Nghe có vẻ khá buồn cười, nhưng mẹo đầu tiên để viết một chiếc email hay là tìm cách để không phải viết. Nếu như bạn có thể nói chuyện trực tiếp, gọi điện hay gửi tin nhắn cho người mà bạn muốn trò chuyện, hãy làm như thế. Chỉ khi nào email là cách giao tiếp hiệu quả nhất thì hẵng nên sử dụng. Show
[FREE] Download Ebook Hack Não Phương Pháp – Hướng dẫn cách học tiếng Anh thực dụng, dễ dàng cho người không có năng khiếu và mất gốc. Hơn 205.350 học viên đã áp dụng thành công với lộ trình học thông minh này. TẢI NGAY 2. Tạo 2 tài khoản email cho công việc và cuộc sống thường ngàyKhi viết email, tùy vào đối tượng gửi mà lời văn sẽ khác nhau. Nếu như bạn gửi thư cho bạn bè, người thân, có thể sử dụng những từ ngữ như “hi”, “thanks”, “cool”,… Nhưng nếu viết cho sếp hay đồng nghiệp thì bạn lại cần những từ ngữ trang trọng như “dear”, “regard”,… Cách tốt nhất để không bị nhầm chính là tạo 2 tài khoản email, một cho công việc và một cho đời sống. Không chỉ giúp bạn phân loại thư một cách rõ ràng, chiếc email dành riêng cho công việc có thể giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn nữa đấy. 3. Xác định rõ mục đích viết emailBạn cũng cần phải xác định rõ mục đích của mình là gì trước khi viết email. Điều này sẽ giúp cho email của bạn có bố cục rõ ràng với một thông điệp có đầu có đuôi, dễ hiểu và không bị lẫn lộn. Có nhiều mục đích viết email như hỏi xin thông tin, cung cấp thông tin, xin lỗi, cảm ơn, phàn nàn,… 4. Viết email có đầu có đuôiVà cho dù với mục đích gì, điều bạn cần làm khi viết email Tiếng Anh là thể hiện sự chuyên nghiệp. Cần phải tuân thủ các quy định của một chiếc email hoàn chỉnh: Hãy dùng từ “Dear” ở đầu tiên, sử dụng “Please” khi yêu cầu một hành động nào đó và kết thúc email bằng “Best regards” hoặc “Regards”. 5. Thêm một câu văn thể hiện tính lịch sựBạn có thể thêm một câu sau đoạn “Dear…” để hỏi thăm hay chúc sức khỏe đối tác của mình như “How are you doing?” hay “I hope you are doing well”. Các câu văn này tuy không bắt buộc nhưng sẽ thể hiện được sự thân thiết mà vẫn giữ được tính lịch sự của bức thư. 1.6. Không viết tắt trong email tiếng AnhĐây là lỗi rất nhiều người mắc phải. Thay vì sử dụng các cụm như I’m, We’re, Don’t,… bạn cần phải viết rõ ra là I am, We are, Do not,… Cũng giống như các văn bản yêu cầu tính nghiêm túc trong Tiếng Việt, việc viết tắt là cực kỳ hạn chế. 7. Không lạm dụng các từ lóng tiếng AnhThử nghĩ mà xem, khi viết những văn bản gửi cho đồng nghiệp, thầy cô, bạn sẽ không bao giờ dùng những từ như “trẻ trâu”, “chém gió” đúng không nào. Trong Tiếng Anh cũng vậy. Thế nhưng khó ở chỗ nhiều khi bạn lại không biết từ mình dùng là từ lóng để mà tránh. Do đó, hãy tìm hiểu kỹ những từ lóng trong tiếng Anh để không mắc phải sai lầm này nhé. 8. Tránh dùng “should”, “can”, “want”Hãy sử dụng “would like” thay cho “will” và “could” thay cho “can”. Điều này sẽ thể hiện tính lịch sự của chiếc email bằng tiếng Anh và làm giảm bớt tính văn nói đi rất nhiều. Ngoài ra “should” cũng không nên được sử dụng với đối tác của bạn vì từ này sẽ tạo cho họ cảm giác như đang bị bạn “lên lớp” và điều này không hay một chút nào. 9. Dùng câu ngắn trong emailMột trong những cách viết email bằng tiếng Anh tốt là hãy dùng các câu ngắn, tránh các câu phức có nhiều mệnh đề. Không giống như các bài luận hay các trang báo chí, email cần phải rõ ràng, mạch lạc. Do đó việc chỉ sử dụng câu văn ngắn gọn sẽ giúp cho bức thư của bạn trở nên thật dễ hiểu và truyền đạt thông tin theo đúng cách mà bạn mong muốn. 10. Mỗi đoạn văn nên cách nhau 1 dòngNếu bạn chỉ bấm xuống dòng 1 lần sau khi kết thúc một đoạn văn, kết cục là cả bức thư sẽ trở thành một cục chữ dính vào nhau rất không hợp mắt. Do đó hãy bấm “Enter” 2 lần mỗi khi viết xong một đoạn văn nhé. 11. Tránh lỗi về dấu câuCác lỗi về dấu câu cũng là những lỗi cần tránh. Các dấu chấm, dấu phẩy đều phải được đặt hợp lý cả về mặt ngữ pháp lẫn mặt ngữ nghĩa của câu văn. Trong email công việc, bạn sẽ chỉ nên dùng dấu chấm và dấu phẩy, nên hạn chế tối đa việc sử dụng dấu chấm than trong mọi trường hợp. 12. Viết hoa một cách chính xácCác lỗi về viết hoa chữ cũng là một điều mà bạn cần phải lưu ý khi viết email bằng Tiếng Anh. Hãy luôn viết hoa những danh từ riêng, đầu mỗi câu, mỗi đoạn văn bạn nhé. Đây là việc tuy nhỏ nhưng sẽ làm email của bạn nhìn thật chỉn chu và rõ ràng với người đọc.
Hãy cố gắng diễn đạt và trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc 13. Chú ý tránh những câu 2 nghĩaTrong Tiếng Anh có rất nhiều từ nhiều nghĩa, do đó bạn cũng phải tránh để câu văn của bạn có 2 nghĩa, gây sự hiểu nhầm với đối tác. Nếu có thể, hãy thay thế tất cả những câu văn có 2 nghĩa bằng các mệnh đề tương đương để tạo sự rõ ràng trong giao tiếp. Để có thể hiểu hết ý nghĩa của một từ vựng, bạn nên học chúng một cách kỹ càng. Đối với dân văn phòng không có nhiều thời gian, bạn có thể cân nhắc việc học từ vựng qua phần mềm rất tiện lợi. 14. Tuyệt đối tránh mắc các lỗi chính tảGiống như trong Tiếng Việt, lỗi chính tả sẽ cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp, thiếu sự tỉ mỉ trong cách làm việc. Ngoài ra, nhiều người còn cho rằng lỗi chính tả phản ánh sự thiếu học thức, học hành không đến nơi đến chốn bởi tất cả những gì liên quan đến chính tả chúng ta đều đã được học từ bậc Tiểu học. Do đó khi viết xong email hãy nhớ luôn kiểm tra lỗi chính tả nhé. [FREE] Download Ebook Hack Não Phương Pháp – Hướng dẫn cách học tiếng Anh thực dụng, dễ dàng cho người không có năng khiếu và mất gốc. Hơn 205.350 học viên đã áp dụng thành công với lộ trình học thông minh này.
15. Nhờ một người bản xứ hoặc một người giỏi Tiếng Anh kiểm tra lại email của bạn, nếu cầnNhiều khi bạn mắc những lỗi giao tiếp hay sử dụng những câu từ không phù hợp mà bạn không nhận ra hay các công cụ kiểm tra chính tả cũng không thể phát hiện, có một người giúp đỡ khi đó là rất cần thiết. Ngoài ra, khi viết email cũng một phần giống như Tiếng Anh giao tiếp thường ngày, vì vậy đôi lúc bạn cũng có thể áp dụng nhiều cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp như thay đổi từ, so sánh, ví von. 16. Kiểm tra 1 lượt email của mình trước khi gửiBạn luôn luôn phải đọc lại xem mình có mắc lỗi ngữ pháp hay chính tả không, bức thư đã được diễn đạt một cách rõ ràng và đủ ý chưa, và cũng đừng quên kiểm tra file đính kèm nếu có. Rất nhiều người mắc phải việc gửi file đính kèm lỗi hay quên không gắn file, dẫn đến việc người nhận phải nhắn lại để xác nhận. 17. Kiểm tra tất cả tên người nhận trước khi gửiBạn không muốn chiếc email của mình bay vào nhầm hòm thư đúng không nào. 18. Xóa đi phần trích dẫn khi trả lời emailMột lưu ý cuối cùng, nếu như bạn đang trả lời lại một chiếc email, hãy xóa đi phần trích dẫn email trước. Việc này sẽ giúp loại bỏ đi phần email thừa và làm cho email của bạn nhìn ngắn gọn hơn rất nhiều. Nếu bạn sử dụng Gmail trên máy vi tính, rất đơn giản, bạn chỉ cần bấm ctrl A rồi sau đó là phím “backspace”. 2. Cách viết email cho sếp bằng tiếng AnhBạn là một nhân viên văn phòng thế nhưng kỹ năng viết mail của bản thân lại chưa thực sự tốt, đặc biệt là cách viết email bằng tiếng Anh? Có rất nhiều dân văn phòng cho đến tận bây giờ vẫn chưa biết cách viết email tiếng Anh sao cho thật hay và chuẩn. Hãy cùng Step Up tìm hiểu cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn và chi tiết nhất nhé! 1. Phần mở đầu – BeginningTrước tiên bạn hãy bắt đầu việc chào hỏi cũng như xưng hô với người nhận một cách thật trang trọng trong bức thư. Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A Chú ý: Khi viết thư hãy chú ý rằng người nhận nếu là phụ nữ thì bạn nên sử dụng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn và sử dụng Miss dành cho phụ nữ chưa lập gia đình. Chẳng hạn như bạn không chắc chắn cho vấn đề này thì bạn hoàn toàn có thể dùng các cách gọi sau đây cũng không kém phần lịch sự, trang trọng: Dear Sir/ Dear Madam Chú ý: Đối với việc viết email bằng tiếng Anh thì bạn hãy gọi người nhận thư bằng Last name (Họ). Cụ thể như: Bạn sẽ gửi email cho người đàn ông có tên là Adam John, vì vậy hãy viết phần mở đầu rằng Dear Mr.John. Tuy nghiên, nếu người nhận là một người Việt thì bạn hoàn toàn có thể gọi họ bằng tên riêng hay họ tên đầy đủ. Cụ thể như: Dear Mrs. Le Thi Thu or Dear Mrs. Thi Thu 2. Phần nội dung chính – Body1. Making a request/ asking for informationLàm một yêu cầu gì đó/ hỏi để lấy thêm thông tin
2. Offering help/ giving informationĐề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin
3. ComplainingPhàn nàn
4. ApologizingLời xin lỗi
5. Attaching filesĐính kèm tệp
3. Phần kết thúc – Ending Dưới đây là một số mẫu câu bạn có thể thêm vào trong phần email của bản thân trước khi kết thúc và kí tên nhé:
Cuối cùng bạn sẽ kết thúc và kí tên như sau:
3. Mẫu email bằng tiếng Anh phổ biến bạn có thể áp dụngSau khi đã biết về các mẹo để viết email bằng tiếng Anh cho dân văn phòng, bạn có thể tham khảo mẫu email bằng Tiếng Anh dưới đây để áp dụng trong công việc của mình. Dear Professor X, I would like to thank you for your lecture in our business class on Monday. The speech gave us much useful information that we can apply to our own projects. I really appreciate that you spent the whole morning teaching us, despite your busy work schedule. It was a pleasure to attend your lecture. I hope that in the future we will have more opportunities to study with you.
Once again, thank you for your lecture. Best regards, — Gửi giáo sư X, Em muốn cảm ơn giáo sư vì đã dạy bọn em một tiết học kinh doanh vào thứ 2. Lời giảng của giáo sư đã cho chúng em rất nhiều thông tin hữu ích để có thể áp dụng vào dự án của mình. Em rất biết ơn giáo sư đã dành cả buổi sáng với chúng em, dù giáo sư có một lịch làm việc rất bận rộn. Được dự tiết học của giáo sư là một vinh dự đối với em. Em mong rằng trong tương lai lớp em sẽ có thêm nhiều cơ hội khác để học với giáo sư.
Một lần nữa, cảm ơn giáo sư về tiết học. Kính gửi, Trên đây là một mẫu email bằng Tiếng Anh phổ biến của một học viên gửi cho giáo sư kinh tế của mình để cảm ơn về tiết học kinh doanh. Bạn hoàn toàn có thể áp dụng cách viết email bằng Tiếng Anh này trong học tập hay công việc của mình. Xem thêm các chủ đề từ vựng thường gặp giúp GIẢI QUYẾT TRỌN GÓI MẤT GỐC trong bộ đôi Sách Hack Não 1500 và App Hack Não PRO |