Cách trả lời email đã nhận được thông tin bằng tiếng Anh

Cách viết email tiếng Anh

1. Phần Greeting – Chào hỏi

Nếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).

• Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen

Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:

• Hi Kelly, Dear Kelly….

Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:

• “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

2. Opening comment – Hỏi thăm

Hỏi sức khỏe (thân mật):

• How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

• Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
• Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
• Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

3. Introduction – Lý do viết thư

Bạn có thể sử dụng cấu trúc I am writing to + ….

• I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)
• I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)
• We’re writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.
• I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)

4. Main point – Nội dung chính

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.

Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó

• As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
• Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
• As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
• As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
• As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Download Now: Full Bộ tài liệu Tiếng Anh chuyên ngành

Dạng 2: Yêu cầu

• I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
• I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
• I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)
• I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
• I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
• I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)

Dạng 3: Thông báo tin tốt

• We are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)
• You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Dạng 4: Thông báo tin xấu

• It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
• We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
• After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)

Đề cập đến tài liệu đính kèm:

– Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)

– Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)

– Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?)

5. Concluding sentence – Kết thúc thư

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

• Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)
• I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)
• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

6. Signing off – Ký tên

Trường hợp thân mật

• Best,
• Best wishes,
• Regards,
• Take care,
• Bye,

Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…)

• Best regards,
• Warm regards,
• Yours sincerely,

Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)

• Yours faithfully,

1. Cấu trúc cơ bản của một email Tiếng Anh

Trước khi tìm hiểu cách viết email bằng Tiếng Anh, người học cần nắm được cấu trúc của một bức thư bao gồm các phần nào và cần thể hiện những nội dung gì bên trong đó? Cụ thể:

• Greeting: Lời chào đầu thư Tiếng Anh (Dear, Hello…)
• Opening comment: Câu mở đầu email Tiếng Anh bằng việc thăm hỏi
• Introduction: Đây là phần giới thiệu lý do bạn soạn email này hoặc lời cảm ơn.
• Main point: Đề cập đến nội dung chính của thư, người viết có thể sử dụng một hay nhiều đoạn văn.
• Concluding sentence: Phần kết thúc email Tiếng Anh bạn cần nêu sự mong đợi phản hồi sớm từ người nhận hoặc mong muốn có một buổi hẹn gặp mặt trong tương lai…
• Signing of: Lời chào kết email Tiếng Anh

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Lộ trình học Tiếng Anh cho người đi làm hiệu quả

Hướng dẫn viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh chuyên nghiệp bạn cần biết