Máy in là thiết bị không thể thiếu hiện nay, đặc biệt là dành cho anh chị em đang làm việc văn phòng. Vậy khi mua mới một chiếc máy in thì chúng ta phải làm gì? Lắp đặt và sử dụng như thế nào là đúng cách và an toàn? Câu trả lời sẽ được Điện máy XANH giải đáp ngay trong bài viết sau.
1Đọc kỹ sách hướng dẫn sử dụng
Bất kỳ một thiết bị nào cũng vậy, người dùng được khuyến cáo đọc kỹ sách hướng dẫn sử dụng trước khi dùng. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt được những đặc điểm của chiếc máy in vừa mua (không để ánh sáng chiếu trực tiếp, không để nơi ẩm mốc...), điều đó sẽ giúp kéo dài tuổi thọ cho sản phẩm.
Ngoài ra, sách hướng dẫn sử dụng còn cung cấp đầy đủ các thông tin cần biết trước khi sử dụng máy in như: Cách kết nối với máy tính, cách kết nối nguồn an toàn, cách nạp mực, cách thêm giấy...
2Kết nối máy in
Để máy in hoạt động người dùng cần kết nối máy in với nguồn điện, máy tính... Rất nhiều bạn hay ngại việc này, vì nghĩ lỡ thao tác sai sẽ làm hỏng máy in. Điều đó hoàn toàn không đúng, vì cách kết nối máy in vô cùng đơn giản và an toàn, tương tự như cách bạn khởi động một chiếc tivi vậy.
Để máy in hoạt động bạn cần cấp nguồn, hãy cắm 1 đầu dây nguồn ổ điện và sau đó cắm vào máy in. Tiếp theo, bạn cắm cáp kết nối giữa máy in và máy tính, đây là 2 bước cơ bản nhất để 1 chiếc máy in có thể hoạt động được.
Thông thường, mỗi chiếc máy in sẽ có 1 công tắc nguồn phía sau máy, hãy đảm bảo bạn đã bật công tắc này. Sau khi hoàn tất, chiếc máy in của bạn đã sẵn sàng 90% để sử dụng.
3Cài đặt driver
Để máy in có thể nhận biết và kết nối với máy tính, người dùng cần cài đặt trình điều khiển (driver) trên tất cả thiết bị đang kết nối với máy in. Cách cài đặt cũng rất đơn giản vì phần lớn nhà sản xuất đã tích hợp trình điều khiển ngay bên trong máy in. Bạn chỉ cần truy cập vào My Computer trên máy tính, sau đó chọn vào biểu tượng máy in và chọn vào file "Setup.exe" để cài đặt.
Tuy nhiên, nếu nhà sản xuất không tích hợp vào sẵn máy in bạn có thể lên Google để tìm kiếm với từ khóa như sau "Driver + tên máy in". Sau đó tải về và cài đặt, khi hoàn tất máy in của bạn đã sẵn sàng sử dụng rồi đó.
4Cách in tài liệu
Để khỏi bối rối trong lần đầu sử dụng, ngay sau đây Điện máy XANH sẽ cung cấp cho bạn những tính năng, thuật ngữ cơ bản nhất cần biết khi sử dụng máy in. Tìm hiểu nhé!
Khi muốn in tài liệu, bạn có thể nhấn tổ hợp phím "Ctrl + P" hoặc nhấn vào biểu tượng in, phần lớn các phần mềm, chương trình soạn thảo hiện nay để hỗ trợ phím tắt này. Hãy nhớ kỹ thông tin này nhé!
Sau khi kích hoạt tính năng in, tùy vào chương trình bạn sử dụng sẽ có giao diện và một số tùy chọn khác nhau. Bạn đừng cố tìm hiểu hết các tính năng này, chỉ cần quan tâm một số thuật ngữ cơ bản.
Ví dụ khi sử dụng Microsoft Word hay các phần mềm soạn thảo, trình chiếu của Microsoft thì bạn nên quan tâm đến một số tính năng, công cụ như sau:
Page range:
- Nếu bạn chọn vào All và nhấn nút in thì toàn bộ tài liệu trên file của bạn sẽ được in.
- Để in từng trang theo yêu cầu bạn có thể nhấn vào Pages, sau đó nhập vào trang in. Ví dụ, để in các trang từ 3 đến 10 bạn chọn vào Pages, sau đó nhập 3-10. Hoặc để in các trang bất kỳ bạn có thể nhập vào: 1,3,5,8,9... (ngăn cách giữa các con số là dấu phẩy).
Tính năng Copies: Đây là tính năng thể hiện số lượng bản in, ví dụ bạn muốn in tài liệu đó thành 2 bản (2 tập giống nhau) thì có thể điền vào số 2. Còn nếu để mặc định thì máy sẽ tự động in 1 bản duy nhất (in tất cả các trang trong bản đó 1 lần duy nhất).
Ngoài ra, bạn còn có thể tìm hiểu thêm một số tính năng khác như: Pages per sheet (in nhiều trang trên 1 tờ giấy), Scale to paper size (căn chỉnh độ to, nhỏ của tài liệu cho vừa trang giấy)... Sau khi hoàn tất bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng "OK" hoặc nút in để quá trình in bắt đầu.
5Những lưu ý cần biết khi sử dụng máy in
Nơi đặt máy in phải bằng phẳng để tránh tình trạng kêu lộc xộc khi hoạt động, điều này còn giúp nâng cao chất lượng khi in. Ngoài ra, bạn không nên đặt máy in ở khu vực có nhiệt độ cao (gần bếp, tủ lạnh đang hoạt động), khu vực ẩm mốc hoặc có năng chiếu trực tiếp.
Thứ 2, sau một thời gian sử dụng lượng mực trong máy in sẽ hết đi, nếu gặp phải trường hợp máy in không in được, in ra giấy trắng, in mờ thì bạn nên thay hộp mực khác. Giá thay cũng khá rẽ từ 100.000 đồng -600.000 đồng tùy vào chất lượng và thương hiệu mực. Thao tác thay mực cũng khá đơn giản, bạn có thể tham khảo sách hướng dẫn sử dụng hoặc nhờ dịch vụ thay bên ngoài.
Để bảo đảm chất lượng in tốt nhất, cứ khoảng 6 tháng bạn nên làm vệ sinh máy một lần từ khay giấy đến bên trong, nếu không rành thì tốt nhất nên nhờ đến bên dịch vụ bạn nhé!
Và cuối cùng là hạn chế tắt máy in đột ngột khi sử dụng, đều này ảnh hưởng rất nhiều đến tuổi thọ của máy. Nếu in nhầm một tài liệu nào đó, bạn chỉ cần click đúp chuột vào biểu tượng máy in dưới thanh "Taskbar", sau đó click chuột phải vào tài liệu cần hủy và chọn "Cancel".
Như vậy, Điện máy XANH đã giới thiệu đến bạn tất tần tật các thao tác cơ bản nhất khi lần đầu sử dụng máy in. Hy vọng thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn nhiều hơn trong cuộc sống hàng ngày!
-
1
Gắn dây cáp USB của máy in vào máy tính. Dây cáp phải được gắn vừa vặn vào một trong các cổng USB ở thành bên của máy tính xách tay hoặc ở mặt trước hay mặt sau thùng CPU của máy tính để bàn. - Nếu máy in không có dây cáp USB, bạn sẽ phải mua một sợi dây cáp phù hợp với máy in trước khi tiếp tục. Hãy tìm mua dây cáp bằng cách nhập số hiệu máy in kèm theo từ khóa "USB cable" (dây cáp USB) vào công cụ tìm kiếm. Nếu không tìm được dây cáp USB dành cho máy in của bạn, bạn sẽ phải cài đặt phần mềm theo cách thủ công.
Có thể bạn cũng cần gắn đầu không phải USB của dây cáp vào máy in.
-
2
Trong nhiều trường hợp, việc bật máy in sau khi kết nối với máy tính sẽ khởi động quá trình cài đặt. Nếu vậy, bạn sẽ thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình đến khi máy in được cài đặt xong.
-
3
Mở Start . Nhấp vào biểu tượng Windows ở bên dưới góc trái màn hình. Trình đơn Start sẽ hiển thị.
-
4
Nhập printers & scanners vào Start. Đây là thao tác tìm kiếm phần Printers & Scanners (Máy in và máy scan) trên máy tính của bạn.
-
5
Nhấp vào Printers & scanners. Bạn sẽ thấy lựa chọn này ở phía trên cửa sổ Start.
-
6
Nhấp vào Add a printer or scanner (Thêm máy in hoặc máy scan). Đó là lựa chọn ở phía trên cửa sổ Printers & Scanners.
-
7
Nhấp vào tên của máy in. Bạn sẽ thấy thông tin này trong cửa sổ Add a printer or scanner. Đây là thao tác mở cửa sổ cài đặt máy in.
Nếu tên của máy in không hiển thị tại đây, bạn sẽ nhấp vào đường dẫn the printer that I want isn't listed (máy in mà tôi muốn dùng không có trong danh sách), rồi chọn một lựa chọn tìm kiếm và thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình. Có thể bạn phải tải phần mềm của máy in trước khi tiếp tục.
-
8
Thực hiện theo các bước cài đặt trên màn hình. Mỗi máy in sẽ có quy trình cài đặt khác nhau. Sau khi việc cài đặt hoàn tất, bạn có thể sử dụng máy in.
-
1
Đảm bảo máy in của bạn tương thích với máy Mac. Không phải máy in nào cũng vận hành được trên hệ điều hành của máy Mac. Trước khi bạn cài đặt máy in trên máy Mac, hãy tìm hiểu trên mạng xem máy in của bạn có tương thích với máy Mac hay không.
-
2
Đảm bảo máy in được đặt gần máy tính. Hầu hết máy in đều có dây cáp USB tương đối ngắn giúp bạn kết nối máy in và máy Mac theo dạng truyền thông trực tiếp giữa máy in và máy tính. Để sử dụng dây cáp này, máy in và máy tính của bạn phải được đặt gần nhau.
-
3
Đảm bảo bạn có bộ chuyển đổi USB khi cần. Hầu hết máy Mac đời mới đều không có cổng USB truyền thống, mà chỉ có cổng USB-C nhỏ hơn. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần bộ chuyển đổi USB sang USB-C của Apple để có thể kết nối dây cáp USB với máy Mac.
-
4
Gắn dây cáp USB của máy in vào máy tính. Dây cáp phải được gắn vừa vặn vào một trong các cổng USB ở thành bên của máy tính xách tay hoặc ở phía sau màn hình máy iMac để bàn.
Nếu bạn cần bộ chuyển đổi, hãy gắn bộ chuyển đổi vào cổng USB-C trước, rồi gắn dây cáp vào bộ chuyển đổi USB.
-
5
-
6
Nhấp vào Install (Cài đặt) khi được hỏi. Máy Mac sẽ tự động tìm kiếm máy in và xác định xem việc cập nhật có cần thiết hay không; nếu bạn đã cài đặt máy in trên máy Mac, bạn sẽ nhận được yêu cầu cập nhật.
-
7
Thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình. Bạn cần thực hiện các bước trong quy trình cài đặt máy in để cài đặt phần mềm và trình điều khiển mới nhất trên máy Mac. Khi quá trình cài đặt hoàn tất, bạn có thể sử dụng máy in.
-
1
Tham khảo sách hướng dẫn sử dụng máy in. Sách hướng dẫn sử dụng sẽ có phần hướng dẫn cụ thể các bước cài đặt máy in khi không có phần mềm. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn để tìm và tải phần mềm của máy in.
-
2
-
3
Nhấp vào thẻ Printers (Máy in). Trang web của mỗi nhà sản xuất sẽ có giao diện khác nhau; có lẽ bạn sẽ tìm được lựa chọn này trong phần trình đơn ở đầu trang.
Nếu bạn thấy thanh tìm kiếm ở đầu trang web, hãy nhập số hiệu của máy in vào đó và bỏ qua bước tiếp theo.
-
4
Tìm kiếm loại máy in của bạn. Bạn có thể kéo thanh cuộn để xem các dòng máy in được liệt kê trên trang web, hoặc nhập số hiệu của máy in vào thanh tìm kiếm nếu có thể.
-
5
Tìm đường dẫn tải "Software" (Phần mềm). Bạn sẽ phải nhập lại số hiệu của máy in vào thanh tìm kiếm để tìm phần mềm phù hợp tại đây.
- Một số trang web đặt đường dẫn Download Software (Tải phần mềm) với kích cỡ chữ rất nhỏ ở cuối trang.
-
6
Nhấp vào đường dẫn tải về để tải phần mềm của máy in. Đây là thao tác tải phần mềm về máy tính.
-
7
Chờ quá trình tải phần mềm của máy in hoàn tất. Quá trình này có thể mất từ vài giây đến vài phút.
- Hãy chọn thư mục lưu tập tin trước nếu bạn được yêu cầu.
-
8
Giải nén thư mục chứa phần mềm nếu bạn sử dụng Windows. Bạn chỉ cần nhấp đúp vào thư mục, nhấp đúp vào tập tin cài đặt, chọn OK khi được hỏi, chọn thư mục và nhấp vào Extract Here... (Giải nén tại đây…) để giải nén thư mục.
- Người dùng Mac chỉ cần nhấp đúp để mở thư mục.
- Bỏ qua bước này nếu phần mềm được tải về dưới dạng tập tin cài đặt đã giải nén.
-
9
Nhấp đúp vào tập tin cài đặt phần mềm. Trên máy tính Windows, trước tiên bạn sẽ phải mở thư mục mới vừa giải nén và nhấp đúp vào tập tin EXE trong đó. Người dùng Mac chỉ cần nhấp đúp vào tập tin cài đặt (thường là tập tin DMG) để mở.
- Nếu máy Mac sử dụng hệ điều hành MacOS Sierra, bạn cần xác minh phần mềm trước khi tiếp tục.
-
10
Thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình. Những gì bạn thấy sau khi nhấp đúp vào tập tin cài đặt phần mềm sẽ khác nhau tùy thuộc vào hệ điều hành và máy in đang dùng; vì vậy, bạn chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình đến khi quá trình cài đặt hoàn tất.
-
11
Kết nối với máy in. Nếu máy in của bạn có dây cáp USB, hãy thử kết nối máy in với máy tính để xem máy tính có nhận diện máy in không. Nếu máy in chỉ có kết nối Wi-Fi, bạn cần đảm bảo máy in và máy tính đều đã có kết nối mạng. Bây giờ thì bạn đã có thể sử dụng máy in.
- Các nhà sản xuất thường sẵn lòng gửi đĩa cài đặt trình điều khiến đến nhà bạn với một khoản phí. Hãy kiểm tra trang hỗ trợ của họ để biết thông tin chi tiết.
- Bạn cũng có thể tìm phần mềm của máy in trên trang web của bên thứ ba nếu máy in quá cũ và không còn được nhà sản xuất hỗ trợ. Tuy nhiên, bạn cần thận trọng khi tải phần mềm từ trang web của bên thứ ba.
- KHÔNG tải và cài đặt phần mềm từ các trang không đáng tin cậy. Việc này có thể khiến máy tính của bạn bị nhiễm mã độc.
| 
