Khi học tin học văn phòng, bạn sẽ được làm quen với một bài học rất căn bản là chia cột cho văn bản, thủ thuật này sẽ chia văn bản vừa tạo thành thành 2, 3 hay nhiều cột hơn tùy ý bạn. Chắc bạn thường gặp dạng này khi đọc báo giấy rồi phải không?
Thực tế ta ít khi nào dùng kĩ thuật này trong công việc nhưng ta vẫn rất thường xuyên gặp nó trong các bài kiểm tra. Vậy nên bắt buộc bạn phải biết nó.
Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn trên Word 2010, làm tương tự khi dùng Word 2007, 2010, 2013 hay Word 2016 nhé!
Bước 1: Bước đầu bạn cần bôi đen văn bản bạn muốn chia cột để Word hiểu cần chia đoạn nào. Nếu bạn không chọn nó sẽ tự động chia cột cho toàn bộ văn bản đấy.
Bước 2: Bạn đến tab Page Layout chọn Columns, sau đó chọn Two nếu muốn chia văn bản thành 2 cột, chọn Three để chia 3 cột.
Muốn chia 2 cột văn bản không đều nhau như bên trái ít hơn bên phải hoặc ngược lại, bạn chọn tùy chọn Left hoặc Right nhé. Có hình mình họa rất rõ ràng bên cạnh rồi đấy.
Sau khi làm xong, văn bản của bạn sẽ như hình dưới đây.
Chia nhiều cột hơn
Trong trường hợp muốn chia 4 cột, thậm chí 5 cột bạn hãy đến tab Page Layout chọn Columns, chọn tiếp tùy chọn More Columns.
Trong hộp thoại Colums, bạn điền số cột muốn chia tại phần Number of columns sau đó chọn Ok để lưu cài đặt.
Chia đều các cột trong Word
Bạn nào chia xong mà gặp hiện tượng văn bản chỉ chia 1 bên, cột bên kia thì trống trơn, hoặc trường hợp nội dung 2 bên cột chia không đều nhau thì ta có 2 cách khắc phục đơn giản.
Cách 1: Sau khi gõ xong văn bản, bạn hãy bấm enter 1 cái để con trỏ xuống dòng, sau đó mới bắt đầu tô đen văn bản để chia cột.
Muốn cột trở về lúc ban đầu để chia lại, bạn chọn tab PAGE LAYOUT > Columns > One.
Cách 2: Ta có thể chuyển băn bản từ cột này sang cột kia bằng cách sau:
Đầu tiên bạn click chuột vào đầu đoạn văn bản cần chuyển qua cột bên kia.
Sau đó đến tab Page Layout chọn Breaks, cuối cùng chọn Column. Không muốn dùng chuột cho mất thời gian thì bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + Shift + Enter.
Thêm đường kẻ giữa các cột văn bản
Trong nhiều bài tập về chia cột, bạn có thể gặp dạng bài tập tạo đường kẻ giữa các cột. Nó không khó cho lắm.
Bước 1: Bạn chia cột như hướng dẫn trên. Chọn văn bản muốn chia sau đó đến tab Page Layout chọn Columns, chọn tiếp More Columns.
Bước 2: Bạn chọn cột muốn chia tại Presets hoặc Number of columns. Sau đó đánh dấu tích vào ô Line between phía bên phải. Bấm Ok để lưu cài đặt.
Sau khi làm xong, văn bản của bạn sẽ như hình dưới.
2. Chỉnh kích thước cột và khoảng cách giữa các cột
Để mặc định vẫn là chuẩn nhất nhưng nếu bạn không thích, muốn chỉnh chiều rộng cột lớn hơn hay nhỏ hơn chút bạn làm như sau:
Bước 1: Chọn cột muốn điều chỉnh sau đó đến tab Page Layout chọn Columns, chọn tiếp More columns.
Bước 2: Tại Width and spacing, bạn điền thông số vào đó, nó sẽ tự động điều chỉnh cho tất cả cột bạn chọn. Sau đó chọn Ok.
Muốn điều chỉnh cho từng cột, hãy bỏ dấu tích tại Equal column width rồi làm gì thì làm.
Để điều chỉnh khoảng cách giữa các cột, bạn điền thông số tại Spacing.
3. Bỏ chia cột
Nhiều bạn thử chia cột xem thế nào rồi không biết làm sao cho nó trở lại bình thường.
Để khắc phục bạn chọn các cột vừa chia rồi đến Columns chọn One.
Hoặc bấm phím tắt Ctrl + Z để trở về thao tác trước đó cũng là một cách hay.
4. Mở nhanh hộp thoại Columns
Nhìn lên thanh thước ngang trong Word, bạn sẽ thấy hình chữ nhật nhỏ nhỏ đúng không? Click đúp vào đó, hộp thoại Columns sẽ xuất hiện ngay sau đó.
5. Thêm chữ lớn đầu dòng
Microsoft Word gọi tính năng này là Drop Cap, bạn làm như sau:
Đầu tiên bôi đen chữ cái đầu dòng mà bạn muốn phóng to, sau đó chọn tab Insert > Drop Cap rồi chọn kiểu nào bạn thích.
Để lại bình luận nếu bạn có thắc mắc
Trên đây là hướng dẫn cách chia cột chi tiết trong Word cùng một vài mẹo nhỏ khá thú vị. Khi tạo xong cột bạn nhớ canh làm sao cho nó đều nhé, trông sẽ đẹp và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Hi vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn.
Tạo văn bản song ngữ trong Word
Nếu bạn có ý định tạo văn bản song ngữ trong Word thì ta vẫn có thể chia cột để trình bày văn bản song ngữ nhưng khá là lằng nhằng, vì vậy mình sẽ hướng dẫn bạn cách khác tốt hơn, tham khảo tại đây.
Giải đáp thắc mắc khi chia cột
Vì nhiều bạn hỏi quá nên mình đã tổng hợp thành một bài viết giải đáp thắc mắc tại đây, nếu bạn gặp vấn đề nào đó thì nên đọc bài viết này trước khi comment để tiết kiệm thời gian.
Chia sẻ lên FacebookTwitterLưu trang / Sửa lỗi bài viết
Truy cập nhanh hơn bằng cách lưu trang này vào trình duyệt
Cách 1: Bấm phím tắt Ctrl + Shift + D.
Cách 2: Bấm vào biểu tượng ngôi sao trong thanh địa chỉ phía trên.
Giúp Bietmaytinh.com sửa lỗi bài viết này, truy cập Trang báo lỗi
Để tạo cột, nhấn vào thẻ Page Layout, chọn số cột từ thanh đổ xuống Columns ở vùng Page Setup và bắt đầu nhập liệu. Trong Word 2003, nhấn chọn Columns trên thanh công cụ Standard và bạn có thể chọn số cột lên tới bốn hay chọn Columns từ thực đơn Format.
Để trở lại văn bản một cột mặc định như trước, hãy thực hiện lại các bước trên và chọn một cột. Nếu đã thực hiện các thao tác trên, nhưng văn bản chưa được chia cột, bạn hãy kiểm tra lại chế độ xem của tài liệu. Văn bản chỉ hiển thị dưới dạng cột nếu như bạn xem tài liệu dưới chế độ Print Layout.
Ngoài ra, có thể sử dụng Table tạo số cột tùy ý và một dòng. Sau đó nhập liệu riêng cho từng cột của bảng. Kế tiếp, dùng tính năng Borders And Shading và tại thẻ Border chọn None. Sau khi thao tác xong, bạn vẫn tạo ra văn bản được chia cột bình thường. Đây là cách gợi ý thêm về cách tạo cột trong Word. Tuy nhiên, những mẹo sau đây sẽ không áp dụng trên cách tạo cột dạng này.
Thao tác đúng với cột
Khi chuyển văn bản sang nhiều cột, phải lưu ý rằng những thao tác định dạng sẽ áp dụng cho cột chứ không phải văn bản một cột như trước đây. Văn bản sẽ đi từ trên xuống từ cột bên trái nhất và đến đầu của các cột tiếp theo tương tự như những gì bạn thấy trên các tờ báo giấy. Khi bạn cần hiệu chỉnh văn bản trên trang trong chế đột cột, có thể kết hợp dùng Tab hay Table.
Hiển thị ranh giới văn bản giữa các cột
Tính năng này cho phép hình dung văn bản của mình sẽ nằm trong giới hạn nào để có thể thao tác khi chỉnh sửa.
Muốn bật tính năng này, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấn vào File, chọn Options (dưới Help). Trong Office 2007, nhấn vào nút Office và sau đó nhấn Word Options.
- Chọn Advanced từ danh sách bên trái.
- Trong nhóm Show Document Content, đánh dấu chọn vào Show Text Boundaries.
- Nhấn OK.
- Đối với Word 2003, chọn Options từ thực đơn Tools, chọn thẻ View, đánh dấu chọn Text Boundaries ở nhóm Print and Web Layout options.
Chỉnh độ rộng cột bằng nhau
Để tạo ra các cột có chiều rộng bằng nhau, hãy đánh dấu vào hộp chọn Equal Column Width trong hộp thoại Columns. Khi kích hoạt tùy chọn này, Word sẽ tự động lấy độ rộng từ cột thứ hai trở đi tương tự như cột thứ nhất. Trường hợp ngược lại, nếu bạn không kích hoạt thì có thể thiết lập độ rộng riêng cho từng cột cùng với các tùy chỉnh khác theo ý của riêng mình. Bạn có thể nhấn Ctrl + Z để hủy thao tác.
Chèn tiêu đề văn bản sau khi định dạng cột
Nếu chèn tiêu đề văn bản trước khi tạo cột thì rất đơn giản. Bạn chỉ cần nhập tiêu đề và định dạng nó như thông thường. Sau đó, tiến hành tạo cột và bắt đầu nhập văn bản. Mặt khác, nếu nhập tiêu đề sau khi tạo cột, sẽ gặp khó khăn vì trong một số trường hợp tiêu đề sẽ nằm trên một cột nào đó chứ không tách riêng với văn bản dạng cột nữa.
Nếu gặp tình trạng trên thì có thể áp dụng các bước sau:
- Đặt con nháy ngay tại đầu của cột thứ nhất, nơi bạn muốn tiêu đề xuất hiện.
- Nhập nội dung tiêu đề.
- Nhấn Enter để đẩy văn bản ở cột thứ nhất xuống dòng tiếp theo, để lại tiêu đề nằm riêng trên một dòng.
- Chọn tiêu đề.
- Nhấn vào thẻ Page Layout và chọn thanh đổ xuống Columns trong nhóm Page Setup, sau đó chọn One. Trong Word 2003, chọn công cụ Columns trên thanh công cụ Standard và cũng chọn một cột.
- Với tiêu đề được chọn, chọn canh giữa (Center) trong nhóm Paragraph tại thẻ Home. Đối với Word 2003, bạn cũng chọn canh giữa từ thanh công cụ Formatting.
Thêm một ngắt cột
Khi cần thiết, có thể tạo ra một ngắt cột bằng cách nhấn Ctrl + Shift + Enter. Khi thực hiện thao tác này, con nháy văn bản sẽ di chuyển sang đỉnh trên cùng của cột tiếp theo, phần còn lại của cột hiện tại sẽ bị trống. Nếu bạn chèn một ngắt cột ngay tại cột cuối cùng của một trang, thì thao tác này sẽ hoạt động tương tự như ngắt trang. Nếu không muốn ngắt trang, bạn chỉ còn cách là phải xóa ngắt cột đi.
Để chèn một ngắt cột, bạn cũng có thể vào thẻ Page Layout và chọn Column từ thanh đổ xuống Breaks trong nhóm Page Setup. Trong Word 2003, chọn Breaks từ thực đơn Insert, sau đó chọn Column break. Ngắt cột tương tự như ngắt trang do chúng cũng kế thừa định dạng của đoạn văn bản trước dấu ngắt cột.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các cột
Văn bản dạng cột thường làm cho nội dung dễ đọc hơn vì độ dài từng dòng ngắn hơn. Cũng có thể sử dụng font chữ nhỏ hơn so với thông thường. Do đó bạn có thể chỉnh sao cho nội dung của văn bản có thể vừa vặn một trang. Loại tài liệu sẽ quyết định đến số cột cũng như độ rộng của từng cột. Thông thường là từ 40 đến 60 kí tự trên một dòng. Nếu nhiều hơn hoặc ít hơn có thể gây khó khi đọc.
Để điều chỉnh khoảng cách giữa các cột cho thích hợp, bạn có thể chọn More Columns từ thanh đổ xuốngColumns (trên thẻ Page Layout). Đối với Word 2003, chọn Columns từ thực đơn Format. Sau đó điều chỉnh khoảng cách giữa các cột tại mục Spacing.
Độ dài một dòng thường ngắn hơn khi văn bản được chia cột. Do đó, bạn cần lưu ý về vấn đề thụt đầu dòng trên một đoạn. Khuyến khích bạn nên sử dụng thụt đầu dòng đoạn với khoảng cách nhỏ hay thậm chí là không dùng thụt đầu dòng.
Truy cập nhanh hộp thoại Columns
Nhiều tùy chọn định dạng cột nằm trong hộp thoại Columns. Để nhanh chóng mở hộp thoại này, bạn có thể đặt con nháy ngay tại bất kì một cột nào đó và nhấn đôi chuột vào khoảng trống trên cây thước ngang như hình sau:
Canh đều nội dung giữa các cột
Tùy thuộc vào lượng chữ mà bạn đã nhập cũng như độ rộng của từng cột thì có khả năng sau khi chia cột xong thì xảy ra hiện tượng là có cột dài, cột ngắn. Ở đây, để xử lý vấn đề này bạn có thể đặt con nháy ngay tại cột dài hơn và thực hiện thao tác thêm một ngắt cột.
Thao tác này sẽ chuyển văn bản sau con nháy sang cột kế tiếp. Nếu thấy nội dung giữa các cột chưa bằng nhau, bạn có thể nhấn Ctrl + Z để hủy thao tác và đặt con nháy tại vị trí thích hợp hơn và thực hiện lại thao tác ngắt cột để canh đều nội dung.