Kế toán tiền lương là một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp. Không chỉ quan trọng về mặt tài chính - kế toán, kế toán tiền lương là cầu nối đặc biệt giữa doanh nghiệp và nguồn nhân lực.
1. Kế toán tiền lương là gì?
- Trong hầu hết các doanh nghiệp, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương chiếm tỷ trọng lớn, thể hiện vai trò của người lao động trong doanh nghiệp. Nhân viên kế toán tiền lương là người nắm các thông tin, chính sách, chế độ của doanh nghiệp và Nhà nước đối với người lao động.
- Kế toán tiền lương chuyên về lập bảng lương, tính các khoản trích theo lương, thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và các quyền lợi khác được chi trả cho người lao động. Cần phải đảm bảo tính lương kịp thời và thanh toán đúng hạn cho người lao động. Kế toán tiền lương làm việc dựa trên các dữ liệu, chứng từ như: Bảng chấm công, Phiếu công tác, Phiếu tăng ca, Hợp đồng lao động, Hợp đồng khoán việc, Quy chế khen thưởng của doanh nghiệp,... Từ bảng lương, kế toán tiền lương sẽ hạch toán chi phí lương và các nghiệp vụ liên quan vào sổ kế toán.
- Trong doanh nghiệp, kế toán lương sẽ thực hiện công việc theo sự phân công của kế toán trưởng.
2. Vai trò của kế toán tiền lương
- Đối với doanh nghiệp: Kế toán tiền lương giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi biến động chi phí lương và các khoản trích theo lương, cung cấp thông tin, dữ liệu cho quản trị doanh nghiệp và quản trị nhân sự.
- Đối với người lao động: Đảm bảo quyền lợi về tiền cho người lao động, việc tính lương đủ, đúng và kịp thời chi trả lương sẽ giúp người lao động an tâm làm việc. Kế toán tiền lương giúp hạn chế và kịp thời giải quyết các vấn đề liên quan đến lương.
3. Công việc cần làm của Kế toán tiền lương
- Hằng tháng, sau thời điểm chốt công, kế toán tiền lương nhận Bảng chấm công, Phiếu tăng ca,... từ bộ phận nhân sự (thông thường thời điểm chốt công là ngày 25 hằng tháng đối với doanh nghiệp thanh toán lương vào ngày cuối tháng; hoặc chốt công vào ngày cuối tháng đối với doanh nghiệp thanh toán lương vào ngày 5 hoặc ngày 10 tháng sau).
- Kế toán tiền lương sẽ kiểm tra các thông tin, dữ liệu trên bảng chấm công, phiếu tăng ca,... nếu có gì bất thường cần phản hồi ngay cho bộ phận nhân sự.
- Thực hiện tính lương, phụ cấp, tăng ca,.. và các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Kinh phí công đoàn (KPCĐ). Tính các khoản phụ cấp và chính sách chế độ cho người lao động như thai sản, ốm đau,...
- Từ bảng lương, kế toán tiền lương tiến hành hạch toán chi phí lương vào sổ kế toán.
- Kế toán tiền lương phối hợp với Kế toán thanh toán để tiến hành thanh toán cho người lao động vào ngày trả lương.
- Định kỳ thực hiện báo cáo tiền lương và các khoản trích theo lương phục vụ cho mục đích quản trị và giám sát quá trình sản xuất kinh doanh.
- Ghi nhận và giải quyết các phản hồi về lương của người lao động.
- Theo dõi tạm ứng tiền lương, tình hình thanh toán lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho NLĐ.
- Nhận thông tin về cập nhật từ phòng nhân sự về nhân sự mới ký Hợp đồng lao động, quyết định tăng lương, quyết định thưởng, chính sách phúc lợi nội bộ doanh nghiệp,..
- Cập nhật các quy định của Nhà nước về tỷ lệ đóng của các khoản trích theo lương và thuế TNCN.
4. Cách hạch toán chi phí lương (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp)
Sau đây, ACF – Kết nối dịch vụ kế toán toàn quốc sẽ gởi đến các bạn các nghiệp vụ kế toán thường gặp khi bạn phụ trách phần hành kế toán lương.
a. Tài khoản kế toán tiền lương thường sử dụng:
TK 334 - Phải trả người lao động (chi tiết 3341 - Phải trả công nhân viên; 3348 - Phải trả người lao động khác)
TK 3335 - Thuế TNCN
TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (Chi tiết 3383 - BHXH; 3384 - BHYT; 3386 - BHTN; 3382 - KPCĐ)
b. Các bút toán chủ yếu của kế toán tiền lương:
- Khi tính tiền lương cho người lao động:
Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 - Phải trả người lao động
- Xác định được số phải trả khác cho người lao động như tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại, học phí, thẻ hội viên…
Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 - Phải trả người lao động
- Trả lương cho người lao động bằng hàng hóa. Trường hợp này Kế toán cần xuất hóa đơn, căn cứ vào hóa đơn hạch toán:
Nợ TK 334 - Phải trả người
lao động
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng
- Tính tiền thuế thu nhập cá nhân phải nộp của người lao động:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 3335 - Thuế TNCN.
- Khi nộp thuế:
Nợ TK 3335: Số thuế phải nộp
Có TK 111, 112 - Tiền mặt,Tiền gửi ngân hàng
- Khi ứng trước hoặc thực trả tiền lương, tiền công cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp:
Nợ 334 - Phải trả người lao động
Có TK 111,112 - Tiền mặt,Tiền gửi ngân hàng
- Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương:
Nợ TK 334 : Tổng số trích trừ vào lương
Có TK 3383 - BHXH (Lương tham gia BH * tỷ lệ BHXH trích vào lương)
Có TK 3384 - BHYT (Lương tham gia BH * tỷ lệ BHYT trích vào lương)
Có TK 3386 - BHTN (Lương tham gia BH * tỷ lệ BHTN trích vào lương)
- Khi trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đưa vào chi phí doanh nghiệp:
Nợ các TK 622, 623,627, 641, 642 (tính vào chi phí SXKD)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số trích vào lương người lao động)
Có TK 3383 - BHXH (Lương tham gia BH * tỷ lệ BHXH trích vào chi phí)
Có TK 3384 - BHYT (Lương tham gia BH *tỷ lệ BHYT trích vào chi phí)
Có TK 3386 - BHTN (Lương tham gia BH *tỷ lệ BHTN trích vào chi phí)
- Khi nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386)
Có các TK 111, 112,...
- BHXH phải trả cho công nhân viên khi nghỉ ốm đau, thai sản..., ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383)
Có TK 334 - Phải trả người lao động.
- Chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382)
Có các TK 111, 112,...
Trên đây là tất cả những thông tin liên quan đến kế toán tiền lương trong doanh nghiệp. Dịch vụ kế toán ACF hy vọng với nội dung mà chúng tôi cung cấp bên trên đã cung cấp những thông tin hữu ích dành cho các bạn.