành chính phục vụ): trong khoa học hành chính đã xuất hiện thuật ngữ “hành chính phát triển”. Từ đó, thuật ngữ “hành chính truyền thống” cũng được quan tâm, nghiên cứu trong mối tương quan với “Hành chính phát triển”

Hành chính truyền thống được hiểu là cách thức tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước thuộc các kiểu nhà nước trong lịch sử, cũng như các cơ quan, tổ chức khác, trên cơ sở những nguyên tắc, quy tắc nhất định (bao gồm cả nguyên tắc chính trị - xã hội và nguyên tắc tổ chức - kỹ thuật) do nhà nước hoặc các chủ thể đặt ra mà bản chất chủ yếu thiên về tính “cai trị”, phương thức hoạt động dựa trên cơ sở thi hành các quy định một cách “cứng nhắc”, lấy tổ chức thứ bậc chặt chẽ, trình tự, thủ tục và việc thực hiện nghiêm ngặt các thủ tục đó làm biện pháp tối ưu mà ít quan tâm đến kết quả hoạt động của nhà nước, của các cơ quan, tổ chức hay của công chức nhà nước.

Hành chính phát triển (Quản lý công mới) thường được sử dụng khi nói đến “Mô hình hành chính công theo các tiêu chí hiện đại, chủ động, năng động, nhạy bén, thích nghi cao nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý và dịch vụ tối đa trong các điều kiện kinh tế thị truờng phát triển mạnh mẽ và những quan hệ quốc tế ngày càng phụ thuộc chặt chẽ lẫn nhau”

Chuyển đổi từ Hành chính công truyền thống sang Quản lý công (Hành chính phát triển) là xu hướng phổ biến trên thế giới, đặc biệt là những nước kinh tế thi trường phát triển. Vì sao lại vậy ? Nguyên nhân là: Thứ nhất: Về quy mô của Chính phủ, nhiều quốc gia cho rằng bộ máy của Chính phủ quá lớn, chi phí cho việc duy trì bộ máy đó ngày càng tăng trong khi đó hiêu quả hoạt động của nó ngày càng giảm đi. Do đó cần phải xem xét lại quy mô và vai trò của Chính phủ. Theo quan điểm mới, vai trò của Chính phủ chuyển từ “chèo thuyền” sang “lái thuyền”. Nhà nước không nên ôm đồm làm hết mọi dịch vụ mà nên dân chủ hoá gắn liền với phân quyền, xã hội hoá nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý của Nhà nước. Thứ hai, chất lượng dịch vụ công chất lượng thấp, loại hình kém đa dạng, phong phú giá cả lại cao hơn khu vực tư . Mặt khác, về bối cảnh và xu hướng thời đại tác động đến mô hình hành chính công truyền thống dẫn đến sự xuất hiện mô hình  hành chính phát triển. Đó là: Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ đòi hỏi sự điều chỉnh kinh tế và phát triển nền hành chính; sự phát triển nền kinh tế thị trường và toàn cầu hoá kinh tế điều chỉnh các mối quan hệ quốc tế và do đó ảnh hưởng đến nền hành chính công của mỗi nước trong quá trình hội nhập. Xu hướng dân chủ hoá đời sống xã hội do trình độ dân trí được nâng cao; tình thế chung buộc Nhà nước phải một mặt xã hội hoá, tư nhân hoá, chấp nhận sự tham gia của công chúng vào công việc quản lý nhà nước, đồng thời phải can thiệp ngày càng sâu vào các quá trình kinh tế - xã hội và cải tiến mô hình nền hành chính công và nâng cao chất lượng dịch vụ  đối với người dân - những “khách hàng” của nền hành chính..

Như vậy về bản chất, hành chính truyền thống và hành chính phát triển đều là đối tượng nghiên cứu của khoa học hành chính công được xây dựng bởi một hệ thống các khái niệm, hệ thống lý thuyết hành chính công với nhiều cách tiếp cận khác nhau . Sự khác nhau cơ bản ở đây là “mô hình”, mỗi “mô hình” có những thế mạnh và phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội trong những giai đoạn lịch sử nhất định của các quốc gia. Đi sâu vào nghiên cứu hai “mô hình” dựa trên một số tiêu thức chúng ta nhận thấy những điểm khác nhau cơ bản sau đây:

So sánh tiêu thức mục tiêu: hành chính công truyền thống; bảo đảm đúng chu trình, đúng quy tắc, thủ tục hành chính (đầu vào). Đánh giá việc quản lý hành chính thông qua xem xét mức độ thực thi các quy tắc, thủ tục hành chính. Trong khi đó, mục tiêu của hành chính phát triển là: Bảo đảm kết qua tốt nhất, hiệu quả cao nhất (đầu ra); dùng các tiêu chí cụ thể để đánh giá kết quả quản lý hành chính.

Đối với công chức của hành chính công truyền thống: trách nhiệm của người công chức; nhà quản lý là giám sát việc thực hiện và giải quyết công việc theo quy chế thủ tục. Những quy định, điều kiện để công chức thực thi công vụ theo một hệ thống thứ bậc rất chặt chẽ, cứng nhắc theo quy định. Thời gian làm việc của công chức được quy định chặt chẽ, có thời gian công (làm việc ở cơ quan) và thời gian tư (thời gian không làm việc ở cơ quan). Công chức mang tính trung lập, không tham gia chính trị, thực hiện một cách trung lập các chính sách do các nhà chính trị đề ra. Trong khi đó, đối với công chức của hành chính phát triển: Trách nhiệm của người công chức, nhà quản lý chủ yếu là bảo đảm thực hiện mục đích, đạt kết quả tốt, hiệu quả cao. Những quy định, điều kiện để công chức thực thi nhiệm vụ có hình thức linh hoạt, mềm dẻo hơn. Thời gian làm việc linh hoạt hơn, có thể họ làm việc trong một thời gian nhất định, có thể làm chính thức hoặc hợp đồng (có một phần thời gian làm công vụ tại nhà). Công chức cam kết về mặt chính trị cao hơn trong các hoạt động của mình, các hoạt động hành chính mang tính chính trị nhiều hơn.

Đối với Chính phủ của hành chính công truyền thống: Mọi công vụ được Chính phủ thực thi, giải quyết theo pháp luật quy định. Chức năng của Chính phủ nặng về hành chính xã hội, trực tiếp tham gia các công việc công ích xã hội. Chức năng của Chính phủ thuần tuý mang tính hành chính không trực tiếp liên hệ đến thị trường. Trong khi đó, đối với Chính phủ của hành chính phát triển: Các công vụ mang tính chính trị nhiều hơn, ảnh hưởng của chính trị ngày càng lớn trong hành chính. Chức năng tham gia trực tiếp các dịch vụ công cộng ngày càng giảm bớt mà thông qua việc xã hội hoá các dịch vụ đó để quản lý xã hội, nhưng vẫn có sự quản lý của Nhà nước. Chức năng của Chính phủ đối mặt với những thách thức của thi trường. Nền hành chính phát triển của các nước đều phải quan tâm và gánh vác nghĩa vụ chung đối với những vấn đề của loài người như nghèo đói, dịch bệnh, môi truờng, ma tuý, tội phạm…..

Nói tóm lại, Quản lý công mới (Hành chính phát triển) có  cách tiếp cận mới đối với hành chính công truyền thống. Sự xuất hiện của mô hình này đã làm cho cách thức hoạt động của khu vực công có nhiều thay đổi đáng kể. Với các đặc tính của mô hình mới: hiệu quả hoạt động quản lý, phi quy chế hoá, phân quyền, áp dụng một số yếu tố của cơ chế thị trường, gắn bó với chính trị, tư nhân hoá một phần hoạt động của Nhà nước, vận dụng nhiều phương pháp quản lý doanh nghiệp, xu hướng quốc tế hoá ; mô hình hành chính phát triển xuất hiện nhằm khắc phục những yếu kém không phù hợp của mô hình hành chính truyền thống . Nền kinh tế Việt Nam đang vận hành theo cơ chế thị trường và ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu. Chức năng của Chính phủ chắc chắn sẽ phải đối mặt với những thách thức của thị trường trong nước và thị trường thế giới. Vận dụng những nhân tố hợp lý của mô hình Quản lý công mới (Hành chính phát triển) để xây dựng một mô hình mang tính đặc sắc Việt Nam, đẩy mạnh cải cách hành chính theo kịp cải cách kinh tế đang là câu hỏi đặt ra đối với các nhà lãnh đạo, quản lý và các nhà khoa học hành chính ./.

Th.s Thái Xuân Sang - Gv Khoa Quản lý Nhà nước

Theo: http://truongchinhtrina.gov.vn/