8/10/2020
- Trong Outlook bạn có thể tạo một hoặc nhiều chữ ký cá nhân như một phần của một tin nhắn. Chữ ký được tạo có thể là text, hình ảnh, card điện tử, logo, hoặc cả hình ảnh của chữ ký viết tay.
- Chữ ký có thể cấu hình tự động chèn vào tin nhắn bạn gửi đi hoặc tùy vào từng trường hợp do bạn qui định.
Lưu ý: Nếu bạn có sử dụng thêm Outlook trên web, bạn sẽ phải tạo chữ ký cho cả 2 phiên bản web và desktop. Tìm hiểu cách tạo chữ ký Outlook trên web.
Thao tác:
- Mở cửa sổ tạo mới mail.
- Message > Signature > Signatures.
Tùy thuộc vào bạn đang tạo một mail mới hay đang trả lời/chuyển tiếp mail (reply or forward) nút Signature sẽ có 2 vị trí hiển thị như sau:
- Bên dưới Select signature to edit > New > New Signature gõ tên chữ ký.
- Bên dưới Edit signature, soạn thảo phần chữ ký cho riêng bạn. Bạn có thể thiết kế trogn Word sau đó copy vào Edit signature. Bạn cũng có thể sử dụng các template có sẵn tại đây để tạo phần chữ ký; sau đó copy vào Edit signature.
- Bên dưới Choose default signature, tùy chỉnh các mặc định cho chữ ký:
- Tại E-mail account, chọn tài khoản email tương ứng với chữ ký. Bạn có thể tạo nhiều chữ ký cho mỗi tài khoản email.
- Tại New messages, chọn chữ ký mà bạn muốn add vào tất cả các mail khi soạn thảo một mail mới. Nếu bạn không muốn chọn None.
- Tại Replies/forwards, chọn chữ ký bạn muốn thêm vào các mail được trả lời (reply) hoặc chuyển tiếp (forward). Nếu bạn không muốn chọn None.
- Chọn OK để lưu lại chữ ký vừa tạo. Sau khi tạo chữ ký lần đầu, Outlook chưa thêm chữ ký vào email bạn mở ở bước 1, lúc này nếu bạn sẽ phải add bằng tay một lần đầu bằng cách chọn Signature từ menu của Message. Các lần sau, chữ ký sẽ tự động được thêm vào mail.
Thêm logo hoặc hình ảnh vào chữ ký
- Message > Signature > Signatures.
- Select signature chọn chữ ký bạn cần chèn logo hoặc hình ảnh
- Click vào icon > chọn hình ảnh/logo > Insert.
- Chỉnh kích cỡ hình ảnh/logo: click phải đối tượng > Picture > chọn tab Size. Để giữ chất lượng hình ảnh đánh dấu vào hộp kiểm Lock aspect ratio.
- Chọn OK > OK để lưu lại chữ ký.
Chữ ký thông tin phía cuối email đã quá quen thuộc với mọi người. Microsoft hỗ trợ cho người dùng dễ dàng thay đổi chữ ký email Outlook các phiên bản 2016, 2010, 2019.
Để thiết kế chữ ký đẹp bạn cần có một ít thẫm mỹ để chọn font chữ, màu sắc, và thiết kế của chữ ký phù hợp với doanh nghiệp hoặc mục đích mong muốn.
Và bài viết hướng dẫn tạo chữ ký chỉnh sửa chữ ký dễ dàng cùng Microsoft365 tìm hiểu nhé.
Các phiên bản phần miền Microsoft
- Outlook.com – Đây là phiên bản web miễn phí là đối thủ ngang tầm với Gmail của Google. Là phiên bản kế thừa của Window Live Mail và Hotmail.
- Outlook Office 365 – Là một phần mềm có trong phiên bản trả phí hàng tháng của dịch vụ Microsoft Office 365. Với tính năng dành cho doanh nghiệp
- Outlook 2019 – Lại là một phiên bản trả phí khác nữa, tuy nhiên sự khác biệt là bạn chỉ cần thanh toán một lần là có thể sử dụng mãi mãi.
Các bước tạo chữ ký email trong Outlook
Bước 1: Mở Outlook nhấp vào nút Home trên thanh công cụ.
Bước 2: Nhấp vào New email ở góc trên cùng bên trái của màn ảnh như hình bên dưới.
Tạo chữ ký trong outlook
Bước 3: Sau đó sẽ xuất hiện hộp thư mới, chọn hộp Signature trên thanh Include.
Bước 4: Chọn Signatures trong thanh thả xuống để bắt đầu tạh hoặc chỉnh sửa chữ ký email.
Bước 5: Ở email signature, click New để tạo chữ ký mới.
Tạo chữ ký trong Outlook
>>Xem thêm: Tính năng và bảng giá Google Workspace chi tiết 2021.
Bước 6: Ở phần Type a name for this signature, điền tên của chữ ký.
Tạo chữ ký trong outlook 2
>>Xem ngay: Mail Outlook bị đầy không thể gởi thư phải làm thế nào?
Bước 7: Ấn OK.
Định dạng cho chữ ký
Bước 8: Trên màn hình kế tiếp, đánh dấu tên chữ ký trong mục Select Signature lớn Edit để bắt đầu định dạng cho chữ ký.
Bước 9: Hộp trống to phía dưới Edit Signaute.
- Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.
- Tên công ty của bạn.
- Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
- Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến như Facebook, Skype, Zalo,…của bạn.
- Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký.
- Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: có thể không bắt bộc nhưng mình nghĩ là slogan nên có đối với công ty làm nổi bật vai trò và sứ mệnh của công ty. Đối với cá nhân làm nổ bật cá tính của bạn.
Bạn có thể định dạng font chữ cho chữ ký của mình theo phong cách riêng. Outlook cung cấp cho bạn các kiểu đáng và đường viền phong phú để tạo sự mới mẻ cho chữ ký của mình.
Xem ngay: cách tạo email tên miền để có những template chũ ký đẹp.
Tạo chữ ký trong Outlook 3
Bước 10: Thêm hình ảnh đại diện hoặc logo công ty, hãy nhấp vào vị trí mong muốn chèn ảnh và kích vào biểu tượng Insert picture.
Bước 11: Chọn Picture trong trình duyệt file của máy tính và chọn Insert.
Tạo chữ ký trong Outlook 4
>Xem thêm: Cách Đăng ký email tên miền với Google Miễn phí trong 5 phút.. Ở Việt Nam G Suite của Google là một dịch vụ mail an toàn ổn định, chiềm hơn 50% thị phần tại Viêt Nam.
Chèn link website vào ảnh hoặc logo
Bước 12: Để chèn link website vào ảnh hoặc logo, hoặc bất cứ chữ nào trong chữ ký của bạn. Trước hết, hãy sử dụng nổi bật hình ảnh hoặc chữ mong muốn chèn.
Bước 13: Với Picture được chọn, click biểu tượng Insert Hyperlink.
Bước 14: Cửa sổ mới xuất hiện, nhập đa số URL của website vào ô cuối cùng. Rồi ấn OK.
Tạo chữ ký trong Outlook 5
Bước 15: Đặt tùy chỉnh cho New messages và Replies/Forward.
- Nếu muốn áp dụng chữ ký cho all các sms mới, lựa chọn tên chữ ký từ thực đơn thả xuống của New messages.
- Còn nếu mong muốn dùng cho những sms trả lời hoặc chuyển tiếp, ở thực đơn thả xuống lựa chọn tên chữ ký của Replies/Forward.
- Hơn nữa, bạn không muốn vận dụng chữ ký cho tin nhắn mới, tin nhắn trả lời hoặc chuyển tiếp, thì chọn (none) cho thực đơn thêm vào.
Tạo chữ ký trong outlook 6
Bước 16: Sau khi xây dựng xong, ấn nút Save phía dưới.
Bước 17: Cuối cùng, lựa chọn OK ở hợp Signatures and Stationary để lưu những thay đổi.
Khi mở hộp thư mới, thư trả lời hoặc chuyển tiếp không giống, chữ ký tự động xuất hiện ở cuối trang.
>>Xem ngay: Tạo thư mục cho từng người gửi trong Mail Outlook sớm nhất.
Tổng hợp mẫu chữ ký email đẹp
Các bạn tham khảo một số mẫu chữ ký email đẹp để sử dụng hợp lý nhé.
Chữ ký email đẹp mẫu 1
Chữ ký email đẹp mẫu 2
Chữ ký email đẹp mẫu 3
Chữ ký email đẹp mẫu 4
Chữ ký email đẹp mẫu 5
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp an toàn chất lượng, bộ công cụ làm việc và lưu trữ hiệu quả.
Chữ ký email đẹp mẫu 6
Chữ ký email đẹp mẫu 7
Chữ ký email đẹp mẫu 8
Trong bài viết mình đã chia sẻ với các bạn cách tạo, chỉnh sửa và thay đổi chữ ký email outlook. Ngoài ra, tổng hợp những mẫu chữ ký email đẹp cho các bạn lựa chọn.
Chúc các bạn thành công!