Hướng dẫn cách xóa dấu trong Excel đơn giản cho người mới bắt đầu

Có thể xóa chuỗi văn bản khỏi các ô khác nếu chúng lặp lại trong ô trước đó không? . Tôi đang cố giữ lại lần xuất hiện đầu tiên của một chuỗi nhưng xóa chuỗi đó khỏi các ô khác

Ví dụ: tôi muốn xóa bất kỳ chuỗi nào lặp lại và dài hơn 2 ký tự

abc
chắc chắn
viết
jkl
abdgj
adetyk

Vì "ab" nằm ở ô đầu tiên và cũng là ô thứ 5 nên có thể xóa "ab" ở ô thứ 5 được không?

"de" cũng lặp lại ở ô thứ 2 và thứ 6, "de" chỉ còn lại ở ô thứ 2 nhưng bị xóa ở ô thứ 6. Ô thứ 2 sẽ vẫn là "def" nhưng ô thứ 6 sẽ chuyển thành "atyk"

Trong thời đại của anh ấy, sự phụ thuộc của chúng ta vào dữ liệu là quá lớn. Nhờ điện thoại di động và máy tính xách tay của chúng tôi, một vầng hào quang dữ liệu bao quanh cuộc sống của chúng tôi. Dữ liệu không là gì ngoài một mẩu thông tin được phân loại

Microsoft Excel là một trong những phần mềm xử lý/phân tích dữ liệu được sử dụng nhiều nhất. Đồng thời, một sai sót nhỏ trong phân tích dữ liệu cũng có thể khiến bạn đau đầu. Các lỗi đơn giản như khoảng cách, lỗi giá trị, định dạng, trùng lặp, v.v. thường bỏ lỡ mắt của chúng tôi

Hãy tưởng tượng sự hỗn loạn khi bạn xử lý khối lượng lớn thông tin. Giữ cho Dữ liệu của bạn sạch sẽ và có tổ chức có thể giúp bạn tiến xa hơn về đạo đức và hiệu quả trong công việc

Dưới đây là danh sách 10 cách siêu gọn gàng để làm sạch dữ liệu trong Excel như sau

1) Loại bỏ các khoảng trống thừa

Khoảng trắng thừa rất khó phát hiện và sửa. Nhiều dấu cách có thể dễ dàng, nhưng dấu cách khá khó khăn. Dấu cách là khoảng trống ở cuối câu lệnh hoặc từ không được theo sau bởi bất kỳ ký tự nào khác

Đây là một cách dễ dàng để phát hiện và loại bỏ những lỗi như vậy

cú pháp. TRIM(văn bản)

bước

• Xem xét dữ liệu có bốn ô có lỗi giãn cách khác nhau
• Bây giờ hãy chọn một cột và gõ “TRIM(“
• Bây giờ hãy chọn ô bạn muốn sửa (về vấn đề khoảng trắng)
• Ô sẽ được sửa. Nếu có các ô bị sai khác được căn chỉnh tuần tự, hãy kéo ô cố định đến điểm bạn muốn kiểm tra và sửa

Bước đơn giản này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian

2) Chọn & Xử lý tất cả các ô trống

Các ô trống rất rắc rối vì chúng thường tạo ra lỗi trong khi tạo báo cáo. Và, mọi người thường muốn thay thế các ô như vậy bằng 0, Không khả dụng hoặc đại loại như thế. Nhưng việc thay thế thủ công từng ô trên một bảng dữ liệu lớn sẽ mất hàng giờ. May mắn thay, có một cách dễ dàng để giải quyết vấn đề này

bước

• Chọn toàn bộ Dữ liệu (bạn muốn xử lý)
• Nhấn F5 (trên bàn phím)
• Hộp thoại hiện ra > Chọn “Đặc biệt”
• Chọn “Trống” và bấm “OK”
• Bây giờ, tất cả các ô trống sẽ được đánh dấu bằng màu xám nhạt, trong đó một ô sẽ có màu trắng với đường viền khác. Đó là ô đang hoạt động, hãy nhập câu lệnh bạn muốn thay thế vào các ô trống
• Nhấn “Ctrl + Enter”

GHI CHÚ

Ở bước cuối cùng, nếu chỉ nhấn “Enter” thì giá trị sẽ chỉ được chèn vào ô hiện hành. Vì vậy, hãy nhớ nhấn “Ctrl + Enter. ”

3) Chuyển đổi số được lưu dưới dạng văn bản thành số

Khi chúng tôi nhập dữ liệu từ tệp, nguồn khác, cơ sở dữ liệu, văn bản, v.v. Trong quá trình vận chuyển, dữ liệu có thể bị ảnh hưởng. Ngoài ra, một số người có thói quen sử dụng dấu nháy đơn trước các giá trị số, được coi là văn bản trong Excel. Chuyển đổi dữ liệu nhỏ như vậy có thể ảnh hưởng mạnh đến tính toán

Giả sử có ba giá trị “70, '70, 80”. Khi chúng ta so sánh 70 và 80 (70<80), kết quả là “TRUE. ” Nhưng khi chúng ta so sánh “dấu nháy đơn 70 & 80” ('70<80), vấn đề bắt đầu. Ở đây kết quả sẽ là FALSE vì văn bản sẽ được đánh giá cao hơn bất kỳ số nào. Để loại bỏ những lỗi như vậy, đây là một mẹo

bước

• Chọn bất kỳ ô trống nào và gõ 1
• Chọn ô đó và nhấn “Ctrl + C”
• Bây giờ hãy chọn tập dữ liệu của bạn và đi tới Dán > Dán Đặc biệt
• Trong Paste Special, chọn tùy chọn “Multiply” trong danh mục “Operation”
• Nhấp vào “OK”

Ở đây, nó nhân mọi giá trị đơn lẻ thành “1”. Và bất cứ điều gì nhân với 1 là cùng một số. Nhưng thủ thuật này cũng quan tâm đến dấu nháy đơn số

4) Xóa trùng lặp

Loại bỏ dữ liệu trùng lặp là cần thiết để tạo dữ liệu duy nhất và ít sử dụng bộ nhớ hơn. Trong bản sao, bạn có thể tô sáng hoặc xóa nó

A) Đánh dấu trùng lặp

• Chọn dữ liệu và đi tới Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Đánh dấu quy tắc ô > Giá trị trùng lặp
• Hộp thoại hiện ra (Duplicate Values), chọn Duplicate & format color
• nhấn OK
• Tất cả các giá trị trùng lặp sẽ được đánh dấu

B) Xóa trùng lặp

• Chọn dữ liệu và vào DATA > Remove Duplicates
• Xuất hiện hộp thoại (Remove Duplicates), đánh dấu vào các cột cần tìm trùng lặp
• Hãy nhớ nhấp vào “Dữ liệu của tôi có tiêu đề” (nếu Dữ liệu của bạn có tiêu đề) nếu không, các đầu cột sẽ được coi là dữ liệu và tìm kiếm trùng lặp cũng sẽ được áp dụng trên đó
• Nhấp vào OK

Các giá trị trùng lặp sẽ bị xóa. Giả sử bạn chọn 4 trong 4 cột. Sau đó, bốn hàng cột đó cũng phải khớp hoặc nếu không;

5) Đánh dấu lỗi

Trong khi tạo báo cáo hoặc trang tổng quan, bạn có thể gặp phải một số lỗi số học (chẳng hạn như lỗi phân chia). Những lỗi như vậy rất dễ phát hiện nếu Dữ liệu nhỏ. Nhưng đối với dữ liệu lớn, nó phức tạp. Vì vậy, để thoát khỏi những sai lầm như vậy, bạn có thể thực hiện theo hai cách. Định dạng có điều kiện hoặc Chuyển đến Đặc biệt

A) Sử dụng định dạng có điều kiện

• Chọn dữ liệu
• Chuyển đến Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới
• Trong Quy tắc mới, Chọn “Chỉ định dạng các ô có chứa. ”
• Trong Quy tắc, Chọn “Lỗi” & Nhấp vào “Định dạng”
• Chọn bất kỳ màu nào và nhấp vào OK
• Nhấn nút “OK” cuối cùng

Tất cả các ô có lỗi được đánh dấu và giờ đây rất dễ phát hiện

B) Chuyển đến Đặc biệt

• Chọn dữ liệu
• Nhấn F5
• Bấm vào “Đặc biệt”
• Một hộp thoại xuất hiện (Chuyển đến Đặc biệt), Chọn Công thức
• Bây giờ bạn có bốn tùy chọn trong Công thức, bỏ chọn tất cả các tùy chọn ngoại trừ “Lỗi”
• Nhấp vào OK. Bây giờ tất cả các lỗi đã được chọn, bạn có thể xóa chúng theo cách thủ công hoặc thay thế một câu lệnh
• Nếu bạn muốn thay thế, hãy nhập câu lệnh tại ô đang hoạt động và nhấn “CTRL+ENTER. ”

6) Thay đổi văn bản thành Lower/Upper/Proper Case

Trong khi nhập dữ liệu, chúng tôi thường thấy các tên ở dạng bất quy tắc như chữ thường, chữ hoa hoặc đôi khi là hỗn hợp. Những lỗi như vậy không dễ loại bỏ bằng tay. Đây là một mẹo nhỏ để mang lại sự nhất quán

• THẤP HƠN(văn bản)
• UPPER(văn bản)
• PROPER(văn bản)

bước

• Chỉ cần nhập công thức bạn muốn sử dụng, giả sử “LOWER(“ và chọn ô có trường hợp cần thay đổi
• Nhấn “CTRL + ENTER. ”
• Trường hợp đã được thay đổi và nhất quán
• Kéo xuống để làm tương tự cho các ô khác
• Tương tự cho UPPER() & PROPER()

7) Phân tích dữ liệu bằng văn bản thành cột

Đôi khi Dữ liệu nhận được có các văn bản được điền vào một ô, chỉ được phân tách bằng dấu chấm câu. Thông thường, các địa chỉ chật chội trong một ô được phân tách bằng dấu phẩy. Để phân biệt các giá trị trong các ô riêng biệt, chúng ta có thể sử dụng “Chuyển văn bản thành cột. ”

bước

• Chọn dữ liệu
• Chuyển đến Dữ liệu> Văn bản thành Cột
• Một hộp thoại sẽ xuất hiện (Trình hướng dẫn Chuyển đổi văn bản thành cột – Bước 1/3), chọn Độ rộng được phân cách hoặc Cố định tùy theo sự thuận tiện của bạn
• Phân cách sẽ được chọn nếu chiều rộng không cố định, nhấp vào “NEXT”
• Trong Dấu phân cách, đánh dấu vào tùy chọn phân tách văn bản của bạn trong ô. Giả sử “Nhà thờ lớn Norwich, Norwich, Vương quốc Anh,” ở đây ba giá trị được phân tách bằng dấu phẩy. Vì vậy, chúng tôi sẽ chọn “Dấu phẩy” cho ví dụ này. Và, bỏ chọn các tùy chọn còn lại
• Xem bản xem trước và nhấp vào “TIẾP THEO”
• Chọn Định dạng dữ liệu cột & địa chỉ ô đích
• Nhấp vào “HOÀN TẤT”

8) Kiểm tra chính tả

Lỗi chính tả thường gặp trong file văn bản và PowerPoint. Tuy nhiên, MS chỉ ra những lỗi như vậy bằng cách gạch chân nó bằng những dấu gạch ngang đầy màu sắc. Và, MS Excel không có tính năng như vậy. Nhưng bạn có thể sử dụng nó dưới đây bước

• Chọn dữ liệu
• Nhấn “F7”
• Một hộp thoại xuất hiện, hiển thị cho bạn từ sai có thể xảy ra và đó là cách viết đúng chính tả. Nhấp vào “Thay đổi”, nếu bạn đồng ý với đề xuất
• Kiểm tra và thay đổi cho đến khi thông báo “Kiểm tra chính tả hoàn tất. bạn tốt để đi. ”

9) Xóa tất cả Định dạng

Giả sử bạn muốn xóa tất cả các định dạng, bao gồm cả phần nổi bật và đường viền. Bạn có thể làm điều này bằng cách chọn dữ liệu và vào HOME > Clear (trong nhóm chỉnh sửa) > Clear Formats. Nó sẽ xóa các định dạng và bạn có được nội dung tiêu chuẩn không có phần nổi bật hoặc đường viền. Tương tự, bạn có thể xóa Nội dung, Nhận xét, Siêu liên kết hoặc toàn bộ dữ liệu (sử dụng Xóa tất cả)

10) Sử dụng Find & Replace để làm sạch dữ liệu trong Excel

A) Thay đổi tham chiếu ô

• Nhấn “CTRL+H” để mở “Tìm và Thay thế”
• Bây giờ trong Thay thế > “Tìm gì” (cũng thay đổi phạm vi tham chiếu) “Thay thế bằng”
• Giả sử Tìm gì. $B để thay thế bằng. $C
• Nhấp vào “Thay thế tất cả”
• Tương tự, tìm và thay thế bằng phạm vi tham chiếu, chúng ta có thể xóa Dữ liệu

B) Tìm & Thay đổi Định dạng Cụ thể

• Nhấn “CTRL + H”
• Lựa chọn các phương án"
• Bây giờ, hãy chuyển đến “Định dạng” của “Tìm gì. ” Tại đây bạn có thể chỉ định định dạng hoặc chọn định dạng từ ô. Giả sử bạn chọn một định dạng
• Bây giờ nó sẽ hiển thị cho bạn bản xem trước cho “Find What. ”
• Nhấp vào “Định dạng” của “Thay thế bằng. ” Giả sử chúng ta chọn “Định dạng…”
• Bây giờ chọn định dạng, ví dụ. Số, Căn chỉnh, Phông chữ, Đường viền, Điền, Bảo vệ
• Giả sử chúng ta chọn Color rồi chọn một màu bất kỳ để tô cho ô tiêu đề cột
• Nhấp vào Thay thế tất cả
• Ngay lập tức định dạng đã được thay đổi

C) Loại bỏ ngắt dòng

Giả sử chúng ta có một dữ liệu được phân tách bằng dấu ngắt dòng (cùng ô nhưng khác hàng). Để loại bỏ các ngắt dòng này, hãy làm theo các bước dưới đây

• Nhấn “CTRL + H”
• Hộp thoại Tìm và Thay thế sẽ xuất hiện, nhấn “CTRL+J”
• Chuyển đến hộp thay thế bằng và nhập một khoảng trắng
• Nhấp vào Thay thế tất cả
• Tất cả các hàng sẽ được quản lý trong một hàng trong cùng một ô

D) Xóa dấu ngoặc đơn

• Chọn dữ liệu
• Nhấn “CTRL + H”
• Nhập (*) vào “Find What” (Điều này sẽ xem xét tất cả các ký tự trong dấu ngoặc đơn)
• Để trống cột Replace With và nhấp vào Replace
• Các ký tự trong ngoặc đơn được loại bỏ

Sự kết luận

Đây là TOP 10 cách siêu gọn gàng để làm sạch dữ liệu trong Excel. Chúng tôi đã thảo luận về việc loại bỏ các loại lỗi dữ liệu khác nhau theo những cách đơn giản. tôi mong bạn thích nó

Làm cách nào để xóa nhanh định dạng trong Excel?

Cách dễ nhất để loại bỏ các ký tự trong Excel là gì?

Làm cách nào để xóa dấu trong Excel?

Excel cho người mới bắt đầu là gì?