Hàm IF là hàm phổ biến và được sử dụng nhiều trong Excel để trả về kết quả theo điều kiện đặt ra. Trong bài viết này, Điện máy XANH sẽ giải thích và hướng dẫn cho bạn cách sử dụng hàm IF trong Excelnhé! Show
1Công thức Hàm IF trong ExcelHàm IF được dùng để kiểm tra dữ liệu có thỏa điều kiện người dùng đặt ra hay không và trả về kết quả theo biểu thức logic đúng hoặc sai. Một vài ứng dụng thực tế của hàm IF:
Xem thêm:Hàm SUMIF 2Ví dụ hàm IFĐể hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IF, mời bạn cùng xem qua các bài tập đơn giản bên dưới nhé. Bạn là giảng viên của một lớp học và bạn cần kiểm tra xem học sinh của mình có qua môn không với điều kiện như sau:  Tại ô D2, ta dùng công thức: =IF(C2>=7,"Đạt","Không Đạt") Giải thích:
Lưu ý: Khi kết quả trả về là dạng chữ, bạn cần thêm dấu ngoặc kép (") như trong công thức ở trên. Kết quả: 3Một số cách dùng hàm IFTrong thực tế khi sử dụng hàm IF, chúng ta sẽ cần lồng nhiều hàm IF với nhau hoặc lồng hàm IF với các hàng khác. Bạn có thể hiểu cách dùng hàm IF khác như sau:
Lồng nhiều hàm IFTrong trường hợp bạn có từ 2 điều kiện khác nhau trở lên, bạn nên lồng các hàm IF lại với nhau để tạo thành một công thức hoàn chỉnh. Giả sử bạn là nhân viên tiền lương và phúc lợi của một công ty, và bạn cần phải tính toán phụ cấp tương ứng theo chức vụ như sau: Tại ô D2, ta dùng công thức: =IF(C2="Nhân viên",500000,IF(C2="Chuyên viên",700000,1000000)) Giải thích:
Kết quả: Lồng hàm IF với hàm khácNgoài các hàm IF được lồng với nhau, chúng ta cũng lồng hàm IF với các công thức khác trong các trường hợp điều kiện phức tạp hơn. Ví dụ bên dưới là một trường hợp phổ biến sử dụng hàm AND lồng với hàm IF. Tại ô E2, ta dùng công thức:=IF(AND(C2>=5,D2>=5),"Đạt","Không Đạt") Giải thích:
Kết quả: Sử dụng hàm IF nhiều điều kiệnTrong trường hợp cần xét nhiều điều kiện khác nhau, ta có thể dùng hàm IFS. Công thức: =IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2]…) Trong đó
Để giải thích hàm IFS, ta hãy cùng đến ví dụ::Cho một bảng danh sách mã sản phẩm với phần trăm khuyến mãi khác nhau, khi mua sản phẩm nhân viên sẽ quét mã sản phẩm và trả về số tiền khuyến mãi. Ngoài việc sử dụng hàm VLOOKUP ra, ta còn có thể sử dụng hàm IFS như sau: =IFS(A2="Xà Phòng",0.5, A2="Sữa tắm",0.4, A2="Bột giặt",0.8) Trong đó:
Hàm IF kết hợp ANDĐể hiểu hơn về trường hợp này, ta có thể đi tới ví dụ sau: Giả sử ta có điểm trung bình của một học sinh là 8.0, học sinh sẽ được xếp loại học sinh giỏi nếu điểm trung bình đạt 8.0 và hạnh kiểm Tốt Vậy sử dụng hàm IF kết hợp and trong trường hợp này sẽ là: =IF(AND(A2>=8, B2="Tốt"), "Học Sinh Giỏi", "Học Sinh Tiên Tiến") Trong đó:
4Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IFMời bạn tham khảo một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF và cách khắc phục: Kết quả hiển thị trong ô bằng 0 (không)Lỗi này xảy ra một trong hai giá trị value_if_true hoặc value_if_false đang để trống. Nếu mục đích của bạn là muốn giá trị trả về để trống thay vì 0, hãy thêm 2 dấu ngoặc kép (""), hoặc thêm giá trị cụ thể trả về. Ví dụ: =IF(A1>5,"Đạt","") hoặc=IF(A1>5,"Đạt","Không Đạt") Kết quả hiển thị trong ô là #NAME?Lỗi này thường xảy ra khi công thức của bạn bị sai chính tả, như thay vì IF thì lại thành UF hoặc OF do các phím U, I, O này ở gần nhau. Để khắc phục, bạn hãy kiểm tra lại chính tả của công thức và các dấu ngoặc đã đủ chưa (đặc biệt trong hàm IF lồng). Mời bạn tham khảo một số mẫu laptop đang kinh doanh tại Điện máy XANH Trên đây là bài viết chia sẻ cho bạn cách dùng hàm IF trong Excel. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc sử dụng hàm IF. Các hàm cơ bản trong Excel giúp bạn thực hiện các phép tính, xử lý số liệu trong quá trình học tập và làm việc. Cùng bài viết điểm qua các hàm Excel cơ bản nhất, cùng tìm hiểu nhé!1Hàm tính toán Logic1. Hàm SUMHàm SUM dùng để tính tổng tất cả các số trong dãy ô. Nghĩa là SUM có nhiệm vụ tính tổng giá trị các số hoặc dãy số trong ô mà bạn muốn tính. Cú pháp: =SUM(Number1,Number2,Number3) Với: Number1,Number2,Number3: là giá trị các số hạng cần tính tổng Kết quả của hàm SUM là tổng các giá trị được chọn. Ví dụ: =SUM(20,40,60) nghĩa là cộng các số hạng lại với nhau và cho ra kết quả 120. Ví dụ: Tính tổng các dãy số từ A1 đến A3, =SUM(A1:A3) cho ra kết quả làm 120. 2. Hàm MIN/MAXHàm MIN/MAX dùng để tìm giá trị nhỏ nhất/lớn nhất trong một vùng dữ liệu hoặc trong cả bảng tính. Cú pháp: =MIN(Number1,Number2,...) Với: Number1,Number2: Các giá trị cần so sánh Kết quả trả về giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu Ví dụ: Giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu của ví dụ này, ta có công thức =MIN(A2:C5) và nhận được kết quả 25 là giá trị nhỏ nhất cần tìm. Cú pháp: =MAX(Number1,Number2,...) Với: Number1,Number2: các giá trị cần so sánh Kết quả trả về giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu Ví dụ: Tìm giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu của ví dụ này, ta có công thức =MAX(A2:C5) kết quả đạt được là 89 là giá trị lớn nhất cần tìm. 3. Hàm COUNT/COUNTAHàm COUNT dùng để đếm số lượng ô có chứa số trong vùng dữ liệu. Cú pháp: =COUNT(Value1,...) Với: Value1,...: Tham chiếu ô hoặc phạm vi muốn đếm số Ví dụ: Tìm số lượng mà giá trị trong ô của vùng dữ liệu là số, ta có công thức cho ví dụ này là =COUNT(A2:C5). Kết quả đạt được là tổng số lượng ô có chứa số. - Hàm COUNTA dùng để đếm các ô không trống trong một vùng dữ liệu nhất định. Cú pháp: =COUNTA(Value1,...) Với: Value1,...: Là những ô cần đếm hoặc một vùng cần đếm. Số ô tối đa có thể đếm là 255 (với Excel từ 2007 về sau) và tối đa 30 (với Excel từ 2003 về trước) Ví dụ: Đếm số lượng ký tự là số trong bảng bên dưới, ta có công thức =COUNTA(A2:C5). Kết quả đạt được là số lượng ô có chứa kí tự hoặc số. 4. Hàm ODD/EVEN - Hàm ODD là hàm trả về số được làm tròn lên số nguyên lẻ gần nhất. Cú pháp: =ODD(Number) Với Number: Bắt buộc phải có, là giá trị cần làm tròn Ví dụ: Làm tròn số 4.6 đến số nguyên lẻ gần nhất nhận được kết quả là 5. - Hàm EVEN là hàm trả về số được làm tròn lên số nguyên chẵn gần nhất. Cú pháp: =EVEN(Number) Với: Number: Bắt buộc phải có, là giá trị cần làm tròn Ví dụ: Làm tròn 53.4 đến số nguyên chẵn gần nhất nhận được kết quả là 54. 5. Hàm AVERAGEHàm AVERAGE dùng để tính trung bình cộng của một dãy số trong trang tính. Cú pháp: =AVERAGE(number1,number2,…) Với: number1 (Bắt buộc): Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính trung bình. number2,... (Tùy chọn): Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình, tối đa là 255. Ví dụ: Tính lương trung bình theo thông tin bên dưới, ta có công thức =AVERAGE(C3:C8) và nhận được kết quả là giá trị trung bình của 6 tháng lương. 2Hàm điều kiện Logic1. Hàm COUNTIFHàm COUNTIF được dùng để đếm ô thỏa mãn điều kiện trong một vùng dữ liệu được chọn. Cú pháp: =COUNTIF(range,criteria) Với: range: Vùng dữ liệu cần đếm. criteria: Điều kiện để đếm. Ví dụ: Có bảng thống kê các mặt hàng và số lượng tồn như hình dưới. Để thống kê xem có bao nhiêu mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm, nhập công thức: =COUNTIF(C2:C11,">150") Kết quả trả về cho thấy có tổng cộng 8 mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm. 2. Hàm IFHàm IF được dùng để kiểm tra dữ liệu có thỏa điều kiện người dùng đặt ra và trả về kết quả theo biểu thức logic đúng hoặc sai. Cú pháp: =IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false) Với: Logical_test: Điều kiện. Value_if_true: Giá trị trả về nếu thỏa điều kiện Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thỏa điều kiện. Lưu ý: Nếu bỏ trống Value_if_true và Value_if_false, nếu điều kiện thỏa thì giá trị trả về sẽ là 0 và điều kiện không thỏa thì giá trị trả về sẽ là FALSE. Ví dụ: Xét học sinh có qua môn với điều kiện: - Điểm số từ 7 trở lên: Đạt - Điểm số thấp hơn 7: Không Đạt Tại ô D2, ta có công thức: =IF(C2>=7,"Đạt","Không Đạt"), và được kết quả như hình bên dưới. 3. Hàm SUMIFHàm SUMIF dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng tiêu chí xác định. Cú pháp: =SUMIF(range,criteria,[sum_range]) Với: range: Phạm vi ô bạn muốn đánh giá theo tiêu chí criteria: Tiêu chí ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô, văn bản hoặc hàm xác định sẽ cộng ở ô nào sum_range: Các ô thực tế để cộng nếu bạn muốn cộng các ô không phải là ô đã xác định trong đối số range. Nếu đối số sum_range bị bỏ qua, Excel cộng các ô được xác định trong đối số range. Ví dụ: Tính tổng số màu cam ở cột A có số lượng xuất hiện trong cột B, có công thức =SUMIF(A1:A8,"cam",B1:B8) 3Hàm sử dụng trong văn bản1. Hàm LEFT/RIGHT/MID- Hàm LEFT dùng để cắt chuỗi ký tự bên trái chuỗi văn bản mà người dùng chọn. Cú pháp: =LEFT(text,[num_chars]) Với: text: Chuỗi văn bản chứa ký tự mà bạn muốn trích xuất num_chars: Là số lượng ký tự mà hàm LEFT trích xuất Ví dụ: Trong bảng dưới đây, dùng hàm LEFT để tìm 3 ký tự đầu tiên tại ô B2. Nhập công thức =LEFT(B3,3), nhấn Enter và được kết quả như hình. - Hàm RIGHT dùng để tách chuỗi ký tự từ bên phải trong một dãy ký tự mà người dùng chọn. Cú pháp: =RIGHT(text,[num_chars]) Với: text: Chuỗi văn bản chứa ký tự mà bạn muốn trích xuất num_chars: Là số lượng ký tự mà hàm RIGHT trích xuất Ví dụ: Trong bảng dưới đây, dùng hàm RIGHT để tìm 7 ký tự cuối tại ô B2. Nhập công thức =RIGHT(B3,7), nhấn Enter và được kết quả như hình. - Hàm MID trả về một số lượng ký tự cụ thể từ một chuỗi văn bản, bắt đầu từ vị trí do bạn chỉ định và dựa vào số lượng ký tự do bạn chỉ định. Cú pháp: =MID(text, start_num, num_chars) Với: text: Chuỗi văn bản có chứa các ký tự muốn trích xuất. start_num: Ví trí của ký tự thứ nhất mà bạn muốn trích xuất trong văn bản num_chars: Bắt buộc đối với mid. Chỉ rõ số ký tự mà bạn muốn hàm MID trả về từ văn bản. Ví dụ: Trong bảng dưới đây, dùng hàm MID để tìm 7 ký tự tại ô B2 bắt đầu từ vị trí thứ 3. Nhập công thức =LEFT(B3,3,7), nhấn Enter và được kết quả "ạm Văn " 2. Hàm LEN Hàm LEN dùng để đếm ký tự trong một chuỗi hoặc một ô chứa chuỗi ký tự và bao gồm cả khoảng trắng. Cú pháp: =LEN(chuỗi ký tự) hoặc =LEN(ô chứa chuỗi ký tự) Ví dụ: Trong ví dụ ta thực hiện đếm ô A1 đang chứa chuỗi ký tự "Điện máy XANH" 3. Hàm CONCATHàm CONCAT dùng để nối hai hay nhiều chuỗi văn bản thành một chuỗi văn bản. Cú pháp: =IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false) Với: Logical_test: Điều kiện. Value_if_true: Giá trị trả về nếu thỏa điều kiện Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thỏa điều kiện. Lưu ý: Nếu bỏ trống Value_if_true và Value_if_false, nếu điều kiện thỏa thì giá trị trả về sẽ là 0 và điều kiện không thỏa thì giá trị trả về sẽ là FALSE. Ví dụ: =CONCAT("Điện"," ","máy"," ","XANH"," ","Xin"," ","Cám"," ","ơn.") sẽ trả về "Điện máy XANH Xin Cám ơn." 4Hàm ngày tháng1. Hàm NOWHàm NOW dùng để hiển thị ngày và thời gian hiện tại trên hệ thống của bạn, hoặc muốn tính toán giá trị dựa trên ngày và thời gian hiện tại và cập nhật lại mỗi khi bạn mở lại trang tính. Cú pháp: =NOW() Ví dụ: =NOW() : Trả về ngày và thời gian hiện tại trên hệ thống của bạn. =NOW()+7: Trả về ngày và thời gian 7 ngày trong tương lai 2. Hàm DATEHàm DATE trả về kết quả số cho ngày cụ thể. Cú pháp: =DATE(Year,Month,Day) Với: Year: chỉ năm. Excel diễn giải đối số năm theo hệ thống ngày được thiết lập trên máy tính của bạn. Month: chỉ tháng. Một số nguyên đại diện cho tháng trong năm, từ tháng 1 đến tháng 12. Day: chỉ ngày. Một số nguyên dương ứng với ngày trong tháng. Ví dụ: =DATE(2015,5,20) trả về kết quả ngày 20 tháng 5 năm 2015. 5Hàm tra cứu dữ liệu1. Hàm VLOOKUP- Hàm VLOOKUP là hàm được sử dụng khi cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang. Cú pháp: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup) Với: Lookup_value: Giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính. Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm. Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải. Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.
Ví dụ: Xác định mức phụ cấp cho nhân viên. Tại ô E4, bạn điền công thức: =VLOOKUP(D4,$H$3:$I$8,2,0) Giải thích công thức (theo thứ tự các đối số trong công thức từ trái sang):
2. Hàm INDEXHàm INDEX là hàm cho kết quả trả về là một giá trị hoặc tham chiếu tới một giá trị trong bảng hoặc một phạm vi nhất định. Cú pháp: =INDEX(array, row_num, column_num) Với: array: Phạm vi ô hoặc một hằng số mảng. Nếu mảng chỉ chứa một hàng hoặc cột thì row_num hoặc column_num tương ứng là tùy chọn. Nếu mảng có nhiều hàng và nhiều hơn một cột mà bạn chỉ khai báo 1 trong 2 đối số row_num hoặc column_num, hàm sẽ trả về một mảng của toàn bộ hàng hoặc cột trong mảng. row_num: Thứ tự của hàng trong mảng chứa giá trị trả về. Đây là đối số bắt buộc phải có, trừ khi bạn khai báo column_num. Nếu bỏ qua row_num, bạn cần phải khai báo column_num. column_num: Thứ tự của cột trong mảng chứa giá trị trả về. Nếu bỏ qua column_num, bạn cần khai báo row_num. Ví dụ: Bây giờ, giả sử bạn cần tìm giá trị của phần tử ở dòng thứ 4, cột thứ 1 trong mảng. Mảng ở đây gồm 10 dòng và 4 cột (có địa chỉ là B4:E13). Bạn nhập công thức: =INDEX(B4:E13,4,1) Giải thích công thức (theo thứ tự các đối số trong công thức từ trái sang):
Sau khi nhập xong, bạn nhấn Enter. Kết quả trả về sẽ như hình dưới. 3. Hàm MATCHHàm MATCH là hàm tìm kiếm, xác định vị trí tương đối của một giá trị trong một mảng hoặc một ô. Cú pháp: =Match(Lookup_value, Lookup_array, Match_type) Với: - Lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm. - Lookup_array: Mảng hoặc dải ô bạn muốn xác định vị trí của Lookup_value. Vùng dữ liệu mà bạn chọn chỉ có thể có duy nhất 1 hàng hoặc 1 cột. - Match_type: Xác định kiểu khớp là -1; 0 và 1.
Ví dụ: Dưới đây là hồ sơ thi tuyển của các học sinh và bạn muốn tìm vị trí của học sinh Lâm Thiên Trang.Tại ô G3 ta thực hiện công thức: =MATCH(G1,A2:A9,0) 4. Hàm HLOOKUPHàm HLOOKUP là hàm tìm kiếm một giá trị trên dòng đầu tiên của bảng tham chiếu và cho kết quả tương ứng trong dòng chỉ định. Cú pháp: =HLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Row_index_Num,Range_lookup) Với: Lookup_value: giá trị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu để lấy được giá trị cần tìm. Table_array: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu, không lấy cột tiêu đề. Row_index_Num: Số thứ tự dòng chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu (theo thứ tự từ trên xuống dưới và bắt đầu từ số 1). Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu.
Ví dụ: Ta cần xếp loại học sinh trong Bảng 1 (B3:D8) với dữ kiện ở Bảng 2 (B11:F12), tại D4 ta có: =HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,1). Hàm HLOOKUP sẽ dò tìm điểm số ở ô C4 trong Bảng 2 từ trái qua phải. Khi tìm thấy giá trị gần bằng, nó sẽ trả về kết quả xếp loại tương ứng nằm ở hàng 2. Mời bạn tham khảo một số phần mềm Microsoft đang kinh doanh tại Điện máy XANH Điện máy XANH đã giới thiệu cho bạn một số hàm cơ bản trong Excel, mong rằng những thông tin trên có thể giúp ích cho bạn. Chúc bạn thành công và nếu có góp ý, xin bạn hãy comment bên dưới để chúng ta cùng trao đổi nhé! |
