Cách hạch toán và kết chuyển thành phẩm năm 2024

Hạch toán nhập kho thành phẩm đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp hiện nay. Đặc biệt, trong lĩnh vực sản xuất, công việc kế toán này đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Để thực hiện tốt, kế toán viên cần phải hiểu rõ và áp dụng đúng các phương pháp hạch toán. Để hiểu rõ hơn về các phương pháp hạch toán nhập kho thành phẩm, Hãy cùng AZTAX tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Thành phẩm là gì?

Theo Điều 28 Thông tư 200/2014/TT-BTC

Thành phẩm là sản phẩm hoàn thiện sau quá trình chế biến, do bộ phận sản xuất của doanh nghiệp sản xuất hoặc thuê ngoài gia công, đã qua kiểm nghiệm và đạt tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi nhập kho.

Thành phẩm từ bộ phận sản xuất chính và phụ sau khi hoàn thiện phải được đánh giá theo giá gốc, bao gồm: vật liệu trực tiếp, chi phí nguyên liệu, chi phí sản xuất chung, chi phí nhân công trực tiếp, và các chi phí liên quan khác đến việc sản xuất sản phẩm. (Điều 28 Thông tư 200)

• Chi phí sản xuất chung biến đổi được phân bổ hoàn toàn vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh trong kỳ.
• Chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ dựa trên công suất bình thường của máy móc thiết bị sản xuất, tức là số lượng sản phẩm trung bình đạt được trong điều kiện sản xuất bình thường.
• Nếu sản lượng thực tế vượt công suất bình thường, chi phí sản xuất chung cố định sẽ được phân bổ theo chi phí thực tế phát sinh.
• Nếu sản lượng thực tế thấp hơn công suất bình thường, chi phí sản xuất chung cố định chỉ phân bổ theo mức công suất bình thường, phần chi phí không phân bổ sẽ được ghi nhận là chi phí trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh (ghi vào giá vốn hàng bán).

Các chi phí sau không được tính vào giá gốc thành phẩm:

• Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh vượt mức bình thường;
• Chi phí bảo quản hàng tồn kho, trừ các chi phí cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và các chi phí bảo quản theo quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho”;
• Chi phí bán hàng;
• Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Thành phẩm thuê ngoài gia công được đánh giá theo giá thành thực tế, bao gồm: chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí thuê gia công, và các chi phí liên quan trực tiếp khác.

Giá trị thành phẩm tồn kho được tính theo một trong ba phương pháp: giá thực tế đích danh, bình quân gia quyền, hoặc nhập trước – xuất trước.

Khi doanh nghiệp kê khai hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết nhập, xuất kho thành phẩm hàng ngày được ghi nhận theo giá hạch toán (có thể là giá thành kế hoạch hoặc giá nhập kho quy định). Cuối tháng, kế toán phải tính giá thành thực tế của thành phẩm nhập kho và xác định hệ số chênh lệch giữa giá thành thực tế và giá hạch toán của thành phẩm (bao gồm cả chênh lệch của thành phẩm đầu kỳ). Hệ số này được dùng để xác định giá thành thực tế của thành phẩm nhập, xuất kho trong kỳ (theo công thức đã nêu trong phần giải thích tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”).

Kế toán chi tiết thành phẩm phải thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, và thứ thành phẩm.

Bước 1: Chuyển hàng thành phẩm sau khi hoàn thành đến kho

Sau khi quá trình sản xuất hoàn tất, các sản phẩm được chuyển đến kho chứa hàng bởi các bộ phận như vận chuyển và kho. Mục tiêu là tập kết các sản phẩm tại kho để chuẩn bị cho việc phân phối và tiêu thụ.

Chú ý: Doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc không mất mát về số lượng và đảm bảo chất lượng sản phẩm trong quá trình vận chuyển.

Bước 2: Kiểm đếm và sắp xếp sản phẩm vào kho lưu trữ

Các nhân viên trong bộ phận kho thực hiện việc kiểm tra số lượng và chất lượng của sản phẩm dưới sự giám sát của các bộ phận liên quan. Sau đó, sản phẩm được sắp xếp và bảo quản vào vị trí phù hợp trong kho.

Bước 3: Tạo phiếu nhập kho

Bộ phận kế toán sẽ sử dụng thông tin từ bộ phận kho để lập phiếu nhập kho cho các sản phẩm đã tới. Phiếu này cần được ký xác nhận bởi các bộ phận liên quan để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Bước 4: Phê duyệt phiếu nhập kho

Sau khi phiếu nhập kho được ký bởi các bộ phận liên quan, nó sẽ được chuyển lên cấp quản lý để xem xét và phê duyệt. Chỉ khi phiếu này được xác nhận bởi chữ ký và dấu của bộ phận quản lý, nó mới trở thành một tài liệu hợp lệ. Sau đó, thông tin từ phiếu nhập kho sẽ được ghi vào số liệu báo cáo của doanh nghiệp.

Bước 5: Cập nhật phiếu nhập kho và thẻ kho

Sau khi phiếu nhập kho được phê duyệt từ cấp quản lý, nó sẽ được chuyển trả lại cho thủ kho. Thủ kho sau đó sẽ tiến hành cập nhật thông tin từ phiếu nhập kho vào thẻ kho.

Theo quy định, phiếu nhập kho thường được tạo thành từ ít nhất 2 bản sao giống nhau:

• Bản sao đầu tiên sẽ được lưu trữ tại bộ phận kho của thủ kho.
• Bản sao thứ hai sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán kho để lưu trữ.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp có thể có thêm bản sao thứ ba để lưu tại bộ phận giám sát.

Sau khi thủ kho cập nhật thông tin từ phiếu nhập kho vào thẻ kho, doanh nghiệp sẽ sử dụng thông tin này để theo dõi, kiểm soát lượng tồn kho và thực hiện rà soát khi cần thiết.

Bước 6: Ghi sổ kế toán và lưu trữ chứng từ nhập kho

Sau khi nhận được bản sao thứ hai của phiếu nhập kho, bộ phận kế toán sẽ tiến hành hạch toán và ghi sổ nhập kho thành phẩm. Việc này giúp doanh nghiệp duy trì sự đồng nhất giữa dữ liệu kho giữa bộ phận kế toán và thủ kho. Đồng thời, thông tin này cũng hỗ trợ cho quy trình vận hành, từ việc xuất kho sản phẩm đến lập kế hoạch sản xuất tiếp theo.

3. Cách hạch toán nhập kho thành phẩm

3.1 Tài khoản hạch toán nhập kho thành phẩm

Việc ghi nhận nhập kho sản phẩm được thực hiện dựa trên phương pháp mà doanh nghiệp chọn để quản lý hàng tồn kho. Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, doanh nghiệp có thể chọn một trong hai phương pháp sau để hạch toán hàng tồn kho:

• Phương pháp kiểm kê định kỳ.
• Phương pháp kê khai thường xuyên. Tiêu chí Phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kiểm kê định kỳ Tài khoản sử dụng Tài khoản 155 Tài khoản 632 Đặc điểm cơ bản và áp dụng
• Kế toán ghi chép xuất nhập hàng thường xuyên theo phiếu nhập xuất từ bộ phận kho.
• Phương pháp này thường được ưa chuộng vì tình hình hàng hóa, thành phẩm được cập nhật liên tục.
• Kế toán dựa trên kết quả kiểm kê cuối kỳ, đầu kỳ và hồ sơ nhập kho trong kỳ để xác định giá trị hàng đã xuất trong kỳ.
• Thích hợp cho các doanh nghiệp với hàng hóa giá trị thấp, số lượng nhập xuất lớn, đa dạng về loại và mặt hàng, giúp giảm tải công việc theo dõi hàng tồn.

3.1.1 Tài khoản 155 – Thành phẩm (áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên)

Để ghi nhận hàng thành phẩm nhập kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng tài khoản 155 và thực hiện ghi nhận theo các nguyên tắc sau:

• Tài khoản 155 phản ánh giá trị hiện có và biến động (tăng giảm) của từng loại, nhóm và kho của thành phẩm.
• Giá trị của thành phẩm được tính toán và đánh giá theo phương pháp giá gốc, bao gồm các chi phí cơ bản như:
  • Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
  • Chi phí nhân công trực tiếp.
  • Chi phí sản xuất chung.
  • Các chi phí khác liên quan đến quá trình sản xuất (*).
• Giá trị của thành phẩm thuê ngoài gia công chế biến được xác định theo giá thành thực tế mà doanh nghiệp chi trả trước và trong quá trình thuê gia công.
• Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên bao gồm việc ghi chi tiết nhập, xuất kho hàng ngày theo giá hạch toán, và cuối kỳ cần xử lý chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.

Lưu ý (*): Các chi phí này được xác định trong định mức hợp lý để tạo ra thành phẩm, và các chi phí vượt quá định mức không được hạch toán vào giá trị của thành phẩm nhập kho.

Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 155 (thành phẩm):

Bên nợ (ghi nhận tăng):

• Giá trị của thành phẩm đủ điều kiện nhập kho;
• Giá trị của thành phẩm thừa qua quá trình kiểm kê;
• Kết chuyển giá trị của thành phẩm tồn kho vào cuối kỳ.

Bên có (ghi nhận giảm):

• Giá trị của thành phẩm xuất kho;
• Giá trị của thành phẩm thiếu hụt qua quá trình kiểm kê;
• Kết chuyển giá trị của thành phẩm đầu kỳ.

Số dư bên nợ: Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho còn dư cuối kỳ.

3.1.2 Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ)

Để ghi nhận hàng thành phẩm nhập kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 632.

Dưới đây là kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 632 (giá vốn hàng bán) trong trường hợp hạch toán kiểm kê định kỳ:

Bên nợ:

• Trị giá vốn của thành phẩm được ghi nhận trong tồn kho đầu kỳ.
• Phần trích lập cho dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
• Giá vốn của các sản phẩm nhập kho và dịch vụ hoàn thành.

Bên có:

• Kết chuyển giá vốn của thành phẩm tồn kho cuối kỳ từ tài khoản 155 – Thành phẩm.
• Khoản hoàn nhập từ dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối kỳ.
• Kết chuyển giá vốn của các sản phẩm đã hoàn thành vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

3.2 Cách hạch toán nhập kho thành phẩm

3.2.1 Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

Sau khi thành phẩm đã qua các bước kiểm tra và duyệt phiếu nhập kho hợp lệ, kế toán ghi nhận sổ thành phẩm như sau:

Nợ TK 155: Thành phẩm nhập kho;

Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.

Khi nhập kho thành phẩm, kế toán ghi nhận trước theo số lượng xác định. Sau đó, sau khi tập hợp hết các chi phí mới, kế toán tiến hành tính giá thành để ghi nhận giá trị nhập kho chính xác nhất.

Có một số phương pháp tính giá thành phẩm nhập kho có thể được áp dụng, bao gồm:

• Phương pháp trực tiếp
• Phương pháp định mức
• Phương pháp hệ số
• Phương pháp loại trừ
• Phương pháp phân bước
• Phương pháp tính giá thành sản phẩm thông qua đơn đặt hàng

3.2.2 Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Ở đầu kỳ, doanh nghiệp kết chuyển trị giá vốn của thành phẩm tồn kho đầu kỳ vào tài khoản 632 (giá vốn hàng bán), ghi:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán;
• Có TK 155: Thành phẩm.

Ở cuối kỳ, doanh nghiệp kết chuyển giá vốn của thành phẩm tồn kho cuối kỳ vào bên nợ tài khoản 155 (thành phẩm), ghi:

• Nợ TK 155 – Thành phẩm;
• Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.

3.2.3 Hạch toán thừa, thiếu thành phẩm và dự phòng giảm giá

• Hạch toán trường hợp thừa, thiếu thành phẩm

Trong quá trình theo dõi và kiểm kê kho, doanh nghiệp có thể phát hiện trường hợp thừa, thiếu thành phẩm. Khi đó, bộ phận kiểm kê cần lập biên bản số lượng hàng thừa, thiếu và xác định nguyên nhân, sau đó ghi nhận vào sổ kế toán.

Nếu thừa thành phẩm do sai sót hoặc chưa ghi sổ kế toán:

Trường hợp chưa tìm ra nguyên nhân thừa thành phẩm:

• Nợ TK 155 – Thành phẩm;
• Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.

Sau khi xác định được nguyên nhân dẫn đến thừa thành phẩm:

• Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác;
• Có các tài khoản liên quan.

Trường hợp chưa tìm ra nguyên nhân thiếu thành phẩm:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác;
• Có TK 155 – Thành phẩm.

Sau khi xác định được nguyên nhân dẫn đến thiếu thành phẩm:

• Nợ các tài khoản liên quan;
• Có TK 138 – Phải thu khác.
• Hạch toán trường hợp dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Nếu doanh nghiệp phát hiện tồn kho phải hủy bỏ do hết hạn sử dụng, phẩm chất kém, hoặc hư hỏng, thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

• Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản;
• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán;
• Có TK 152, 153, 155, 156.

3.3 Ví dụ về hạch toán nhập kho thành phẩm

3.3.1 Ví dụ về hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

Công ty A thực hiện ghi nhận hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Vào ngày 05/10/2023, họ nhận được một lô hàng thành phẩm bao gồm:

• Sản phẩm B: 50 cái, giá 200.000 đồng mỗi cái.
• Sản phẩm C: 100 cái, giá 150.000 đồng mỗi cái.

Quá trình nhập kho của Công ty A được thực hiện như sau:

• Nợ vào tài khoản 155: 25.000.000 đồng.
• Có từ tài khoản 154: (50 x 200.000) + (100 x 150.000) đồng.

3.3.2 Ví dụ về hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Công ty A cũng sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho. Tại ngày 10/10/2023, thông tin về tồn kho thành phẩm của họ như sau:

• Sản phẩm X: 40 đơn vị, trị giá 4.000.000 đồng.
• Sản phẩm Y: 80 đơn vị, trị giá 8.000.000 đồng.

Sau kiểm kê vào ngày 31/12/2023, công ty xác định số lượng hàng tồn như sau:

• Sản phẩm X: 30 đơn vị, trị giá 3.000.000 đồng.
• Sản phẩm Y: 70 đơn vị, trị giá 7.000.000 đồng.

Hạch toán được thực hiện như sau:

Tại thời điểm 10/10/2023:

• Nợ vào tài khoản 632: 12.000.000 đồng
• Có từ tài khoản 155: 12.000.000 đồng

Sau đó, vào ngày 20/11/2023, công ty nhập thêm sản phẩm:

• Nợ vào tài khoản 632: 30.000.000 đồng
• Có từ tài khoản 154: 30.000.000 đồng

Cuối kỳ, vào ngày 31/12/2023, họ kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ:

• Nợ vào tài khoản 155: 10.000.000 đồng
• Có từ tài khoản 632: 10.000.000 đồng

Cuối cùng, họ xác định giá trị thành phẩm xuất kho bán và kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ:

• Nợ vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh: 50.000.000 đồng
• Có từ tài khoản 632 – Giá vốn hàng hóa: 50.000.000 đồng

4. Một vài câu hỏi liên quan đến hạch toán nhập kho thành phẩm

Doanh nghiệp phân biệt thành phẩm và sản phẩm như thế nào?

Để phân biệt giữa thành phẩm và sản phẩm, doanh nghiệp có thể dựa vào một số chỉ tiêu như sau:

• Đối với thành phẩm:

Chỉ tiêu giới hạn: Thành phẩm được định nghĩa là kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất;

Chỉ tiêu phạm vi: Phạm vi thành phẩm được xác định là giai đoạn cuối cùng của quy trình trong một khâu sản xuất.

• Đối với sản phẩm:

Chỉ tiêu giới hạn: Sản phẩm là kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất hay quá trình cung cấp dịch vụ;

Chỉ tiêu phạm vi: Phạm vi của sản phẩm bao gồm cả thành phẩm và bán thành phẩm.

Phương pháp xác định giá gốc của thành phẩm như thế nào?

• Công thức tính giá gốc của thành phẩm nhập kho:

Thành phẩm thuê ngoài chế biến = Chi phí chế biến + Chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình chế biến

• Công thức tính giá gốc thành phẩm xuất kho:

Giá gốc thành phẩm xuất kho = Số lượng thành phẩm xuất kho x Đơn giá tính bình quân

Trong đó, đơn giá tính bình quân được xác định như sau:

Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ = Giá gốc thành phẩm tồn đầu kỳ + Giá gốc thành phẩm nhập trong kỳ

Hoặc:

Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ = Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ + Số lượng thành phẩm nhập trong kỳ

Trong quy trình hạch toán nhập kho thành phẩm, việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch là rất quan trọng trong doanh nghiệp. Với nội dung bài viết trên đây, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong việc sản xuất và kinh doanh hiệu quả. Nếu còn thắc mắc hoặc cần tư vấn, hãy liên hệ ngay AZTAX để được hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.