Đây là không gian văn phòng làm việc của Google, một không gian văn phòng mở. Trong những năm gần đây các công ty công nghệ và làm việc sáng tạo sử dụng không gian văn phòng mở ngày càng nhiều. Vậy không gian văn phòng mở là gì đây có phải là xu thế hay không? Ưu điểm và nhược điểm của các không gian văn phòng này là gì? Show
> Văn phòng mở – Ưu, nhược điểm Cùng Maison Office tìm hiểu kỹ hơn về không gian văn phòng mở qua các nội dung cụ thể sau: Thiết kế văn phòng mở là gì? Thiết kế văn phòng mở là gì?Văn phòng được bố trí theo không gian mở đơn giản là sự loại bỏ ngăn cách giữa không gian bên trong văn phòng, loại bỏ đi những bức tường trong văn phòng làm việc giúp văn phòng rộng rãi và thoáng đãng hơn. Trong một môi trường văn phòng mở sẽ không còn các phòng riêng biệt, không gian kín hoàn toàn mà thay vào đó các vị trí làm việc được bố trí chung với nhau. Tùy thuộc thiết kế mà sáng tạo sử dụng những tấm panel nhựa, bằng kính trong suốt hay được sáng tạo từ những chậu cây, bức tranh ,… Một không gian văn phòng làm việc mở. Bạn có bị nhầm rằng đây là quán cafe không ? Việc lược bỏ những bức tường hay rào chắn trong thiết kế văn phòng mở giúp cho nhân viên dễ dàng tương tác với nhau thường xuyên hơn, giảm thiểu việc làm việc riêng trong giờ làm của nhân viên. Nhưng đây có phải là xu thế và sự tối ưu? > 15 Văn phòng làm việc tuyệt đẹp của các Startup; Văn phòng thông minh – Smart Office Ưu điểm văn phòng làm việc mởVăn phòng mở như một không gian làm việc chung giúp mọi người làm việc năng động, sáng tạo, tăng sự tương tác, dễ dàng trao đổi công việc giữa các cá nhân và các nhóm với nhau nhưng vẫn giữ được tính độc lập trong công việc của mỗi người. Ngoài ra thiết kế văn phòng mở sẽ giảm bớt các vách ngăn phân chia khu vực đồng nghĩa là văn phòng sẽ có thêm diện tích, giúp không gian của văn phòng rộng hơn, giảm chi phí thi công văn phòng, lắp đặt và chi phí làm vách ngăn hiệu quả. Có một không gian làm việc duy nhất có thể tiết kiệm chi phí thiết bị máy lạnh và đèn điện nhờ vào việc sử dụng chung ánh sáng và luồng không khí. Các doanh nghiệp còn tiết kiệm đầu tư trang thiết bị văn phòng vì không gian mở giúp tăng việc chia sẻ cùng sử dụng chung trang thiết bị như máy in, máy photo, bấm kim… Ngoài ra không gian mở còn cung cấp tính linh hoạt phù hợp với nhu cầu phát triển nhân sự. > Top văn phòng chia sẻ đẹp nhất hiện tại Nhược điểm của thiết kế văn phòng mởMặc dù ưu điểm lớn nhất của không gian văn phòng mở đó là sự tương tác, tuy nhiên mức độ tương tác cao mỗi ngày khi làm việc chung trong một môi trường không phân chia có thể dẫn đến nhiều tiếng ồn và gây nên sự mất tập trung vào công việc của nhân viên. Thiếu sự riêng tư là một vấn đề khá lớn trong thiết kế văn phòng mở nơi mà màn hình máy tính dễ dàng bị những người đi qua quan sát và đó là những điều thực sự không ai thích cả. Ngoài ra, không gian văn phòng mở còn là điều kiện cho bệnh dịch dễ lây lan do đó nếu một đồng nghiệp trong văn phòng bị cảm cúm điều đó sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe của các đồng nghiệp khác trong văn phòng. Ngoài ra việc thiếu hẳn đi sự riêng tư vốn có trong các thiết kế văn phòng mở có thể làm phát sinh các vấn đề liên quan đến đạo đức và pháp lý bắt nguồn từ việc thỏa thuận các thông tin mật liên quan đến khách hàng hoặc đồng nghiệp. Văn phòng làm việc mở có phải là xu hướng?Bốn năm trước, Chris Nagele làm điều mà nhiều nhà quản lý các công ty công nghệ đã làm trước đó – dời công ty của mình đến văn phòng mở. Trước đó, nhân viên của ông được phép làm việc từ nhà, nhưng ông muốn mọi người đến một chỗ cùng nhau, để xây dựng mối quan hệ và hợp tác dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, mọi việc nhanh chóng cho thấy đó là sai lầm lớn. Mọi người đều trở nên sao lãng, hiệu suất công việc sụt giảm, trong lúc các nhân viên cảm thấy buồn bực, thậm chí bản thân Nagele cũng vậy. Vào 4/2015, khoảng ba năm sau khi dời đến văn phòng mở, Nagele chuyển công ty đến một văn phòng có diện tích khoảng 1000m2, nơi mỗi người đều có không gian riêng, có thể đóng kín cửa lại. Đó là câu chuyện về CEO của một công ty tư vấn và cung cấp giải pháp công nghệ tại Mỹ về những kinh nghiệm bản thân với văn phòng mở. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các công ty Mỹ ngày nay có năng suất làm việc giảm 15%, các nhân viên gặp rất nhiều khó khăn để tập trung và họ có nguy cơ ốm bệnh cao gấp đôi trong không gian làm việc mở. Đối với nhiều người chúng ta, tiếng ồn là thứ làm phiền nhất. Các giáo sư ở Đại học Sydney phát hiện rằng gần 50% những người làm việc trong không gian hoàn toàn mở và gần 60% những người làm việc trong những ô có tường phân cách thấp cảm thấy khó chịu với tiếng ồn. Chỉ có 16% những người làm việc trong không gian riêng có cảm giác tương tự. Nghiên cứu này đã góp phần vào những tiếng nói phản đối ngày càng nhiều đối với mô hình văn phòng này. Tuy nhiên mô hình văn phòng mở ngày nay đã được áp dụng khá linh hoạt và được nhiều công ty công nghệ và làm trong lĩnh vực sáng tạo ưa thích. Tuy nhiên đó không còn là sự mở hoàn toàn mà vẫn có không gian riêng cho từng bộ phận để hoạt động được hiệu quả nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm các lựa chọn sàn văn phòng cho thuê tại Hà Nội, sàn văn phòng tại HCM xem ngay tại đây các lựa chọn của Maison Office. Hãy tham vấn đơn thị thiết kế nội thất văn phòng của bạn trước khi quyết định xây dựng không gian văn phòng làm việc mới theo mô hình nào. > Top 10 công ty thiết kế nội thất văn phòng
Môi trường văn phòng có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên và được tạo ra bởi một số yếu tố khác nhau. Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể trực tiếp tác động đến năng suất này với cảm giác chung của văn phòng bạn. Cách bố trí văn phòng, nghĩa là cách bạn đặt đồ đạc và thiết kế không gian làm việc, là một phần quan trọng trong văn hóa kinh doanh tổng thể của bạn. Văn phòng đẹp, khoa đẹp mang đến trải nghiệm người dùng hiệu quả, năng suất công việc tăng cao. Tuy nhiên, đâu mới là giải pháp bố trí văn phòng khoa học nhất thì không phải ai cũng biết? Nếu như doanh nghiệp bạn quan tâm đừng bỏ qua bài viết này! 1. Bố trí văn phòng là gì?Bố trí văn phòng là khâu quan trọng trong thi công hoàn thiện văn phòng làm việc. Một văn phòng được bố trí đẹp, khoa học sẽ đem đến những tác động tích cực trong xử lý công việc và tiết kiệm chi phí văn phòng hiệu quả. Định nghĩa tiếng anh: “Office layout is the arrangement of equipment within the available floor space. It includes using the right furniture, colors, design and walkways and considering the best use of space. According to Hicks and Place, “The problem of layout relates to the arrangement in the space involved so that all the equipment, supplies, procedures and personnel can function at maximum efficiency”. Tạm dịch là: Bố trí văn phòng là việc bố trí các thiết bị trong không gian sàn có sẵn. Nó bao gồm việc sử dụng đồ nội thất, màu sắc, thiết kế và lối đi phù hợp và xem xét việc sử dụng không gian tốt nhất. Theo Hicks and Place, “Vấn đề bố trí liên quan đến việc bố trí trong không gian liên quan để tất cả các thiết bị, vật tư, quy trình và nhân sự có thể hoạt động với hiệu quả tối đa”.
Hay nói một cách đơn giản hơn, bố trí văn phòng là bản thiết kế nội thất văn phòng (hay còn gọi là sơ đồ mặt bằng văn phòng). Nếu như trang trí văn phòng khoa học sẽ tạo ra một môi trường lành mạnh có thể khiến nhân viên thoải mái nhưng đồng thời cũng hiệu quả trong công việc. 2. Lợi ích của bố trí văn phòng khoa họcChúng ta vừa điểm qua thế nào là bố trí văn phòng khoa học. Vậy chúng mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp cũng như người sử dụng không gian văn phòng này. Sau đây là những lợi ích mà bố trí văn phòng đẹp, khoa học mang lại:
3. Nguyên tắc bố trí văn phòng làm việc đẹp, hiện đại3.1. Đảm bảo tiêu chuẩn về ánh sáng (bao gồm cả ánh sáng tự nhiên và nhân tạo)Dù bạn sắp, đã và đang thiết kế văn phòng hay cải tạo văn phòng thì đừng quên đến yếu tố ánh sáng. Chúng bao gồm cả ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo. Cân bằng hài hòa để mang lại lợi ích tối ưu nhất cho không gian văn phòng. Theo nhiều nghiên cứu của các nhà khoa học trên thế giới, ánh sáng ảnh hưởng đến năng lực hành vi của con người và nếu được cung cấp đủ ánh sáng sẽ tạo nên trạng thái cân bằng năng lượng giúp thực hiện công việc hiệu quả hơn, đảm bảo cả về mặt yếu tố sức khỏe. Nên bố trí sao cho tận dụng được nhiều ánh sáng nhất có thể, theo kinh nghiệm thiết kế thi công công trình thực tế, nên thiết kế bố cục sao cho văn phòng quay mặt về hướng Bắc hoặc Đông. 3.2. Tối ưu diện tích không gian bằng cách tận dụng tối đa không gian sàn có sẵnBố trí văn phòng khoa học là cách biết sắp xếp không gian sao cho đảm bảo được bố cục văn phòng đẹp nhất, không bị thừa diện tích hay thiếu diện tích. Cố gắng tận dụng không gian sàn có sẵn để tạo ra một môi trường không gian làm việc hoàn chỉnh. Có thể bằng cách đặt chính xác thiết bị văn phòng làm việc như bàn ghế văn phòng, máy tính hay đến các yếu tố nội thất văn phòng khác như hệ thống thông gió,…. 3.3. Đảm bảo tính liên kết giữa các bộ phận phòng ban văn phòngĐoàn kết là sức mạnh, cũng như trong văn phòng làm việc vậy, cần tạo được tính liên kết, tính cộng đồng giữa tập thể nhân viên công ty. Bố trí văn phòng có ảnh hưởng rất lớn đến điều này, tùy thuộc vào dụng ý mà chủ đầu tư muốn hướng tới để phát triển doanh nghiệp của mình. Hãy cân nhắc và nghiên cữu kĩ lưỡng về trình tự các công việc phải thực hiện để đưa ra được cách thiết kế bố trí văn phòng hợp lí nhất! 3.4. Mang lại sự cân bằng cho quy trình làm việcYếu tố cân bằng ở đây là cân bằng giữa không gian làm việc với các không gian phụ trợ khác như pantry room, khu vực nghỉ ngơi, phòng chờ, thư giãn, hay phòng chơi game,…. Đó là cách đưa yếu tố trải nghiệm người dùng trong văn phòng cong sở. Thông qua sơ đồ mặt bằng thẩm mỹ bạn có thể nhìn nhận rõ vấn đề. 3.5. Đảm bảo nội thất văn phòng bố cục rõ ràng, dễ dàng truy cậpMột trong những nguyên tắc bố trí văn phòng mà doanh nghiệp bạn cần nhớ là hãy đảm bảo nội thất văn phòng được bài trí hút mắt và nhân viên dễ dàng truy cập nhất. Đây là cách giúp nâng cao hiệu quả của nhân viên. Đó có thể là cách sắp xếp bàn ghế, tủ tài liệu văn phòng,…..
3.6. Đưa yếu tố xanh (biophilic) vào không gian văn phòngYếu tố xanh Biophilic là xu hướng tất yếu hiện nay. Ai cũng không thể phủ nhận được rằng, văn phòng xanh bao giờ cũng cuốn hút hơn, và tinh thần làm việc cao hơn so với những văn phòng thông thường. Hãy nhớ thêm những chậu cây xanh mini đặt trên bàn làm việc, hay dành một khoảng sân vườn văn phòng dạng đứng vừa tối ưu diện tích lại vẫn đảm bảo được môi trường sạch đẹp. ***Xem thêm: Cẩm nang thiết kế sân vườn văn phòng đẹp, hợp phong thủy giúp doanh nghiệp thịnh vượng 3.7. Hạn chế số lượng các văn phòng riêng tưĐể thiết kế văn phòng riêng tư, mặt bằng văn phòng cần có diện tích rộng để bố trí. Bởi vậy mà hiện nay, nhất là đối với những doanh nghiệp nhỏ, rất hạn chế những phòng riêng tư ngoại trừ không gian cần thiết như phòng giám đốc. Giải pháp đưa ra cho những doanh nghiệp vẫn muốn có không gian riêng tư nhưng lại sở hữu mặt bằng khiêm tốn hiện nay là sử dụng vách ngăn kính, vừa mang lại cảm giác rộng hơn cho văn phòng nhỏ, lại vừa đáp ứng được công năng riêng tư. 3.8. Đảm bảo yếu tố an toàn trong văn phòng khi sự cố xảy raKhẩu hiệu “an toàn là trên hết” chúng ta thấy ở khắp mọi nơi, khi thiết kế nội thất văn phòng đảm bảo các chỉ số an toàn khi xây dựng cũng như các yếu tố như lối thoát hiểm trong văn phòng để đi lại an toàn trong trường hợp khẩn cấp, hệt hống phòng cháy chữa cháy,…do đó xem xét sự an toàn của tất cả mọi người. 3.9. Phân chia bố cục không gian hài hòa, thoáng mátBố cục không gian bao gồm cả không gian chính thức và không gian không chính thức, sắp xếp chúng một cách chính sác nhất để mang lại bố cục không gian tối ưu, cải thiện môi trường làm việc và năng suất lao động. 3.10. Dự phòng cho phạm vi mở rộng trong tương laiCó lẽ, ít doanh nghiệp quan tâm đến yếu tố này, nhưng khi đưa ra phương án thiết kế văn phòng ban đầu hãy tính đến chỉ số dư thừa. Vì sao lại như vậy, bởi trong những năm tới, doanh nghiệp sẽ có sự biến động, đó có thể là gia tăng về số lượng nhân sự. Mà theo quan niệm người Việt “thừa còn hơn thiếu” nên cố gắng dôi ra ít diện tích để dự phòng cho phạm vi mở rộng trong tương lai. ***Đừng bỏ lỡ: “Bật mí” cách bố trí nội thất văn phòng đẹp và chuyên nghiệp từ A – Z 4. Các cách bố trí văn phòng đẹp, chuyên nghiệp hiện nay4.1. Bố trí văn phòng mởHiện nay, bố trí văn phòng theo không gian mở là cách được ưa chuộng nhất. Tại không gian mở, mọi khoảng cách được xóa bỏ, những bức tường không còn nữa, mà mọi người được xích lại gần nhau hơn. Tuy nhiên chúng cũng có những ưu nhược điểm riêng:
Bố trí văn phòng riêng là cách bố trí văn phòng truyền thống hiện nay. Với cách bố trí văn phòng riêng, ưa chuộng chủ nghĩa cá nhân hơn, tức là nhiều không gian văn phòng riêng tư. Mỗi bộ phận là một phòng riêng biệt, và chỉ làm việc với nhau trong bộ phận phòng ban đó và tách biệt với bộ phận khác của công ty. Đây là cách bố trí được ưa chuộng nhất dành cho không gian phòng lãnh đạo cấp cao như phòng làm việc cho chủ tịch, giám đốc, trưởng phòng,….
Một trong những cách bố trí văn phòng mà Vietnamarch muốn giới thiệu chính là bố trí văn phòng theo hình khối. Thực chất đây cũng là dạng bố trí văn phòng theo không gian mở hiện nay. Nhưng phong cách bố trí hình khối có sự khác biệt hơn chi tiết hơn với các bức tường ở 3 mặt để tạo thành một không gian, một khối riêng. Với cách bố trí này, không gian làm việc tiết kiệm diện tích hơn, thi công nhanh hơn, tiết kiệm chi phí hơn so với những văn phòng được xây sẵn với những bức tường thạch cao chắc chắn và bí bách. Phong cách bố trí văn phòng phù hợp với các phòng họp và văn phòng riêng dành cho nhân viên cấp cao. ***Xem ngay: 35 mẫu thiết kế văn phòng đẹp 2020 4.4. Bố trí văn phòng theo coworking spaceCoworking space là sự đột phá lớn trong vài năm trở lại đây trong thị trường văn phòng cho thuê và giới đầu tư doanh nghiệp. Cuộc cách nổ ra mang đến nhiều tác động tích cực trong văn phòng làm việc. Những tiêu chuẩn gọi là chuẩn mực nay được phá vỡ, biến tấu với những không gian mới, phong cách mới hướng đến sự tự do, thoải mái hơn. Bạn không hề mất chi phí thi công văn phòng, nhưng bạn vẫn có một không gian văn phòng sáng tạo và đầy đủ tiện nghi. Việc của bạn chỉ cần trả một khoản phí hàng tháng để sử dụng dịch vụ tại đây. Với phong cách thiết kế không gian làm việc chung, là dạng văn phòng kết hợp bao gồm không gian làm việc chung và riêng, phòng họp,…
***Xem thêm: Các phong cách thiết kế văn phòng phổ biến hiện nay Bố trí văn phòng phân vùng thấp là bước cải tiến hiện đại của bố trí văn phòng khối. Nghĩa là thay vì chiều cao của vách ngăn cách cao kín chiều cao trần nhà thì chúng được hạ thấp hơn cho phép sự tương tác giữa các nhân viên nhiều hơn. Về cơ bản cách phân chia không gian giống với văn phòng hình khối như đã chia sẻ ở trên: phòng họp, phòng làm việc, phòng giám đốc, không gian riêng tư (nếu cần). 4.6. Bố trí văn phòng dựa trên nhómMột trong những cách bố trí văn phòng khác thường được sử dụng hiện nay là bố trí văn phòng theo nhóm. Tức là, không gian văn phòng được phân chia thành nhiều không gian nhỏ hoạt động theo nhóm với nhau. Tùy thuộc vào nhu cầu công việc sẽ phân bổ không gian và quy mô khác nhau. Với hình thức này sẽ giảm không gian phòng họp (có khi là không cần thiết). 4.7. Bố trí văn phòng kết hợpBố trí văn phòng kết hợp, đây là cách thiết kế văn phòng sáng tạo dựa trên nhu cầu của chủ đầu tư mong muốn. Chúng không có cách thức chuẩn mực chung mà biến tấu theo từng dự án văn phòng cụ thể. Với cách bố trí văn phòng này, doanh nghiệp có thể lựa chọn tất cả các phong cách trên để bố trí cho văn phòng của mình, hoặc cũng có thể chỉ chọn 2 phong cách điển hình nhất. Nhưng dù có theo cách bố trí nội thất văn phòng nào thì hãy chú ý đến công năng mà doanh nghiệp bạn cần nhất, giống như bạn tạo ra một cái “menu” bên trong “menu” bạn gọi món gì thì phải do nhu cầu của chính bạn. 4.8. Bố trí văn phòng tại nhàTrong khi dịch bệnh covid – 19 vẫn đang diễn biến phức tạp thì bố trí văn phòng tại nhà được nhiều người lựa chọn do cuộc giãn cách xã hội không chỉ ở Việt Nam mà trên cả các nước thế giới. Bố trí văn phòng tại nhà luôn là đề tài “HOT” và phổ biến. Cần chú ý đến không gian sinh hoạt của gia đình để lựa chọn vị trí phù hợp nhất để có một văn phòng mini ngay tại chính ngôi nhà thân yêu của mình. 5. Bố trí văn phòng làm việc đẹp với các bộ phận phòng ban5.1. Bố trí quầy lễ tân văn phòng đẳng cấp – Reception officeNơi thể hiện hình ảnh thương hiệu cũng như “mặt tiền” của một doanh nghiệp chính là khu vực sảnh chờ – quầy lễ tân. Tại đây, đó là tên thương hiệu, đó là logo của doanh nghiệp, đó là phong cách phục vụ, là văn hóa của doanh nghiệp đều thể hiện rõ qua khu vực này. Muốn đến liên hệ làm việc, gặp quầy lễ tân, muốn đến tham quan văn phòng, vẫn phải gặp quầy lễ tân, và mỗi ngày, mỗi cá nhân nhân viên công ty đều phải bước qua cánh cửa quầy lễ tân để vào bên trong văn phòng làm việc. Như vậy, đủ để nhận thấy vai trò quan trọng của quầy lễ tân như nào rồi đấy. Với không gian này, background văn phòng là cực kì quan trọng, cần bố trí sao cho không phô trương nhưng phải lộng lẫy và quyền uy. Nên đặt gần cửa ra vào, và có không gian riêng, tách biệt hẳn với không gian văn phòng khác. Về tiêu chuẩn quầy lễ tân, cần chú ý rằng: Tính từ vị trí từ cửa ra vào cho tới nơi đặt quầy lễ tân có khoảng cách khoảng 3 – 3,5m (từ 5 đến 9 bước chân). ***Xem thêm chi tiết hơn về cách bố trí quầy lễ tân tại: Hướng dẫn cách thiết kế sảnh văn phòng, quầy lễ tân đẹp, sang trọng 5.2. Bố trí văn phòng chú trọng đến phòng giám đốcMỗi không gian văn phòng sẽ có đặc trưng riêng trong phong cách thiết kế. Tuy nhiên, khi bố trí văn phòng, cần chú trọng đặc biệt đến không gian phòng giám đốc bởi đây không gian văn phòng nói lên sự chuyên nghiệp của công ty thông qua người đứng đầu văn phòng. Với văn phòng giám đốc, bố trí đơn giản, tinh gọn nhưng phải đầy đủ tiện nghi và đáp ứng được phong thủy văn phòng. ***Xem thêm chi tiết tại: Bố trí nội thất văn phòng giám đốc đẹp và sang trọng 5.3. Bố trí phòng họp văn phòng (meeting room)Ngoài các không gian chính như quầy lễ tân, phòng giám đốc, thì phòng họp cần chú trọng đến nội thất và bầu không khí tại đây. Điều này được dựa trên cách bố trí văn phòng của doanh nghiệp. Bàn họp nên chọn dạng bàn hình chữ nhật hoặc hình tròn. Nếu không gian rộng hơn có thể lựa chọn bố trí theo phong cách hội nghị. ***Xem chi tiết tại: Bố trí nội thất phòng họp 5.4. Bố trí không gian phụ trợ trong văn phòngKhông gian phụ trợ bao gồm góc pantry và góc thư giãn, nghỉ ngơi. Đối với không gian này ưu tiên sự thoải mái, kích thích nhân viên thư giãn với tính giải trí cao. Nhưng cần chú ý không gian tương tác trong văn phòng “interacting space“. 5.5. Bố trí tủ tài liệu văn phòngĐể bố trí văn phòng khoa học, tủ tài liệu là yếu tố không thể bỏ qua. Tủ tài liệu văn phòng không chỉ là vật dụng để đựng tài liệu công việc mà chúng còn có tác dụng ngăn cách không gian văn phòng. Bởi vậy nếu bố trí hợp lý sẽ tạo nên hiệu ứng không gian gọn gàng.
|