 Đội ngũ Quản lý đang cần quy trình giải quyết vấn đề để tối ưu hiệu quả quy trình giải quyết? Hãy đọc bài viết này! Show Đội ngũ Quản lý của một tổ chức nếu chưa có quy trình bài bản giải quyết vấn đề thì sẽ dễ rơi vào tình trạng làm việc không hiệu quả dẫn đến lãng phí nguồn lực. Hiểu được điều này, chuyên gia từ VMP Academy đã tổng hợp nhiều năm kinh nghiệm khi làm việc tại các tập đoàn lớn thành 07 bước giải quyết mọi vấn đề.
Bước 1: Xác định vấn đềMột cấu trúc rất hiệu quả giúp nhà Quản lý xác định vấn đề là 4W. Cụ thể: What (chuyện gì?); Where (Ở đâu?); When (Khi nào?); Who (Ai?). Một số lỗi thường mắc phải với những người ít kinh nghiệm là: Khắc phục hiện tượng thay vì nguyên nhân của vấn đề; “Nhảy thẳng” vào việc giải quyết vấn đề; Quá bảo thủ, nguyên tắc, định kiến; Phân tích nguyên nhân không đầy đủ. Bước 2: Truy tìm nguyên nhânNgoài các công cụ hữu ích như sử dụng thông tin có sẵn, 5 Whys, Brainstorming, nhà Quản lý cần triển khai Sơ đồ xương cá để truy tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Nhà Quản lý hãy nhìn vào ví dụ dưới đây:
Đây là một công cụ rất hiệu quả để nhà Quản lý không bỏ xót bất kỳ nguyên nhân nào có khả năng khiến vấn đề phát sinh. Bước 3: Thiết lập mục tiêu cần giải quyếtSau khi xác định những nguyên nhân liên quan trực tiếp đến vấn đề, nhà Quản lý có thể sử dụng các công cụ thiết lập mục tiêu như OKR và SMART. Chúng tôi có một bài viết rất chuyên sâu về OKR, nhà Quản lý tham khảo tại: https://umm.edu.vn/tin-tuc/trien-khai-okr-quan-ly-doi-ngu/ Ngoài ra, nhà Quản lý muốn tìm hiểu mục tiêu SMART là như thế nào thì có thể tham khảo: https://vmptraining.com/thiet-lap-muc-tieu-cho-doi-ngu-van-hanh-tu-xa/ Ngoài 02 công cụ OKR và SMART, để tối ưu thời gian làm việc, nhà Quản lý cần sử dụng nguyên tắc PARETO 80/20. Từng bước triển khai nguyên tắc này như sau: Liệt kê tất cả các nguyên nhân; Xếp chúng thành những nhóm có chung đặc điểm; Đánh giá số điểm là tích số của mức độ nghiêm trọng và tần xuất phát sinh từng nguyên nhân; Xử lý 20% nguyên nhân có số điểm cao nhất. Nguyên tắc 80/20 không những giúp nhà Quản lý xác định ưu tiên cần giải quyết mà còn cung cấp góc nhìn toàn cục của vấn đề.
Bước 4: Tìm kiếm giải phápCông cụ rất hữu ích giúp nhà Quản lý tìm kiểm giải pháp hiệu quả là Mindmap. Đây là công cụ giúp nhà Quản lý xác định toàn bộ các giải pháp khả thi một cách toàn diện. Với Mindmap, nhà Quản lý sẽ giúp đội nhóm có tư duy mở, liên kết mọi giải pháp với nhau một cách có nhiều rộng và sâu.
Để có được nhiều ý tưởng trong Mindmap, nhà Quản lý cần sử dụng kỹ thuật Braindump. Cụ thể, trong cuộc họp, hãy yêu cầu các thành viên lần lượt nêu ra giải pháp khả thi và nhắc nhở không ai được đánh giá đúng/sai. Với đội nhóm có nhiều người không thích “nói” thì nhà Quản lý dùng kỹ thuật Brainwrite. Theo đó, nhà Quản lý chia cho mỗi thành viên tờ note để ghi ra ý tưởng, giải pháp. Sau đó nhà Quản lý thu thập và dán vào Mindmap. Bước 5: Chọn giải pháp tối ưuMột trong những công cụ để chọn giải pháp rất hiệu quả là SWOT. Nhà Quản lý liệt kê: Strength (Điểm mạnh); Weakness (Điểm yếu); Opportunity (Cơ hội); Threat (Thách thức) của từng giải pháp đã được nêu ra trong bước 4. Sau đó, nhà Quản lý nhìn vào các bảng SWOT và sử dụng RAW TEST cho từng giải pháp: Có hợp lý (Reasonable)? Có khả thi (Achievable)? Có xứng đáng (Worthwhile)?. Cuối cùng hãy chọn ra giải pháp đáp ứng nhiều nhất các tiêu chí trên. Ngoài ra, 10:10:10 cũng là công cụ để lựa chọn giải pháp tối ưu. Nhà Quản lý đặt câu hỏi: “Nếu chọn giải pháp này thì 10 phút sau kết quả sẽ như thế nào? 10 tháng sau? 10 năm sau?”. Hãy cân nhắc và lựa chọn giải pháp phù hợp với mục tiêu cuối cùng của nhà Quản lý. Bước 6: Lên kế hoạch và thực hiện
Sau khi có được giải pháp, nhà Quản lý cần lên kế hoạch thực hiện. Cụ thể, hãy lập một bảng gồm 08 cột: When (Làm khi nào?); Where (Làm ở đâu?); Who (Ai làm?); What (Làm cái gì?); Why (Tại sao làm?); How (Làm như thế nào?); How many (Bao nhiêu nguồn lực con người và vật chất?); How much (Tốn bao nhiêu tiền để làm?). Để quy trình giải quyết vấn đề diễn ra thành công, nhà Quản lý cần thực hiện tốt bước lên kế hoạch này. Bước 7: Giám sát và đánh giáSau khi bắt đầu triển khai, chắc chắn sẽ không thể tránh khỏi sai sót. Nhà Quản lý cần có kỹ năng phản hồi để điều chỉnh. Công cụ SBI rất hữu dụng trong trường hợp này. Cụ thể: Situation (Tình huống thực tế); Behavior (Hành vi); Impact (Tác động). Ví dụ: “Khi làm chính sách giá, em thông báo chậm trễ khiến cho Đại lý không hài lòng do thiếu thông tin!”.
|
