Hủy hóa đơn điện tử là nghiệp vụ thường xuyên xảy ra khi lập hóa đơn có sai sót hoặc khi chấm dứt cung cấp dịch vụ. Mặc dù pháp luật không bắt buộc, tuy nhiên doanh nghiệp nên lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để đảm bảo sự thống nhất giữa hai bên. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử mới nhất.
Hủy hóa đơn khác tiêu hủy hóa đơn thế nào?
Nhiều người hiện nay đang nhầm lẫn giữa 2 khái niệm: Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn.
Cần phải hiểu rằng tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó biến mất hoàn toàn, không còn tồn tại trên hệ thống thông tin và không thể truy cập hay tham chiếu thông tin của hóa đơn đó nữa.
Còn hủy hóa đơn là hóa đơn đó vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin và có thể rà soát, tra cứu được, chỉ là hóa đơn điện tử này không còn giá trị nữa.
- Việc tiêu hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi và chỉ khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán. Trái lại, việc hủy hóa đơn điện tử có thể được diễn ra nhiều lần.
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị sai sót
Khi các thông tin quan trọng như: Mã số thuế, giá trị hóa đơn, thuế suất, loại hàng hóa… bị sai sót thì bên bán phải tiến hành xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định.
Bước đầu tiên để xử lý là hủy hóa đơn điện tử viết sai bằng cách thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Nếu các thông tin như: Tên, địa chỉ người mua bị sai sót thì không cần phải hủy hóa đơn này mà chỉ cần nêu nội dung bị sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước
Người bán tiến hành hủy hóa đơn điện tử bằng cách thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HDDT. Sau đó thì tiến hành hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm và lập biên bản hủy hóa đơn.
Mẫu biên bản hủy hóa đơn theo thông tư 78 mới nhất 2022
Tải Biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất tại đây.
- Hướng Dẫn Hủy Hóa Đơn Điện Tử Đã Phát Hành Và Hóa Đơn Chưa Sử Dụng
- Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC có phải hủy hóa đơn còn tồn?
Bài viết vừa rồi là toàn bộ các thông tin về Mẫu biên bản hủy hóa đơn theo thông tư 78 MỚI NHẤT 2022. Hãy theo dõi VIN-HOADON để tìm hiểu và cập nhật thêm các kiến thức liên quan về hóa đơn điện tử nhé.
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về cài đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay:
Trong công tác nghiệp vụ hóa đơn điện tử, đôi khi chúng ta thường gặp phải một số lỗi cơ bản như ngày tháng lập hóa đơn, sai tên công ty, địa chỉ, mã số thuế,... Khi đó chúng ta cần lập biên bản để xử lý. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về biên bản xóa bỏ hóa đơn điện tử.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3, Thông tư 32/3011/TT-BTC ban hành ngày ngày 14 tháng 3 năm 2011, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
HĐĐT gồm các loại:
+ Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
+ Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
+ Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT
+ Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT
+ Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết
\>>> Xem thêm: Sử Dụng Song Song Hóa Đơn Điện Tử Và Hóa Đơn Giấy Có Được Coi Là Hợp Pháp Không?
2. Phân biệt xóa bỏ hóa đơn điện tử và hủy hóa đơn điện tử
Trên Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC), doanh nghiệp cần khai báo số lượng hóa đơn XÓA BỎ, HỦY và MẤT. Trong đó cần phân biệt hóa đơn XÓA BỎ và HỦY như sau:
+ Hóa đơn XÓA BỎ: Hóa đơn đã viết/ phát hành bị sai, cần lập biên bản hủy/ thu hồi/ điều chỉnh
+ Hóa đơn HỦY: Hóa đơn “không dùng nữa”, thường trong trường hợp doanh nghiệp in hóa đơn nhưng thừa khi đóng cửa, sát nhập, v.v. cần lập biên bản hủy, có hội đồng, và gửi cơ quan thuế
Do đó với trường hợp NCC xuất hóa đơn sai thông tin cho người mua và cần thay thế bằng hóa đơn mới, thì hóa đơn bị sai gọi là hóa đơn xóa bỏ.
\>>> Xem thêm: Lưu Ý 4 Nội Dung Này Tại Nghị Định 119/2018/NĐ-CP
3. Biên bản xóa bỏ hóa đơn điện tử
- Các trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn
Căn cứ vào Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC có 2 trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn viết sai hay biên bản thu hồi hóa đơn và thực hiện lập biên bản xóa bỏ hóa đơn (biên bản thu hồi hóa đơn) đã lập như sau:
+ Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai
+ Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai
+ Trường hợp đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót
Trong hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… và hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Lưu ý: Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định
- Nội dung biên bản xóa bỏ hóa đơn điện tử
Nội dung biên bản xóa bỏ hóa đơn được viết dưới dạng biên bản thu hồi hóa đơn. Việc lập biên bản thu hồi hóa đơn sẽ được bên bán thực hiện và có xác nhận của các bên liên quan gồm bên mua và bên bán
Nội dung của biên bản thu hồi hóa đơn bao gồm các mục:
+ Căn cứ Quyết định thực hiện biên bản thu hồi hóa đơn,
+ Thông tin của đơn vị mua và đơn vị bán
+ Lý do xóa bỏ hóa đơn, thu hồi hóa đơn, chỉ rõ sai sót
+ Xác nhận của các bên liên quan
Như vậy nội dung của biên bản xóa bỏ hóa đơn khá đơn giản và ngắn gọn, biên bản xóa bỏ/ thu hồi hóa đơn phải có xác nhận của các bên (bên bán và bên mua). Biên bản xóa bỏ hóa đơn nếu thực hiện trên giấy buộc phải có đóng dấu và chữ ký, nếu thực hiện trên hệ thống phần mềm buộc phải có chữ ký số
\>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC
4. Tải biên bản xóa bỏ hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
Để kế toán dễ dàng hơn trong việc lập biên bản xóa bỏ hóa đơn điện tử, Nhân Hòa sẽ hướng dẫn điền thông tin trên biên bản này
5. Kết luận
Những chia sẻ về biên bản xóa bỏ hóa đơn (biên bản thu hồi hóa đơn) đến từ Nhân Hòa hy vọng sẽ giúp các bạn đặc biệt là các bạn kế toán phân biệt và hiểu rõ các trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn theo đúng quy định. Nếu bạn có những thắc mắc hoặc cần tư vấn gì thêm vui lòng liên hệ cho chúng tôi theo địa đường dây nóng 1900 6680 để được tư vấn tốt nhất.
Trong thời điểm dịch bệnh đang diễn biến phức tạp, việc chuyển đổi số nhanh chóng đang là vấn đề được rất nhiều khách hàng quan tâm. Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử hay hợp đồng điện tử hãy liên hệ 1900 6680 hoặc truy cập Website nhanhoa.com để được hỗ trợ một cách nhanh chóng nhất nhé!
+ Fanpage: //www.facebook.com/nhanhoacom
+ Chỉ đường: //g.page/nhanhoacom
+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: //nhanhoa.com/khuyen-mai.html
————————————————————
CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA
//nhanhoa.com
Hotline: 1900 6680
Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com
Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM
Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com
Chi nhánh Vinh - Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An