Sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội trong kê khai và thực hiện các giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH là công việc thường xuyên trong các đơn vị doanh nghiệp hiện nay. Do vậy trong quá trình sử dụng phần mềm kê khai BHXH sẽ không tránh khỏi những bất cập. Vậy những bất cập đó là gì? Mời bạn hãy cùng EBH tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Doanh nghiệp khi khai BHXH điện tử sẽ không tránh khỏi một số bất cập
1. Doanh nghiệp thường gặp những bất cập gì khi khai BHXH điện tử?
Như EBH đã từng chia sẻ về khái niệm khai BHXH điện tử. Đó là việc doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức thực hiện kê khai và nộp hồ sơ BHXH qua mạng sử dụng phương thức điện tử như phần mềm cài đặt hoặc qua cổng giao dịch BHXH điện tử.
Tuy nhiên hiện nay vẫn có không ít doanh nghiệp thường xuyên gặp phải một số lỗi phát sinh và bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm để kê khai BHXH điện tử. Dưới đây là những lỗi phổ biến mà người dùng thường gặp phải như sau:
- Lỗi phát sinh khi sử dụng phần mềm kê khai BHXH, như không đồng bộ dữ liệu giữa các máy, phải cài đặt và sử dụng độc lập.
Điều này là do phần mềm cài đặt chưa đúng quy trình. Người dùng vô ý "Skip - bỏ quả" bước setup đồng bộ dữ liệu khi thực hiện cài đặt phần mềm bhxh vào máy tính.
Các xử lý đối với trường hợp này là người dùng có thể gỡ toàn bộ phần mềm khỏi máy tính và thực hiện cài đặt lại phần mềm theo đúng quy trình hướng dẫn của nhà cung cấp. Trong trường hợp người dùng không biết cách cài đặt có thể liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để được hỗ trợ cài đặt trực tuyến hoặc cài đặt từ xa (remote) thông qua các ứng dụng như TeamViewer hay Ultraview.
- Không được hỗ trợ giải đáp các vấn đề chuyên sâu liên quan đến nghiệp vụ BHXH, do đội ngũ hỗ trợ không nắm được chuyên môn về BHXH. Đây thường là những hạn chế của những đơn vị cung cấp phần mềm mới, còn thiếu kinh nghiệm xử lý nghiệp vụ hoặc đội ngũ nhân sự chăm sóc khách hàng mỏng nên không thể tối ưu việc hỗ trợ khách hàng khi được yêu cầu.
Khác với nhiều lĩnh vực, đội ngũ hỗ trợ phần mềm BHXH điện tử ngoài các chuyên môn về tư vẫn và hỗ trợ về kỹ thuật phần mềm và nghiệp vụ còn cần phải có kiến thức trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội để hỗ trợ doanh nghiệp giải đáp mọi vấn đề có liên quan. Hiện nay một số tổ chức cung cấp phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH chỉ đào tạo bộ phận hỗ trợ dừng lại ở việc xử lý kỹ thuật phần mềm, điều này gây ra không ít khó khăn cho doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch BHXH điện tử.
Cách để giải quyết trong trường hợp này là doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm khác uy tín và chuyên nghiệp hơn sau khi kết thúc gói hợp đồng với nhà cung cấp cũ. Bạn có thể tham khảo nhanh một số Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm BHXH điện tử.
Hiện nay nhiều nhà cung cấp phần mềm khai BHXH cho phép khách hàng đăng ký dùng thử phần mềm từ 3 đến 6 tháng trước khi ký hoặc mua gói phần mềm chính thức. Điều này có thể giúp doanh nghiệp có thể kiểm tra chất lượng dịch vụ của đơn vị cung cấp trước khi đồng hành lâu dài.
Dịch vụ hỗ trợ phần mềm bhxh đảm bảo sẵn sàng kịp thời
- Dịch vụ hỗ trợ không đảm bảo tính sẵn sàng, kịp thời và hiệu quả, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc giải quyết chế độ cho người lao động.
Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nhân sự biến động và phát sinh các giao dịch thường xuyên với Cơ quan BHXH, đòi hỏi đội ngũ hỗ trợ phần mềm phải luôn sẵn sàng 24/7 để kịp thời xử lý và hỗ trợ khách hàng doanh nghiệp.
Sẽ như thế nào nếu doanh nghiệp sử dụng lao động khi cần hỗ trợ hướng dẫn nghiệp vụ mà không thể liên lạc được với nhà cung cấp phần mềm, hệ thống hỗ trợ luôn báo bận hoặc không đủ nhân lực hỗ trợ cho doanh nghiệp? Đây là một thực trạng mà nhiều doanh nghiệp đã gặp phải, với doanh nghiệp có quy mô về số người lao động lớn cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có kinh nghiệm để xử lý hồ sơ BHXH điện tử nhanh chóng và hiệu quả.
Giải pháp trong trường hợp này là doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn gói dịch vụ phần mềm phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đơn vị cung cấp phần mềm uy tín, có nhiều chi nhánh. Điều này giúp giảm bớt sự quá tải tại một khu vực trong thời gian cao điểm. Từ đó có thể hỗ trợ doanh nghiệp được tốt hơn.